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「サイボウズワークショップ」資料 2017/06/23版
- 1. 1 グループワークで共に学ぶ！ サイボウズワークショップ 場所： サイボウズ株式会社 （東京オフィス） 時間： 15:00 – 18:00 ( 17:00 ～ 運用相談会 ※希望者のみ） 定員： 25名 6/23 （金） サイボウズ Officeの社内浸透、定着について徹底解説！
- 3. 本日のアジェンダ 15:00-16:00 1. サイボウズ Office の社内浸透、定着について徹底解説 16:10-17:00 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:10-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 3
- 5. 補足事項 • 肩書や今おかれている状況は忘れて対等に接しましょう – グループワークの時間はみなさん同じチームの一員です。お互い対等な立場として ディスカッションしましょう。 • 相手の話をよく聞き、自分が話すときはコンパクトに話しましょう – 盛り上がってくると話が止まらなくなりますが、グループワークの中ではなるべく 多くの人が発言できるようにしましょう。 • 「正しい方法を教わる」だけでなく、「納得いく方法を発見」しま しょう – グループウェアの使い方は自社の状況によって様々です。正しい方法を教わるだけではなく、ご 自身で納得できる方法を発見しましょう。 • 気楽に、真面目に、そして楽しくやりましょう！ – 楽しむことが次につなげる最大の秘訣です。皆さんで一緒に楽しみましょう！ 5
- 6. 自己紹介 まずはグループ内で自己紹介をしましょう。 ・お名前 ＋ 今朝起きてからしたことを1つ ※ おひとり 10秒を目安に。 ※ 会社名、役職、年次などについては伏せてお話しください 😃 6 田中 花子です。 今日は朝食に、最近はまっているグラノーラを たくさん食べてきました。 例
- 7. 共通点探しゲーム 7 アイスブレイク （5分間） グループメンバーの3人に共通する「共通点」を制限時間 内にできるだけたくさん見つけて、フセンに書きましょう。 ※ 見た目ではわからないこと（今日の服の色が同じ）など以外でお願いします ※ 5人グループの場合は3人、4人グループの場合は2人に共通する内容をあげましょう 関西出身 3/5人 共通点→ 人数→ 例 例） ・兄弟が2人以上いる？ ・猫より犬派？ ・目玉焼きにはソース！ 一番盛り上がった共通点を、 本日のグループ名とします！
- 8. 本日のアジェンダ 15:00-16:00 1. サイボウズ Office の社内浸透、定着について徹底解説 16:10-17:00 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:10-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 8
- 9. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 その他 営業やサポートの対応に不満 やりたいことはあるが使い方がわからなかった 操作が不十分 機能が不足 利用目的が終了（プロジェクトなど） 利用が浸透しなかった 社内事情（サービスとは無関係） 「サイボウズ Office」解約理由 「サイボウズ Office」をやめる理由 「サイボウズ Office 2016年上期振り返りと下期マーケティング方針」を基に作成
- 10. 浸透、定着の定義とは？ • まず、背景、現状、理想が会社によって違いますよね。 – 製品の利用目的は？ • 情報共有、営業支援、ワークフロー – 施設利用の把握、物品購入申請 – 導入の範囲は？ • 全社導入、部門導入、プロジェクト導入 – 今日のワークショップに参加されてる人の役割、立場は？ • 製品利用の推進者、システム管理者、現場運用者、 • 製品導入者、管理者を前任から引き継いだ人 • 社長に製品の費用対効果があるのか調査依頼されている人 10
- 12. 利用が浸透しなかったとは・・・ • 「サイボウズ Office」導入したときには目的があったはず – はじめてのグループウェア導入で言った/言わないを無くしたい！ – 電話やメールの洪水をなんとかしたい！ – 社員が増えてきた。同じ業務を担当しているメンバーが何をして いるのか把握したい！ • 目的に対して現状は浸透していない – そのそも、グループウェアにログインしてもらえない – 結局、電話やメールしか使わない人がいる – グループウェアは使いだしたが、ルールがないので誰が何をしてい るのか追えない。。 12
- 13. 利用が浸透しなかったとは・・・ • 浸透していない原因 – 導入したてで手探り状態なので。。 – 運用ルールが決まっていないまま使いはじめてしまった – 前任者からサイボウズ製品の管理を引き継いだところ – 管理者を兼務しているので忙しくて着手できていない • 浸透させて、定着するためには – 業務遂行のためサイボウズ製品の運用ルールをきちんと決める – 運用ルールを決めて、現場に展開する – 製品を運用する範囲を決める。全社なのか部門なのか – 管理者を専任にするか、複数人で分担して運用する – 他社事例を参考にする 13
- 14. 製品導入から定着までの流れ 導入 教育 適応 浸透 定着 14 役 割 役 職 者 製品選定 依頼 教育の受講 ログイン、 閲覧、 書込 トップダウンで 閲覧、書込み を促す 習慣化、会社 方針の通達 シ ス テ ム 管 理 者 製品選定 導入 運用ルール策 定、教育マ ニュアル作成、 勉強会実施 機能設定 アクセス権設 定 ログイン、 閲覧、 書込み 役職者、利用 者からの問合 せ対応 習慣化、運用 方法の振り返 り、改善 利 用 者 教育の受講 ログイン、 閲覧、 書込み ボトムアップで 閲覧、書込み を促す 習慣化、現場 情報の共有 サ ポ ー ト インフォメーション センター（価格、 購入方法） テクニカルセンター（運用、機能に対するお問い合わせ） ・TEL ・遠隔支援サービス ・メール ・FAQ ・マニュアル
- 15. 浸透、定着のためになにする？ 例えば、5W2Hで整理してみる。 15 場面設定 When いつ 2017年9月までに、 Where どこで 東京本社で、 Who だれが 総務と情シス兼務の佐藤さんが、 出来事 行動 What なにを この業務にサイボウズをこう使う勉 強会を、 How どうする 部門ごとに開催する。 理由 背景 Why なぜ 業務目的を遂行するため、 How many いくつ 月に1回、合計3回行う。
- 17. トップダウンで浸透 17
- 19. 山崎文栄堂様の浸透方法 • 不公平感は、「一部の人だけがやっている」「自分だけが 知らない」の二つの理由から起きる。 • その解決策を「全員に徹底」に求めてきた。 • サイボウズ記入無いと給料下がる or 罰金！ 代表取締役社長 山崎氏
- 21. ボトムアップで浸透 21
- 27. 株式会社 エス・ピー・シー様の事例 27 • リアクション機能を使って気軽にコミュニケーション • 報告書を新入社員の自己紹介に活用
- 30. よくある管理者とユーザー間の “温度差” の例 Copyright © Cybozu 30 サイボウズ Office に現場で活動した データを登録して報告してください。 忙しいので現場の業務を変えたくない。 登録する手間を増やしたくないです。 最低限の情報 現場の情報 慣れないうちは、最低限の情報だけ 入力してもらう。 – 既存業務は最低限維持できるよ うにする。 – 運用が回ってから項目を増やして いく。
- 31. Copyright © Cybozu 31 利用するアプリを絞って運用する 「システム管理者」が、全 ユーザーに適応する機能を 選択することができます。 全ユーザーに適用 ユーザー単位で許可 ユーザー単位で、使 用させる機能を制限 することが出来ま す。
- 32. サイボウズ Office 利用機能の順位をご紹介 32 対象 : サイボウズユーザー、全752名 ← あまり使われていない機能なので 使い始めは Off でよいかも。
- 37. アテネ株式会社 様 ▌ 経営企画部 平野 剛様 ・グループウェアを使っているが現状に不満 ・社内ネットワークの管理を行いたい ・会社の文化を変えたい
- 38. 現在以前 取り組み
- 42. ▌ 社内ネットワークの無線化など、 見える変化を作る ▌ 社長に提案 委員会を 立ち上げます！ 確かに、 必要かも ① 「チーム」をつくる ▌ 社内ネットワークの整備、 セキュリティの重要性を認識 してもらう
- 43. • 「IT運営委員会」 – 活動は月に1回 – テクニカル面の相談窓口 • 主な業務 – ユーザーの声を拾い上げる – Office 10 の促進、管理 • メンバー – 向上意識を持った社員 ① 「チーム」をつくる
- 44. 会社公認の「委員会」を作ったメリットは？ ▌ 「メンバーの委員会での活動が評価の対象 ① 「チーム」をつくる ▌ 「委員会」自体のバリュー ▌ メンバーとしての意識向上
- 46. ▌ 親しみやすいところ から始める ②「施策」を打つ ▌ 施設予約で予約 した人を優先 ▌ マニュアルを作成する 実際のマニュアル
- 50. ４ 現在以前 取り組み
- 51. 浸透までの３つの取り組み ① 「現場の協力者」を巻き込む ② 「現場に沿った」機能の搭載 ③ 抵抗がある人には「無理強いしない」 現在以前 取り組み
- 52. 浸透までの３つの取り組み ① 「現場の協力者」を巻き込む ② 「現場に沿った」機能の搭載 ③ 抵抗がある人には「無理強いしない」 現在以前 取り組み
- 55. 浸透までの３つの取り組み ① 「現場の協力者」を巻き込む ② 「現場に沿った」機能の搭載 ③ 抵抗がある人には「無理強いしない」 現在以前 取り組み
- 58. 浸透までの３つの取り組み ① 「現場の協力者」を巻き込む ② 「現場に沿った」機能の搭載 ③ 抵抗がある人には「無理強いしない」 現在以前 取り組み ③ 抵抗がある人には 「無理強いしない」
- 64. 東洋大学様 ① 「現場の協力者」を巻き込む ② 「現場に沿った」機能の搭載 ③ 抵抗がある人には「無理強いしない」 ① 「チーム」をつくる ② 「施策」を打つ アテネ株式会社様 周囲を巻き込むこと まとめ
- 67. サイボウズ遠隔支援サービス 67
- 70. 本日のアジェンダ 15:00-16:00 1. サイボウズ Office の社内浸透、定着について徹底解説 16:10-17:00 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:10-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 70
- 71. 本日のゴール 事例紹介やグループワークを通して、 「サイボウズ Office を社内浸透させ るために、この方法をさっそく試してみ よう！」 と、実際に行動する内容を持ち帰っていただく。 71 再掲
- 74. フセンワーク 業務で体験した「社内浸透の障壁となっていること」をフセ ンに書いてください。【5分】 • エピソードは、おひとりいくつ書いてもOKです。 • フセン1枚につき1エピソードを書いてください。 • エピソードは具体的であればあるほど良いです。 • 色々なパターンのエピソードがあるとこの後のワークがより充実したものになるか も？
- 75. 分類 フセンに書いた「社内浸透の障壁となっている」問題点をグループ内 で分類してください。【10分】 ツールの問題 運用の問題 コミュニケーションの問題 • エピソードの背景や、ご自身が感じたこと などを共有してください。 • この時点で「問題の断定」や「解決の提 案」等はしないようにしてください。 • 似ているエピソードは近くに並べてくださ い。
- 76. 解決策の検討① グループ内で出た「社内浸透の障壁となっていること」の解決策を 話し合ってください。【20分】 • 解決に向けたアイディア、障壁を解決した事 例をお持ちの方はピンク色のふせんに書いて 貼ってください。 • 付箋に書かれた「障壁」の内容をかみ砕いて 書き直してみても大丈夫です。原因は？ きっかけは？より深層の問題が見えるかもし れません。 • すべての付箋に対して解決策がなくても大 丈夫です。 ツールの問題 運用の問題 コミュニケーションの問題
- 77. 解決策の検討② 隣のグループのイーゼルパッドを見て、他にも解決策があれば提案し てください。【10分】 赤ペン • これ、共感する！という障壁や解決に向けたアイ ディア、事例にはシールを貼ってください。 • 解決に向けた新たなアイディア、障壁を解決した 別の事例をお持ちの方はピンク色のふせんに赤ペ ンで書いて貼ってください。 • すべての付箋に対して解決策がなくても大丈夫で すが、なにも解決策が書いていないものから考え てみてください。 ××の問題 コミュニケーションの問題 ●●の問題 赤ペン 赤ペン 赤ペン ・ツールの問題
- 78. 発表 他のグループからの提案を踏まえて、ワークをふりかえりましょう。 【10分】 グループで話し合ったことを発表していただきます。【3分程度】 1. グループ名 2. グループ内から出た障壁・解決策 3. 解決策が見つからなかった障壁（あれば）
- 81. サイボウズコミュニティ 81
- 82. サイボウズコミュニティ 82
- 85. 本日のアジェンダ 15:00-16:00 1. サイボウズ Office の社内浸透、定着について徹底解説 16:10-17:00 2. 課題解決演習（グループワーク） 17:10-18:00 3. 【希望者のみ】サイボウズ Office 運用相談会 85