Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

اساسيات الحفظ الإلكتروني

2 331 vues

Publié le

تتناول المحاضرة الفروق الجوهرية بين الأرشيف التقليدي والأرشيف الإلكتروني مع بيان لأهم مميزات الأرشفة الإلكترونية

Publié dans : Formation

اساسيات الحفظ الإلكتروني

  1. 1. PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  2. 2. ‫—‬ ‫ﻣﺎھﯿﺔ اﻷرﺷﯿﻒ واﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ‬ ‫—‬ ‫أﺗﻤﺘﺔ اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ اﻹدارﻳﺔ واﻟﻔﻨﯿﺔ واﻷرﺷﯿﻒ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ‬ ‫—‬ ‫ﺧﯿــــــــﺎرات اﻟﺘﺤﻮﻳــــــــﻞ اﻟﻀــــــــﻮﺋﻲ اﻟﻤﺘﺎﺣــــــــﺔ اﻵن‬ ‫ٌ‬ ‫ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‬ ‫—‬ ‫ﻓﻮاﺋﺪ وﻣﻤﯿﺰات ﺗﻄﺒﯿﻖ اﻟﺘﺤﻮل اﻟﺮﻗﻤﻲ‬ ‫—‬ ‫ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻨﻔﯿﺬ اﻷرﺷﻔﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  3. 3. ‫اﻷرﺷ ﯿﻒ: ذاﻛ ﺮة اﻟﺒﺸ ﺮﯾﺔ وذاﻛ ﺮة اﻟﺪوﻟ ﺔ وذاﻛ ﺮة اﻹدارة‬ ‫ﻣﻌﺎ ً ، وھﻮ ﻓ ﻲ وﺿ ﻌﯿﺘﮫ اﻟﻤﻌﺎﺻ ﺮة ﯾﺘﻌ ﺎرض ﻣ ﻊ اﻟﻤﻔﮭ ﻮم‬ ‫اﻟﺬي أرﺗﺒﻂ ﺑﺎﻷرﺷﯿﻒ ﻓﻲ اﻟﻤﺎﺿﻲ وﺑﺎﻟﻘ ﺎﺋﻤﯿﻦ ﻋﻠﯿ ﮫ ﺣﯿ ﺚ‬ ‫أﺻﺒﺢ ﯾﻤﺜﻞ اﻟﯿﻮم اﻟﻌﻨﺼﺮ اﻷﺳﺎﺳﻲ ﻓﻲ اﻹدارة .‬ ‫و اﻵن ﯾﻌﺘﺒ ﺮ أن اﻷرﺷ ﯿﻒ ھ ﻮ اﻟﻠﺒﻨ ﺔ اﻷوﻟ ﻰ اﻟﺘ ﻲ ﯾﻌﺘﻤ ﺪ‬ ‫ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻣﺘﺨﺬي اﻟﻘﺮار ﻓ ﻲ اﺗﺨ ﺎذھﻢ ﻟﻠﻘ ﺮارات اﻟﻤﻨﺎﺳ ﺒﺔ ﻓ ﻲ‬ ‫اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ﺑﻤﺎ ﯾﺨﺪم أھﺪاف اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  4. 4. ‫— ﻛﺎﻧﺖ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﻮرﻗﯿﺔ ھ ﻰ أﻛﺜ ﺮ اﻷﺷ ﻜﺎل اﻧﺘﺸ ﺎراً ﻓ ﻰ ﻧﻈ ﻢ اﻟﺤﻔ ﻆ ﻓ ﻰ ﻛﺜﯿ ﺮ ﻣ ﻦ ﺑﯿﺌ ﺎت‬ ‫اﻟﻌﻤﻞ، وﻛﺎن اﻟﺸﻜﻞ اﻟ ﻮرﻗﻲ ھ ﻮ اﻟﻤﺴ ﯿﻄﺮ ﻋﻠ ﻰ اﻷﺷ ﻜﺎل اﻟﻤﺨﺘﻠﻔ ﺔ ﻟﻠﻮﺛ ﺎﺋﻖ ﻣ ﻦ ﺣﯿ ﺚ‬ ‫اﻟﻜﻢ.‬ ‫— وﻧﺘﯿﺠ ﺔ ﻻﻧﺘﺸ ﺎر ﺗﻜﻨﻮﻟﻮﺟﯿ ﺎ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣ ﺎت ﻣﻨ ﺬ أواﺋ ﻞ اﻟﺜﻤﺎﻧﯿﻨﯿ ﺎت ﻣ ﻦ اﻟﻘ ﺮن اﻟﻤﺎﺿ ﻲ‬ ‫ﻣﺘﻤﺜﻠﺔ ﻓﻰ اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻟﻜﺒﯿﺮة وﺻﻮﻻً ﻟﺘﻄﻮرھﺎ اﻟﻤﺘﻤﺜﻞ ﻓﻰ اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻟﺸﺨﺼﯿﺔ واﻟﺘﻲ‬ ‫ﺗﺤﺘﻮى ﻋﻠﻰ ﺗﻘﻨﯿﺎت وﺗﻄﺒﯿﻘﺎت ﻣﺘﻄﻮرة ، ﻓﻘﺪ ﺗﻮﻗﻊ اﻟﺨﺒﺮاء أن ﺷ ﻜﻞ اﻟﻮﺳ ﯿﻂ اﻟ ﻮرﻗﻲ‬ ‫ﺑﻤﺎ ﯾﺴﺒﺒﮫ ﻣﻦ ﻣﺸﻜﻼت ﻓ ﻰ اﻟﺤﻔ ﻆ ﺑﺴ ﺒﺐ اﻟﻜ ﻢ اﻟﮭﺎﺋ ﻞ اﻟ ﺬي ﺗﻨﺘﺠ ﮫ اﻟﺠﮭ ﺎت واﻟﮭﯿﺌ ﺎت‬ ‫ﺧﻼل أﻋﻤﺎﻟﮭﺎ ﺳﻮف ﯾﻘﻞ ﺑﺸﻜﻞ ﻛﺒﯿﺮ .‬ ‫— إﻻ أن اﺳ ﺘﺨﺪام اﻟﺤﺎﺳ ﺒﺎت ﺑﺸ ﻜﻞ واﺳ ﻊ أدى إﻟ ﻰ اﺳ ﺘﻤﺮار اﻧﺘﺸ ﺎر وﺗﺰاﯾ ﺪ اﻟﺸ ﻜﻞ‬ ‫اﻟ ﻮرﻗﻲ ﺑﺎﻟﺠﮭ ﺎت ، وذﻟ ﻚ ﻷن ﻣﻌﻈ ﻢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣ ﺎت اﻟﻤﻌﺎﻟﺠ ﺔ ﺑﺎﻟﺤﺎﺳ ﺒﺎت ﯾ ﺘﻢ طﺒﺎﻋﺘﮭ ﺎ‬ ‫واﺳﺘﺨﺪاﻣﮭﺎ ﻛﻤﺮﺟﻊ أو ﻓﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت اﻟﺤﻔﻆ ﺑﺎﻟﻤﻠﻔﺎت.‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫٤‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  5. 5. ‫١. إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﺴﺠﻼت :‬ ‫أ . ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﺴﺘﻔﯿﺪﯾﻦ .‬ ‫ب. ﺗﺴ ﺠﯿﻞ طﻠﺒ ﺎت اﻹﻋ ﺎرة وإﻋ ﺎدة اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ ﻹدارة‬ ‫اﻟﻤﺤﻔﻮظﺎت.‬ ‫ج. ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﺘﻲ ﯾﻘﺘﻀﻲ اﺳﺘﺒﻌﺎدھﺎ ﺑﻌﺪ ﻓﺘﺮة زﻣﻨﯿﺔ .‬ ‫٢. إدارة اﻷرﺷﯿﻒ:‬ ‫أ. ﻟﻠﺴﯿﻄﺮة ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻦ طﺮﯾﻖ ﺗﻄﺒﯿ ﻖ اﻟﻌﻤﻠﯿ ﺎت اﻟﻔﻨﯿ ﺔ /‬ ‫ﻣﺜ ﻞ اﻟﺘﺼ ﻨﯿﻒ ، واﻟﻔﮭﺮﺳ ﺔ ،اﻟﺘﺮﺗﯿ ﺐ ، اﻟﺘﻜﺸ ﯿﻒ ،‬ ‫اﻟﺘﺮﻣﯿﻢ، اﻟﺘﺨﺰﯾﻦ ، اﻟﺼﯿﺎﻧﺔ .‬ ‫٥‬ ‫ب. اﺳﺘﺮﺟﺎع اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻣﻦ اﻟﻤﺨﺎزن .‬ ‫ج. اﺳ ﺘﺮﺟﺎع اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ اﻟﻤﺨﺰﻧ ﺔ ﻋﻠ ﻲ اﻟﺤﺎﺳ ﺐ ﻣ ﻦ ﺧ ﻼل اﻟﺒ ﺮاﻣﺞ‬ ‫اﻷرﺷﯿﻔﯿﺔ.‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  6. 6. ‫٣. ﻣﺸﺎرﯾﻊ ﺧﺎﺻﺔ ﺑﺎﻷرﺷﯿﻒ :‬ ‫ﻣﺜ ﻞ/ اﺳ ﺘﺨﺪام اﻟ ﻨﻈﻢ اﻵﻟﯿ ﺔ ﻓ ﻲ ﻣﺠ ﺎل اﻟﻤﺼـ ـﻐﺮات اﻟﻔﯿﻠﻤﯿ ﺔ ،‬ ‫واﻟﺒﺤﺚ ﻋﻦ اﻟﻮﺛــﺎﺋﻖ ﻓﻲ اﻟـﻤﺼــﺎدر اﻷرﺷﯿــــﻔﯿﺔ .‬ ‫٤. إدارة وﺗﻨﻈﯿﻢ اﻷرﺷﯿﻔﺎت :‬ ‫ﻣ ـﺜﻞ/ إﻋ ـﺪاد اﻹﺣـ ـﺼﺎءات اﻟﺨـ ـﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻤﺴ ﺘﻔﯿﺪﯾﻦ ، وﺗﻨﻈ ﯿﻢ‬ ‫ﻋﻤﻠﯿﺔ اﻹﻋﺎرة ) أو اﻟﺘﺮﺣﯿﻞ ( ﻣﻦ وإﻟﻲ اﻟﻤﺴﺘﻔﯿﺪﯾﻦ .‬ ‫٦‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  7. 7. ‫١.‬ ‫٢.‬ ‫٣.‬ ‫٤.‬ ‫٥.‬ ‫٧‬ ‫اﻟﺤﻔﺎظ ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ وﺧﺎﺻﺔ اﻟﺘﺎﻟﻔﺔ ﻣﻨﮭﺎ ، وإﺗﺎﺣﺘﮭﺎ دون‬ ‫اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻲ اﻷﺻﻮل .‬ ‫إظﮭﺎر ﺗﻔﺎﺻﯿﻞ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﺘﻲ ﻻ ﯾﻤﻜﻦ أن ﺗﺮي ﻣﺒﺎﺷﺮة ﺑﺎﻟﻌﯿﻦ‬ ‫اﻟﻤﺠﺮدة ﻓﻲ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻷﺻﻠﯿﺔ .‬ ‫ﺳﮭﻮﻟﺔ اﻻﺳﺘﺮﺟﺎع ﺑﺎﻟﻤﻮﺿﻮع أو اﻟﺘﺎرﯾﺦ أو اﻟﻤﻜﺎن أو أﺳﻤﺎء‬ ‫اﻷﺷﺨﺎص أو اﻟﺠﮭﺔ اﻟﻤﺼﺪرة ﻟﻠﻮﺛﯿﻘﺔ .‬ ‫اﻻﺳﺘﺮﺟﺎع ﻷﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﺷﺨﺺ ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﻮﻗﺖ .‬ ‫إﺗﺎﺣﺔ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻠﻲ ﺷﺎﺷﺎت ﻟﻜﻞ ﻣﺴﺘﻔﯿﺪ أو ﻓﻲ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻤﻄﺒﻮع‬ ‫أو ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﺘﺴﺠﯿﻞ ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺳﺎﺋﻂ اﻟﺜﺎﻧﻮﯾﺔ ﻣﺜﻞ اﻷﺳﻄﻮاﻧﺎت‬ ‫أو ‪.DVD‬‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  8. 8. ‫٦. ﺗﻮﺻﯿﻞ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻟﻠﻤﺴﺘﻔﯿﺪ ﻓﻲ وﻗﺖ ﻗﯿﺎﺳ ﻲ دون‬ ‫ﺗﺪﺧﻞ ﺑﺸﺮي .‬ ‫٧. ﺗﻄﻮﯾﺮ اﻟﺨﺪﻣﺎت اﻟﺘﻘﻠﯿﺪﯾﺔ ﻹدارة اﻟﻤﺤﻔﻮظﺎت .‬ ‫٨. ﺳﮭﻮﻟﺔ إﺟﺮاء اﻟﻤﺮاﻗﺒﺔ واﻟﺠﺮد اﻟﺴ ﻨﻮي واﻟﻨﺼ ﻒ‬ ‫ﺳﻨﻮي ﻟﻠﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات .‬ ‫٩. اﻹﺗﺎﺣ ﺔ ﻟﺠﻤﯿ ﻊ اﻟﻤﺴ ﺘﻔﯿﺪﯾﻦ دون اﻟﺘﻘﯿ ﺪ ﺑ ﺎﻟﻤﻮﻗﻊ‬ ‫اﻟﺠﻐﺮاﻓﻲ .‬ ‫٨‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  9. 9. essamhfy @yahoo.com ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى‬ PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  10. 10. ‫‪v‬اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﯾ ﺘﻢ ﺗﺴ ﺠﯿﻠﮭﺎ ﺑﺮﻣ ﻮز إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ )‬ ‫اﻷرﻗ ﺎم اﻟﺜﻨﺎﺋﯿ ﺔ 1,0( وﻟ ﺬﻟﻚ ﻻ ﯾﻤﻜ ﻦ ﻗ ﺮاءة اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ‬ ‫اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﺑ ﺪون وﺳ ﯿﻂ ﯾﺴ ﺘﻄﯿﻊ ﻓ ﻚ ھ ﺬه اﻟﺮﻣ ﻮز‬ ‫وإظﮭﺎرھﺎ ﻋﻠﻰ ﺷﺎﺷﺎت اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻵﻟﯿﺔ.‬ ‫‪v‬ﺗﺘﻤﯿ ﺰ اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﺑﺄﻧﮭ ﺎ ﺗﻨ ﺘﺞ وﺗﺴ ﺘﺨﺪم ﻓ ﻲ‬ ‫وﺳﻂ وﺑﯿﺌﺔ إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  11. 11. ‫‪v‬ﻋﻨ ﺪﻣﺎ ﻧﺘﺤ ﺪث ﻋ ﻦ اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﻓﺈﻧﻨ ﺎ ﻧﺘﺤ ﺪث ﻋ ﻦ اﻟﻤﺤﺘ ﻮى‬ ‫واﻟﻤﻀ ﻤﻮن ﻻ اﻟﺸ ﻜﻞ ﻷن اﻟﺸ ﻜﻞ اﻟﻨ ﺎﺗﺞ ﻗ ﺪ ﯾﺘﻐﯿ ﺮ أو ﯾﺨﺘﻠ ﻒ ﻣ ﻦ ﻣﺸ ﺮوع‬ ‫ﻷﺧﺮ.‬ ‫‪v‬اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ھ ﻲ ﻛ ﻞ ﻣ ﺎ ﯾﻨ ﺘﺞ ﻋ ﻦ اﻟﺒﯿﺌ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ وﻻ ﯾﻮﺟ ﺪ‬ ‫ﺑ ﺪﯾﻞ ورﻗ ﻰ ﻟﮭ ﺎ أو أﺻ ﻮل ورﻗﯿ ﺔ )ﻣﺜ ﻞ ﺻ ﻔﺤﺎت اﻟﻮﯾ ﺐ وﻣ ﺎ ﺗﺘﻀ ﻤﻨﮫ ﻣ ﻦ‬ ‫ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت، أو اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ أو ﻣﺤﺘﻮﯾﺎت ﻗﻮاﻋﺪ اﻟﺒﯿﺎﻧ ﺎت ﻋﻠ ﻲ اﺧ ﺘﻼف‬ ‫أﻧﻮاﻋﮭﺎ ﻣﺎ ﺷﺎﺑﮫ ذﻟﻚ(.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  12. 12. ‫‪v‬اﻷرﺷ ﯿﻒ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧ ﻲ ھ ﻮ ﻣﺠﻤﻮﻋ ﺔ ﻣ ﻦ ﻣﺼ ﺎدر‬ ‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ واﻟﻤﻨﻈﻤﺔ ﺑﻄﺮﯾﻘ ﺔ ﻣﻨﺎﺳ ﺒﺔ ، وﻣﺘﺎﺣ ﺔ‬ ‫ﻓﻲ ﺷﻜﻞ إﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ﯾﻤﻜﻦ اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻓﻲ ﺗﻘﺪﯾﻢ ﺧ ﺪﻣﺎت‬ ‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﺒﺮ ﺷﺒﻜﺎت اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺤﻠﯿﺔ أو اﻟﻌﺎﻟﻤﯿﺔ.‬ ‫‪v‬أﻧﻮاع اﻷرﺷﯿﻔﺎت اﻟﺮﻗﻤﯿﺔ ھﻲ :‬ ‫‪o‬اﻷرﺷﯿﻒ اﻟﻤﻨﺘﺞ إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿًﺎ ﻣﻦ اﻷﺻﻞ.‬ ‫‪o‬اﻷرﺷﯿﻒ اﻟﻤﺮﻗﻤﻦ أو اﻟﻤﺤﻮل ﻣﻦ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻮرﻗﻲ إﻟ ﻰ‬ ‫اﻟﺸﻜﻞ اﻟﺮﻗﻤﻲ.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

×