1.
Dématérialisez vos factures clients avec Qweeby CCI Bordeaux – 15 mars 2011

2.
Hanane Benali, Relation client Qweeby [email_address] www.qweeby.com

3.
La dématérialisation de factures Dématérialisation non fiscale Dématérialisation fiscale Emission Réception Envoi d’un PDF par e-mail Numérisation EDI (art. 289 bis du CGI) ou Fichier signé (art. 289-V du CGI) Qweeby Accord du client nécessaire Suppression du papier

4.
PDF par e-mail n’est pas PDF signé Dématérialisation non fiscale Dématérialisation fiscale Emission Réception Envoi d’un PDF par e-mail Numérisation EDI (art. 289 bis du CGI) ou Fichier signé (art. 289-V du CGI) Avantage : l’émetteur gagne l’impression et le timbre Inconvénient : contestable par le fisc en cas de contrôle (risque de requalification de TVA et IS) + risques sur la transmission Avantage : l’émetteur gagne l’impression et le timbre Inconvénient : aucun La facture au format PDF est authentifiée par une signature électronique qui garantit également son intégrité Accord du client nécessaire Suppression du papier

5.
Générer une facture PDF signé <ul><li>Réaliser manuellement une facture PDF signé est complexe ! </li></ul><ul><li>Et totalement inapplicable lorsqu’il faut en générer un nombre important </li></ul><ul><li>Le temps passé dépasse le gain en papier et coûts d’affranchissement </li></ul><ul><li>Un outil qui s’insère dans le processus de facturation est nécessaire ! </li></ul><ul><ul><li>Prendre en charge les manipulations, aussi simplement que l’impression </li></ul></ul><ul><ul><li>Pour prendre en charge la transmission de manière tracée et sécurisée </li></ul></ul>Produire la facture à partir des outils de facturation Signer électroniquement la facture Déposer la facture au coffre fort électronique (pas obligatoire mais fortement recommandé) Transmettre la facture au destinataire

6.
Et pour le destinataire…? « Je reçois un e-mail avec ma facture en PDF signé… Qu’est-ce que j’en fais ? <ul><li>Je l’imprime… </li></ul><ul><li>Je ressaisis les données… </li></ul><ul><li>Je la met au coffre… </li></ul>… Où est le gain ? … Comme avant ! … Si j’en ai un ! <ul><li>Il faut proposer au destinataire un avantage réel, concret, </li></ul><ul><li>autre que le sauvetage d’arbres ! </li></ul>L’utilisation du PDF signé par son destinataire est d’un intérêt limité Quel est son gain réel au changement ?

7.
La réponse Qweeby Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation Déclenchement de la signature puis transmission automatique à la plateforme Qweeby Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération d’un fichier d’intégration technique XML Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme QweebyNET

8.
La réponse Qweeby Le destinataire peut insérer la facture dans ses outils sans devoir la ressaisir Vous disposez d’une traçabilité complète et pouvez relancer sans envoyer de courrier Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation Déclenchement de la signature puis transmission automatique à la plateforme Qweeby Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération d’un fichier d’intégration technique XML Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme QweebyNET

9.
Vous profitez ainsi des gains de la dématérialisation fiscale de factures Vos avantages et bénéfices Les avantages pour vos clients <ul><li>Réduction de vos frais généraux : </li></ul><ul><ul><li>Moins de papier et d’impressions (encre, énergie, usure…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Moins d’affranchissement </li></ul></ul><ul><ul><li>Moins d’archives à stocker </li></ul></ul><ul><li>Réduction de vos coûts opérationnels </li></ul><ul><ul><li>Moins de manipulations d’envoi </li></ul></ul><ul><ul><li>Moins de manipulations de classement </li></ul></ul><ul><li>Fiabilisation de votre facturation </li></ul><ul><ul><li>Réduction des temps de transmission </li></ul></ul><ul><ul><li>Sécurisation et traçabilité complète des flux </li></ul></ul><ul><li>Impact positif sur votre image </li></ul><ul><ul><li>Développement durable et réduction de votre empreinte carbone </li></ul></ul><ul><ul><li>Moderne et progressiste </li></ul></ul><ul><li>Création d’un avantage concurrentiel </li></ul><ul><ul><li>Facteur différentiant </li></ul></ul><ul><ul><li>Généralisation des demandes des donneurs d’ordres (distribution, automobile…) </li></ul></ul><ul><li>Réduction de leurs coûts opérationnels : </li></ul><ul><ul><li>Moins de manipulations en réception </li></ul></ul><ul><ul><li>Pas de ressaisies </li></ul></ul><ul><ul><li>Automatisation des processus de traitement </li></ul></ul><ul><ul><li>Moins de manipulations de classement </li></ul></ul><ul><ul><li>Moins d’archives à conserver </li></ul></ul><ul><li>Fiabilisation de leur gestion des paiements </li></ul><ul><ul><li>Fiabilisation de leur circuit de validation des factures (et réduction du cycle de traitement) </li></ul></ul><ul><ul><li>Fiabilité des données de facturation </li></ul></ul>

10.
Les 5 partis pris de Qweeby <ul><li>Dans les petites structures, c’est l’utilisateur qui met en œuvre sans équipe projet interne (ou externe) </li></ul><ul><li>L’environnement technique des petites entreprises est peu mature et contraint (coût) </li></ul><ul><li>Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer </li></ul><ul><li>L’avenir de la récupération des données en réception est limité </li></ul><ul><li>La dématérialisation requiert de l’interopérabilité (formats, certificats, protocoles, archivages…) </li></ul>     <ul><li>Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre seul directement à partir de son outil </li></ul><ul><li>Limiter les interventions techniques au minimum en centralisant la complexité </li></ul><ul><li>Rendre évidente et fluide la cohabitation des différents modes de facturation </li></ul><ul><li>Préparer les données selon les destinataires ou les standards </li></ul><ul><li>Se focaliser sur le processus et garantir l’interopérabilité avec les outils des utilisateurs </li></ul>

11.
Qweeby, un dispositif complet de dématérialisation, simple et évident Vous… Qweeby Vos clients… Protocole automatisé Transmission de l’archive Transmission automatique (SSL) <ul><li>Vous déposez vos factures PDF issues de votre outil usuel dans la boite d’envoi installée sur votre poste de travail </li></ul><ul><li>Qweeby vous présente les factures pour les signer (avec votre certificat) </li></ul>Qweeby identifie le destinataire de la facture, la prépare au format attendu par lui et lui transmet, soit directement par un protocole automatisé, soit via la plateforme QweebyNET (avec notifications et suivi) Vos factures signées sont automatiquement transmises au dispositif Qweeby qui les prend en charge et les dépose dans votre coffre* * Si vous disposez d’un coffre ou si vous avez opté pour la mise à disposition d’un coffre par un opérateur d’archivage légal partenaire de Qweeby Plateforme QweebyNET

12.
Qui répond à tous les cas de figure… Archivage électronique Prise en charge des pièces jointes Découpage de PDF Traitement en lot Traitement intégral Application de l’IF 11/01/2007 Format d’intégration supplémentaire Synthèse comptable Vous n’avez pas de coffre fort électronique…? Vous joignez des pièces jointes à vos factures…? Votre outil génère des PDF regroupant toute votre facturation… ? Vous générez beaucoup de factures et la signature unitaire vous rebute… ? Faire le tri entre les factures à dématérialiser et les factures à imprimer vous gêne… ? Vous souhaitez dématérialiser l’intégralité de votre archive de facturation… même pour les envois papier ? Vous souhaitez proposer à vos clients un format spécifique ? Vous souhaitez obtenir une synthèse de la facturation pour votre comptable… ?

13.
… et pour tous vos clients* <ul><li>Présentation de la facture via QweebyNET : </li></ul><ul><li>Notification au client </li></ul><ul><li>Relances automatiques </li></ul><ul><li>Relances manuelles </li></ul><ul><li>Suivi de consultation </li></ul>Transmission par protocole hautement sécurisé et tracé * L’acceptation de la dématérialisation par le client est nécessaire ; la validation de CGV stipulant la dématérialisation fiscale selon l’article 289-C du CGI vaut accord Identification automatique du destinataire et du mode de transmission GS1 XML Vos clients donneurs d’ordres Tous vos autres clients

14.
Retour d’expérience… <ul><li>Accompagnement : la dématérialisation est un sujet spécifique qui requiert un accompagnement par des spécialistes </li></ul><ul><li>Rigueur : la mise en œuvre de la dématérialisation impose quelques manœuvres dans l’outil de facturation pour normaliser les comptes clients et le format des factures (et avoirs) </li></ul><ul><li>Disponibilité : les opérations requises par la mise en œuvre de la dématérialisation peuvent être réalisées rapidement si on s’en donne les moyens </li></ul><ul><li>Accompagner les utilisateurs : pour éviter les fausse manœuvres et les erreurs impactant le processus de dématérialisation </li></ul><ul><li>Déployer : pour tirer pleinement parti de la dématérialisation il faut le faire avec un maximum de clients </li></ul><ul><li>Mettre en avant : la dématérialisation peut être un atout concurrentiel qu’il ne faut pas négliger </li></ul>Mise en œuvre Utilisation

15.
Repères pour réussir votre projet <ul><li>Se doter d’un certificat à multiples usages (incluant les téléprocédures), par exemple un certificat ChamberSign </li></ul><ul><li>Se doter d’un dispositif d’archivage légal à valeur probatoire </li></ul><ul><li>Se renseigner sur les attentes de vos grands clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté </li></ul><ul><li>Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement) </li></ul><ul><li>Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer </li></ul><ul><li>Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant </li></ul><ul><li>Mettre dans vos CGV le fait que vous dématérialisez fiscalement vos factures </li></ul>

16.
Démonstration

17.
Déroulé de mise en œuvre Fourniture de factures (et avoirs) en PDF pour pré-paramétrer Validation par des clients donneurs d’ordres destinataires Mise en œuvre et activation Période de « test » GO

18.
Qweeby, une approche tarifaire souple et modulaire 1- Choisissez votre configuration 2- Choisissez votre formule 3- Economisez chaque mois Payez selon votre utilisation Construisez le Qweeby qui vous convient <ul><li>Choisissez la formule qui correspond à votre besoin </li></ul><ul><li>Chaque formule se décline : </li></ul><ul><ul><li>Avec report d’un mois sur l’autre de la non-consommation : pour les activités stables </li></ul></ul><ul><ul><li>Avec lissage annuel : pour les activités saisonnières ou pour monter en puissance progressivement </li></ul></ul><ul><li>La version de base de Qweeby, sans frais de mise en œuvre , vous offre toutes les fonctionnalités utiles et nécessaires pour démarrer la dématérialisation de vos factures </li></ul><ul><li>Des options vous permettent d’adapter Qweeby à votre utilisation et de vous simplifier la dématérialisation </li></ul>

19.
Fonctionnalités de base de Qweeby <ul><li>Pour toutes les formules… </li></ul><ul><ul><ul><li>Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de l’utilisateur </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Prise en charge des factures directement sur votre poste de travail (pas de connexion à un site Internet) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Transmission automatisée à vos clients distributeurs (Auchan, Carrefour ; autres en préparation) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dépôt automatisé dans votre coffre fort électronique ou envoi de l’archive légale par voie mail (si pas de coffre fort électronique) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nombre d’utilisateurs illimité </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Accompagnement à la mise en œuvre et support technique à distance </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration technique (format standard XImport) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Transmission tracée via la plateforme Qweeby NET </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nombre de clients sur Qweeby NET illimité </li></ul></ul></ul>Enregistrez vos factures sous forme PDF Déposez les dans la boite d’envoi Qweeby Signez les et… c’est tout Aucun coûts de mise en œuvre

20.
Fonctionnalités en options SANS COÛTS DE MISE EN OEUVRE Options Packs Optionnels Standard Opale Onyx Ophite Organdi <ul><ul><li>Nombre d’utilisateurs illimité </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Transmission automatisée à vos clients distributeurs (Auchan, Carrefour ; autres en préparation) </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF) </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de l’utilisateur </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Dépôt automatisé dans le coffre fort électronique de l’émetteur (souscrit chez un partenaire de Qweeby) ou envoi de l’archive légale par voie mail </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Traçabilité complète des flux </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Accompagnement à la mise en œuvre et support technique à distance </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Transmission tracée des factures via la plateforme QweebyNET </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Nombre de clients destinataires illimité </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration technique (format standard XImport) </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Découpage de PDF pour constituer des PDF unitaires à partir d’un run de facturation </li></ul></ul>X X <ul><ul><li>Traitement en lot de factures </li></ul></ul>X X X X <ul><ul><li>Traitement intégral du flux de factures </li></ul></ul>X X X X <ul><ul><li>Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 </li></ul></ul>X X X <ul><ul><li>Mise à disposition d’un coffre fort électronique </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Synthèse comptable mensuelle </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Prise en charge des pièces jointes </li></ul></ul>X <ul><ul><li>Format d’intégration supplémentaire </li></ul></ul>X

21.
Questions / Réponses… <ul><li>Est-il nécessaire de se connecter à un site Internet pour dématérialiser mes factures avec Qweeby ? </li></ul><ul><li>NON Avec Qweeby tout se fait sur votre poste de travail. Vous faites vos factures et, au lieu de les imprimer, vous les glissez au format PDF dans la boite d’envoi, vous les signez et c’est tout ! Avec le traitement en lot (option), cela prend quelques secondes même pour une grande quantité de factures. </li></ul><ul><li>Pourquoi dois-je signer mes factures ? </li></ul><ul><li>La signature électronique des factures est une obligation légale pour leur donner valeur fiscale et juridique. Qweeby applique les dispositions légales et ne signe pas vos factures pour votre compte*. </li></ul>** L’autorité d’émission de ce certificat doit être agréée par le Ministère des Finances et le certificat doit être au minimum de classe 2 ; consultez nous pour vérifier que votre certificat est compatible <ul><li>Est-il possible de grouper plusieurs factures (pour un même client) dans un PDF ? </li></ul><ul><li>NON Chaque PDF ne peut contenir qu’une facture, même pour un même client (art. 289-V du CGI). C’est pour cela que Qweeby vous propose (option) de gérer le découpage de vos PDF contenant plusieurs factures. </li></ul><ul><li>Dois-je obligatoirement utiliser le certificat de signature Qweeby ? </li></ul><ul><li>NON Qweeby ne propose pas de certificat en particulier. Vous pouvez donc utiliser celui que vous souhaitez**, par exemple le certificat fourni par votre banque. Si vous n’avez pas de certificat, Qweeby vous aide à vous en procurer un auprès de son partenaire ChamberSign France. </li></ul>* Sauf dans le cadre du GS1 XML car la signature est apposée après traitement du PDF pour sa conversion au format GS1 XML <ul><li>L’archivage électronique à valeur probatoire est-il obligatoire ? </li></ul><ul><li>NON Dans le cadre du fichier électronique signé (art. 289-V du CGI) il n’est pas explicitement obligatoire. Il est cependant fortement recommandé car vous devez conserver vos fichiers signés de manière à en garantir durablement l’intégrité et l’authenticité. </li></ul>

22.
Qweeby en quelques points clés Une offre modulaire conçue pour les petites et moyennes entreprises Une expertise de la dématérialisation à valeur légale de documents Un service client habitué à accompagner les petites entreprises Le respect des standards d’interopérabilité Des partenariats avec des acteurs de référence Des connexions avec les grands donneurs d’ordres prescripteurs Un modèle économique adapté aux petites structures La maîtrise des protocoles techniques (EDI, PKCS, XAdES, AS2…)

23.
Nos partenaires

26.
Tarifs Qweeby

27.
Fonctionnalités en option* Version standard Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; supplément mensuel en sus Archivage électronique Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de consommation…) ; supplément mensuel en sus Prise en charge des pièces jointes Découpage d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le numéro de la facture Découpage de PDF Traitement d’un coup d’un lot de factures (une seule opération de signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de l’eau par défaut) Traitement en lot Identification automatique des factures à dématérialiser et déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie postale sur votre imprimante Traitement intégral Dématérialisation totale de votre archive de facturation (y compris pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort électronique et le traitement intégral Application de l’IF 11/01/2007 Mise en place d’un format de conversion des données de facturation (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format proposé par défaut XImport Format d’intégration supplémentaire Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus Synthèse comptable * Paiement à la mise en œuvre 300 € 300 € 800 € 500 € 250 € 250 € 300 € Caution 50 € Les options peuvent être mises en œuvre à tout moment pour accompagner la montée en puissance de la dématérialisation de vos factures

28.
Offres packagées Version standard Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; supplément mensuel en sus Archivage électronique Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de consommation…) ; supplément mensuel en sus Prise en charge des pièces jointes Découpe d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le numéro de la facture Découpage de PDF Traitement d’un coup d’un lot de facture (une seule opération de signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de l’eau par défaut) Traitement en lot Identification automatique des factures à dématérialiser et déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie postale Traitement intégral Dématérialisation totale votre archive de facturation (y compris pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort électronique et le traitement intégral Application de l’IF 11/01/2007 Mise en place d’un format de conversion des données de facturation (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format proposé par défaut XImport Format d’intégration supplémentaire Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus Synthèse comptable Les pack correspondent à la mise en œuvre conjointe des options concernées. Les packs peuvent être mis en œuvre à tout moment Pack Opale 500 € HT Pack Ophite 950 € HT Pack Onyx 1100 € HT Pack Organdi 1 250 € HT 300 € 300 € 800 € 500 € 250 € 250 € 300 € Caution 50 €

29.
Détail des packages Onyx, Opale et Ophite <ul><li>Bénéfices : </li></ul><ul><li>Gain de temps </li></ul><ul><li>Simplicité </li></ul><ul><li>Facilité </li></ul><ul><li>Bénéfices : </li></ul><ul><li>Economie </li></ul><ul><li>Gain de temps </li></ul><ul><li>Facilité </li></ul><ul><li>Confort </li></ul><ul><li>Bénéfices : </li></ul><ul><li>Economie </li></ul><ul><li>Gain de temps </li></ul><ul><li>Simplicité </li></ul><ul><li>Facilité </li></ul>Coffre fort électronique requis Coffre fort électronique requis Pack Opale Pack Ophite Pack Onyx

30.
Pack Organdi <ul><li>Confiez toutes vos factures à Qweeby et réduisez sensiblement votre coût de facturation : </li></ul><ul><ul><li>Traitement de l’intégralité de votre facturation en quelques secondes </li></ul></ul><ul><ul><li>Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 : toute votre archive de facturation est dématérialisée et déposée automatiquement dans votre coffre fort électronique (y compris la part envoyée par courrier) </li></ul></ul><ul><ul><li>Les factures de vos clients acceptant la dématérialisation sont automatiquement prises en charge pour être transmise par une voie électronique tracée et sécurisée </li></ul></ul><ul><ul><li>Les factures pour vos clients n’ayant pas encore accepté la dématérialisation sont imprimées sur votre imprimante en un seul exemplaire… pour partir par courrier </li></ul></ul><ul><ul><li>L’intégralité de votre archive de facturation est dans votre coffre fort électronique : vous la consultez en quelques clics, à tout moment et où que vous soyez… sans poussière ou manipulations fastidieuses </li></ul></ul><ul><li>Une seule manœuvre et tout votre flux est traité ! </li></ul><ul><li>Aussi simple que l’impression et l’envoi papier… </li></ul><ul><li> … mais tellement plus rapide et économique à l’usage ! </li></ul>

31.
Détails des tarifs des formules * Coût mensuel (HT en Euros) pour un engagement 12 mois ; Seuls les flux transmis par voie électronique sont comptés ; Unité de compte : la facture (quel que soit son nombre de pages) ; Paiement mensuel par prélèvement automatique le 20 du mois ; Facture électronique selon l’art. 289-V du CGI ; Changement de formule autorisé à la hausse (illimité) et à la baisse (limité à un changement par période de 12 mois) ; Pour des volumes supérieurs à 15 000 factures dématérialisées émises / an, nous consulter ; Le solde non consommé en fin de période ne donne pas lieu à remboursement ** Les options « Pièces Jointes » et « Synthèse Comptable » sont soumises à des frais de mise en œuvre indiqués dans les tarifs des options Tarifs mensuels HT en Euros Oxymel+ Oxygène+ Ozone+ Orgon+ Olium+ Mode Report Volume mensuel compris dans la formule 20 50 100 400 1000 Coût mensuel de la formule 20 € 35 € 60 € 200 € 450 € Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 € Mode Lissé Volume annuel compris dans la formule 240 600 1 200 4 800 12 000 Coût mensuel de la formule 25 € 40 € 70 € 225 € 500 € Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 € Option Pièces jointes 5 € 10 € 15 € 50 € 100 € Option Archivage - 20 € 40 € 80 € 200 € Option Synthèse Comptable 2 € 5 € 10 € 30 € 50 €