Construction et déploiement d'une
communauté de partage de
meilleures pratiques @ Essilor
Olivier Aine & David Nowinsky

1 . Contexte et enjeux
2- Notre solution
3- Analyse de la réussite
Construction et déploiement d'une communauté
de partage de meilleures pratiques @ Essilor

1
La situation empirique et sa problématique
La fabrication d'un verre ophtalmique
Lab Rx

La situation empirique et sa problématique
Le contexte d'Essilor
1
400+ laboratoires de prescription
50 000+ colaborateurs
Effectif doublé en 7 ans
Amérique du Nord
AMERA
Europe
Amérique
du Sud
Données au 31 décembre 2012
Export
labs

DG
Ingénierie
monde
Zone
Lab Rx
1
La situation empirique et sa problématique
Organigramme des opérations Rx Essilor
Zone
PaysGE Rx LOFT Pays
env. 100pers
Lab Rx
Lab Rx
5 pers
........
........
Support
tech.
R&D
env. 400pers
env. 50pers
env. 50pers

407 labs
env. 15 000 pers
1
La situation empirique et sa problématique
Les flux de communication dominants
Global Engineering - Rx
Lab Rx
Lab Rx
Lab Rx
Flux classiques
Support
Tech. Zone
Support
Tech. Zone
env. 100pers
6 zones
env. 50 pers / zone
LOFT
5 pers
Conception procédés
Lab Rx
Lab Rx
Lab Rx

1
"Nous sommes assis sur un trésor de
meilleures pratiques"
La situation empirique et sa problématique
Pourquoi ce projet ?
Global Engineering - Rx
Lab Rx
Lab Rx
Lab Rx
Flux classiques
Zone Tech.
Support
Zone Tech.
Support
env. 100pers
6 zones
env. 50 pers / zone
407 labs Rx
env. 15 000 pers
LOFT
5 pers
Conception procédés
Lab Rx
Lab Rx
Lab Rx

1
La situation empirique et sa problématique
Pourquoi ce projet ?

1
Comment construire et déployer une communauté de
partage de meilleures pratiques ?
La situation empirique et sa problématique
Problématique

2
1 . Contexte et enjeux
2- Notre solution
3- Analyse de la réussite
Construction et déploiement d'une communauté
de partage de meilleures pratiques @ Essilor

Google Site
Espace perso
News
Ajouter une idée
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Indicateurs
Forum
Autres sites
S'inscrire
2
Présentation de l'outil
Le site LOFT Best Practices

documentée
illustréeorganisée
écrite
collaborativement
Présentation de l'outil
Une "meilleure pratique"
2

Profil perso
Edition facile
+ images & docs
+
éditeurs
Recherche puissante
RechercheIndexation
Forum
Google group
Cartes
Communauté
Suivi des
idées
Présentation de l'outil
Les fonctionnalités
2
Profil
Mes idées

450+ membres
110+ idées publiées
+5 nouvelles idées
par mois
+30 nouveaux
membres par mois
Les indicateurs de la communauté
L'évolution de la communauté
en 1 an
2

Géographique
Carte des contributeurs
Les indicateurs de la communauté
Hétérogénéité de la communauté
Organisationnelle
Répartition dans les organisations
2

En lecture
Les indicateurs de la communauté
Activité de la communauté
988 visites / mois
309 visiteurs uniques / mois
soit env. 75% du nombre total d'inscrits
Données: avril 2013
109 personnes ont déjà contribué
env. 25% de la communauté
25 ont déjà contribué min 5 fois
env. 5% de la communauté
En écriture
2

1 . Contexte et enjeux
2- Notre solution
3- Analyse de la réussite
Construction et déploiement d'une communauté
de partage de meilleures pratiques @ Essilor
3

Analyse de la réussite
Un problème généralisé
Source: Gartner
Comment motiver la contribution ?
Comment éviter le syndrome de la
boîte à idée non lue ?
Comment calculer le ROI ?
Réseaux sociaux d'entreprise
Outils de réseautage
Animation de
communauté
3

Analyse de la réussite
3
● Le comité de pilotage
● Un maquettage rapide à coût minimal
● Un processus de développement itératif
● Le rôle des services centraux
● Faire croître la communauté
● Rapport au top-management
● Expérience utilisateur
● Etapes suivantes

Comité de pilotage
L'équipe projet
3
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
Top management
Sponsor 1
GE Rx
Sponsor 2
LOFT
Autres managers
GE / Opérations
Équipes GE
David
Équipe
LOFT
Olivier
Équipes
Équipe projet
Réunions
hebdomadaires

Comité de pilotage
Compétences et rôles de l'équipe projet
3
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
David & OlivierSponsors
LOFTGE
Créativité organisationnelle
Communication
Connaissance métier
Connaissance métier
Leadership
Créativité organisationnelle
Développement
Communication
Soutiens hiérarchiques
Initiateurs
Innovation
Concepteurs
Promoteurs / Facilitateurs
Développeurs
Communication
Animateurs techniques Promoteurs / Facilitateurs

Un maquettage rapide à coût minimal
Low cost probe
3
Idées:
● Réalisation d'une maquette à bas coût
● Accès interlocuteurs clefs (GE, LTS, labs)
● Essai erreur, rester à petite échelle
Visibilité sur le
projet
Pas de visibilité
sur le projet Organisationnel
Économique
Cognitif
Technologique
Top management
Sponsor 1
GE
Sponsor 2
LOFT
Autres managers
GE / Opérations
Équipes GE
David
Équipe
LOFT
Olivier
Équipes
Lab manager
Middle
manager
Middle
manager
OpérateursOpérateurs

Un maquettage rapide à coût minimal
Stockage des données dans le cloud
3
Données
accessibles partout
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
Authentification
unique avec Google
Nouveaux outils
de communication
(IM, forums, ...)
Publication de
contenus sans
infrastructure dédiée
rapide - léger -
économique - moderne

Un maquettage rapide à coût minimal
Amorcer la communauté (Séminaire technique)
3
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
Communauté physique
Séminaire technique régulier
Diversité géographique
Amérique du Nord
AMERA
Europe
Amérique du Sud
Export
labs
Confiance
S'appuyer sur l'existant
Liens faibles

3
Organisationnel
Économique
Cognitif
Technologique
Jan/Mars 2012 Avril/Septembre 2012 Octobre 2012/Février 2013 Mars/Mai 2013
Clean up
Maquettage rapide
Feedback
Refonte
Amélioration
continue
Maintenabilité
Réunions
hebdomadaires
env. 1 mois
Working
increment
Formulation
primaire du
besoin
Sprint
planning
meeting
User feedback
Un processus de développement itératif
Méthode de déploiement
Méthode agile : Les méthodes agiles se veulent plus pragmatiques que les méthodes
traditionnelles. Elles impliquent au maximum le demandeur (client) et permettent une
grande réactivité à ses demandes. Elles visent la satisfaction réelle du client en priorité
aux termes d'un contrat de développement. (Agile Manifesto, 2001)

Un processus de développement itératif
Interactions avec les utilisateurs
3
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
S'appuyer sur les
utilisateurs pour
améliorer l'outil
Idée
Maquettage
Présentation & utilisation
Feedback utilisateur
Priorisation
implémentation
Réunion
hebdomadaire
Réunion
hebdomadaire
Réunion
hebdomadaire
Réunion
hebdomadaire
Community

Un processus de développement itératif
Capturer du contenu
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
Création
Édition
Ajout de documents
3
Ajout d'images
Mise en ligne d'une idée
2h+ Accompagnement nécessaire
Complexité du processus

3
Un processus de développement itératif
Capturer du contenu
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
Création
Édition
Formulaire unique
Mise en ligne d'une idée
15 min Utilisateurs autonomes
Retours utilisateurs :-)

3
Organisationnel
Économique
Cognitif
Technologique
Un processus de développement itératif
Itérations mensuelles
Comment stocker et présenter les données efficacement ?
Feuille de calcul
Champs standardisés Intégration au site web
Photo
Liens au bases documentaires
Meilleure intégration graphique
Multiples illustrations
Barre d'actions (edit,
comment, "like"...)
env. 1 mois
User feedback
env. 1 mois
env. 1 mois
User feedback
User ideas
Réponse au
besoin

3
Un processus de développement itératif
Formalisation des objets de connaissance
Canevas d'une idée d'amélioration
Vue données
Feuille de
calcul
Champs
standardisés
organisée
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
env. 1 mois

3
Un processus de développement itératif
Formalisation des objets de connaissance
Canevas d'une idée
Vue web v1
Intégration au site
web
Photo
Liens au bases
documentaires
illustrée
documentée
organisée
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
env. 1 mois

3
Un processus de développement itératif
Formalisation des objets de connaissance
Canevas d'une idée
Vue web v2
Meilleure intégration
graphique
Multiples illustrations
Barre d'actions (edit,
comment, "like"...)
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
documentée
illustrée
organisée
écrite
collaborativementenv. 1 mois

3
Quel rôle pour les services centraux?
Cycle de vie des idées
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
Candidate BP
Validated BP
M
aturation
ProcessValidator
Organization
Validate
Creator
Subm
ission
Update
Discussion
Community
Obsolete BPDeletionPublished BP

3
Quel rôle pour les services centraux?
Cycle de vie des idées
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
Best practice
Validated BP
M
aturation
Process
Deletion
Approver
Organization
Approval
Creator Editors
Add Editors
Edition
Discussion
Community
Subm
ission
Collaboration
1 unique étape

3
Quel rôle pour les services centraux?
Cycle de vie des idées
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
Improvement idea
Best practice
M
aturation
Process
Deletion
Endorser
Organization
Endorsem
ent
Creator Editors
Add Editors
Edition
Discussion
Community
Subm
ission
Rassurer
Rassurer

3
Quel rôle pour les services centraux?
Cycle de vie des idées
Improvement idea
Best practice
M
aturation
Process
Endorser
Organization
Endorsem
ent
Creator Editors
Add Editors
Edition
Discussion
Community
Interesting
Implemented
Tracking
Popularity
Subm
ission
Engager
Reconnaissance
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique

Faire croître la communauté
Cartographie des acteurs
3
Matrice sociodynamique
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
Cibler les "hésitants" et "donnants-donnants"
Isoler les "révoltés"
Jean-Christian Fauvet 1996

Faire croître la communauté
Propagation virale
3
Propagation virale
Exploiter la motivation intrinsèque
Ne pas se restreindre aux partenaires habituels
David & Olivier
Je n'ai pas le temps
Ma hiérarchie ne m'encourage pas
Économique
Cognitif
Technologique
Organisationnel

Annonces
Nouvelles idées
Activité sur le forum
Suivi de la mise en
place des idées
Nouveaux membres
3
Toutes les 2
semaines
Faire croître la communauté
La newsletter
Newsletter
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique

1 Week 1 Idea
ven 19 avril
Nombres de visites
Avril 2013
Faire croître la communauté
Impact de la newsletter
Newsletter
ven 29 mars
Newsletter
jeu 11 avril
Newsletter
jeu 25 avril
50 visites
100 visites
988 visites
309 visiteurs uniques
soit env. 75% du nombre total d'inscrits
3

Faire croître la communauté
Cercle vertueux de contribution
+15 inscrits
Trafic
sur le site
Transfert aux
collègues
+
Contributions+
+
Newsletter
200 visiteurs
uniques
+3 BPs
+7 participations
au forum
Tous les 15 jours
+20 idées
trackées
Reconnaissance
des personnes
Intérêt du
contenu
Autres sites
3
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique
Animation

3
Intégration et communication
Diversification des portes d'entrées
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
Autres portails

3
Expérience utilisateur
Unifier l'image de marque des web apps LOFT
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif

3
Expérience utilisateur
Diminuer le nombre de clics
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
Feedback immédiat
Actions directement sur
les pages d'idées
Autoriser l'erreur

3
Expérience utilisateur
Diminuer le nombre de clics
Organisationnel
Économique
Technologique
Cognitif
Accueil personnalisé
Profil personnel
Meilleurs contributeurs
Barre d'outil

Rapport au top-management
Présentations de l'outil
3
Organisationnel
Économique
Cognitif
Technologique
Top-management
Vidéos "parole aux utilisateurs"
Valorisation des idées
Équipes GE
Technical breakfast
Dépliant de présentation

Étapes suivantes
Une nouvelle échelle
Études qualitatives
Téléphone, machine à café, ...
Études quantitatives
Sondage
Taille de la communauté
3

Étapes suivantes
Élaboration du sondage
Questions :
● What is my use of LOFT BP?
● What are the main breaks that prevent you from contributing to
LOFT BP?
● I have already contributed to/visited LOFT BP, what were my
main motivations?
● What is my location?
● Ideas/suggestions
3

Étapes suivantes
Résultats du sondage
101 réponses /448 membres -> 23%
Indépendant de la
situation géographique
3

Étapes suivantes
Le modèle VIST
Modèle de motivation :
VIST Typologie des motivations internes aux équipiers d'un projet, en collaboration virtuelle
● Valence Adéquation aux objectifs du groupe
● Instrumentality Importance perçue de soi-même dans l'équipe
● Self-efficacy Capacité à réaliser les tâches demandées
● Trust Confiance en la communauté
Hertel, G. (2002). Management virtueller Teams auf der Basis sozialpsychologischer Theorien: Das VIST Modell
[Managing virtual teams based on models from social psychology: The VIST model]. In E.H. Witte (Hrsg.),
Sozialpsychologie wirtschaftlicher Prozesse (S. 172-202). Lengerich, Germany: Pabst Publishers.
3
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique

Étapes suivantes
Le modèle VIST
Freins à la contribution
V
T
S
I
Les personnes ne se sentent pas
suffisamment importantes/irremplaçables
dans la communauté
Les personnes ne se sentent pas
suffisamment compétentes pour contribuer
3
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique

Étapes suivantes
Le modèle VIST
Motivations des contributeurs
V
T
S
I
Adéquation au but et à la
philosophie de partage
Confiance en le potentiel de la communauté
3
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique

Étapes suivantes
Actions à prendre
● Faire comprendre à chacun sa valeur ajoutée à contribuer
● Continuer à personnaliser l'expérience
● Promouvoir le site auprès d'un public encore plus large
3
Organisationnel
Technologique
Cognitif
Économique

ContexteContexte
Organisationnel
Cognitif
Technologique
Économique
Points de vue...
Communauté
Stratégie de
management des
connaissances

3
Conclusion
Dimensions clefs
ContexteContexte
Organisationnel
Cognitif
Technologique
Économique
Points de vue...
Communauté
Stratégie de
management des
connaissances

3
Conclusion
Dimensions clefs
ContexteContexte
Organisationnel
Cognitif
Technologique
Économique
Points de vue...
Communauté
Stratégie de
management des
connaissances
Maquettage rapide
Expérience utilisateur
Rapport au top-management
Valorisation du contenu
Objets de connaissance
Processus d'apprentissage
Comité de pilotage
Processus itératif
Rôle des services centraux

Soutenance Essilor
Construction et déploiement d'une communauté de
partage de meilleures pratiques @ Essilor
Olivier Aine & David Nowinsky
Merci de votre attention
Remerciements :
Mme Florence Charue-Duboc, M. Christophe Midler (Master PIC)
M. Pierrre Bercher, M. Sébastien Chailley, M. Frédéric Leconte (Maîtres de stage)
M. César Awad, M. François Jousset, M. Benoit Nesme, Mme Elisabeth Ruby, Mme Muriel Séménéri (Essilor)
1 . Contexte et enjeux
2- Notre solution
3- Analyse de la réussite