Este documento describe los aspectos fundamentales de la carta comercial, incluyendo su estructura, estilos, clasificaciones, registro y procesamiento. Explica los soportes físicos de la carta comercial, el registro de correspondencia, las fases del registro de entrada y salida de correo, y los sistemas de anotación en los libros de registro. También cubre la personalización de cartas y sobres, y la confidencialidad de la información escrita.

1. TEMA 11
La carta comercial

2. Introducción
 11.1 La carta comercial
 11.2 Los soportes físicos de la carta comercial
 11.3 Estructura de la carta comercial
 11.4 Estilo de las cartas comerciales
 11.5 Clasificación de las cartas comerciales
 11.6 Registro de correspondencia y documentación
 11.7 Fases del registro de la entrada y salida de correo
 11.8 Sistema de anotación en los libros de registro
 11.9 Personalización de cartas y sobres
 11.10 Confidencialidad en la información escrita

3. 11.1 LA CARTA COMERCIAL
• La carta comercial es el sistema de comunicación escrita más utilizado
por las empresas para iniciar, mantener y aumentar su actividad
económica.
• Se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:
 Evitar las faltas de ortografía
 Tratar los temas de forma independiente
 Utilizar un vocabulario amplio
 Huir del empleo excesivo del gerundio
 Evitar los pleonasmos
 No cometer cacofonía
 No abusar de formulismos

4. 11.2 Los soportes físicos de la carta
comercial
Se usará un sobre rectangular cuyas medidas son 110x
220mm. Para situar correctamente la dirección del
destinatario, se divide por la mitad mediante dos líneas
imaginarias a lo largo y ancho.
Cuadrante para los datos del
remitente
Zona de
franqueo
Forma correcta de
Forma
colocar el sello y la
incorrecta de
firma
Cuadrante para los colocar el sello y
datos del destinatario la firma

5. 11.3 Estructura de la carta comercial
La carta comercial se divide en 3 partes:
 Inicio
• Membrete: Razón social, apellidos, dirección postal
completa, calle, numero, letra, código postal ,población de
quien escribe la carta.
• Destinatario: Razón social, si se trata de una empresa, o el
nombre comercial, o el nombre y los apellidos o ambos si es
una persona física a quien va dirigida la carta comercial.
• Referencia
• Asunto
• Fecha

6. 11.3 Estructura de la carta comercial
 Contenido:
• Saludo: Es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario.
• Texto: Se trata del tema que origina la carta comercial.
 Final
• Despedida: Atentamente, Reciban un cordial saludo, les
saluda atentamente.
• Antefirma: Figura la razón social de la empresa.
HIERROS Y ACEROS S.A MANUFACTURAS S.L
El Gerente El jefe de Ventas

7. 11.3 Estructura de la carta comercial
 Final:
• Firma:
METALSAL
El jefe de Compras
Fdo: Braulio Rivas Pou
• Anexo: Apartado que se utiliza cuando se adjunten a la
carta comercial otros documentos o escritos.
• Posdata: Espacio reservado para incluir algún dato omitido
en el texto de la carta.

8. 11.4 Estilos de las cartas comerciales
Estilo moderno
• Se caracteriza por su extrema sencillez, comodidad y rapidez en el
mecanografiado debido la distribución de las partes.
Estilo moderno modificado
• Igual que el estilo moderno, excepto en la despedida, antefirma y firma que se
sitúa desde el centro de la carta hacia su margen derecho.
Estilo profesional
• En este estilo se utiliza la sangría de las fórmula del saludo y en cada uno de los
párrafos o puntos y aparte que se escriba. Son mas fáciles de leer y apariencia
mas agradable.
Estilo evolucionado
• Nace en el marco de las actuales relaciones mercantiles, en las cuales son
cruciales la rapidez de comunicación y la simplificación de los temas.

9. 11.5 Clasificación de las cartas
comerciales
A) Cartas de pedido:
De solicitud de información
• Es la carta comercial que escribe el cliente a un proveedor o
proveedores para recabar información sobre los artículos que
elaboran con el motivo de realizar un posterior pedido.
Del pedido en firme:
• Se originan , en primer contacto, cuando la empresa cliente, una
ves recibida y valorada la información que solicitó , formula el
pedido en firme al proveedor seleccionado.
De aceptación del pedido
• Son las cartas que emite el proveedor o vendedor al cliente
comunicándole la aprobación del pedido formulado por éste.

10. 11.5 Clasificación de las cartas
comerciales
A) Cartas de pedido
De denegación del pedido
• Estas cartas se han redactar, cuando así proceda, de tal forma
que el cliente no se sienta ofendido para que no afecte a futuras
relaciones comerciales
Del cobro en firme:
• Es la clase de cartas que envía el proveedor a los clientes adjuntando
el documento o documentos motivo por la venta: factura comercial,
letras de cambio….

11. 11.5 Clasificación de las cartas
comerciales
B) Cartas de reclamación
De reclamación del pedido
• Tipo de carta que sirve para que el cliente ponga en
conocimiento del proveedor alguna incidencia o anomalía
detectada en el pedido servido: calidad, cantidad, envió
equivocado de determinados artículos…
De reclamación del impagado
• Estas se confeccionan cuando el deudor no ha cumplido con las condiciones de pago
pactadas en el pedido.
• Su redacción ha de ser breve, mostrando firmeza por parte del reclamante para cobrar
las deudas impagada, pero sin olvidar cierto grado de colaboración para alcanzar una
solución satisfactoria.

12. 11.5 Clasificación de las cartas
comerciales
C) Cartas de ámbito general
Cartas e entidades de crédito
Cartas a compañías de seguros
Cartas contables
Cartas de informes personales

13. 11.6 Registro de correspondencia y
documentación
El registro de la correspondencia, asi como de los diversos documentos que
reciben y expiden las empresas y organismos oficiales), está respaldado, para las
primeras, por la propia racionalización y organización del trabajo administrativo; y,
para los segundos, por la obligatoriedad marcada en la ley.
Estos registros se hacen mediante anotaciones en los denominados
libros de registro.
Aunque estos libros difieren según los fabricantes, en el fondo son muy
parecidos debido a que lo que persiguen estos libros es ofrecer una
pequeña referencia o descripción de la correspondencia o documentos
recibidos expedidos, que se anotan cronológicamente.
A causa de los avances tecnológicos que han experimentado los
sistemas de comunicación, ya no solamente hacen falta libros que
sirvan para registrar correspondencia postal, sino libros que han sido
ampliados para llevar el registro de fax y del correo electrónico
recibido y enviado.

14. 11.6 Registro de correspondencia y
documentación
Los libros de registros se dividirán atendiendo al volumen de la
correspondencia:
 Cuando tengamos un pequeño volumen de correspondencia y/o
comunicaciones:
 Libro de entrada/Salida de correspondencia.
 Si la correspondencia es mayor dividiremos los libros de registro en
Entrada y Salida.
 Cuando el volumen es considerable se recomienda la siguiente división:
 Libro entrada
 Libro salida
 Faxes recibidos
 Faxes expedidos.
 Registro de correo electrónico.

15. 11.7 Fases del registro de la entrada
y salida del correo
Registro:
Recepción/control: Se anota en el libro de
Fase en la que se recibe el registro de entrada el
correo o se acude a los correo recibido, en sus
buzones de las compañías. diferentes clases.
Correo recibido: Archivo
Apertura/lectura
-Correo postal Dependiendo del sistema
Se abre el corre recibido y
-Fax de custodia de cada
se lee para conocer su
-Correo empresa, se envían copia o
contenido y obrar en
electrónico. copias a la fase siguiente.
consecuencia.
Distribución
Comprobación/ordenación Se hacen llegar el
Se comprueban los anexos documento a la persona o
que pudieran tener la carta. departamento interesado,
bien el original o una copia
Proceso general de recepción del correo en una empresa

16. 11.7 Fases del registro de la entrada
y salida del correo
Ordenación
Cuando la secretaría recibe el Franqueo/ salida
correo que debe expedirse, lo Se franqueará correctamente
lee comprobando todos sus el correo, separando el
extremos franqueo normal, certificado,
urgente, paquete.
Registro
Concluida la anterior fase, La
Para el correo que se envía:
secretaria anotara en los libros
-Para el correo postal
de salida los documentos
-Para el fax
pertinentes
-Para el correo electrónico
Plegado/ensobrado
Se prepara la correspondencia
para introducirla en sobres,
cuidando muchos las
coincidencias de las direcciones.
Proceso general de salida del correo

17. 11.8 Sistema de anotación en los
libros de registro
Se emplean dos sistemas:
 Manual: El documento que se va a registrar se valida de forma
manuscrita.
1. Primero se coloca la correspondencia que se va a registrar por orden,
agrupándola por tipos. A continuación se toma como referencia el
último número de registro anotado en el libro de que se trate, para
utilizar el número correlativo para el próximo registro, y sucesivos.
2. La validad del registro se lleva a cabo estampando el correspondiente
sello fechador, que por regla general, contendrá los siguientes datos:
 Departamento, sección o unidad
 Si se trata de una entrada o salida.
 Número de registro
 Fecha de registro del asiento.

18. 11.8 Sistema de anotación en los
libros de registro.
 Informatizado: La validad de la documentación, así como la
anotación de los asientos en los libros correspondientes, se
lleva a cabo en una sola operación de toma de datos.
1. En cuanto a su validación de la documentación se hace por
impresora y constara como mínimo de:
 Unidad u organismo administrativo que registra.
 Ministerio, Autonomía o Corporación local al que
pertenece.
 Número correlativo en la serie
 Fecha y hora de entrada y salida

19. 11.9 Personalización de cartas y
sobres
Cuando haya que redactar uno debe procurar ponerse en el
lugar del destinatario, adaptarse a su psicología y utilizar un
vocabulario acorde con su formación y cultura.
En el sobre se pondrán los mismo datos del destinatario que
figuran en el apartado de inicio de la carta.
Si se usa ordenador para la confección de carta comerciales,
las señas o datos del destinatario que escribamos en la
propia carta volverán a aparecer impresas en los sobres sin
tener que volver a escribirlas.
En el supuesto de que en la carta no aparezca las señas del
destinatario , se acuda a los programas de emisión de
etiquetas, que son de gran utilidad a la hora de imprimir
direcciones autoadhesivas.

20. 11.10 Confidencialidad en la
información escrita
Se analizará la confidencialidad de la información desde tres
vertientes:
ENTRE DOS PERSONAS PARTICULARES O PRIVADAS
El secreto de confidencialidad de la carta está amparado por la ley, la violacíón de
este secreto está penado.
EN LAS RELACIONES EMPRESARIALES
En las relaciones empresariales la confidencialidad viene otorgada por su sistema
jerárquico, así como por la responsabilidad y grado de confianza dado por los jefes a
los subordinados.
DESTRUCCION CONFIDENCIAL
En nuestro país no existe legislación al respecto, no obstante existen empresas
dedicadas a la recogida y destrucción de documentos.
También conviene indicar que las empresas están obligados por ley a garantizar y
proteger el tratamiento de los datos personales de las personas físicas.