Handouts van Jim Stolze uit het seminar 'Nooit meer een volle inbox' van DenkProducties op 19 mei 2011

1. 1

2. Ochtend Programma
1. Introductie / opening (Jim)
2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)
3. Bestaat Information Overload (Jim)
4. Uitleg Expo + Lunch #1
5. Speeddaten (Taco)
2

3. 3

4. 4

5. 2,500
2,000
1,500
1,000
500
0
2008 2009 2010 2011 2012
5

6. 6

7. Digital information Labor Productivity
120
100
80
60
40
20
0
2007 2008 2009 2010
7

8. bevriezen, vechten of vluchten
8

9. “17 augustus ben ik weer aanwezig.
Uw bericht wordt niet gelezen en direct verwijderd.
Indien u wenst dat ik uw bericht in behandeling neem,
stuurt u het dan na 17 augustus nogmaals.
Hartelijke groeten.”
Gemeente-ambtenaar Eindhoven, 1 augustus 2009
9

10. bevriezen, vechten of vluchten
10

11. 11

12. Tijd op kantoor
• 28 procent van de tijd wordt besteed aan zaken die niet dringend of
belangrijk zijn, zoals onnodige e-mails, en aan de tijd die nodig is om
weer in het werk te komen;
• 25 procent van de tijd wordt daadwerkelijk gebruikt voor productiviteit,
waaronder ook het schrijven van e-mailberichten valt;
• 20 procent van de tijd is bestemd voor face to face communicatie,
oftewel gesprekken en vergaderingen;
• 15 procent van de tijd wordt besteed aan het zoeken van informatie,
zoals op internet, op gedeelde harde schijven en in (papieren) dossiers;
• 12 procent van de tijd is voor nadenken en reflectie.
12

13. bevriezen, vechten of vluchten
13

14. Ochtend Programma
1. Introductie / opening (Jim)
2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)
3. Bestaat Information Overload (Jim)
4. Uitleg Expo + Lunch #1
5. Speeddaten (Taco)
14

15. 15

16. 16

17. Window to the World Information Overload
 
Internet Addiction
Social Interaction
www.virtualhappiness.org
17

18. fysical thinking digital thinking
lineair asynchroon
hierarchie netwerk
authoriteit reputatie
18

19. 19

20. Week 1

Funny / Strange / Adopting
“Living without the Internet” - JimStolze.nl
20

21. Week 2

Difficult / Angry / Regret
“Living without the Internet” - JimStolze.nl
21

22. Week 3

Piece of mind / Focus
“Living without the Internet” - JimStolze.nl
22

23. Week 4

Unsure / What’s next?
“Living without the Internet” - JimStolze.nl
23

24. 24

25. 25

26. 26

27. 27

28. 28

29. Middag Programma
4. Inbox Management (Taco)
5. Hacks at Work (Jim)
6. Sluiproutes in Outlook (Taco)
7. Interview Expo + Lunch #2
8. Hoe ontmail je je collega's? (Jim)
9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)
29

30. LifeHacking?
A spicy mix of time management, knowledge
management, networking and personal development.
To get a great taste of lifehacking, look at it as a bit of
Web 2.0, combined with a drop of MacGyver
and seasoned with a flavour of fun.
JimStolze.nl - 29 March 2010
30

31. 31

32. Conversatie Inspiratie Informatie Verwerken
Twitter Delicious RSS RTM
Blogs Evernote Basecamp GTD
Beloning Kennis Doen
“Ik werk elke dag een lijst met acties af die ik van tevoren heb
bepaald.Voor die acties heb ik vaak al informatie verzameld en
gearchiveerd. Tijdens het werken beloon ik mezelf met het zoeken
naar nieuwe conversaties en inspiraties. Half uur werken is
kwartiertje scharrelen.”
32

33. Hack #1
Gmail is New Mail
33

34. 34

35. 35

36. 36

37. 37

38. Middag Programma
4. Inbox Management (Taco)
5. Hacks at Work (Jim)
6. Sluiproutes in Outlook (Taco)
7. Interview Expo + Lunch #2
8. Hoe ontmail je je collega's? (Jim)
9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)
38

39. 39

40. 40

41. harde vs zachte aanpak
41

42. 42

43. E-mail Checklist
Wordt deze
mail naar ja
p 1
s ta meerdere
ga verder
mensen
verstuurd?
nee
ga naar stap 5
43

44. Jongens, kroketten in de kantine!
E-mail Checklist
RE: Ik zie ze niet...
Hoe bedoel je, ik zie jou ook niet.
RE: Klopt, ik zit in de vestiging in Nijmegen...
Staan er
mensen op de nee
p 4
sta verzendlijst die
ga verder
dit echt niet
aan gaat?
ja
ga terug en pas aan
44

45. E-mail Checklist
Ben je een
alinea al voor nee
p 8
s ta de derde keer
ga verder
aan het
herschrijven?
ja
niet versturen
45

46. E-mail Checklist
Staat er in het
bericht iets dat
nee
10 je niet hardop
stap over de ga verder
intercom durft
te zeggen?
ja
Alles wat je schrijft kan en zal
tegen je gebruikt worden.
ga terug en pas aan
46

47. E-mail Checklist
Stuur ik een
CC? Heeft deze ja
12
s tap persoon
daarom ga verder
gevraagd?
alleen als hij/zij daarom vraagt
nee
heroverweeg de cc
47

48. E-mail Checklist
Alvast bedankt!
De afdeling Marketing.
Onderteken je ja
15 het bericht met
stap
je echte naam? ga verder
nee
ga terug en pas aan
48

49. E-mail Checklist
Staat jouw
17 eigen telefoon ja
ta p
s nummer in de ga verder
handtekening?
Als je mij niet vertrouwt om jou
te bellen indien nodig, vertrouw
ik jouw bericht niet. nee
ga terug en pas aan
49

50. E-mail Checklist
Heb ik het
bericht als nee
18 “urgent” of met
stap
spoed ga verder
gemarkeerd?
ja
niet doen
50

51. 51

52. E-mail Checklist
Als dit bericht
me 1 euro zou ja
20 kosten, zou ik
st ap
hem dan ook druk op
versturen? verzenden
nee
begin opnieuw
52

53. E-mail Cultuur
53

54. Wat hebben we gedaan?
1. Aftrap met een presentatie van Jim Stolze op het
breed platform van overleg
2. Interne mededeling naar managers om de
mailetiquette vast onder de aandacht te brengen
bij hun team
3. Artikel van Jim Stolze in alle IN's
4. Op elk bureau een pen en een post-it blokje,
hierop stonden de regels weergegeven
5. Vijf weken lang, elke week een mailing met nieuwe
regels en tips
54

55. Wat hebben we gedaan?
6. Promotiebanner op de homepage van het intranet
7. Vijf weken lang nieuwe regels en tips op het intranet
8. Tevens de verkiezing van de grootste mail-irritatie
9. Vier winnaars hebben het boek "Hoe overleef ik
mijn mailbox" van Jim Stolze gekregen
10. Een klein marktonderzoek ism O&O onder alle
Sanquin medewerkers
11.Een artikel in Sanquintra met de resultaten van
het marktonderzoek. Deze verschijnt in het najaar,
incl. foto’s van de winnaars.
55

56. Resultaten
5 weken lang heeft bijna iedereen binnen Sanquin de
mailetiquette via de mail ontvangen. Bijna iedereen,
het interne mailsysteem bleek niet onfeilbaar.
62% vond een interne mailing een goede manier om
geïnformeerd te worden over dit onderwerp. Echter
werd 20% liever niet geïnformeerd over dit onderwerp
via de mail. Het merendeel heeft de mailings bijna elke
week geopend en hebben ook daadwerkelijk geklikt op de
regels en tips.
56

57. Resultaten
De instructie over het instellen van de digitale
handtekening werd het meest bezocht, zelfs
meerdere malen door een grote groep mensen.
80% vond de verkiezing van de grootste mailirritatie
neutraal tot leuk.
27% van de inzenders vonden de gadgets (pen en post-
it blokje) leuk tot heel leuk, 46% stond er neutraal
tegenover.
57

58. Meest overgenomen tips
1. De inbox zo veel mogelijk leeghouden (gebruik
delete knop)
2. Gebruik van duidelijke onderwerpregels
3. Hanteren van de 2 minuten regel (bij openen e-
mail direct bepalen wat je met e-mail doet)
4. Het gebruik van ‘out of office reply’ bij afwezigheid
5. Het archiveren en structuren van je inbox
58

59. Top5 Irritaties
1. Sanquinbrede mails / interne mededelingen in tweevoud of
drievoud ontvangen (vaak verstuurd door meerdere
personen)
2. Sanquinbrede mailtjes over ramen van auto's die
openstaan, autolichten die aanstaan, auto's fout
geparkeerd, laboratoriumapparatuur, verloren sleutels etc.
3. De mailetiquette campagne zelf
4. Requesting / retrieving data melding in Outlook, waardoor
je je mail niet kunt gebruiken
5. Mails ontvangen die voor een ander bedoeld zijn (bijv.
mensen die net onder of boven je in Outlook staan)
59

60. harde vs zachte aanpak
60

61. 61

62. Dank voor je aandacht!
twitter.com/jimstolze
jimstolze@gmail.com
www.jimstolze.nl/weblog
62