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Procesos y procedimientos de la unidad administrativajeimy julieth quintero q.yeny elisabeth diaz g.Organización oandes 2011,[object Object]

OBJETIVOS,[object Object],ð Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.,[object Object],ð Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la gestión departamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la gestión institucional).,[object Object],ð Contribuir al enriquecimiento del compendio documentalmunicipal y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente gestión del capital humano como recurso que agrega valor a los servicios prestados en el municipio de Valparaíso.,[object Object], ,[object Object],ð Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada Área, Departamento, Sección, Oficina, etc..,[object Object]

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS,[object Object], Manual de procedimientos: Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto al funcionamiento de una organización; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones de ejecución operativo-administrativa de la organización.,[object Object], Además, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija limites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento. Para así facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora.,[object Object]

[object Object], ,[object Object],[object Object], ,[object Object],CARACTERÍSTICAS DE UN PROCESO:,[object Object], ,[object Object],[object Object], ,[object Object],[object Object], ,[object Object],[object Object], ,[object Object],[object Object], ,[object Object],[object Object],[object Object]

DIGRAMAS DE FLUJO,[object Object], ,[object Object],Son la representación gráfica de las etapas de un proceso, obteniéndose una descripción detallada de cómo funciona el mismo, es útil en la investigación de oportunidades para la mejora continua de lo que se esta haciendo, permitiendo establecer de forma clara los puntos sensibles del desarrollo del proceso, además su simbología simple permite establecer un estándar fácil de interpretar.,[object Object], ,[object Object], Dichos diagramas serán utilizados como herramientas de apoyo al entendimiento del procedimiento en su totalidad ya que el mismo establece el tipo de relaciones entre componentes de la organización y los flujos de información generados producto de la interacción de los mismos.,[object Object], ,[object Object]

CONFORMACIÓN DEL MANUAL,[object Object],A) IDENTIFICACIÓN,[object Object],Este documento debe incorporar la siguiente información:,[object Object],Logotipo de la organización, Nombre oficial de la organización.,[object Object],Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.,[object Object],Lugar y fecha de elaboración.,[object Object],Número de revisión (en su caso).,[object Object],Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.,[object Object],Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o un diagonal.,[object Object],B) ÍNDICE O CONTENIDO,[object Object], Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.,[object Object],C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN,[object Object], Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.,[object Object],D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS,[object Object], Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.,[object Object]

E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS,[object Object],Esfera de acción que cubren los procedimientos.,[object Object],Dentro de la administración Municipal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación en: Procesos macro-administrativos y procesos meso-administrativos o sectoriales, y subprocesos, y la unidad menor es la que denominamos tarea.,[object Object],F) RESPONSABLES,[object Object],[object Object],G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN,[object Object],En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos normativos de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.,[object Object],Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:,[object Object],Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en faltas.,[object Object],Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.,[object Object],Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.,[object Object]

H) FORMULARIO DE REGISTRO. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.,[object Object],I) GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos,[object Object]

,[object Object],ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN RESULTANTE DE LOS PROCEDIMIENTOS,[object Object], En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa.,[object Object],Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:,[object Object],Conocer,[object Object],Describir,[object Object],Descomponer,[object Object],Examinar críticamente,[object Object],Ordenar cada elemento,[object Object],Definir las relaciones,[object Object],Identificar y explicar su comportamiento,[object Object],Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales:,[object Object],¿Qué trabajo se hace?,[object Object],¿Para qué se hace?,[object Object],¿Quién lo hace?,[object Object],¿Cómo se hace?,[object Object],¿Con qué se hace?,[object Object],¿Cuándo se hace?,[object Object]

MACROPROCESOS APOYADOS ATRAVÉS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO,[object Object],Administración por objetivos, Análisis de sistemas, Análisis de costo-beneficio, Análisis de estructuras de Árbol de decisiones, Auditoría administrativa, Autoevaluación, Control de calidad, Estudio de factibilidad, Estudio de viabilidad, Benchmarking, Desarrollo organizacional, Reingeniería organizacional, Análisis de series de tiempos, Correlación, Modelos de inventario, Modelos integrados de producción , Muestreo, Programación dinámica, Programación lineal, Simulación, Teoría de colas o de líneas de espera.,[object Object]

RECOMENDACIONES PARA ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.,[object Object], VALIDACIÓN: La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.,[object Object],De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.,[object Object],De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, etc.,[object Object],De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc.,[object Object],De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.,[object Object]

,[object Object], REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN,[object Object],La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:,[object Object],Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización.,[object Object],Establecer en calendario para la actualización del manual,[object Object],Designar un responsable para la atención de esta función.,[object Object], ,[object Object]

Una forma mas moderna y completa de ver estos ciclos de revisión y mejora se encuentra dentro de la filosofía REDER.,[object Object]

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