E seminarium nyttorealisering 111125

1. Nyttorealisering eSeminarium 24 november, 2011

2. Strategi för eSamhället

3. Strategi för utveckling av e-förvaltning – uppdelat på kommunstorlek Andel kommuner med strategier i relation till komunstorlek ≥ 100 000 invånare 75% 17% 8% 50 000 - 99 999 invånare 33% 44% 22% 20 000 - 49 999 invånare Ja 34% 39% 27% Arbete pågår Nej 10 000 - 19 999 invånare 12% 34% 53% 1% Vet ej < 10 000 invånare 5% 16% 77% 2% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Andel kommuner

4. Strategins övergipande mål* 1. Enklare vardag för privatpersoner och företag 2. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet 3. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten * Även E-delegationen har antagit dessa mål och de ingår i Digitala agendan

5. Strategins insatsområden Informationsstruktur Infrastruktur och Ledning och styrning Lagar och regelverk och begrepp informationssäkerhet Kraftsamling och Samverkansmöjligheter Öppenhet istället för samordning på nationell stuprör och inlåsning nivå Digital ärendehantering Främja användning och och öka kompetens informationsförsörjning Samverkan och ansvarstagande lokalt Informationssäkerhet och regionalt Offentlighet och sekretess

6. Center för eSamhället Gemensamt kansli och programkontor Näringsliv Samhälls- Kultur, friti eHälsa Skola Demokrati och arbete byggnad, tr d och och afik och besöks- delaktighet miljö näring Stödprocesser Grundläggande strukturella förutsättningar Lagar & regler, Informationsstruktur & begrepp, Infrastruktur & informationssäkerhet

7. eHälsa Lars Jerlvall Center för eHälsa i samverkan

8. Center för eHälsa i samverkan (CeHis) • Koordinerar landstingens och regionernas eHälsosamarbete • Uppdrag: att genomföra handlingsplanen 2010-2012 • Regleras i avtal mellan SKL och varje landsting/region • Styrs av representanter från landsting och regioner, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), kommunerna och de privata vårdgivarna

9. Nationell eHälsa - strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg •Nationell IT-strategi för vård och omsorg 2006 •Våren 2010 aktualiserades strategin och bytte namn till Nationell eHälsa •Fokus flyttas från teknik, IT-lösningar och infrastruktur till nyttan för invånare och verksamheter •Vidgning av innehållet till att också omfatta socialtjänst

10. Invånartjänster Min journal på nätet Jämförelsetjänst tandvård

11. Vårdtjänster LTJ – Läkemedelsförteckningstjänsten Andra utförare än Inera Pascal – Patientens sammanhållna läkemedelsinformation

12. 12

13. Satsningar framöver Invånartjänster Vårdtjänster Infrastruktur Patientens personliga konto NPÖ Första steget mot patientens Fortsatt utveckling Nationell tjänsteplattform tillgång till sin patientjournal Nationellt hälsobibliotek Jämförelsetjänster på 1177.se Gemensam driftsplattform Fortsatt utveckling Pascal Färdigställa och vidareutveckla Ramverk för samordnad Elektroniskas Intyg körkort, sjukskrivningsblanketter, lä Test och certifiering e-tjänsteutveckling karintyg, diabetesintyg, etcetera

14. www.CeHis.se

15. Vilka är med i E-delegationen? 16 mest IT-intensiva myndigheterna och SKL

16. Vad gör E-delegationen? • Förvaltningsgemensamma förstudier • Samordning av strategiska e-förvaltningsprojekt • Tar fram vägledningar • Följer upp arbetet med e-förvaltning • Koordinerar IT-standardiseringsfrågor • Bistår regeringen i internationellt arbete • Öppen data (PSI) och sociala medier – Delrapporter 2 ggr/år – Slutrapport senast den 31 december 2014

17. Syftet med dagens eSeminarium • Skapa ökad förståelse och medvetenhet om nyttorealisering och hur det kan stödja IT- och verksamhetsutveckling • Presentera och diskutera erfarenheter från kommuner, landsting och myndigheter • Presentera verktyg att använda kopplat till nyttorealisering

18. Agenda 10.15-10.30 Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering? 10.35-11.05 Värderealisering på Tullverket 11.10-11.40 Effektutvärdering av satsningar på IT-baserad informationshantering inom hälso- och sjukvård 11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster, PRIOS 12.15-13.15 Lunch 1315-13.45 E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering 13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat, SJ 14.25-14.55 Nyttorealisering i PRIO, Försvarsmakten 14.55-15.25 Kaffe 15.25-15.55 Värdet av nyttoanalyser och uppföljning - erfarenheter och exempel från Stockholms stad 16.00-16.30 Hur kommer man vidare & uppsummering?

19. Uppdrag E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20): – skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering – stödja fokus på både intern nytta och extern nytta – omfatta metoder för hur nyttorna kan realiseras • Fokus på IT-baserad verksamhetsutveckling • IT som möjliggörare – nyttan uppkommer i användningen • Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller

20. Organisationer som har deltagit i arbetet (arbetsgrupp + referensgrupper)

21. Varför behövs ett Ramverk för Nyttorealisering? Mårten Janerud

22. • Implementerade politiska beslut • Social och ekonomisk utveckling • Bättre miljö Samhälle Medborgarna Riksdag Regering • Ökad service Leverantörer Nytta = resultatet av en Företag • Minskat • Ökad delaktighet uppgiftslämnande • Enklare tillgång Intresse- förändring som Privat- • Snabbare besked • Ökad insyn organisationer upplevs som positivt av dess personer och beslut • Ökad insyn intressenter • Ökad tillgänglighet Inom den egna organisationen Andra offentliga organisationer • Ökad rättssäkerhet • Effektivare processer • Frigjorda resurser • Minskade och undvikta kostnader • Bättre informationsdelning • Flexiblare arbetssätt • Minskade ledtider

23. "Det grundläggande motivet till verksamhetsutveckling är att realisera den nytta som ligger till grund för att förändringen genomförs. Förändringen kan vara att göra saker annorlunda, att göra olika saker, eller att göra saker som kommer att påverka andra till förändring. ”(OGC) "Det är bara möjligt att vara säker på att förändringen har lyckats om vi kan mäta den nytta som förändringen skulle generera.” (Cabinet Office)

24. Syftet med nyttorealisering är att säkerställa att nödvändiga åtgärder genomförs för att realisera de identifierade nyttoeffekter som ligger till grund för genomförandet av verksamhetsutveckling Identifiera Specificera Planera Realisera nyttor Följa upp Verksamhetsutveckling Systemutveckling • Utveckla lösning • Definiera krav (tjänst, process, organisation) • Ta fram konceptuell och detaljerad • Kommunicera och förankra förändring design • Planera och genomför utbildning • Konfiguration • Genomför förändring • Integration och testning • Förbered produktion • Produktionsätt • Stabilisera • Överlämna • Förvalta

25. Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering… Vem ansvarar för Vilka uppföljning? mätetal? Hur ska Vad är Hur ska nytta följas den upp? nyttan? realiseras? När Vem ska uppkommer realisera nyttan? nyttan?

26. Några motiv för att tillämpa nyttorealisering 1. Mer effekt från skattemedel som investeras i verksamhetsutveckling 2. Bättre beslutsunderlag för styrning och prioritering 3. Ökade krav och förväntningar på behovsdriven samverkan och utveckling över organisationsgränser 4. Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering 5. Brygga mellan verksamheten och IT 6. Ökad professionalism i genomförandet av verksamhetsutveckling – Färre misslyckade satsningar – Ökad transparens

27. Ramverket • Kundorientering och öppenhet • Engagemang/uthållighet • Koncernperspektiv • Lösningsorientering • Förändringsvilja och samarbetsförmåga • Strukturerade arbetssätt • Vilja at lära och tänka nytt • Styrande principer • Nyttorealiseringsprocess • Roll- och ansvarsfördelning • Checklistor och mallar • Effektkedja • Kostnads- och nyttostrukturer • Mognadsmodell • Prioriteringsmodell • Goda exempel

28. Integrera med hjälp av de sju frågorna… Budget- Investerings- och Resultat- processen Verksamhets- redovisning planering Rapportering Vem ansvarar Vilka Strategi- och för upp- mätetal? formulering prognostisering följning? Hur ska Hur ska Process- nytta Vad är den System- utveckling följas nyttan? realiseras utveckling upp? ? När Organisati Vem ska Projekt- uppkommer realisera ons- modeller nyttan? nyttan? utveckling Program- Behovs- VHT- och portfölj- inventering arkitektur hantering

29. …”E-delegationen (har) nyligen publicerat en guide i nyttorealisering. Den har fått stor uppmärksamhet och jag vill rekommendera alla er här idag, som på något sätt har ansvar för att räkna på investeringar, att ladda ner rapporten från delegationens webbplats. Och framför allt att börja använda den i vardagen.” Anna-Karin Hatt, It- och energiminister, e-Förvaltningsdagarna, Nacka Strandsmässan, Stockholm 12 oktober 2011.

30. Agenda 10.15-10.30 Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering? 10.35-11.05 Värderealisering på Tullverket 11.10-11.40 Effektutvärdering av satsningar på IT-baserad informationshantering inom hälso- och sjukvård 11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster 12.15-13.15 Lunch 1315-13.45 E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering 13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat 14.25-14.55 Nyttorealisering i PRIO, Försvarsmakten 14.55-15.25 Kaffe 15.10-15.40 Värdet av nyttoanalyser och uppföljning - erfarenheter och exempel från Stockholms stad 15.45-16.15 Hur kommer man vidare? 16.15-16.30 Uppsummering

31. Värderealisering på Tullverket En kort presentation om Tullverkets resa från projektkontor och K/N- analys till programkontor och värderealisering på eSeminarium 24 november 2011 Lars Dannemann Tullverket

32. Projekt i Tullverket SFA BESLUT TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5 TULLNYTTA ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT

33. Traditionellt förändringsarbete i Tullverket Mplg Förv Lok EH Lok BB Lok IT Viktiga projekt

34. Prioritering vs planering (behov/idéer vs resurser) BK Prioriteringsramverk RK Övergripande masterplan Week 2 3 Starts on 7/1 14/1 Strategiska, lång Phase 1 siktiga • Activity • Activity förändringsbehov • Activity Övergripande resursplan SFAs Phase 2 • Activity prioriteringar • Activity Phase 3 • Activity Problem, idéer • Activity och förslag från • Activity Phase 4 verksamhet • Activity Milestone Milestone Leveransplaner Milestone Milestone Week 2 3 Starts on 7/1 14/1 Week 2 3 Phase 1 Starts on 7/1 14/1 • Activity Phase 1 Week 2 3 • Activity • Activity Starts on 7/1 14/1 • Activity • Activity Phase 1 Phase 2 • Activity • Activity • Activity Phase 2 • Activity • Activity • Activity • Activity Phase 3 • Activity Phase 2 • Activity Phase 3 • Activity • Activity • Activity • Activity • Activity • Activity Phase 3 Phase 4 • Activity • Activity • Activity Phase 4 • Activity • Activity • ActivityMilestone Milestone Milestone Milestone Phase 4 • Activity Milestone Milestone Milestone Milestone Milestone Milestone Milestone Milestone Intressenter Strategi Kvalitet/omfång T S O Nytta/värde/effekt Risker Resurser Prioritering Tid Kostnad

35. Värderealisering i förhållande till program IDENTIFIERA PLANERA REALISERA FÖLJA UPP TULLNYTTA ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT GENOMFÖRANDEUPPDRAG SYSTEMFÖRVALTNING

36. Värderealisering på Tullverket Syftet med processen för värderealisering är att realisera de identifierade nyttoeffekter som ligger till grund för att en satsning genomförs. Detta omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva lösningsförslag samt att identifiera, planera, realisera och följa upp värdet av satsningen. 1.1 IDENTIFIERA 1.2 PLANERA 1.3 REALISERA 1.4 FÖLJA UPP 1.1.1 Formulera 1.3.1 Realisera möjliggörare 1.2.1 Nyttoanalys (<TG1) 1.4.1 Uppföljning förändringsidé (<TG0) (TG2-5) 1.3.2 Löpande validering/ Besluta om att 1.1.2 Identifiera mål (<TG0) revidering av förväntad 1.4.2 Synliggöra nyttorna etablera satsningen (TG1) nytta (TG2-5) 1.2.2 Ta fram Fastställande av slutlig Beslut om värderealiseringsplan värderealiseringsplan 1.4.3 Utvärdering fördjupad analys (TG0) (<TG2) (TG2-5) Besluta om 1.3.3 Värdehemtagning Beslut om avslut genomförande (TG2) 1.2.3 Förbereda verksamheten för förändring (<TG3) = Beslutspunkt

37. Agenda 10.15-10.30 Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering? 10.35-11.05 Värderealisering på Tullverket 11.10-11.40 Effektutvärdering av satsningar på IT-baserad informationshantering inom hälso- och sjukvård 11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster 12.15-13.15 Lunch 1315-13.45 E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering 13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat 14.25-14.55 Nyttorealisering i PRIO, Försvarsmakten 14.55-15.25 Kaffe 15.25-15.55 Värdet av nyttoanalyser och uppföljning - erfarenheter och exempel från Stockholms stad 16.00-16.30 Hur kommer man vidare & uppsummering?

38. Att fånga nyttan av IT- investeringar inom vård och omsorg En analysmodell för planering och uppföljning av IT-investeringar eHälsonätverket Vivian Vimarlund- Sabine Koch  2011

39. Samarbetspartners eHälsonätverket stöds av Modellen utvecklades på uppdrag av

40. Bakgrund Inom ramen för den nationella IT-strategin görs stora satsningar av en rad aktörer för att komma tillrätta med de brister som finns i dagens IT-baserade informationshantering. […] .För att skapa förutsättningar för att kunna följa upp och mäta effekterna av dessa satsningar över tid, är parterna eniga om att en utvärdering av den IT-baserade informationshanteringen inom hälso- och sjukvården skall genomföras

41. Utgångspunkt  Vad man går miste om man inte har tekniken  Mognad och innovationsnivå  Nytta till olika aktörer

42. Focus • Integration of information Focus • IT-support for integration of units • Easier and faster exchange of • Logistic effectiveness information Benefits • Effective use of resourses Microsystem • Accurate collaboration between • Effective decision making suppliers Working Benefits • Increase security and safety • Effective service production inward (IT Substitute) • Diminish lead time • Secure information exchange • Possibility to follow up patient through • Diminish risks for double or the whole chain wrong register of patient information Primary Care Secondary Care Social networks IT- integration of intra Working outward and inter (Public goods) organizational levels Pharmacies Working across (IT complement) Home Care/ Focus • Personalized based services Assisted • Vertical and horizontal Living integration of information • Innovation of work processes and communication and interaction patters Benefits • Patient influence the process Economic efficiency • Patient active in his health Customization situation Innovation and • Quality of information • Specialized communities sustainability

43. Fyra fallstudier  Införande av e-tjänsten förnyelse av recept (nivå 1)  Elektronisk födelseanmälan för nyfödda (eFA) (nivå 1)  IT-stöd för samordnad vårdplanering (nivå 2)  Ungdomsmottagning på nätet (UMO) (nivå 3)

44. Det sociala värdet av förnyelse av recept via webben, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle Vård- och omsorgstagare Organisation Samhälle + Ökad flexibilitet för beställning + Effektivare tidsanvändning i + Gynnar tredje part (t.ex. apotek) av mediciner kärnverksamheten + Utgår från individens behov och + Effektivare kommunikation med + Säkrare informationshantering önskemål om sammanhållen vården + Ökade möjligheter för uppföljning information och personliga e-tjänster + Minskade kostnader för och styrning av resurser + Säkerställer kontinuitet mellan olika telefonsamtal vid beställning av (-) Mindre kontakt med vård- och huvudmän och utförare förnyelse av recept omsorgstagare (-) Ökar beställningar av mediciner, eventuellt Kostnader för VC besök för förnyelse av recept/ telefonkostnader, ev resekostnader(parkering, bensin), förlorad produktion (minst 2 timmar per besök) Max : 1 500 (Läkarbesök) + 75 ( Ev resekostnader)+ 1500 ( produktionsförlust) = ca 3000 kr per individ Min ; 50 (Telefoni) + 750 (Produktionsförlust) + 375 (ssk)= 1 175 kr per individ

45. Det sociala värdet av förnyelse av eFA, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle Vård- och omsorgstagare Organisation Samhälle + Ökad säkerhet genom minskad + Effektivare resursanvänding på + Effektivare användning av risk för fel eller dubbel registrering mikronivå skattemedel + Förbättrad informationslogistik + Minskade personalkostnader för + Förbättrad koordinering inom Skatteverket vårdteamet +Möjliggör åtkomst till information +Ger beslutsfattare bättre underlag att över organisationsgränser planera och utveckla vårdinsatser +Säkerställer kontinuitet mellan olika + Modernisering av rutiner huvudmän och utförare och + Skapar förutsättningar för undanröjer organisatoriska hinder samverkan (-) Behov av reservnummer finns i vissa fall (-) Oklart hur nästa generation av systemet ska finansieras och integreras A R-nr/år: 100 000 st Porto/adm. kostnader (Minimala men betydande 5 + 300 x 100 000 = 30 500 000 ) Dubbla remisser, felaktig registrering Antal incidenter per år = 150 -200 per år (dubbla remisser, felaktig registrering) Tid att utreda varje incident = mellan 30 min till 1 timme Mörkertal = ca 500 fall Kostnad : 375 x 150 = 56250 + skatteverketskostnader 56 250 (minskade kostnader för felaktigheter)

46. Det sociala värdet av samordnad vårdplanering, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle Vård och omsorgstagare Organisation Samhälle + Säkrare beslutsunderlag + Effektivare tidsanvändning i + Investeringar stödjer tjänste- och + Ökad säkerhet för kärnverksamheten serviceinnovation med medföljande omsorgstagaren och dennes vård + Säkrare informationshantering moderniseringseffekter för + utgår från individens behov och + Tydligare fördelning av ansvar hos organisationen önskemål av sammanhållen olika vårdgivare + Vård- och omsorgstagaren kan på information och personliga e- + Ger beslutsfattare bättre underlag att sikt utöva delaktighet och tjänster planera och utveckla vård och omsorg, självbestämmande (-) Vårdtagaren får inte tillgång till säkerställer en hög kvalitet och information om hälsa, vård säkerhet samtidigt som det underlättar och omsorg samt åtkomst till deras dagliga dokumentation från arbete sina tidigare insatser och (-) Stödjer inte kunskapsutbyte behandlingar (-) Erbjuder inte beslutsstöd för (-) Låter inte vård- och planering eller för allokering av tid omsorgstagare signera, kommentera eller på andra sätt aktivt bidra till dokumentationen för SVP

47. Det sociala värdet av förnyelse av UMO, för vård- och omsorgstagare, organisation och samhälle Vård och omsorgstagaren Organisation Samhälle + Utgår från individens behov + Standardisering och kontroll av svar + Fler ungdomar kommer genom och önskemål av sammanhållen + Stöd för internt informationsutbyte UMO i kontakt med information och personliga + Effektivisering av verksamhet och ungdomsmottagningen tjänster planering som konsekvens av ökad + UMO möjliggör uppkomst av + Lättillgänglig information (finns kunskap om frågor som är av intresse innovativa lösningar och tjänster på webben, lätt språk, och betydelse för vård- och med bibehållen anonymitet översättningsmöjligheter) omsorgstagaren + Interaktion mellan olika aktörer + Kvalitetssäkrad information (-) Inte alla aktörer som använder + Påskyndar utveckling av flera e- ges systemet i sin dagliga verksamhet tjänster för denna målgrupp + Ökad inflytande (-) Ej tydlig kontinuitet (-) Eventuella rationaliseringar inte förverkligade (-) Inga riktlinjer och strategier för hur UMO ska användas (-) Ej tydlig omfördelning av resurser (-) Kräver förnyelse av kunskap och färdigheter hos personalen som inte planeras på förhand Tid att besvara frågorna Flera besök till UMO Tid att granska information Minskning behöv av insatser (flera frågor besvaras via nätet) Förebyggande effekter

48. Bedömning av IT-investeringar  Mål och effekter  Tekniska krav  Effektivisering av  som leverantörerna verksamheten måste redovisa  Operativa krav  Effektivisering av  som organisationen informations- och måste uppfylla kommunikations  Taktiska/ekonomiska processer krav  som organisationen  Ökad patientsäkerhet måste ta hänsyn till och kvalitet

49.  Tack! Vivian Vimarlund Linköpings universitet, IDA Handelshögskolan i Jönköping Vivian.Vimarlund@liu.se Vivian.Vimarlund@ihh.hj.se Sabine Koch Karolinska Institutet Sabine.Koch@ki.se

50. Agenda 10.15-10.30 Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering? 10.35-11.05 Värderealisering på Tullverket 11.10-11.40 Effektutvärdering av satsningar på IT-baserad informationshantering inom hälso- och sjukvård 11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster - projekt PRIOS 12.15-13.15 Lunch 1315-13.45 E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering 13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat 14.25-14.55 Nyttorealisering i PRIO, Försvarsmakten 14.55-15.25 Kaffe 15.25-15.55 Värdet av nyttoanalyser och uppföljning - erfarenheter och exempel från Stockholms stad 16.00-16.30 Hur kommer man vidare & uppsummering?

51. Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster för små och medelstora kommuner PRIOS – samverkansprojekt inom e-förvaltning Hasse Annerfeldt, 24 november

52. PRIOS • En plattform för framtida e-förvaltning där kommun- gemensamma tjänster och integrationer kan utvecklas och förvaltas tillsammans med kommunspecifika behov. • Ett ”starter kit” med ”mina sidor” samt ytterligare några tjänster • Specificerat, designat ett 20-tal tjänster • Kommit igång med ett samarbete över kommungränserna kring e-utveckling, utformning av självtjänster.

53. PENG-analys Syftet med PENG-analysen har varit att: • Få ett brett ledningsengagemang på alla nivåer • Få fokusering på verksamhetsmålen vid genomförandet • Synliggöra nyttan och att kunna bestämma en ansvarsfördelning för att realisera den

54. PENG-analys Genomfört en grundutbildning (25 personer) för samtliga kommuner i PRIOS Grundanalys 3 tillfällen om 4 timmar vardera (8 personer) Vad som då bl.a. särskilt betonades var att det här inte handlar om att mäta nyttoeffekter med bokföringsmässig precision, utan att det istället främst handlar om att göra subjektiva värderingar med utgångspunkt från kvalificerad yrkesprofessionalitet. Kommunspecifik analys av Kristianstad (4 personer)

55. PENG-analys i PRIOS Ärende- och dokumenthanterings-system

56. Resultat i form av sparad tid Den totala tiden som beräknas kunna sparas uppgår till 26300 timmar årligen, av dessa bedöms 75% kunna hämtas hem. Om man inte gör något åt nuvarande system och arbetsprocesser måste ny personal anställas eller återsättas vid pensionsavgång. Den kvarvarande sparade tiden, 19725 timmar, är därför omräknad enligt följande: 19725 tim * 235 kr/tim = 4,6 Mkr Ett nyttoutfall över tid har bedömts på varje nytta resulterande i ett snittnyttoutfall enligt följande: År 1: 32% År 2: 65% År3: 100%

57. Hinder för att uppnå nyttan Hinder Åtgärd Investering Årskostnad Bristande stöd från ledningen i Ledningarna i PRIOS- 75 tkr form av förståelse och kommunerna måste stötta resurstilldelning etc. varandra genom att i workshop visa på identifierade och värderade nyttoeffekter. Handläggare börjar inte jobba på Individuell utbildning för 50 tkr nytt sätt ökad processförståelse och tidsplan för uppföljning. Internutbildning Politiker vill inte ta emot ”Marknadsföra” genom att 50 tkr kallelser och handlingar påvisa nyttorna. elektroniskt. Systemet uppfyller inte kraven Förhandling och diskussion 100 tkr till 100% med leverantörer. Systemutv. Summa hinderskostnader 275 tkr 90 tkr

58. PENG-analys Fördelar med PENG • Bra metod för att engagera många i nyttosökningen • Ganska lätt att förstå • Kan ta med alla typer av nyttor och ger ändå ett slutresultat • Tar med att någon ska vara ansvarig för att följa upp och ta hem nyttorna Nackdelar med PENG • Kräver en ganska stor resursinsats • Inte alla ekonomer och beslutsfattare fäster vikt vid de svårberäknade nyttorna. Vill bara se var utgifter kan sparas in, befattningar dras in etc. Om inte ledningen tar metoden till sitt hjärta är det ingen idé att lägga ner arbete på kalkylerna. • Ett stort problem i många kommuner är att man inte är intresserad av kalkyler över huvud taget. Besluten om de stora investeringarna fattas på helt andra, kanske politiska, grunder och då är en kalkyl rent av bara till besvär.

59. Effekter vid införande av e-förvaltning Ekonomiskt utfall genom • att ärenden till större del hanteras av medborgaren själv • bättre kvalitet inkommande handlingar • att en del av tjänsteutbudet har automatiserats • ett förbättrat stöd till handläggare • färre inkommande samtal till kommunen genom att medborgaren själv kan kontrollera status av pågående ärende • en minskad mängd utskick genom att medborgaren får möjlighet att välja att alla utskick skall ske digitalt Mjuka faktorer • Implementerade processer, från medborgare till kommun/handläggare • Ger kortare handläggningstider • Ger högre kvalitet på kommunens tjänster • I och med att fler frågor av typ ”hur går det med mitt ärende” kan hanteras av medborgaren själv kan personalen få mer tid till mera kvalificerade frågor, aktiviteter. • Ökad tillgänglighet till kommunens tjänster och tjänstemän för invånarna. • Attraktivare kommun

60. Hinder • Verksamhetsutveckling av en kommun kräver en helhetssyn • Kunskap om att skapa förenkla och om möjligt automatisera verksamhet • Att processorientera verksamheten • Strategisk satsning som innehåller strategier och handlingsplaner för E-förvaltning & E-tjänster finns knappt • Variationen är stor mellan kommunerna vad gäller • Strategiska planer • Handlingsplaner

61. Hinder • Hur säkerställa att man verkligen nått uppsatta mål? • Nyttan uppkommer på många ställen • Svårare för små kommuner att räkna hem en besparing • Långsiktiga effekter

62. Möjligheter • Nya projekt • Prioriterade projekt som kräver nytt tänk • Samverkans projekt • Använda goda exempel

63. Frågor

64. Lunch Återsamling kl 13.15

65. E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering Anna Pegelow, E-delegationen

66. Syfte Presentera • mognadsmodellen för nyttorealisering • tillvägagångssätt för mognadsanalyser • E-delegationens koncernstöd kopplat till nyttorealisering • initialt resultat från påbörjade mognadsanalyser

67. Varför mognadsanalys i nyttorealisering? Tillhandahålla en referens för att analysera den egna verksamhetens förmåga och ambitionsnivå Skapa bred förståelse och engagemang …med syfte att hjälpa verksamheten att utveckla sin förmåga att bedriva framgångsrik verksamhetsutveckling

68. Mognadstrappa Mognadsmodellen för NIVÅ 5 nyttorealisering tillhandahåller en OPTIMERAD struktur för att beskriva de fem mognadsnivåer som en NIVÅ 4 organisation kan gå igenom i STYRD processen att implementera och optimera sin förmåga till NIVÅ 3 nyttorealisering DEFINIERAD NIVÅ 2 UPPREPAD NIVÅ 1 INITIAL 68

69. Fokusområden för mognadsanalys • Styrning • Process • Integration • Roll & ansvar • Medarbetare/Kompetens/utbildning • Beslutsunderlag • K/N-kalkyler • Mätning, prognostisering • Uppföljning och granskning • Verktyg

70. Tillvägagångssätt för mognadsanalys • Första möte / planering av genomförandet (1-2 timmar) • Presentationsmöte - vägledningen och metoden för mognadsanalysen (ca 2 timmar). Deltagarna är de som ska svara på enkäten • Deltagarna svarar på enkäten,10 frågor, för att kartlägga nuläget och fundera kring nyläget • Workshop för att diskutera svaren (3-4 timmar) • Analys av material och rapportskrivning • Muntlig presentation om så önskas (ca 1 timme)

71. Rekommenderade deltagare • Verksamhetschefer • Verksamhetscontroller • Portföljansvarig • Ansvarig planeringsprocess • Ansvarig uppföljning • Ansvarig verksamhetsanalys • Ansvarig budgetprocess • Nyttorealiseringsansvariga • Nyttovärderingsledare • Beställare av utveckling • Utförare av utveckling • ....

72. E-delegationens koncernstöd Lars Dannemann Anna Pegelow Daniel Jafari Tullverket Skatteverket Arbetsförmedlingen

73. Syfte med koncernstödet • En vilja att göra praktik av den framtagna vägledningen • (Kostnadsfri ) hjälp för myndigheter, landsting och kommuner att tolka och anpassa innehållet i vägledningen till sin situation och organisation • Ge en ”skjuts” i nyttorealiseringsarbetet Skapa större nytta för ”koncernen Sverige”

74. Koncernstödets tjänster  Introduktion och utbildning i konceptet och vägledningen i myndigheternas hemorganisation  Mentor/bollplank till ansvariga och eldsjälar som driver arbetet  Hjälpa till med mognadsanalys och ge förslag till aktiviteter för ökad mognadsgrad  Förmedla erfarenheter och goda exempel mellan myndigheter  Stödja praktiskt i aktiviteter för att höja mognadsnivå

75. Koncernstödets arbetssätt Förutsättningar: Högt i tak! Rätt nyckelpersoner! Ledningens uttalade vilja och stöd!

76. Erfarenheter från inledande dialoger (med ett 10-tal myndigheter) • Samtalet viktigt för att konkretisera nyttorealiseringskonceptet • Alla är inte inledningsvis intresserade av mognadsanalys men av stöd i olika former • Alla inte ”redo” för mognadsanalys • Samtalen handlar främst om: • portföljstyrning i förhållande till nyttorealisering • Roll- och ansvarsfördelning • kvalitetssäkring av nyttorna • Business Case och löpande uppdatering av detta • mogenhet/engagemang i organisationen Mycket stort intresse!

77. Erfarenheter från inledande dialoger (med ett 10-tal myndigheter) Ha en realistisk ambition! ... ett tankesätt tar tid att ändra

78. Kontakt anna.pegelow@skatteverket.se 010-5748014 En specifik fråga eller en önskan att diskutera behov av stöd

79. Agenda 10.15-10.30 Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering? 10.35-11.05 Värderealisering på Tullverket 11.10-11.40 Effektutvärdering av satsningar på IT-baserad informationshantering inom hälso- och sjukvård 11.45-12.15 Ett helhetsperspektiv på nyttan med e-tjänster - projekt PRIOS 12.15-13.15 Lunch 1315-13.45 E-delegationens mognadsmodell för nyttorealisering 13.50-14.20 Effekter av projekt integrerade i resultat - SJ 14.25-14.55 Nyttorealisering i PRIO, Försvarsmakten 14.55-15.25 Kaffe 15.25-15.55 Värdet av nyttoanalyser och uppföljning - erfarenheter och exempel från Stockholms stad 16.00-16.30 Hur kommer man vidare & uppsummering?

80. Effekter av utvecklingsprojekt Seminarium 24 nov. Doris Rudén Seminarium 11-11-24, Doris 80 Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

81. Agenda 1. Uppföljning av projekt 2. Vad- Varför - Vem 3. Viktiga kriterier Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, 81 doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

82. 1. Uppföljning av projekt Erfarenheter från flera organisationer / företag 1 Vi realiserar inte våra kalkylerade effekter 2 Utvecklingskostnaderna ökar mot kalkyl 3 Tidplaner innehålls ej Samverkar till ett försämrat resultat/ Business Case Seminarium 11-11-24, Doris 82 Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

83. SJ - Effekter i budget 2012 Centrala projekt 1 2 3 Effekter in i Rätt från början Effekter in i budget 2012 plan 2013/14 Projekt med avslut Guide för arbetet Projekt med avslut 2010-2011-till mars 2012 med effekter från mars 2012 Klart nov. 2011 Klart dec. 2011 Våren 2012 Seminarium 11-11-24, Doris 83 Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

84. 2. Vad – Varför – Vem Definition av effekt från ESV (Ekonomistyrningsverket): En förändring som inträffar som en följd av en vidtagen åtgärd och som annars inte skulle ha inträffat. Inte alltid så enkelt Seminarium 11-11-24, Doris 84 Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

85. Drivkrafter och effekter Lagkrav Ger effekter på: Påverkan kan: Kostnader Öka Intäkter Vara oförändrad Kvalitet Minska Funktion Kundbehov Kvalitet -Utvecklingskostnader -Investeringar - Effekter Effekter måste identifieras och värderas rätt för att ta rätt beslut och förstå förändringar. Besparingar / Intäkter Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, 85 doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

86. Effekter i flera dimensioner Inte så enkelt att hantera – systemstöd behövs Per typ: Per organisation: Effekter i Verksamheten: Kostnader Trafik & Service Visar hur verksamhetens resursanvändning Intäkter och interna effektivitet påverkas Kvalitet Försäljning Miljö Fordon Effekter i samhället: Kundvärde IT Visar hur kunder/medborgare och övriga Medarbetare Övriga samhället påverkas Övrigt Per fas: Per år: Per projekt: Projektidé 2011 xxxxxxxxx Förstudie 2012 xxxxxxxxx Projektstart 2013 xxxxxxxxxxxx Projektgenomförande 2014 xxxxxxxxxx Projektuppföljning 2015 40 - 100 projekt Seminarium 11-11-24, Doris 86 Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

87. En lärande organisation Idé Det är genom att följa upp som vi lär oss. Följa upp Planera Genomföra Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, 87 doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

88. Affärsutveckling Kunder Samhälle/ Teknisk lagkrav utveckling Konkurrenter Vision om framtiden Strategier Uppföljning Planer - Affärsplan - Produkt - Process - Affärsplan - Investeringsplan - Investeringsplan - Verksamhetsutveckling - Marknad - Verksamhetsutveckling - Större centrala - Större centrala utvecklingsprojekt utvecklingsprojekt Genomförande Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83 88

89. Ansvar i IT-projekt Vad / När Hur / Vem • Affär • Beslutsunderlag • Realisering av • Genomförande effekter Linje Projekt Ledning IT • Vision & Strategi • Beslut • Arkitektur • Delegering av • Lösning ansvar • Drift Seminarium 11-11-24, Doris 89 Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

90. 3. Viktiga kriterier För lyckade projekt Förutsättningar: 1. Ett arbetssätt som säkerställer resultat 2. Tydligt och rätt ansvar och mandat Genomförande: 3. Göra ett bra beslutsunderlag från början 4. Prioriterar 5. Styra ändringar Många har brister inom samtliga områden Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, 90 doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

91. Nytt arbetssätt  Tydliga riktlinjer för hur vi beräknar och mäter effekter  Tydlig förankring med linjeansvariga för att realisera effekter  Uppföljning av effekter görs systematiskt Rom byggdes inte på en dag Seminarium 11-11-24, Doris 91 Rudén, doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

92. Kriterier för Framgångsrika organisationer SIQ Nytt arbetssätt för effekter förbättrar flera av dessa kriterier • Faktabaserade beslut • Engagerat ledarskap • Korta ledtider • Allas delaktighet • Processorientering • Samverkan • Förebyggande åtgärder • Kundorientering • Ständiga förbättringar • Långsiktighet • Kompetensutveckling • Samhällsansvar • Lära av andra SIQ: Institutet för Kvalitetsutveckling, Utmärkelsen ”Svensk kvalitet” Seminarium 11-11-24, Doris Rudén, 92 doris.ruden@gmail.com, tel. 070-3 95 95 83

94. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE NYTTOARBETE I FÖRSVARSMAKTEN Per Brink Försvarsmakten Högkvarteret VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

95. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Varför Effektivisera administrativt stöd och logistik! 95 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

96. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Kort historik 2011- LOG fokus + plan. av ytterligare INF 2010 PRIO i hela FM (HR o EK) 2009 2007 PRIO startar med Avtal med IBM undertecknas. FMLOG (HR o EK) 1:a informationsrundresan. 2008 2006 3:e informationsrundresan. 2004 Förfrågnings- Tester startar i mitten av oktober. underlag går ut till Ca 300 medarbetare inom FM och Styrgrupp bildas med 7 st. IT-leverantörer. leverantören verkar i PRIOs ÖB som ordförande. tjänst. CSS migreras i november. 2005 2001 2003 GD blir ordförande. 2008 ESVs rapport ÖB tar beslut Kravspecifikation att PRIO ska färdigställs med hjälp 2:a informationsrundresan. riktar kritik mot påbörjas. av 150 sakkunniga. Systemet byggs. FM. 96 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

97. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Ekonomiredovisning, Införandeplan PRIO Budget, Internhandel, Tidredovisning, Reseräkning, Reseadministration, Förenklat Inköp Personaladministration & Bemanning Ekonomiredovisning, Budget, Internhandel, Reseräkning, Reseadministration, Transport, Materiel & Förenklat Inköp, Tidrapportering, Förnödenhetsförsörjning, Rekrytering Materielunderhåll & Materielplanering, Upphandling & Inköp/ Försäljning & Uthyrning Rekrytadministration, Styra personalförsörjning, Utbildningsadministration Lönebildning, Hemvärnet, Ny personalstruktur, Samtidiga anställningar Underhållsproduktion, Förvaltningsdatahantering, Förnödenhetsförsörjning Materielunderhåll, Autonom lösning 2008 2009 2010 2011 2012 97 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

98. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Resultat Rätt personal med rätt utrustning ska utföra begärd insats på en bestämd plats till känd kostnad! 98 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

99. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE FM sätt att arbeta LEDNINGSPROCESSER Processen för ledning och samordning Centrala planerings och uppföljningsprocessen Produktionsplanerings och uppföljningsprocessen HUVUDPROCESSER Förbandsproduktions- Insatsprocessen processen Stödprocesser (grupper av processer) Personal- Und- /Säk. Utveckling Information Juridik försörjning tjänst Verksamhets- Internationell IT Logistik Infrastruktur stöd samordning VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

100. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Processorienterat arbetssätt • Beredning av ärenden eller produkter i Försvarsmakten ska som huvudregel genomföras i processer. – Processerna beskriver hur vi arbetar för att nå ett resultat. – Uppdrag och uppgifter (vad) ställs i linjeorganisationen och inte till processen. – Försvarsmaktens beslutade processer ska dokumenteras i en handbok. 100 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

101. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Ansvar för process • Processägare (PCÄ): – Fastställer processhandbok – Utser processledare (och delprocessledare) – i dialog med berörd chef – Fastställa förbättringsmål t. ex. PRIO nyttohemtagning – Utföra riskanalys - i enlighet med handbok Ekonomi 101 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

102. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Ansvar för process • Processledare/delprocessledare (PCL/DPCL): – Kontinuerligt uppdatera processdokumentation - processhandbok, utbildningsmaterial, manualer. – Utforma processens krav på IT system. – Kontinuerlig dialog med de som arbetar i processen - rörande utveckling av processen. – Hitta förbättringsområden och driva förändringen – Tillse att utbildning finns tillgänglig för de som behöver använda processen – Vid implementering av processen ge stöd till berörda chefer. – Systematiskt mäta, följa upp processen 102 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

103. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Ändring av process PCÄ Masterdataförvaltning Angränsande processer Behörighetsadministration IT-stöd (bl.a. system PRIO) 103 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

104. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Nyttan föds ur processen Nyttor som uppstår Kostnadsbesparing system inte behövs Nyttor som främst u Sparad ÅA effektiviseras och å Nyttor som uppstår Frigjord tid kan nyttjas för mer Nyttor i form av öka Kvalitetsförbättringar arbetssätt för t.ex. b 104 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

105. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Målet med nyttoarbetet i projekt Nyttohemtagning integreras i projektmetod Accep- Förbered. Fö Förbered. Övergång till Ö vergång till Projekt- Slutlig Modul- Tvärsystem- PFB Blueprint Baslinje tans- drifts- produktionsdrift och produktionsdrift och förberedelser konfigurering test test test sättning förhöjd support sättning Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Identifiera Inventera och Välj nyckeltal Etablera plan Implementera, nyckeltal och analysera och identifiera för genomför och förändrings- identifierade nyttor organisation nyttorealisering följ upp aktiviteter Nyttoaspekt 106 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

106. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Ansvar enligt HUKI Process ä gare Processledare Sakomr ådes- Ledningschef C hef lenhet enhet eller stab ansvarig AKTIVITET n Utvecklingsplan - Styra f ördelning av nyttor från FMUP i ÖB U frå Utvecklingsplan H K K - Genomföra realisering av nyttor H U U U - Fördela tilldelade nyttor p å sakområde till process K H K K - Formulera m ål för nyttohemtagning samt fatta beslut om H U genomförande i en process - Kontinuerliga processförbättringar , genomförande och uppföljning av beslutade förändringsinitiativ och H nyttorealisering - Följa upp, analysera och agera p å nyttor inom en process på nyttor inom en process H U - Följa upp, analysera och agera p å nyttor inom ett sakområde på nyttor inom ett sakomr åde H U K - Återrapportera realiserad nyttohemtagning och ev. avvikelse till H U K Ledningschef C LEDS - Återrapportera realiserad nyttohemtagning och ev. avvikelse till H K K ÖB och GD 107 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

107. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Metod för nyttoarbetet Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Identifiera Inventera och Välj nyckeltal Etablera plan Implementera, nyckeltal och analysera och identifiera för genomför och förändrings- identifierade nyttor organisation nyttorealisering följ upp aktiviteter – Ställ samman redan – Identifiera nyckeltal – Värdesätt förändrings- – Planera förändrings- – Verkställ underlag i identifierade nyttor av för de realiserbara aktiviteterna aktiviteterna och styrande dokument kategori kostnads - nyttorna – Välj nyckeltal utifrån värderealisering över – Inled kommunikation besp. och sparadeåa – Identifiera föränd- möjlig uppföljning och tiden med relevanta org delat på skall och bör ringsaktiviteter storlek på värde – Ta fram underlag för enheter mål, dvs. säker/osäker styrande dokument, inkl – Följ upp – Koppla nyckeltal till – Identifiera ber örda – Gå igenom process - förändrings- organisationsenhet och uppföljningsunderlag implementering och flödet på delprocess- aktiviteterna ansvariga enhetschefer genomförande nivå – Ta fram relevanta – Identifiera risker, – Säkerställ – Definiera och bryt ned jämförelsetal där så beroenden och återrapportering nyttorna i värdeträd är möjligt förutsättningar för att – Utifrån värdeträden realisera nyttorna identifiera realiserbara nyttor för fortsatt arbete 108 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

108. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Erfarenheter Ansvar Processer Nyttoarbetet Uppföljning 120 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

109. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Erfarenheter Ansvar • ”Nyttogeneral” • Nyttokontor Processer • Tydliga • Väl dokumenterade • Ständig uppdatering 121 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

110. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE Erfarenheter Nyttoarbetet • Bryt ner till enskilt arbetssteg • Utse ansvariga • Väl dokumenterat Uppföljning • Nyckeltal • Utse ansvariga • Mät processerna 122 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

111. WWW.FORSVARSMAKTEN.SE FRÅGOR? 123 VI VERKAR, SYNS OCH RESPEKTERAS

112. Kaffe! Återsamling 15:25

114. www.pwc.com/se Värdet av nyttoanalyser och uppföljning eSeminarium 24 november 2011

115. Agenda Erfarenheter och exempel från Stockholms stad • E-tjänstprogrammet, Stockholms stads satsning på verksamhetsutveckling med IT • Nyttoanalyser • Sammanfattning PwC 127

116. E-tjänstprogrammet Stockholms stads satsning på verksamhetsutveckling med IT PwC 128

117. Med invånarnas fokus 650 miljoner 2007-2010 kronor för ett samlat utvecklingsarbete med IT som redskap för verksamhetsutveckling och service till invånare och företagare. Satsningen förväntas leda till effektiviseringar med minskade kostnader i verksamheten samtidigt som mervärdet ska öka för invånarna. E-tjänstprogrammet är förlängt till 31 december 2012. PwC 129

118. Förutsättningar för utvecklingen • Beslut och beredningsprocess, arbetsgrupp, lilla utvecklingsrådet, stadsledningskontorets ledning och beslut. Modell • Anvisningar för hur e-tjänsterna ska utvecklas (teknik, interaktion och design m.m.) Guide • Checklista • Av projekten under projekttiden (tid, budget och leverans). Rapportering till lilla utvecklingsrådet. Uppföljning • Förbrukade medel • Kommunikation • Gemensamma projekt Samordning • E-tjänstplattform, organisationsöverskridande PwC 130

119. E-tjänstprogrammets process 1 2 3 4 5 6 Steg 1 – Projektskiss – frågor om nytta för invånare och verksamhet Steg 2 – Projektansökan/förstudie inkl. nyttokalkyl Steg 3 – Bedömning och beslut om pengar till e-projekt Steg 4 – E-projektets genomförande – uppföljning av projekt och nyttoanalyser Steg 5 – Färdig e-tjänst/IT-stöd, slutrapport – uppföljning av nyttoanalys Steg 6 – Uppföljning av nyttan ett år efter driftsatt tjänst PwC 131

120. Nyttoanalyser PwC 132

121. Nyttoanalyser vid e-tjänstutveckling PwC 133

122. E-tjänster med verksamhetsnytta Hur lång tid tar ärendet idag? Hur stor är målgruppen och många ärenden finns idag? Hur många kommer att använda e-tjänsten, idag och på sikt? Kommer e-tjänsten att användas frekvent? Vad tror vi hindrar invånaren att använda e-tjänsten? Hur kan vi få fler att använda e-tjänsten Hur höga är utvecklingskostnaderna? Drift- och förvaltningskostnader? PwC 134

123. Exempel budget- och skuldrådgivning BEHOV LÖSNINGSFÖRSLAG • Strukturerad process • Webbokning • Effektiva möten • Skype (alternativa mötestyper) • Ökad kunskapsdelning • Visualiserad köhantering • Bättre information om • Bättre information rådgivningen • Guiderum • Bättre på att ”hjälpa rådsökande att hjälpa sig själva” • Egna verktyg Från nuläge till börläge PwC 135

124. Budget- och skuldrådgivning 2000-3000 ärenden per år och av dem kommer 1000 personer att beräknas använda e-tjänsten 2012 och 1500 personer 2014. Handläggningstid i genomsnitt per ärende är 480 minuter och med e-tjänst 400 minuter. Kostnader för kopiering, porto, telefon ledsagning och tolkning minskar med 1 kronor/ärende. Kostnad för utveckling 1,7 mnkr. PwC

125. Diagram – resultat av en nyttoanalys E-tjänstens interna lönsamhet 1,500,000 1,000,000 500,000 Belopp (kr) 0 Kostnader e-tjänst 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Intern besparing -500,000 Ackumulerad nettobesparing -1,000,000 -1,500,000 -2,000,000 År PwC 137

126. Tidsbesparing med utvecklingen 2012 2013 2014 512 750 kronor 763 000 kronor 1 013 250 kronor ”Rådgivarna sparar tid i hanteringen av mötena och mötestyper som kan anpassas till invånarens behov. ” ”Vi tror att rådgivarna kan effektivisera sina aktiviteter och korta ner rådgivningsprocessen med i snitt 90 min.” PwC 138

127. Kvalitativa mätvärden? • Kommunfullmäktiges övergripande mål • E-tjänstprogrammets mål • Verksamhetens mål (övriga mål och kvalitativa nyttor) PwC 139

128. Sammanfattning PwC 140

129. Framgångsfaktorer för att realisera nytta Ledning och beslut Ständig utvärdering Dubbel nytta Servicetänk Ägarskap i verksamheten Samordnad utveckling PwC 141

130. Tack! Karin Öhlander, PwC Karin.ohlander@se.pwc.com © 2010 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC. "PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of the PwC network. Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any other member firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another member firm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.

132. Hur kommer man vidare? Mårten Janerud, E-delegationen

133. Syfte Gå igenom: • vanliga utmaningar • framgångsfaktorer • förslag på ansats till att införa nyttorealisering • Några exempel och goda råd

134. Ta fram effektkedjan! SATSNING KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL UTVECKLINGS- VERKSAMHETS- MÖJLIGGÖRARE FÖRÄNDRINGAR NYTTOR INSATSER MÅL KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I

135. Några vanliga utmaningar kopplade till nyttorealisering 1. Ingen vilja att bedriva aktiv nyttorealisering 2. Bristfälliga beslutsunderlag 3. Ingen plan för realisering av nyttor 4. Nyttorealisering följs inte upp 5. Ärenden lämnas olösta – ingen aktiv ändringshantering 6. Möjliggörare prioriteras på bekostnad av nödvändigt förändringsarbete

136. När ska nyttorealisering tillämpas? • Införande av ny e-tjänst • Implementering av IPv6 • Införskaffning av ny server • Processutveckling • Införande av e-handel i svensk statsförvaltning • Införande av ERP-system • Införande av E-legitimation • Konsoliderad IT-drift • Etablering av Shared Service Center • Egen skoldator till gymnasieelever • Regeringsuppdrag

137. Kortare väntan Vad? Uppföljning • Standardiserad handläggning av asylärenden • Antalet utredningar + ledtider per team och – Tidssättning (ledtider) enhet – Gemensamt arbetssätt (processteg, • Måluppfyllelsen för projektet mäts i mötesordning och agendor) genomsnittliga handläggningstider för – Standardiserade arbetsteam nyinkomna ärenden • Ändringsfrekvens vid domstolar och orsaken Varför? till antalet återförvisade ärenden • Förkortad handläggningstid för asylsökande (rättssäkerhet) • Öka förtroendet för Migrationsverket • Djupintervjuer med asylsökande • Ökad effektivitet • Personalenkät (arbetsmiljö och arbetssätt) Genomförande Nytta • Pilotprojekt • Genomsnittlig handläggningstid nedkortad • Stegvis utrullning från 267 dagar (år 2008) till 75 dagar (år – 16 veckor inkl. utbildning (omorganisera 2010) enheten i enlighet med det standardiserade sättet) – Teamet, teamledare, förändringsledare och enhetschef följer ärendena väldigt noga under ca 10 veckor – Överlämning till ordinarie verksamhet • Kundfokus + ständiga förbättringar

138. Civil Service Reform Programme, Nordirland Uppföljning Vad? Aggregerad uppföljning av projekt och • Transformering av statlig förvaltning i nyttorealisering (mha. nyttoregister) Nordirland • 53st strategiska nyttor – 11 departement • 133st operativa nyttor – 29 000st tjänstemän • Kundcenter och e-tjänster, HR, EA, Ny IT- infra, Ny arbetsplats, Nytt utbildningscenter Nytta • Gemensamma arbetssätt Varför? • Uppföljning på aggregerad portföljnivå • Öka kvalitet, produktivitet och effektivitet • Ökad transparens och samsyn • Undvikt dubbelräkning Genomförande • Nyttorealisering integrerad med portfölj-, • 9st införandeprojekt program- och projektstyrning • Programkontor • Förbättrad kontroll och hög grad av • Särskild styrgrupp för förändringsledning nyttorealisering • Gemensam process för nyttorealisering • Gemensamt nyttoregister http://www.dfpni.gov.uk/benefits-management-mainsection1

139. Några siffror • Cirka 40% av svenska myndigheter anger att de följer upp nyttorealisering systematiskt (E-delegationen) • Bara 20% tror att deras organisationer återkommande levererar eftersträvade effekter vid genomförandet av verksamhetsutveckling (Financial Times) • Mellan 30-40% av genomförd verksamhetsutveckling i offentlig sektor kan inte redovisa några som helst realiserade nyttor (OGC) • Utan en strukturerad ansats till nyttorealisering kommer… … projekt och program att realisera mellan 10-25 % av potentiella nyttor … 30-40% av projekten kommer inte att leverera någon nytta alls (OGC) • Med en strukturerad ansats är 80% realisering av potentiella nyttor realistiskt (OGC) • Kostnaden för att applicera BRM i förändringsprogram är cirka 4-6% av den totala kostnaden (kan vara större i projekt) (OGC)

E seminarium nyttorealisering 111125

Vous êtes en train de lire un aperçu.

Consultez-les par la suite

E seminarium nyttorealisering 111125

Plus De Contenu Connexe

Similaire à E seminarium nyttorealisering 111125 (20)

Plus par E-delegationen (20)

Plus récents (20)