Gérer la paperasse  par Daniel Lefebvre
Encore aujourd’hui, la gestion des  documents d’affaires est complexe
Vous êtes sans cesse à la recherche de solutions
Le statu quo ne fera qu’empirer les choses
Vous voulez vous simplifier la vie et améliorer la situation
Découvrez les 3 éléments clé pour automatiser vos processus avec PlanetPress
Clé 1 : PlanetPress se greffe à vos systèmes existants sans les modifier
La solution utilise les données générées par vos systèmes
Vous n’aurez pas à modifier les systèmes, seulement à rediriger l’information
Les utilisateurs continueront à se servir des systèmes comme aujourd’hui
Clé 2 : PlanetPress automatise les processus selon vos besoins
La flexibilité des outils vous permet de créer les processus que vous voulez
De nouvelles options s’ouvrent à vous sans augmenter le travail
La reproduction de vos processus électroniquement élimine le travail manuel
Clé 3 : PlanetPress rend vos documents intelligents
La génération des documents peut s’ajuster selon les données reçues
La gestion des documents est simplifiée parce qu’ils peuvent être regroupés
La flexibilité de la solution permet à vos systèmes d’évoluer simplement
Le statu quo ne fera qu’empirer les choses
Vous voulez vous simplifier la vie et améliorer la situation
Découvrez les 3 éléments clé pour automatiser vos processus avec PlanetPress
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Présentation PlanetPress

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Présentation explicative sur la gestion de la documentation d'affaires avec la Suite PlanetPress.

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  • Bonjour et merci de prendre quelque minutes pour découvrir comment vous pouvez vous simplifier la vie et améliorer la gestion de la documentation d’affaires de votre entreprise.
  • Pour la grande majorité des entreprises, la production et la gestion de la documentation d’affaires demeurent compliquées et lourdes administrativement. L’impression des factures, la classification et la consultation des archives, la distribution des rapports de gestion, le postage de documents, l’impression de chèques et les communications régulières avec les clients et les partenaires demeurent des processus principalement manuels. Les systèmes de gestion que vous avez en place ont été développés spécifiquement pour gérer efficacement les transactions que génèrent votre entreprise au travers de sa production mais proposent très peu d’outils pour vous aider de la même façon pour vos documents d’affaires. Avec les volumes qui augmentent plus rapidement que le personnel, les retards et les erreurs sont plus courants et ont un impact sur les ventes, le service à la clientèle et les coûts.
  • En tant que directeur de l’informatique, on se tourne régulièrement vers vous pour proposer des solutions qui peuvent faire évoluer l’entreprise. Malgré que les opérations courantes accaparent déjà une grande part de vos journées, vous considérez que vous vous devez d’être au courant des solutions offertes dans le marché. Celles-ci devront pourvoir s’intégrer aux choix technologiques de votre environnement courant.
  • Quand il est question de la gestion de la documentation transactionnelle, les mêmes défis et les mêmes erreurs sont rencontrées à répétitions. Malheureusement, aucun poste de l’état des résultats n’indique les pertes de temps et d’argent découlant d’un manque de flexibilité et d’efficacité dans le traitement de vos documents. Plus le chiffre d’affaires de l’entreprise augmente et plus l’impact du manque de productivité se fait sentir. Laisser les systèmes tels qu’ils sont n’est pas vraiment une solution.
  • Il est important pour vous que les systèmes informatiques de l’entreprise demeurent gérables selon vos contraintes actuelles. Tout nouveau système doit préférablement avoir le moins d’impact possible sur vos utilisateurs afin d’en facilité l’adoption et la gestion. La solution idéale doit pouvoir s’intégrer facilement à vos systèmes actuels, éliminer les problèmes de productivité et être assez flexible pour évoluer avec vous.
  • Alors, comment régler la problématique entourant votre documentation ? La réponse: Automatisez les processus entourant les documents d’affaires de votre entreprise avec la Suite PlanetPress. Suivez-moi alors que nous découvrons les 3 items clé de l’automatisation de vos processus, soit: Clé #1: PlanetPress s’attache à vos système existants sans que vous ayez à modifier ces derniers Clé #2: PlanetPress offre des outils flexibles pour vous permettre d’automatiser les processus de la façon qu’ils sont bâti dans votre entreprise Clé #3: PlanetPress vous permet de bâtir de l’intelligence à l’intérieur même de vos documents
  • Débutons avec la première clé. La Suite PlanetPress a été conçu depuis le tout début, il a 15 ans, afin de s’intégrer le plus simplement possible avec vos systèmes existants. Pour se faire, PlanetPress capture les informations produites aujourd’hui par vos systèmes et les considèrent comme des «données». Pour intégrer la solution à votre environnement actuel, vous n’avez simplement qu’à rediriger vers PlanetPress les informations qui sont typiquement envoyées vers une imprimante. De nombreuses autres façon de capturer les informations sont aussi disponible. Un des premiers avantages d’une telle approche est que vous n’aurez pas besoin de changer les habitudes de travail de vos utilisateurs. L’acceptation de la solution en sera grandement facilité.
  • Afin de débarrer toutes les possibilités que vous offrent la Suite PlanetPress, cette dernière a été construite afin d’utiliser en entrée les informations qui sont normalement produites en sortie de vos systèmes de gestion. La clé pour vous permettre d’atteindre ce résultat est donc la capture de l’informations sous forme de données. PlanetPress vous offre la possibilité de capturer différents type de fichier, soit des fichiers textes, des fichiers XML et des requêtes dans une base de données. Dans d’autres cas, la solution peut convertir automatiquement vos informations en PDF et s’en servir alors comme données. Dès que la capture a été correctement organisée, vous êtes libéré des contraintes de vos systèmes existants et vous pouvez bénéficier de tous les avantages que vous offre la solution.
  • La capture de données avec PlanetPress est un processus simple puisque vous ne faite en fait que rediriger l’information vers l’équipement qui roule la solution. La solution a été bâtie pour reconnaître automatiquement que des informations lui sont destinées et vous offre la possibilité, comme nous le verrons avec la 2 e clé, de configurer leurs traitement comme vous le désirez. Cette étape s’apparente à la simple création d’une queue d’imprimante comme vous le faite régulièrement.
  • Puisque les données seront générées à partir de documents déjà existants dans vos systèmes, les employés continueront d’avoir accès aux documents qui les concernent (factures, rapports, chèques, etc.) de la même façon qu’il le font aujourd’hui. Vous leur présenterai donc un projet où vous améliorer les documents et leur traitement tout en ne demandant pas de nouvelles actions de leur part. L’implantation et l’utilisation de la nouvelle approche se fera plus facilement.
  • La 2 e clé nous amène au cœur de la solution La plus grand force de PlanetPress est de vous permettre d’automatiser vos processus d’affaires et d’en éliminer le traitement manuel. Les outils offerts vous permettent de recréer les processus que vous voulez automatiser avec de simple clique de la souri dans un environnement graphique. Mais les possibilités ne s’arrêtent pas là: l’automatisation vous permettra d’ajouter de nouvelles opérations sur vos documents sans augmenter les coûts de traitement et même d’économiser. Par exemple, vous pourriez, selon certains paramètres que vous choisiriez, transmettre les documents par courriel ou par fax au lieu de les imprimer et de les poster.
  • Afin de vous simplifier l’implantation et l’utilisation de PlanetPress, tous les outils fournies vous sont offert dans un environnement graphique. Vous pouvez donc créer les processus comme vous le désirez, simplement à l’aide de la souri. Toutes les fonctions que vous aurez besoin sont déjà à votre portée: de nombreux types d’entrées et de sorties, d’actions, de conditions et d’embranchements. Il est même possible d’appeler des applications externes pour effectuer des actions sur les informations et d’interagir avec des bases de données.
  • Aussi, toute une nouvelle gamme de possibilités s’ouvrent à vous sans ajouter une charge additionnelle sur vos employés. Par exemple: L’envois de confirmation de commande automatiquement par fax. La création en parallèle d’une version électronique des documents produits pour archivage électronique. La production en version PDF des rapports de gestion et leurs envois automatisés par courriel à tous les destinataires. L’élimination des formulaire pré-imprimer pour imprimer à la demande sur des pages blanches . La redirection de flux d’impression de vieilles imprimantes à impact vers la technologie laser plus performante.
  • La clé pour contrôler les coûts et éliminer les erreurs lorsque les volumes sont croissants est d’éliminer le travail manuel. Ainsi, des 2 employés à temps plein nécessaires pour traiter de la paperasse, il ne faudra peut-être plus qu’une demie personne. Le travail s’effectuera plus rapidement et sans erreur. Seul les exceptions demanderons une intervention manuelle alors que la majorité du travail se fera automatiquement. Le temps libéré pourra être réacheminer vers des activités à plus grande valeur ajoutée comme le service à la clientèle. Votre entreprise sera aussi beaucoup mieux équipé pour réagir plus rapidement à des changements dans son environnement.
  • Finalement, le 3 e élément clé de PlanetPress ajoute une couche d’intelligence à l’intérieur même de vos documents. Puisque les informations générées par vos systèmes sont considérées comme des données par PlanetPress, l’outil de dessin fourni peut être configuré pour afficher différents éléments selon le contenu même des données. Ceci ouvre aussi la porte à la gestion regroupée de documents de type semblable ce qui permet d’économiser du temps et d’offrir une image corporative standard et de qualité. L’interface demeurant graphique, l’ajout de toutes sortes d’éléments ainsi que l’évolution des documents eux-mêmes sont maintenant facilités.
  • Ajouter de l’intelligence à vos documents veut surtout dire des documents mieux adaptés à la réalité de vos opérations et une meilleure communication. Par exemple, selon le contenu de vos données, un premier document pourrait être imprimer en anglais et le suivant en français. Certains messages pourraient être imprimer seulement pour certaines clientèles ou pour certaines régions. Différents documents additionnels pourraient être imprimés ou non selon des conditions prédéterminées et donc envoyés seulement à des clientèle ciblées.
  • Avec PlanetPress, rien de plus naturel que de regrouper les documents par famille pour leur création et leur évolution. L’image de la compagnie en est rehaussé mais la gestion est aussi simplifiée. Lorsque cela devient nécessaire, la modification de toute une gamme de documents semblable peut être effectué très simplement et rapidement en remplaçant par exemple un logo pour souligner le 50 e anniversaire de l’entreprise.
  • L’environnement graphique des outils vous permet d’ajouter tout une gamme d’éléments à vos documents pour en accélérer le traitement ou en améliorer l’utilisation. Par exemple, il est très simple de présenter n’importe quelle information en code à barre. Il pourrait aussi être très avantageux d’ajouter, comme vous le demande le marketing depuis si longtemps, un message promotionnel sur vos factures. La création de graphique et l’ajout d’images dynamiques sont aussi des possibilités faciles à implanter.
  • Comme nous l’avons établi au début de cette courte présentation, laissez vos systèmes tels qu’ils sont n’est pas vraiment une solution lorsqu’il est question de la gestion de votre documentation d’affaires.
  • Il demeure important pour vous que les systèmes informatiques de l’entreprise demeurent gérables selon vos contraintes actuelles et que tout nouveau système ait le moins d’impact possible sur vos utilisateurs.
  • Comme nous l’avons vu, la Suite PlanetPress est la solution pour automatiser tous les processus entourant les documents d’affaires de votre entreprise. Si vous croyez que cette solution est pour vous, je vous invite à me contacter ou à m’envoyer un courriel en cliquant sur le lien «Contactez-moi» ci-dessous. Si vous avez déjà adressé cette problématique ou que vous ne désirez pas être contacté, je vous invite aussi à m’envoyer un courriel en cliquant sur le lien «Ne me contacter pas» et je respecterai votre volonté. Merci pour votre temps et au plaisir de discuter avec vous.
  • Présentation PlanetPress

    1. 1. Gérer la paperasse par Daniel Lefebvre
    2. 2. Encore aujourd’hui, la gestion des documents d’affaires est complexe
    3. 3. Vous êtes sans cesse à la recherche de solutions
    4. 4. Le statu quo ne fera qu’empirer les choses
    5. 5. Vous voulez vous simplifier la vie et améliorer la situation
    6. 6. Découvrez les 3 éléments clé pour automatiser vos processus avec PlanetPress
    7. 7. Clé 1 : PlanetPress se greffe à vos systèmes existants sans les modifier
    8. 8. La solution utilise les données générées par vos systèmes
    9. 9. Vous n’aurez pas à modifier les systèmes, seulement à rediriger l’information
    10. 10. Les utilisateurs continueront à se servir des systèmes comme aujourd’hui
    11. 11. Clé 2 : PlanetPress automatise les processus selon vos besoins
    12. 12. La flexibilité des outils vous permet de créer les processus que vous voulez
    13. 13. De nouvelles options s’ouvrent à vous sans augmenter le travail
    14. 14. La reproduction de vos processus électroniquement élimine le travail manuel
    15. 15. Clé 3 : PlanetPress rend vos documents intelligents
    16. 16. La génération des documents peut s’ajuster selon les données reçues
    17. 17. La gestion des documents est simplifiée parce qu’ils peuvent être regroupés
    18. 18. La flexibilité de la solution permet à vos systèmes d’évoluer simplement
    19. 19. Le statu quo ne fera qu’empirer les choses
    20. 20. Vous voulez vous simplifier la vie et améliorer la situation
    21. 21. Découvrez les 3 éléments clé pour automatiser vos processus avec PlanetPress

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