Elokronická spisová služba

1. ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA (ESS)
z řady GORDIC® Win
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win

2. ZÁKLADNÍ INFORMACE
Základní informace
Elektronická spisová služba (ESS) je komplexním řešením pro správu dokumentů
menšího či středního úřadu nebo organizace.
Usnadňuje práci. Šetří čas, energii a peníze.
Řeší komunikaci datovými zprávami a napojení na Czech POINT.
Vyhovuje legislativním nárokům na vedení spisové služby.
Především aktuálnímu znění
zákona č. 499/2004 Sb.,
o archivnictví a spisové službě,
a zákona č. 300/2008 Sb.,
o elektronických úkonech
a autorizované konverzi dokumentů.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 2

3. Elektronická spisová služba (ESS)
FUNKČNOSTI
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 3

4. FUNKČNOSTI
Práce s dokumenty
• Vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty. Jak
papírové, tak elektronické.
• Označuje dokumenty číslem jednacím i jakýmikoli dalšími potřebnými
náležitostmi.
• Vede podací deník.
• Umožňuje snadné vyhledávání a filtrování a hromadné operace s dokumenty.
• Třídí dokumenty do spisů.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 4

5. FUNKČNOSTI
Elektronické dokumenty
• Dovede zobrazit a editovat obsah elektronických dokumentů.
• Ukládá elektronické dokumenty způsobem, který zaručuje věrohodnost původu
dokumentu a neporušitelnost a čitelnost jeho obsahu.
• Automaticky kontroluje a doplňuje elektronické značky a časová razítka.
• Vlastní dokumenty opatřuje elektronickými podpisy. U doručených dokumentů
ověřuje pravost těchto podpisů.
• Automaticky převádí dokument do vybraného formátu.
• Provádí konverzi dokumentů z analogové podoby do digitální i naopak. Včetně
autorizované konverze, díky napojení na systém Czech POINT.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 5

6. FUNKČNOSTI
Pohyb po organizaci
• Předává a přiděluje dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy.
• Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci
organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený
atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho.
Přijímání a odesílání
• Přijímá a odesílá dokumenty. Poštou klasickou, elektronickou i skrze datovou
schránku.
• Zobrazuje zprávy doručené do elektronické podatelny, do e-mailové i datové
schránky a vytváří z nich dokumenty.
• Zaznamenává doručení dokumentu. Automaticky eviduje doručenky z datové
schránky.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 6

7. FUNKČNOSTI
Tisk
• Poskytuje velmi rozsáhlou paletu šablon dokumentů pro tisk. Tyto tzv. tiskové
sestavy si umějí samy doplnit potřebné údaje zaevidované v ESS, a tak zkrátit a
automatizovat tisk potřebných dokumentů.
Ukládání a skartace
• Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny.
• Eviduje skartační znaky a lhůty.
• Umožňuje zadat spisový a skartační plán přesně na míru.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 7

8. FUNKČNOSTI
A to není vše…
• ESS dále umožňuje terminálový přístup.
• Podporuje sjednocení s informačními systémy, které již v organizaci používáte.
• Komunikuje s externími informačními systémy (webovými službami).
• Kontroluje dostupnost nových verzí a snadno se aktualizuje.
• Obsahuje adresář subjektů, plánovací kalendář…
Aplikaci lze rozšířit o:
• E-learning. Ozvučený výukový videokurz, který Vás programem názorně provede a
naučí Vás se spisovou službou efektivně pracovat.
• Manažerské výstupy. Pro vytváření grafických přehledů a statistik vedení spisové
služby.
• Plug-in pro Outlook. V programu MS Outlook přibude tlačítko, jehož stisknutím
zaevidujete e-mail do spisové služby přímo z tohoto poštovního klienta.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 8

9. FUNKČNOSTI
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 9

10. Elektronická spisová služba (ESS)
UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 10

11. FUNKČNOSTI
Přihlášení do aplikace
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 11

12. FUNKČNOSTI
Základní obrazovka
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 12

13. Elektronická spisová služba (ESS)
DATOVÉ SCHRÁNKY
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 13

14. DATOVÉ SCHRÁNKY
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 14

15. DATOVÉ SCHRÁNKY
Redistribuce datových zpráv
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 15

16. Přínosy Elektronické spisové služby (ESS)
UŠETŘÍTE
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 16

17. UŠETŘÍTE
Za tisk
Nebudete muset dokumenty zbytečně tisknout.
Ušetříte naše lesy a náklady za tisk.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 17

18. UŠETŘÍTE
Za kopírování
Kopírování dokumentů v elektronické podobě nic nestojí.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 18

19. UŠETŘÍTE
Za poštovní služby
Budete moci přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou a datovou
schránkou.
Odpadne platba poštovného.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 19

20. UŠETŘÍTE
Za mzdy
Práce s dokumenty bude daleko snazší a rychlejší.
Zastane ji minimum pracovníků.
Navíc budete mít úplný přehled o jejich činnosti.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 20

21. UŠETŘÍTE
Za sankce
Jste-li organizace, která má vedení spisové služby nakázáno zákonem, pořízením
ESS dostojíte této povinnosti, a předejdete tak hrozícím pokutám za správní delikt.
Díky pravidelným aktualizacím programu si nebudete muset dělat hlavu s žádnými
budoucími legislativními změnami. Budete s nimi automaticky držet krok.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 21

22. UŠETŘÍTE
Za samotnou aplikaci
Elektronická spisová služba (ESS) je efektivním mezistupněm mezi malým
evidenčním nástrojem a velkým informačním systémem.
Zahrnuje v sobě know-how velkých informačních systémů GINIS®, ale současně
nabízí výrazně nižší cenu při zachování plné funkčnosti.
Je nejlepším řešením pro malé a střední organizace.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 22

23. UŠETŘÍTE
Čas
Dohledání jakéhokoli dokumentu bude záležitostí vteřin.
Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují (automaticky vedený podací deník,
automatické přidělování čísel jednacích, automatická kontrola a doplňování elektronických značek a časových
razítek, automatická evidence doručenek z datové schránky atd.)
Doba trvání pravidelných úkonů se výrazně zkrátí.
Při předávání dokumentů nebudete muset ani
vstát ze židle.
Nebude třeba se znovu a znovu přihlašovat
do datové schránky ani do e-mailu.
Propojením s dalšími agendami informačního
systému odstraníte duplicitu činností (dvojí
evidenci).
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 23

24. UŠETŘÍTE
Prostor
Dokumenty schraňované v elektronické podobě nezabírají takřka žádné místo.
Pravidelné zálohování zaručí, že o ně nikdy nepřijdete.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 24

25. UŠETŘÍTE
Nervy
Proškolíme Vaše pracovníky tak, aby v aplikaci pracovali efektivně a samozřejmě.
Zajistíme instalaci a úplný servis. Kdykoli se na nás můžete obrátit s jakýmkoli
problémem či přáním.
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 25

26. Elektronická spisová služba (ESS)
DĚKUJEME ZA POZORNOST
Elektronická spisová služba (ESS) | GORDIC® Win 26