Hållbara inköp verktygslåda 2011

1. Hållbara Inköp VERKTYGSLÅDA 2011 C S R V Ä S T S V E R I G E J A N U A R I 2 0 1 2

2. INLEDNING ......................................................................................................................................... 2 MATERIALINNEHÅLL ...................................................................................................................... 2 1. Att hantera och begränsa sitt ansvar ................................................................................................................ 2 2. Metoder för att öka hållbara inköp ................................................................................................................... 3 3. Att visa affärsnyttan & engagera ledningen ................................................................................................... 4 4. Att använda standarder och certifieringar ..................................................................................................... 5 5. Uppförandekoder och programbeskrivningar .............................................................................................. 6 6. Att utvärdera en leverantörs prestanda .......................................................................................................... 7 7. Hantering av avvikelser ........................................................................................................................................ 9 8. Att utveckla leverantörskompetens ............................................................................................................... 10 9. Användbara länkar .............................................................................................................................................. 11

3. VERKTYGSLÅDA Inledning Detta dokuments syfte är att vara en användbar ”verktygslåda” och fungera som en guide för organisationers arbete med ansvar och hållbara inköp. Verktygslådan var ursprungligen utvecklad av CSR Västsveriges samverkansgrupp för hållbara inköp under 2009 och 2010. Den här versionen har sedan vidareutvecklats och reviderats av samverkansgruppen under 2011. Sen dess bildande, arbetsgruppen har haft representanter från både den offentliga och privata sektorn. Medverkande organisationer inkluderar Volvo Cars, Lindex, AB Volvo, SCA, Kinnarps, Astra Tech, Santa Maria, Capio, Västra Götalandsregionen, Göteborgs universitet, Chalmers, Upphandlingsbolaget, SKF, Svenska Mässan samt Göteborg Energi som tillsammans representerar över 200.000 anställda. Verktygslådan behandlar 9 områden: 1. Att hantera och begränsa sitt ansvar 2. Metoder för att öka hållbara inköp 3. Att visa affärsnyttan & engagera ledningen 4. Att använda standarder och certifieringar 5. Uppförandekoder och programbeskrivningar 6. Att utvärdera en leverantörs prestanda 7. Hantering av avvikelser 8. Att utveckla leverantörskompetens 9. Användbara länkar Mer information finns under respektive rubrik här nedan. Där finns även länkar som hänvisar till exempel och mer information. Materialinnehåll 1. Att hantera och begränsa sitt ansvar När en organisation börjar överväga omfattningen av sitt ansvar vid införskaffning av varor och tjänster, här är frågor man kan tänka på: - Var går gränsen för ansvar i leverantörskedjan? Hur definierar en organisation detta? - Hur mycket definieras av branschen, kunderna, media, och/eller andra intressenter? - Eftersom det är viktigt att tydliggöra gränsen för ansvarstagande, vilken process kan användas för detta? Sida | 2

4. - Hur motiverar man utåt sina avgränsningar? - Hur kan man proaktivt påverka samhällsdebatten om vad som är rimligt? Olika sätt att hantera sitt ansvar genom leveranskedjan: - Utför en riskanalys per produktområde. - Definiera fastställda formella krav – Förstå sin egen ambitionsnivå, tänker igenom sitt företags ställningstagande. - Förstå vilka resurser som krävs för att driva detta arbete trovärdigt. - Etablera en tydlig koppling till villkorstext i avtal och kontrakt med ens egna leverantörer; infoga miljöaspekter och sociala krav i ”terms and conditions”. 2. Metoder för att öka hållbara inköp Tillvägagångssätt för att öka och förbättra hållbar kvalitet genom leverantörskedjan (inifrån och ut). Inifrån: - Arbeta med den egna värdegrunden och bygg ett case för att sälja in hållbara inköp till övriga delar av organisationen genom att exempelvis; *Visa exempel på bad practices och potentiella negativa effekter av att sakna kontroll i leverantörsleden. Det är relativt enkelt att mäta framsteg men svårare med verkliga effekter; fokusera därför på förluster om man inte arbetar med hållbarhet och CSR. *Visa på vad andra organisationer gör, och fokusera på att man måste fortsätta att vara konkurrenskraftig *Gör en lista på vilka krav som ska ställas i dagsläget och koppla samman dessa med organisationens vision. - Analysera möjligheten att implementera ”Lean manufacturing” / ”Just-‐in-‐Time”. Denna metod har ansetts vara kontroversiell, men lyfts fram av ledande forskare på MIT (”Beyond Codes of Conduct”). Komplexiteten i leveransen och behoven av kompetent personal ökar simultant. Ökade kompetenskrav kan leda till ökad kompetensutveckling och omsorg genom att anställda som utbildas blir mer värdefulla till arbetsgivare. - Arbeta med relativt lång planeringshorisont -‐ god framförhållning förenklar processen. Skapa egna eller använd redan framtagna ”utvecklingstrappsteg” och verktyg för självutvärdering, planering och kommunikation. Utifrån: - Samarbete över organisationens gränser för effektivare CSR-‐ resultat och leverantörsutvärderingar. Gå samman och ställ krav på Sida | 3

5. branschnivå, och samarbeta med leverantörerna, NGOs och myndigheterna. - Använd andra organisationers audits på en given leverantör -‐ undvik att auditera själv. - Försök att nå ”beyond auditing” -‐ få leverantörerna att visa upp sitt CSR-‐arbete med/mot andra kunder. - ”Granska granskaren” -‐ ta ett stickprov för att se till att de som granskar gör det rätt. Utveckla en egen förståelse för leverantörers verkliga arbete, och förlita inte enbart på certifikat. - Skapa en uppfattning om lokala utmaningar, strukturer och system. Använd gärna och samarbeta med lokala auditörer med lokal och specifik kunskap och se till att bygga intern kompetens gällande lokala förhållanden. - Försäkra en förståelse gällande lagstiftning inom sociala och miljömässiga områden genom att lämpligen nyttja lokala rörelser/organisationer som ofta är godsinnade och intresserade av att hjälpa till och utbyta information. - Prioritera och fokusera på kritiska ”core” leverantörer och högriskländer, och adressera hur man ska hantera diverse problemsituationer och utmaningar. Skapa/använd kriterier (såsom hälsa, säkerhet, miljö, korruption, arbetskrafttillgång, levnadsstandard, etc.) för att utvärdera vilka metoder och verktyg som behöver användas för att kontinuerligt förbättra status quo. - Utforska och adressera potentiella och existerande hållbarhetsutmaningar och hot som exempelvis bristen på arbetskraft, råmaterial, vatten, energi, etc. 3. Att visa affärsnyttan & engagera ledningen Här hittar du information om att bygga ett business case och engagera ledningen runt hållbara inköpspraxis. 3.1. Information om affärsnyttan av hållbara inköp Social Accountability Internationals syn på affärsnyttan (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/104_SAI_Business_benefits.pdf) 3.2. Att bygga ett business case: Verktyg som Total Cost of Ownership kan hjälpa en organisation lägga betoningen på de ekonomiska fördelarna av att skapa engagemang kring hållbara inköp. Exempel på TCO: Miljöstyrningsrådet Livscykelkostnadsanalyser verktyg: (http://www.msr.se/sv/green_procurement/LCC/) Sida | 4

6. 4. Att använda standarder och certifieringar FNs riktlinjer och principer om mänskliga rättigheter (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/145_UNguidingprinciples.pdf) ISO26000: Ett kort informationspaket om standarden och hållbara inköp (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/121_ISO26000_och_HI.pdf) ISO26000 standard presentation (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/122_ISO26000.pdf) Kinnarps AB: Information kring Wood och FSC standard (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/49_KINNARPS.pdf) OECDs riktlinjer för MNEs agerande och uppförande gentemot sin leverantörskedja (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/144_OECD_Riktlinjer_Daxam.pdf) Social Accountability International: SA8000 standard presentation (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/107_SAI_SA8000.pdf) SP som certifieringsorgan, med fokus på ISO 26000 (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/146_ISO_26000_SP.pdf) Sida | 5

7. 5. Uppförandekoder och programbeskrivningar Här hittar du exempel på övergripande strategier för hållbar upphandling. AB Volvo programbeskrivning (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/132_Volvo.ppt) Lindex programbeskrivning (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files.cgi/48_LINDEX_Program_description.pdf) SKF programbeskrivning (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files.cgi/108_SKF_Program_description.pdf) Social Accountability International: Social Fingerprint programbeskrivning (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/103_SAI_Social_Fingerprint.pdf) TOSCA, ett samarbetsprogram mellan SCA, Chalmers, och Akzo-‐Nobel (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/148_TOSCA_initiative_SCA.pdf) Upphandlingsbolagets programverktyg (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/126_UHB_Hallbara_Inkop.zip) VGR programbeskrivning (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/61_Presentation_VGR.pdf) Exempel på uppförandekoder: IKEA leverantörs uppförandekod (http://www.ikea.com/ms/en_CA/about_ikea/read_our_material/index.html) Lindex uppförandekod (gemensamma för BSCI medlemmar) (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/117_LINDEX_Code_of_Conduct.pdf) SKF uppförandekod (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/116_SKF_code_of_conduct_ENG) VGR uppförandekod (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/127_VGR_Uppf__randekod.pdf) Sida | 6

8. 6. Att utvärdera en leverantörs prestanda Utvärdera en leverantörs prestanda enligt miljö-‐ och sociala standarder kan göras med verktyg (6.1) och processer (6.2). Med tanke på hur geografiskt spridda den typiska leverantören basen av en organisation kan vara, kan utmaningar lättas genom att kalibrera sina standarder enligt lokala kulturer och lagar (6.4) och resurser kan besparas genom att associera med andra (6.3). 6.1. Verktyg för leverantörs resultatutvärdering. SKF illustration: (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/109_SKF_supplier_performance_tool.pdf) 6.2. Audits. Här hittar du information om hur rekrytera revisorer för att genomföra miljö-‐ och sociala revisioner genom exemplet med Upphandlingsbolaget • Förfrågningsunderlag för anbudsgivning på auditörer för etiska krav (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/110_UHB_Selection_process_for_auditors_on_ethic al_matters.pdf) • Svarsblankett -‐ auditörer för etiska krav tjänst (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/105_UHB_Auditors_Recruitment_Form.pdf) • Auditörer för etiska krav -‐ processen (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files.cgi/97_UHB_Auditing_process.pdf) Denna information är en del av och kan illustreras genom Upphandlingsbolagets programverktyg. 6.3. Att samordna resurser Lindex är en medlem av the Business Social Compliance Initiative. Business Social Compliance Initiative är den bredaste affärsdrivna plattformen för förbättring av sociala krav i den globala leveranskedjan. BSCI erbjuder företag en omfattande kontroll och kvalificeringssystem som omfattar alla produkter med ursprung i något land. Mer info: http://www.bsci-‐eu.org/ Sida | 7

9. 6.4. Anpassning till lokala sammanhang Organisationer kan besluta att ta hänsyn till de lokala rättsliga och kulturella särdrag på sina leverantörers fabriker vid bedömning av deras prestanda. Ikea skapade exempelvis en ”Global Compliance Council”, vars uppgift är att "kalibrera" granskningar baserat på plats "parametrar" (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/106_IKEA_Global_Compliance_Council.pdf) Code of Conduct vs. Code of Business (Uppförandekod vs. Företagsetik) -‐ Det är viktigt att hantera de kulturella utmaningarna som kan uppstå då främmande värderingar appliceras till nya miljöer. SA8000 är en standardiserad metod för att bedöma grundläggande skäliga löner: Med hjälp av SA8000 standarden, -‐ grundläggande levnadslön beräknas för varje fabriks specifika situation; -‐ beräkning av grundläggande levnadslön görs av leverantören (eller revisorn) enligt SA8000 riktlinjer och måste verifieras av SA8000 revisorer; -‐ SA8000 håller sig borta från att rekommendera någon särskild siffra; -‐ grundläggande levnadslön måste vara tillräcklig för att leva på utan att behöva komplettera med extra tid. Sida | 8

10. 7. Hantering av avvikelser Information om IKEAs synsätt (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/111_IKEA_-‐_Supplier_non-‐compliance_process.pdf) En rad metoder kan användas för att hantera leverantörer som inte följa etiska krav. Illustrationer: Frågor under Processer Verktyg som Illustrationer denna tråd används Gradera Definiera och Gradering lista Lindex avvikelser beskriva egna (Observation, prioriteringar Deviation, Critical Deviation) Standardisera Skapa en intern IKEA utvärdering “global compliance http://csrvastsverige.pr ojectspaces.com/files/1 (lokal kontext) council” 06_IKEA_Global_Compli ance_Council.pdf Kommunicera Inkludera miljö & Egen IKEA I-‐Way, krav för sociala kriterier vid uppförandekod, UHB, utvärdering avtal med policy, industri VGR leverantörer kod, … SKF (se avsnitt 5.) AB Volvo Vidta Gradera Grön Röd Svart IKEA korrigerande leverantörer typ av lista Länk åtgärder Engagera med Korrigerande Lindex, SKF leverantörer åtgärdsplan New Business Hold SKF Avsluta leverantör Lindex, IKEA Sida | 9

11. 8. Att utveckla leverantörskompetens Det finns många sätt för att utveckla leverantörers kompetens. Ett flertal illustrationer finns nedan: VGR illustration om: “ Förmedla budskap” -‐ Bakgrund / krav / konsekvens / fördelar (business benefits) -‐ Vad vi vill uppnå tillsammans -‐ Vad är de villkor för samarbete -‐ Förväntan på att leverantör för budskap vidare ner I leverantörskedjan Andra verktyg och processer: - Utveckla en handlingsplan med tidsbestämda åtgärder (SKF, Lindex) - Gör en utvärdering av leverantörs utbildningsbehov (Lindex) - Planera och utföra utbildningsaktiviteter parallellt med åtgärdsplan från lev (Lindex) - Gör ”self-‐assessments” med utvärdering (SKF, Lindex) - Introducera leverantörer till organisationens avtal, genomgång (Lindex) - Implementera en långsiktig strategi! (Astra Tech) Sida | 10

12. 9. Användbara länkar 9.1. CSR Europe Supply Chain portal – Ett webbaserat verktyg för hållbar upphandling som skapas genom CSR Europe medlemmar. Mer information: http://www.csr-‐supplychain.org 9.2. IRIN News – humanitära nyheter och analyser. En tjänst från FN: s kontor för samordning av humanitära frågor -‐ Nyheter verktyg för sociala frågor och miljöfrågor. Exempel Lindex. (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/114_Useful_links_-‐_IRIN.pdf) 9.3. Maplecroft – En tjänst som tillhandahåller information om arbetsnormer och arbetstagares rättigheter per land. Exempel fram av SKF. (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/115_Useful_links_-‐_Maplecrofts.pdf) 9.4. Miljöstyrningsrådet – Miljöstyrningsrådets uppdrag är att utveckla och administrera verktyg för en hållbar utveckling och att stödja näringsliv och offentlig förvaltning att vidareutveckla miljöarbete på ett systematiskt och kostnadseffektivt sätt. Mer information: http://www.msr.se 9.5. OECD Guidelines for Multinational Enterprises. Mer information: http://www.oecd.org/department/0,3355,en_2649_34889_1_1_1_1_1, 00.html 9.6. String – Spårbarhetsverktyg för material om sociala frågor och miljöfrågor. Exempel Lindex. (http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/113_Useful_links_-‐_STRING.pdf) 9.7. Swedwatch – Swedwatch är en religiöst och politiskt obunden organisation som granskar svenska företag i låglöneländer, med målet att bidra till en hållbar global utveckling. Kärnverksamheten är att skriva rapporter. Mer information: http://www.swedwatch.org 9.8. United Nations Global Compact -‐ Supply Chain Guidance material Mer information: http://unglobalcompact.org/Issues/supply_chain/guidance_material. html Sida | 11

13. Hösten 2009 beslutade CSR Västsverige att skapa en tidsbegränsad samverkansgrupp med organisationer och företag baserade i Västra Götaland med fokus på hållbara inköp. Programmet är designat för att underlätta kompetensöverföring m ellan gruppmedlemmarna och för att tillföra extern expertis till hela gruppen. Den här rapporten beskriver en verktygslåda för hållbara inköp som samverkansgruppen arbetat fram. www.csrvastsverige.se

Hållbara inköp verktygslåda 2011

Vous êtes en train de lire un aperçu.

Consultez-les par la suite

Hållbara inköp verktygslåda 2011

Plus De Contenu Connexe

Les utilisateurs ont également aimé (9)

Similaire à Hållbara inköp verktygslåda 2011 (20)

Plus par CSR Västsverige (6)