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「餅は餅屋」のすゝめ
- 2. 2
名前：星野 真己／Mako Hoshino
出身：福岡県朝倉市（柿農家）
趣味：なんでもクラウド化
好きなもの：クラウドサービス
最近できた貴重な経験：
卒園式の謝辞を読んだこと
kintone hiveで登壇できること
プロフィール
- 5. 5
グ ラ ウ ド の 課 題
事務作業に追われ、管理機能が麻痺。
スタッフ離れ 時間外労働増 働く意欲の低下
業務改善が急務！
- 7. 7
導 入 例 １
数値を入力するだけ
他アプリとの連携
ルックアップで
入力規則をつける
＝きれいなデータ作成
「グラフ」で他店との
実績比較表を可視化！
- 8. 8
導 入 効 果
その１
管理職３名 事務１名
作業人員
大幅削減
成果の向上
日々リアルタイムでの実績確認
- 10. 10
導 入 例 ２
報告書アプリ 勤務日か休日かを選択
時間数は自動計算
合計勤務時間の算出
- 12. 12
導 入 効 果
その２
導入前 導入後 導入効果
稼働時間 約５４７時間/月 約１４３時間/月 ４０４時間削減
事務的な作業はすべてアプリ化
作業的総務から“戦略的総務”へ
事務１名総務事務３名
２年
- 13. 13
導 入 効 果
その３
Nさん
営業部へ異動
大阪へ転勤
管理職へ昇進
Uさん
営業部へ異動
東京事務所新設の
立ち上げメンバーへ選出
新案件の即戦力として活動
（導入から１年半）
（導入から２年）
営業部への異動で、売上に貢献。
- 14. 管理職の稼働時間を確保
14
業 務 改 善 効 果
短時間社員の雇用促進
有休の計画的消化
具体的なビジョン
設計の実現
雇用の安定
離職率の低下
スタッフケア
の充実
働き方
の見直し
適材適所で
成果向上
- 16. 16
そ の 他 の 効 果
個人が更なる
効率化を意識
自発的 能動的 主体的 社員が
育つ！
社員が育てば“業務改善”がルーティン化
クラウドサービス利活用≒業務改善
- 18. 18
N E X T
こ れ か ら の 課 題
スタッフへの浸透
個性を育む
エンパワメントの基盤構築
Editor's Notes
- Kintone導入の背景：
2015年2月、弊社、グラウド株式会社は東北エリアでの拡大を行いました。当時「光卸サービス開始」という、大きな業界の波を受け、関係各社よりスタッフを30名ほど引き受けることになったのです。
人数が増えたのはよかったのですが、1年以上続く赤字に頭を抱えていました。当時は九州の利益でなんとか食いつないでいる状態。東北エリアではなかなか黒字になることがなく、会計士を変えてみたり、報酬制度を変えてみたりありとあらゆる手を打ちました。1年ほど経過したころ、営業の実績集計に信じられないほど多くの時間とコストがかかっていることが発覚しました。
しかも実績管理をしているにもかかわらず、報告されるのは翌月の中旬…何のために実績を管理しているのかもわからない状態でした。そこでkintoneと出会います。正確に言うと、ｋｉｎｔｏｎｅをご紹介いただきました。ここから劇的な業務改善が始まります。弊社の場合、協力なサポーターがついていました。本日は、「餅は餅屋」作戦で、業務改善を実践してきたケースをご紹介させていただきます。
- 主に、大手通信会社様より委託を受けた業務の遂行。または携帯電話・通信サービスの新規獲得、インターネット回線の接続設定・訪問設定サポート・機器類の保守メンテナンス等を主業務としています。
- これは私が大事にしている考え方です。例えば、今10名分の作業量だとします。それが50名分になったときに、同じ作業をするのか？という意味です。今のままでは作業量が単純に5倍になります。その作業は果たして誰がやるのでしょうか。
- 先に述べたように、弊社では報告書関連の事務作業が非常に多い時代がありました。積滞する事務作業、それに伴い管理職のサービス残業。スタッフのケアはままならず、会社全体に破棄がなく、「会社はどこに向かっているのか？」「私たちは何のために働いているのか」というような声も聞こえてきました。
- ある日、顧問先の社労士事務所から紹介を受け、kintone認定アソシエイトのサクシー様をご紹介いただきました。
- まず最初に導入したアプリです。こちらは店舗ごとの実績を報告するためのアプリです。３人の管理職が個々の担当エリアの実績を日々収集するのですが、メールでのベタ打ち報告、それを全て目で拾う。そして地道に入力を続ける。たったそれだけのことに管理職3名の時間がとられていました。なんとか、その作業をさせないようにしたい、という要望をかなえてくれたのがこちらのアプリです。スタッフが個々に入力を行い、保存します。リアルタイムでレコードは集計され、当月実績を集計したグラフまで作成してくれました。
また氏名や店舗名についてはルックアップで他アプリから呼び出すので、データがきれいに保存されます。
- さきほどのアプリでは、管理職の稼働を確保することに成功。また、実績をリアルタイムで更新していくことで営業スタッフの「意識」に直接的に訴えることになりました。
- その後、目指したのは、仕組みを作ることでの「業務の脱属人化」です。実は弊社、業務や案件がコロコロと動いていく会社で、誰かに依存する体質が長年続いています。そのために組織の改編、人事異動などがスムーズにできず、1人1人に成長機会を提供することができませんでした。また、「その作業、１０人だからできるのか」「１００人になっても同じ工程でできるのか」を意識することで、無駄な作業、突発的な業務過多に陥るリスクを極限まで下げることを意識しました。
- 次に、弊社の中で「神アプリ」だと言われているアプリをご紹介します。
こちらは1カ月の勤務表を、クライアントの指定するフォーマットに起こす「報告書作成アプリ」です。
今まではWordで30店舗近いの報告書を作成していました。地道な作業でした。お店の名前を間違えたり、勤務日と休日を間違えたり、、コピペを繰り返していると、今どこまでやったかわからなくなるんです。そして、「こんな作業」をまたしても管理職がやっていたんです。1日では終わらないので、複数の日に分けて作業を行っていました。
。
ポチるだけ。開始時間、終了時間は初期値が既に入力されています。特別に出た遅刻や早退部分のみ対応すればよい。
- ですが、先ほどの画面のラジオボタンで「あり」「なし」を選択していくだけで、あっという間に「報告書フォーマット」が出来上がります！
管理職が3名で取り組んでいたものが、1時間程度で完了するほどの時間削減になりました。また、勤務表を見ながらポチポチしていくだけなので、本社の事務員が遠隔で作業することが可能になり、現在では管理職稼働を取ることはなくなりました。1枚であればコピペ方式で事足りたかもしれません。ですが、100枚になってもできる方法を、1枚の時から考えておかなければ、いざというときには手遅れです。
- 業務改善課題がみるみるうちに増え、アプリもそれに合わせて増えていきました。エクセルで管理していたデータのほとんどkintoneへ移行。事務的な内容は全てアプリ化し、作業のスピードを上げました。また、日々のルーティーンワークを脱した後、総務部門で日々作業に追われていた事務員たちは、より創造的な業務へとスライドしていきます。そして創業当時より目標としていた、戦略的な総務部門体制の構築へ進んでいきます。
- その後、勤務歴の長い2名の総務部門担当者は、営業管理職と同等の目線を持つまでに成長。また、日々「これアプリ化できたら早くなるかも」などの業務改善提案を行っていました。
２名は実は現在も社内で活動しています。導入から1年半、１名は営業スタッフとして大阪へ転勤。昨年の人事異動では管理職昇進となり、現在も自ら営業活動を行い、チームをけん引する存在になっています。もう1名のUさんは、昨年5月に営業部へ異動。現在は2月に立ち上げた東京事務所にて営業活動に貢献、事務作業もこなせるユーティリティープレイヤーとしてチームを支えています。
- 管理職3名で意識朦朧とやっていた作業が、一般事務員の1時間程度の作業にかわり、それからの管理職稼働は本来あるべき姿に戻っていきました。管理職の稼働の確保は、スタッフのケア、働き方の見直し、人員の適材適所配置による成果向上の効果が高まりました。
またこちらに記載の通り、その結果、雇用の安定・育児などがある時短労働者の有効活用が徐々に効果を表し、また成果向上による「遣り甲斐」を実感することによる「具体的な将来設計」を描く社員が増える結果にもつながりました。
- ２０１６年７月１２日にkintoneを導入し、早３年が経過しようとしています。投げ込まれたアプリは約50種類を超えています。つまり業務改善課題が50以上あったということです…。それとは別に社員が自発的に作成したアプリ、また経営管理本部（総務部門）が作成した管理ツールを合わせると、80を超えるアプリを運用しています。
- 先ほど説明差し上げた通り、導入をしたエリアでは率先して、各報告書をクラウド化するなど従業員が自ら「考え」「行動」する体制が整ってきています。個人がより高い効率化を目指すことにより、自発的・能動的・主体的な社員の育成を可能にしました。そうした社員が増えることにより、クラウド化は勝手に浸透し、結果的にはエクセルで作業するよりも何倍も速く、企業成長に結びつくことができると実感しています。たった一年でここまで成果がでるとは思いませんでした。ちなみに、弊社の総務部門は、kintone導入当時3名在籍しておりましたが、営業部門に2名人事で配置転換されてしまいました。ですが異動が確定し、どうにか1名で事務処理をしていかなければならない、人を増やすお金はない！という断固たる決意のもと、ほとんどの作業をアプリ化したことが、それから一定期間、総務部門体制を1名で回す結果を残したのです。たった1年で、３名から1名にできたことが事実です。営業部へ異動になった、2名は現在東京と大阪で、新しい案件を引っ張ってくるなど精力的に活動しています。最適な人員配置が、いかに企業成長と密着に関係しているかが分かります。
- 冒頭の質問に対する答えです。今しかできないことは、とっととやめて、今からできる業務改善をクラウドサービスを利活用しながら、実行していきます。根底にあるのは「業務改善」からなる「生産性の向上」「業務の見える化」「社員の成長」そして「企業の成長、業務の拡大」です。
- 徐々にkintoneやその他のクラウドサービスに理解を示し、自ら活用しようという社員も増えてきているものの、まだまだ社員に浸透しているわけではありません。
まずは九州と、東北を繋ぎ、それから拡大した関東・関西を繋ぐ。遠隔で見えないからこそ、クラウドを利活用しない手はありません。
業務や人を可視化することで、誰かに見られている意識、またはもっと関わりたいという意識を芽生えさせることができることを学びました。今後kintoneを始めとする、様々なクラウドサービスの利活用によって、エンパワメントの基盤を構築し、一人一人が自発的で、自律性を高く持てるよう促していくことが、企業成長、または社会への貢献へ近づく第一歩であると思います。
