Interní školení eVisions na téma hospodaření s časem a jeho plánování

1. Time Management
Interní školení eVisions

2. Cíle:
V práci chceme primárně:
• Vyřešit všechny úkoly
• Inbox 0
• Cílem je odcházet domů s pocitem dobře a
kompletně vykonané práce

3. Úskalí (zloději času):
• Vyrušování ostatními členy
• Podmínky na pracovišti - nepříjemné zvuky z okolí, open space,…
• Odbíhání od činnosti, která člověka nebaví, anebo má pocit, že už
jí věnoval dostatek času,
• Hledání všemožných důvodů, jak oddalovat školní povinnosti –
věnování času věcem všem ostatním věcem (uklízení při učení)
• Sledování sociálních sítí, televize, filmů, seriálů apod.
• Bezcílné brouzdání po internetu
• Častá kontrola emailové pošty
• Neustálá kontrola zbylých povinností a plánů
• Nadbytek práce (problémem říci „ne“)
• Zapomnětlivost daná především velkým množstvím nových
informací a následným přetížením.

4. Symptomy špatného řízení času:
• Neustále přetížený program, častá práce po večerech a
víkendech, málo dovolené
• Stálé zpoždění s termíny, neplnění časových harmonogramů
• Odkládání úkolů, zvláště nepříjemných
• Nedostatečné řešení problémů do hloubky
• Strach delegovat nebo akceptovat iniciativu druhých
• Hašení denních krizí
• Neschopnost odmítnout na co už nemám
• Dlouhý seznam lidí, kteří čekají na schůzku
• Pocit, že nemáte situaci pod kontrolou
• Perfekcionismus
• Stres

5. Symptomy špatného řízení času (2/2):
• Málo nebo žádný čas na rodinu, společenské události, zábavu a
sport
• Chybí stanovené jasné priority v práci
• Pracovní jednání jsou dlouhá a nesměřují k výsledku
• Chybí systém a pořádek ve věcech
• Neplánování pracovního dne, neustálá v časová tíseň

6. Omezení časových ztrát:
• Spojování činností
• Využívání malých časových úseků
• Udělejte malý první krok, překonáte odpor
• Využijte pevné pravidelné termíny pro neoblíbenou činnost
• Činnosti, které odkládáte, poutají Vaši pozornost, vytvářejí pocit viny a
nabourávají Vaše hospodaření s časem a energií
• Tam, kde je to možné, zapomeňte na cíl: jaké první tři kroky je třeba udělat?
Začněte jimi, další kroky vyplynou automaticky
• Vyvarujte se příliš mnoha různých rolí: role ve vašem životě žádají účast, příliš
mnoho rolí rozptyluje Váš potenciál
• Nepřekračujte své meze: máte správný odhad, kde se nachází hranice mezi
využíváním kapacit a přetěžováním?
• Naučte se říkat ne: vysvětlete své důvody druhé straně jasně a srozumitelně,
vyjádřete emoce. Uvědomte si, že sami rozhodujete, jak svůj čas naplníte.
• Nechte se vyrušovat pouze v nezbytně nutné míře – od kolegů i od emailů.

7. Základní pravidla plánování času:
• Stanovte si ve své práci vždy priority
• Nepříjemné věci vyřizujte okamžitě
• Podobné aktivity spojovat do účelných celků nebo je zařazovat do
plánu následně po sobě.
• Využijte efektivně vzestupné výkonové fáze v denním cyklu
• Naučte se pravidelně odhadovat nutnou spotřebu času
• Na konci pracovního dne (příp. na začátku daného) si udělejte
strukturu programu pro příští (aktuální) den
• Pokud je to jen trochu možné, všechno si zapisujte → skutečná
představa o tom, co náš čeká.
• Rozplánujte každý den jenom 60 % času, 40 % ponechte volných pro
nepředvídané události
• Pravidelně dělejte denní bilanci - pozitivně zapůsobí, když něco
můžete „odškrtnout“

8. Základní pravidla plánování času:
• Náročné činnosti do tzv. produktivního času a do doby, kdy jsme
nejméně vyrušováni.
• Nemějte neustále zapnutého poštovního klienta, vyřizujte poštu
v přesně definovaných intervalech (např. 2x denně). Pro urgentní
záležitosti používáme Slack
• Delegate or die! Při delegování popište kolegům žádoucí výsledky a
ponechte na jejich úvaze, jak jich dosáhnout
• Nedelegujte to, čehož vysvětlování vám zabere více času, než udělat
úkol samotný

9. Základní pravidla plánování času:
Denní plánování:
• Písemně
• Doba bez vyrušování,
• Výkonnostní křivky,
• Křivka rušivých prvků.
Písemný plán:
• Přispívá k lepší motivaci (to, co napíšeme, má relativně větší váhu a
důraznost).
• Uvolňujeme místo v mentální kapacitě (menší pravděpodobnost, že
na něco zapomeneme).
• Teprve pohledem na písemný seznam získáváme skutečný přehled a
nadhled nad tím, co musíme a co bychom chtěli udělat.

10. Základní pravidla plánování času:
Výkonnostní křivky:
• Každý živý organizmus má v sobě jakési vnitřní hodiny, které řídí
pochody v celém těle (biorytmy).
• Dva chronotypy: skřivani vs. sovy.

11. Nástroje pro zlepšení Time Managementu:
Pomůcky, které nám připomenou to, co máme udělat:
• Tužka, papír, zápisníky, bloky, post-it lístečky, apod.
• Elektronické nástroje - poznámkový blok v počítači, post-it
lístečky na ploše nebo jednoduché aplikace jako To Do list, apod.
Nástroje určené pro plánování a přípravu:
• Diáře a plánovací kalendáře
• Aplikace např. Moredays nebo GCal, Milestony, To Do, Tasky…
Nastavování priorit a kontrola:
• Tužka, papír, post-ity…
• Organizátory (z těch známých můžeme vyjmenovat ADK, Filofax,
Franklin Covey, apod.). Remember the Milk, Outlook, Evernote,
OmniFocus, Things, apod.

12. Pár postřehů na závěr:
• Najděte si systém plánování času a práce, který bude odpovídat vám!
• Využívejte pouze nástroje, které jsou nezbytně nutné a ke kterým
máte blízko
• Nenechte se rozptylovat (Outlookem, kolegy…)
• Je to „jen“ práce, nejde o život.
• Jste-li nemocní, nastydlí, opilí nebo jinak indisponovaní, vyřešte
nejdříve tento problém.
• Rozplánujte si různé aktivity na různé fáze dne (náročné úkoly
dopoledne, schůzky odpoledne…)
• Myslete na Pareta (80:20)
• Dodržujte začátky a konce naplánovaných aktivit (schůzky,
prezentace…)
• Odcházejte domů s dobrým pocitem
• Snažte se netahat práci domů – odlišovat soukromý život od
pracovního

13. Toť vše….
…děkuji za pozornost
Jarda Vidim
Executive Manager
Twitter: @velvaran
LinkedIn: http://bit.ly/1hej0ad