-Caso de ëxito

1. SUPRACAFÉ
Supracafé es una empresa especializada en la importación,
tostado, envasado y distribución de cafés de alta calidad, que
comercializa bajo las marcas Círculo de Oro, Tayrona y
Macondo. Su cartera de productos incluye también otras líneas
complementarias como tés especiales, azúcares, edulcorantes,
siropes y chocolates. Además, ofrece a sus clientes cursos de
formación y sesiones de cata, así como servicios de
asesoramiento y mantenimiento de equipos de preparación de
café, dirigidos principalmente al sector de Hostelería.
La central de la compañía, ubicada en Móstoles (Madrid) integra
sus oficinas, la planta de tostado y envasado, el almacén y un
completo laboratorio donde se realiza el control de calidad,
tanto de las materias primas como del producto terminado.
También dispone de oficina en Santa Cruz de Tenerife, y emplea
a un total de 30 personas.
Conscientes de que la excelencia de un buen café comienza con
el esfuerzo de miles de pequeños caficultores, Supracafé ha
mantenido siempre una estrecha colaboración con sus
cooperativas, para garantizar un precio justo y apoyar programas
sociales dirigidos a las comunidades más humildes de Colombia.
Por último, es preciso destacar la firme apuesta de la compañía
por la calidad, que viene avalada por la certificación ISO 9001 y el
distintivo Madrid Excelente, así como su decidido compromiso
con el desarrollo sostenible, reforzado con la reciente
implantación de la norma ISO 14001 de Gestión Medioambiental.
Situación anterior
Antes de la implantación de SAP, el departamento financiero
utilizaba Contaplus y Facturaplus. Esta infraestructura planteaba
“Tras la implantación de SAP Business One,
disponemos de más información y de mejor
calidad, que nos permite detectar y analizar
nuevas oportunidades de crecimiento”.
Vicente Arregui
Director Financiero de Supracafé S.A.
Historias de éxito de clientes SAP
SAP Business One
Nombre de la empresa
Supracafé S.A.
Sector
Alimentación.
Objetivos principales
Disponer de una única base
de datos integrada.
Obtener trazabilidad de los
productos.
Mejorar el análisis de las
ventas.
Ganar en flexibilidad en el
registro y explotación de la
información.
Partner de implantación
ECINSA.
Soluciones
SAP Business One.
Módulo opcional Intrastat .
Desarrollo a medida
“Supracafé add-on”, para la
integración con el programa
de gestión del almacén.
DE UN VISTAZO
Entorno existente
Departamento Financiero:
Contaplus y Facturaplus.
Otros departamentos:
aplicaciones inconexas.
Beneficios principales
Centralización de la
información.
Completa trazabilidad de los
lotes.
Excelente control de stocks y
valoración del almacén.
Profundo análisis de la
cartera de clientes.
Mejor gestión de cobros e
impagados.
Hardware
Servidor HP.
Bases de Datos
SQL Server.
Sistema operativo
Windows 2000 Server.

2. serias limitaciones, entre ellas:
Falta de funcionalidades.
Rigidez y difícil manejabilidad.
Poca adaptabilidad a las necesidades de información de la
compañía.
Distintas bases de datos, cada una correspondiente a un
periodo contable.
Actualizaciones muy pesadas de realizar y con errores, como la
eliminación de campos y sus correspondientes datos.
Imposibilidad de seguimiento del proceso de negocio
completo.
El resto de departamentos funcionaba con otras aplicaciones
aisladas, de modo que la información estaba compartimentada y
la carga de trabajo manual era elevada.
Por todo ello, se planteó la necesidad de implantar una
herramienta que no sólo facilitara la gestión contable y
financiera, sino también integrara todas las áreas de la compañía.
Además, debía cumplir los siguientes requisitos:
Adaptarse al proceso de negocio de Supracafé.
Disponer de una interfaz sencilla e intuitiva, para facilitar la
adaptación de los usuarios.
Permitir importar y exportar datos con agilidad.
Disponer de un amplio abanico de informes, fácilmente
personalizables.
Tener un coste razonable.
Poder crecer con la empresa sin necesidad de realizar fuertes
inversiones.
La solución elegida fue SAP Business One, aunque, para alcanzar
los objetivos de la compañía, fue preciso realizar un desarrollo a
medida que permitiera la integración con el programa de gestión
del almacén, basado en tecnología de terminales de
radiofrecuencia.
La empresa elegida para realizar la implantación fue Ecinsa,
Business Partner de SAP.
Soluciones implantadas
Las soluciones implantadas para dar cobertura a las necesidades de
la empresa fueron:
SAP Business One, con todas sus funcionalidades estándar que
abarcan las siguientes áreas: Ventas, Compras, Contabilidad,
Finanzas, Transacciones Bancarias, Almacén e Inventario.
Módulo opcional de Intrastat para SAP Business One. Los
informes Intrastat son las estadísticas comerciales de la Unión
Europea para controlar el flujo de mercancías entre los estados
miembros. El módulo implantado crea los archivos de
declaración específicos de cada país en función de los datos
contenidos en SAP Business One.
Supracafé add-on, solución a medida desarrollada por
Ecinsa para integrar SAP Business One con el programa de
gestión del almacén. Esta solución permite generar documentos
de venta como albaranes y facturas, así como entradas de
mercancía y órdenes de fabricación, a partir de los datos
recogidos por los terminales de radiofrecuencia.
El proyecto
Supracafé estableció los siguientes objetivos concretos para la
implantación:
Disponer de una única base de datos integrada.
Obtener trazabilidad de los productos.

3. Mejorar el análisis de las ventas.
Ganar en flexibilidad en el registro y explotación de la
información.
El proyecto se estructuró de acuerdo a la metodología “Ready-
to-play” de Ecinsa, basada en sus 25 años de experiencia realizan-
do implantaciones de ERPs, que incluye las siguientes etapas:
Análisis de los procesos y definición de las particularidades.
Planificación de acciones y asignación de plazos, responsables e
hitos del proyecto.
Instalación del software y desarrollo de adaptaciones.
Migración de datos maestros.
Formación de los usuarios.
Entrada en productivo.
La estrecha relación entre cliente y partner permitió cumplir los
plazos establecidos y realizar el arranque de la solución el 1 de
enero de 2006, con un total de 10 usuarios.
La implantación fue realizada en un servidor HP, sobre Windows
2000 Server, con base de datos SQL Server.
Funcionalidades de Supracafé add-on
Como se ha comentado anteriormente, uno de los requisitos
establecidos por Supracafé para la implantación era la necesidad
de conectar SAP Business One con los terminales de
radiofrecuencia del almacén. Ello permitiría integrar todos los
procesos de negocio, desde el momento de entrada de un pedido
hasta su preparación, entrega y facturación.
En la actualidad, gracias a la solución a medida Supracafé add-on,
el ciclo de trabajo en el almacén se desarrolla del siguiente modo:
Cuando un cliente realiza un pedido, normalmente por vía
telefónica, el departamento de ventas lo registra en Business One,
e inmediatamente es transferido al sistema de gestión del almacén.
Como cada cliente tiene asignada una zona de reparto, cuando la
información es volcada, las instrucciones para la preparación de
pedidos aparecen ya agrupadas por rutas en los terminales de
radiofrecuencia, lo que facilita enormemente la labor.
Una vez preparados los pedidos en función de las zonas, los
terminales envían la información al servidor, y SAP se encarga de
generar e imprimir los albaranes o facturas que acompañarán a
la mercancía. Este ciclo se repite varias veces a lo largo del día,
una por cada ruta de reparto.
Con un procedimiento similar se registran las entradas de
mercancía. Los terminales de radiofrecuencia capturan las
órdenes de fabricación y los pedidos de compra, y envían un
fichero plano a SAP con los albaranes de proveedor o los recibos
de producción, para que genere las entradas de almacén corres-
pondientes.
“La integración de la solución SAP
con los terminales de radiofrecuencia
del almacén ha sido clave para la
mejora del control de existencias y los
procesos de recepción y preparación
de mercancía. Ahora, los stocks
cuadran perfectamente”.
Vicente Arregui
Director Financiero de Supracafé S.A.

4. Beneficios
La implantación de SAP Business One ha supuesto un
importante avance para Supracafé, ya que posibilita el acceso a
gran cantidad de información que antes no estaba disponible, de
manera rápida y sencilla. En detalle, los beneficios obtenidos son
los siguientes:
Centralización de la información, facilitando la consulta y
seguimiento de todos los procesos.
Completa trazabilidad de los lotes, fundamental en una
empresa de alimentación.
Mejor control de stocks y valoración del almacén.
Profundo análisis de la cartera de clientes, en función de
distintos criterios de segmentación.
Informes de rentabilidad, tanto de productos como de
clientes.
Mejor gestión de cobros e impagados.
Simplificación de las transacciones bancarias.
Automatización de las declaraciones Intrastat.
Excelente consulta de consumos, prácticamente en
tiempo real.
www.sap.com/spain
Junio 2007
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tienen un propósito meramente informativo. Las especificaciones nacionales de producto pueden variar.