Les aspects légaux de la          gestion d’un bureau          d’assurances PaperlessDenis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be
Vaste problématique Gestion interne (thème d’aujourd’hui) Gestion commerciale   Implique différents « acteurs »    ◦   ...
Que garder…Que jeter   Obligations légales de conservation    ◦ Délai ?    ◦ Original ?    ◦ Copie ? Droit de la preuve...
L’état du Droit…..Hélas, si ou presque !
Valeur d’un document électronique   Distinction entre :    ◦ Créé électroniquement    ◦ Copie d’un original
Le document « électronique »   Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition    dans le Code Civil   Intervention législativ...
Tentative de définitionUn écrit consiste en un langage exprimé parune suite de signes dotés d’une significationintelligibl...
Compléments identique à la notionclassique d’écrit Signé ou non signé Preuve ou commencement de preuve Altérable ou ina...
Une occasion manquée :la Loi du 15.05.2007 Loi fixant un cadre juridique pour certains  prestataires de services de confi...
Suite   Un AR devait être pris avant le    1.12.2007….n’a jamais vu le jour
La signature électronique   Peut satisfaire à lexigence dune signature,    ….un ensemble de données électroniques    pouv...
La notification électronique(2281 CC)Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, parcourrier électron...
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En conclusion   Diverses législations reconnaissent une    certaine valeur à un document créé    électroniquement   L’ar...
L’archivage électronique dedocuments papiers
Obligation de conservation
Droit des sociétés : original Assemblée, CA, registre….doivent être  conservés en original 5 ans…à dater de la dissoluti...
Documents comptables Les pièces justificatives doivent être  conservées, en original ou en copie  durant sept ans (ancien...
Quel type de copie ? En cas de conservation numérisée, les  technologies ou les procédés utilisés doivent  garantir lauth...
Nuance : la compta électronique    LA.R. du 25 janvier 2005 permet une    comptabilité électronique pour autant    notamm...
Obligations fiscalesSauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ousauf dérogation accordée parl’administration, les livres...
Obligations socialesLemployeur conserve pendant cinq ans (leregistre général du personnel et le registrespécial du personn...
Prévention du blanchimentObligation de conserver « sur quelquesupport darchivage que ce soit, pendantcinq ans au moins apr...
DIV Faut-il conserver la demande  d’immatriculation ? Lutilisateur de lapplication WEBDIV doit  disposer du formulaire d...
Bon sens   Tout document pouvant servir à établir :    ◦ l’existence d’un droit    ◦ L’accomplissement d’une obligation
Prescription Délai au terme duquel une action ne peut  être entamée Jusqu’au terme de la prescription  importance de la ...
Droit de la preuve
Rappel des principes Démontrer en justice que l’on a un droit  ou que l’on a correctement exécuté ses  obligations Lorsq...
Quels risques ?   Irrecevabilité d’une preuve :    ◦ Refus d’une copie    ◦ Copie difficilement lisible    ◦ Copie soupço...
Responsabilité du courtier   Destruction d’un original remis par le client    ◦ Si destruction avant délai légal : oui   ...
Valeur probante d’une copie Ce n’est pas un original Preuve si non contesté par la partie  adverse Commencement de preu...
Eléments pris en considération les métadonnées du document (nature  contenu historique) les données de traçabilité (pers...
LégislationPropre au secteur(loi du 24.12.1996)….voir infraLes copies photographiques, microphotographiques,magnétiques, é...
ET DEMAIN ?
Prise de conscience de Feprabel Projet de loi pour étendre au courtier la  loi de 1996 Négociation d’un protocole d’acco...
Grandes lignes du projet Que le NON-VIE Ne concerne pas les documents transmis en  original à la Cie Doivent être conse...
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Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless. Présentation faite à l'assemblée Générale de la CHABRA

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  1. 1. Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances PaperlessDenis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be
  2. 2. Vaste problématique Gestion interne (thème d’aujourd’hui) Gestion commerciale Implique différents « acteurs » ◦ L’Etat dans toutes ses déclinaisons ◦ Les entreprises d’assurances ◦ Les clients ◦ Les tribunaux ◦ …..
  3. 3. Que garder…Que jeter Obligations légales de conservation ◦ Délai ? ◦ Original ? ◦ Copie ? Droit de la preuve Droit de la responsabilité
  4. 4. L’état du Droit…..Hélas, si ou presque !
  5. 5. Valeur d’un document électronique Distinction entre : ◦ Créé électroniquement ◦ Copie d’un original
  6. 6. Le document « électronique » Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition dans le Code Civil Intervention législative : ◦ « Complète » ◦ …..Ou avortée
  7. 7. Tentative de définitionUn écrit consiste en un langage exprimé parune suite de signes dotés d’une significationintelligible, enregistrés sur un supportdurable susceptible d’être consulté après sacréation, quel qu’il soit et quelles qu’ensoient les méthodes de transmission
  8. 8. Compléments identique à la notionclassique d’écrit Signé ou non signé Preuve ou commencement de preuve Altérable ou inaltérable
  9. 9. Une occasion manquée :la Loi du 15.05.2007 Loi fixant un cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance. Un AR devait déterminer la valeur juridique reconnue aux données numérisées, archivées de manière électronique, horodatées de manière électronique ainsi que les conditions doctroi de cette valeur;
  10. 10. Suite Un AR devait être pris avant le 1.12.2007….n’a jamais vu le jour
  11. 11. La signature électronique Peut satisfaire à lexigence dune signature, ….un ensemble de données électroniques pouvant être imputé à une personne déterminée et établissant le maintien de lintégrité du contenu de lacte( loi du 20.10.2000)
  12. 12. La notification électronique(2281 CC)Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, parcourrier électronique ou par tout autre moyen de communication, quise matérialise par un document écrit chez le destinataire, estégalement considérée comme une notification écrite.La notification est également considérée comme écrite si elle ne sematérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour laseule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception.A défaut de signature électronique, le destinataire peut, sans retardinjustifié, demander au notifiant de lui fournir un exemplaire originalsigné, sinon le destinataire ne peut invoquer labsence de signature.
  13. 13. Pour mémoireLa loi du 11mars 2003 sur certains aspectsjuridiques des services de la société delinformationConcerne plus particulièrement lecommerce électronique et non la gestioninterne
  14. 14. En conclusion Diverses législations reconnaissent une certaine valeur à un document créé électroniquement L’archivage ne peut bien évidemment se faire que de manière électronique
  15. 15. L’archivage électronique dedocuments papiers
  16. 16. Obligation de conservation
  17. 17. Droit des sociétés : original Assemblée, CA, registre….doivent être conservés en original 5 ans…à dater de la dissolution de la société
  18. 18. Documents comptables Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie durant sept ans (anciennement 10) et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à légard de tiers. Attention pour certains biens d’investissements (construction d’un immeuble neuf) : 15 ans
  19. 19. Quel type de copie ? En cas de conservation numérisée, les technologies ou les procédés utilisés doivent garantir lauthenticité de lorigine et lintégrité du contenu des factures (article 60, § 3, quatrième alinéa, du Code de la TVA). Les autres documents commerciaux ne sont pas visés par le législateur. La technique dun scanning dimages sécurisé au moyen dune signature électronique avancée ou dun algorithme de sécurisation décrite dans la circulaire AFER n° 16 du 13 mai 2008 est de nature à respecter les règles dauthenticité et dintégrité.
  20. 20. Nuance : la compta électronique LA.R. du 25 janvier 2005 permet une comptabilité électronique pour autant notamment que : ◦ Elle soit inaltérable ◦ Soit tenu à jour les programmes et systèmes avec lesquels ces fichiers peuvent être lus pendant la durée minimale de conservation. Si comptabilité papier, les livres doivent être conservés en original
  21. 21. Obligations fiscalesSauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ousauf dérogation accordée parl’administration, les livres et documents denature à permettre la détermination dumontant des revenus imposables doiventêtre conservés jusqu’à l’expiration de lacinquième année ou du cinquième exercicecomptable qui suit la période imposable.
  22. 22. Obligations socialesLemployeur conserve pendant cinq ans (leregistre général du personnel et le registrespécial du personnel), les registres spéciauxdu personnel, les comptes individuels etleurs annexes, les contrats doccupationdétudiants, les contrats doccupation detravailleurs à domicile et les conventionsdimmersion professionnelles.
  23. 23. Prévention du blanchimentObligation de conserver « sur quelquesupport darchivage que ce soit, pendantcinq ans au moins après la fin de la relationdaffaires …ou après la réalisation delopération … les données didentificationdu client …ainsi quune copie desdocuments probants ayant servi à lavérification de lidentité de ces personnes»
  24. 24. DIV Faut-il conserver la demande d’immatriculation ? Lutilisateur de lapplication WEBDIV doit disposer du formulaire de demande dimmatriculation complété et signé par le demandeur. Lutilisateur sengage à conserver le formulaire de demande original pendant une période de six mois N’est nécessaire qu’en cas de litige
  25. 25. Bon sens Tout document pouvant servir à établir : ◦ l’existence d’un droit ◦ L’accomplissement d’une obligation
  26. 26. Prescription Délai au terme duquel une action ne peut être entamée Jusqu’au terme de la prescription importance de la conservation Délais variables : ◦ 30 ans pour les actions réelles (ex : portant sur un droit de propriété) ◦ 10 ans pour les actions personnelles (ex. créances) ◦ De 5 à max 20 ans pour les actions quasi- délictuelles
  27. 27. Droit de la preuve
  28. 28. Rappel des principes Démontrer en justice que l’on a un droit ou que l’on a correctement exécuté ses obligations Lorsque la loi exige un écrit signé les autres modes de preuve sont irrecevables Le défaut de conservation d’un original ou le mode de conservation d’un document électronique impose une analyse de risque
  29. 29. Quels risques ? Irrecevabilité d’une preuve : ◦ Refus d’une copie ◦ Copie difficilement lisible ◦ Copie soupçonnée d’altération Procès en responsabilité
  30. 30. Responsabilité du courtier Destruction d’un original remis par le client ◦ Si destruction avant délai légal : oui ◦ Sinon : Un tiers ou un client ne peut pas réclamer à l’entreprise des dommages-intérêts pour ne pas avoir conservé un document au-delà du délai légal de conservation des pièces. Prudence : conserver les documents pouvant servir en justice jusqu’à l’écoulement du délai de prescription
  31. 31. Valeur probante d’une copie Ce n’est pas un original Preuve si non contesté par la partie adverse Commencement de preuve par écrit Importance de la procédure de numérisation et d’archivage
  32. 32. Eléments pris en considération les métadonnées du document (nature contenu historique) les données de traçabilité (personnes impliquées dans le traitement, horodatage de chaque opération…), les données de signature électronique les politiques de sécurité, de numérisation et d’archivage électronique
  33. 33. LégislationPropre au secteur(loi du 24.12.1996)….voir infraLes copies photographiques, microphotographiques,magnétiques, électroniques ou optiques desdocuments détenus par les entreprises d’assurancesfont foi comme les originaux, dont elles sontprésumées, sauf preuve contraire, être une copiefidèle lorsquelles ont été établies par ou sous soncontrôle.Le Roi peut fixer les conditions et les modalités delétablissement de ces copies.Les reproductions qui en sont délivrées doivent êtrecertifiées conformes par un agent délégué à cette finet revêtues du sceau de la société.
  34. 34. ET DEMAIN ?
  35. 35. Prise de conscience de Feprabel Projet de loi pour étendre au courtier la loi de 1996 Négociation d’un protocole d’accord avec ASSURALIA : ◦ Accord sectoriel anticipant la Loi ◦ Ne lie pas la clientèle
  36. 36. Grandes lignes du projet Que le NON-VIE Ne concerne pas les documents transmis en original à la Cie Doivent être conservés en original : ◦ Le constat d’accident ◦ La citation ◦ Les actes authentiques ◦ Les documents médicaux ◦ Les frais médicaux ◦ Les accidents à l’étranger ou avec une personne visant à l’étranger

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