Moderadora: Ana Calado Pinto A desmaterialização do procedimento da contratação pública a par da introdução da factura electrónica, coloca desafios em vários contextos. Entre eles, destacam-se a introdução de sistemas informáticos capazes de responder às novas exigências, a alteração de procedimentos internos de organização dos circuitos para e do processo de compras, a integração com as regras previstas de gestão financeira orçamental e patrimonial, os novos processos de conferência e autorizações e, inclusivamente, que colocam questões pertinentes acerca do arquivo do futuro. 8 de Abril de 2010

1. O Desafio da Desmaterialização na
Gestão Financeira Pública
Ana Calado Pinto
Consultora e Formadora INA

2. Como usar a sala de audioconferência?
- Carregue sobre o botão
Fale
Escreva
Responder a questões
Pedir a palavraInteraja
- prima a tecla “Ctrl” (teclado)
Use os botões para:
Utilize o Chat (canto inferior esquerdo do ecrã)
Enquanto fala para o microfone… ou
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

3. Introdução
A desmaterialização do procedimento da contratação pública a par da introdução da
factura electrónica, coloca desafios em vários contextos:
– introdução de sistemas informáticos capazes de responder às novas exigências;
– a alteração de procedimentos internos de organização dos circuitos para e do
processo de compras;
– a integração com as regras previstas de gestão financeira orçamental e
patrimonial;
– os novos processos de conferência e autorizações e, inclusivamente, que colocam
questões pertinentes acerca do arquivo do futuro.
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

4. Questões para Debate
Como assegurar um período transitório entre o primado do “papel” ao primado do
“ficheiro” sem perder de vista as responsabilidades inerentes à conferência e
autorização?
A desmaterialização poderá ser conseguida para 100% do processo de despesa, isto é,
desde a identificação da necessidade até ao pagamento, incluindo autorizações dadas
via cartão do cidadão?
Qual poderá ser o papel e intervenção dos auditores internos e externos,
nomeadamente IGF e Tribunal de Contas, tanto numa perspectiva de visto prévio
como de auditoria/fiscalização sucessiva?
Com a desmaterialização fica garantida a legalidade de todo o processo de despesa
até à adjudicação (tendo presente que as validações ao longo do circuito serão
inerentes ao sistema informático) ou terá que haver uma espécie de “homologação”
dos programas em que assente a contratação pública?
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

5. Resultados de implementação
Case-Studies
País Ministério
responsável
Departamento
responsável
Especificidad
e da medida
Poupanças Sistemas
possíveis
Formatos
Dinamarca Finanças Agência de
gestão do
governo
Todas as
facturas
enviadas para
o sector
público
120 a 150 M
euro/ano
(processamento
e correio do
emissor)
-ERP cliente
- Portal governo
- Agência de
Digitalização
-OIOXML
-XML
- UBL
Espanha Economia e
Fazenda /
Indústria,
Turismo e
Comércio
Tributação e
Tecnologia das
Informações e
Comunicações
Todas as
facturas em
circulação
15.000 M
euro /ano
(emissor)
- E-mail
- FTP
-Página web
EDIFACT,
XML, PDF,
html, doc, xls,
gif, jpeg, txt
Suécia Governo SFTI (Single
Face to
industry)
Todas as
facturas
enviadas para
o sector
público
400 M euro /
5anos
-ERP cliente
- Portal governo
- Agência de
Digitalização
- XML
- UBL
30-01-1530-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

6. Resultados de implementação
Case-Studies
País Ministério
responsável
Departamento
responsável
Especificidad
e da medida
Poupanças Sistemas
possíveis
Formatos
Chile Finanças Serviço de
Impostos
Internos
Todas as
facturas em
circulação
-ERP cliente
- Portal governo
XML
Brasil (Rio
Grande do
Sul)
Governo do
Estado do
Rio Grande
do Sul
Secretaria da
Fazenda
Todas as
facturas em
circulação
- Portal governo
- EDI Connect
Direct ou o RVS
Singapura Finanças Departamento
Geral de
Contabilidade
Todas as
facturas
enviadas para
o sector
público
- Portal governo
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública 30-01-15

7. Benchmarking de estudos -
Poupanças
Estudo Factura Papel Factura Electrónica Poupança
Emissão Recepção Emissão Recepção Emissão Recepção
The Nordic
eInvoice
Consortium
$ 7,0 23,0 $ 3,5 $ 12,0 -50% -48%
Gartner (2001) $ 5,0 $ 1,7 -67%
Gartner (2002) $ 5,0 $ 2,5 -50%
União Europeia
(Comissão
UE)
$ 1,4 $ 0,5 -66%
União Europeia 1.13% -
1.65%
0.28% - 0.47% -73%
Média 4,6 23,0 2,0 12,0 -58% -48%
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

8. Case-Studies
Europa – Suécia
A associação sueca de autoridades locais, a federação sueca de concelhos e a
agência sueca para a gestão pública, trabalharam em conjunto na introdução
do comércio electrónico no sector público.
– Um dos objectivos foi a promoção de standards para compradores
públicos e para os seus fornecedores; o nome da fusão de interesses é SFTI
(Single Face to Industry).
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

9. Case-Studies
Europa – Suécia
Em Dezembro de 2006, o governo Sueco definiu que as instituições centrais do
governo devem implementar a SFTI-Svefaktura (factura electrónica) até 1 de Julho de
2008.
– Esta medida irá gerar poupanças de 400 milhões de euros nos próximos cinco
anos
– O governo tem um número elevado de fornecedores, com poucas facturas cada
um, e este sistema pode ser utilizado tanto para facturação de produtos, como de
serviços
– Os ERP e outros sistemas já suportam a Svefaktura, um subconjunto do standard
internacional da UBL (Universal Business Language)
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

10. Case-Studies
Europa – Suécia
As empresas pode aderir ao processo de facturação electrónica de diferentes
formas:
– O fornecedor pode enviar uma factura electrónica através de um operador
VAN dedicado, em formato XML (baseado em UBL 1.0) e com um perfil de
transporte ebXML
– Pode solicitar um login e preencher a factura on-line através da Internet; basta
preencher um formulário na Internet. A validação é realizada antes do envio da
informação electrónica
– Pode ser enviada a factura em papel para uma morada específica, que irá
processá-la e transferir para a agência. Os documentos facilmente digitalizados
tornam o processo homogéneo
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

11. Infraestrutura – Factura do Fornecedor
•Fornecedor •Organismo Público•Serviço Factura electrónica
(VAN)
•E-factura (Svefaktura)
•Impressora virtual
•E-factura
•(outros formatos)
•Portal de facturas
•Serviço Fact. Elect.
•Conversão e
armazenamento
•Serviço de digitalização
•Workflow
•Sistema financeiro
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

12. Resultados da Auditoria do TC Sueco
(RRV)
• Problemas em assegurar a administração e controlo da função autorização de
forma segura, tanto no âmbito da infra-estrutura como no interior dos
organismos públicos, com riscos acrescidos de apropriação indevida;
• Funções da Infra-estrutura para a e-factura testadas de forma insuficiente no
quadro da contratação de fornecedores, tanto na digitalização, ficheiro da
factura como na recepção da factura pelos sistemas financeiros.
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

13. Conferência de Despesa
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

14. Autorização
• Despesa – prevista para desmaterialização – cartão do cidadão;
• Pagamento – não previsto.
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

15. Entraves
• Visto prévio: suporte papel (Resolução nº 13/2007) e adicionais de contratos
(Instruções nº 1 e 2 de 2006);
• Arquivo de Autorizações de pagamento: suporte papel (não é claro);
• Auditorias: procedimentos com suporte papel, de que se interpreta pelo
sistema de arquivo interno previsto (Regulamentos da 1ª e 2ª secção do TC
de 1998, actualizados em 2002 na 2ª secção).
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

16. Questões importantes
Garante de autenticidade de origem;
Garante de integridade de conteúdo;
– Assinatura electrónica avançada;
– Listagens em papel para a identificação dos documentos electrónicos (no
caso da factura electrónica, e nos outros casos?);
– Numeração sequencial;
– Arquivo de suporte electrónico: acesso garantido a entidades de
supervisão e auditoria;
– Quem arquiva: entidade prestadora de serviços ou a própria entidade;
– Duração do arquivo – regras definidas por Ministério.
30-01-15
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

17. 30-01-15
O que é o comunidades@ina
O comunidades@ina é um espaço virtual que acolhe fóruns e comunidades onde se podem
encontrar todos quantos partilham um interesse na Administração Pública.
Estes grupos facilitam a partilha de recursos, práticas e a concretização de projectos em
parceria.
Visite-nos em http://comunidades@ina!
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

18. 30-01-15
Questionário de Avaliação
Foi enviado um questionário de avaliação
por email a todos os participantes!
Agradecemos a sua colaboração!
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

19. 30-01-15
Bibliografia
O Centro de Documentação do INA destaca uma bibliografia dedicada ao tema desta
audioconferência em exposição no Palácio dos Marqueses de Pombal:
A mesma será disponibilizado na área de Recursos no http://comunidades@ina.
Visite-nos em http://cedo.ina.pt/!
Ana Calado Pinto
O desafio da desmaterialização na gestão financeira pública

20. O Desafio da Desmaterialização…
Para sair da sessão,
carregue sobre Exit:
Obrigado pela sua participação!