Memorias control fiscal_ii-5

II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL
27 y 28 de Noviembre de 2012
“LA LEY 594 DE 2000”
LILLIANA MAYORGA TOVAR

www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

“Las sociedades que no disponen de
archivos son sociedades sin memoria. Sin
ellos, en la práctica, no existiría
organización estatal”

Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)


PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES


Organización de un Archivo

Antes… Después…


Organización de un Archivo

Antes…

Después…


COMPONENTES
ESTRATEGICOS

Personas
Políticas
Herramientas
MISIONAL

Capacitación

Procesos
ADMINISTRATIVOS

Soporte
EVALUACIÓN
SEGUIMIENTO
CONTROL
Tecnología


LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE
ARCHIVOS


TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS


TITULO V

Art. 21. Programa de Gestión Documental (PGD). Las
entidades deberán elaborar programas de gestión
de documentos.
• Conjunto de actividades administrativas y técnicas…
• … tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades…
• … desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.


TITULO V

Art.22. Procesos Archivísticos.

Art. 23. Formación de Archivos de Gestión –
Archivo Central – Archivo Histórico.

Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.


TITULO V
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

PLANIFICACIÓN
(VALORACION)
1
PRODUCCIÓN • Marco legal y normativo
DISPOSICIÓN O (RECEPCION Y • Políticas
ELIMINACION CREACION) • Roles y responsabilidades
6 • Procesos y
2
procedimientos
• Instrumentos archivísticos
para la gestión
TRANSFERENCIA, MIGRACION documental
O EMULASION GESTIÓN Y TRAMITE • CCD
5 3 • TRD
• Tecnología

CLASIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN
4


TITULO V

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que
comprende las diferentes fases de formación del archivo.
Archivo de Archivo Archivo
Gestión Central Histórico

Valores Primarios Valores Secundarios

 Administrativo
 Legal  Cultural
 Histórico
 Fiscal
 Científico
 Contable
 Técnico


TITULO V

Art. 26. Inventario Documental. Es obligatorio
elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.


Marco de Aplicación
de La Ley General de Archivos
(594/2000)


OBJETO, AMBITO - Objeto.
DE APLICACIÓN,
DEFINICIONES - Ámbito de aplicación.
FUNDAMENTALES - Definiciones.
Y PRINCIPIOS
GENERALES - Principios generales.

- El Sistema Nacional
de Archivos (SNA)
- De los Planes y
SISTEMA
NACIONAL DE Programas.
ARCHIVOS - Archivo General de la Nación.
LEY GENERAL DE ORGANOS
ARCHIVOS - Archivo General del Departamento.
ASESORES, - Archivos desde el
Ley 594 de 2000 COORDINADORES - Archivo General del Municipio.
punto de vista de su
Y EJECUTORES jurisdicción y - Archivo General del Distrito.
competencia.

Archivos de entidades del orden:
- Nacional.
CATEGORIZACIÓN - Departamental.
DE LOS ARCHIVOS - Distrital.
PÚBLICOS - Archivos territoriales
- Metropolitano.
- Municipal.
- Local.
- Archivos de los territorios indígenas, que se crearán
- Los archivos según cuando la ley los desarrolle.
la organización del
Estado - Archivos de la Rama Ejecutiva.
- Archivos de la Rama Legislativa.
- Archivos de la Rama Judicial.
- Obligatoriedad de la Archivos de los Órganos de Control.
creación de archivos
Archivos de los Organismos Autónomos.


- Obligatoriedad de la conformación de
los archivos públicos.

- Responsabilidad

- Instalaciones para los archivos.

- Propiedad, manejo y
aprovechamiento de los archivos
públicos

- Responsabilidad especial y
LEY GENERAL DE obligaciones de los servidores
ARCHIVOS ADMINISTRACIÓN públicos
DE ARCHIVOS
Ley 594 de 2000
- Obligaciones de los funcionarios a
cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas

Capacitación para los funcionarios de
archivo.

- Supresión, fusión o privatización de
entidades públicas


- Programa de Gestión
Documental

- Procesos Archivísticos

- Formación de
LEY GENERAL DE Archivos:
ARCHIVOS GESTIÓN DE Gestión, Central
DOCUMENTOS
Ley 594 de 2000 e Histórico

- Tablas de Retención
Documental (TRD)

- Inventario Documental


ACCESO Y CONSULTA DE
LOS DOCUMENTOS

LEY GENERAL DE
ARCHIVOS SALIDA DE DOCUMENTOS
Ley 594 de 2000

CONTROL Y VIGILANCIA


- Conservación de
documentos

CONSERVACIÓN DE - Calidad de los
DOCUMENTOS soportes

Conservación de
documentos en nuevos
soportes
LEY GENERAL DE
ARCHIVOS - Reproducción de
documentos
Ley 594 de 2000

- Apoyo de los
organismos de control
DISPOSICIONES
FINALES

- Vigencias y
derogatorias


INICIATIVA CERO PAPEL
• Plan de Desarrollo Nacional.
•Directiva Presidencial No.04 de 03
de abril de 2012.
•Decreto-Ley 019 de 2012: Ley Antitrámites.
•Ley 1474 de 2011: estatuto Anticorrupción.
•Ley 1437 de 2011: Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,
•en especial el Capitulo Cuarto: “Utilización de
Medios electrónicos en el Procedimiento
Administrativo. Articulo 58 – Archivo Electrónico de
Documentos y Artículo 59 – Expediente Electrónico.


ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CARRERA 6 No. 6-91
Teléfono: 3282888
Fax: 3372019
Pagina Web:
www.archivogeneral.gov.co
E-mail:
Contacto@archivogeneral.gov.co

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