Diapositivas presentadas por James Veitia, Coordinador Consultoría y Preventa Certicamara, en el eCommerce Day Bogotá 2016

1. MODELO FUNCIONAL DE FACTURA ELECTRÓNICA:
EMISIÓN Y RECEPCIÓN - CASOS EMPRESARIALES

2. CARACTERÍSTICAS GENERALES
DIFERENCIAS ENTRE F. ELECTRÓNICA
Y F. POR COMPUTADOR
FACTURA ELECTRÓNICA FACTURA POR COMPUTADOR
Se debe solicitar resolución a la DIAN para emitir
Requiere consentimiento de parte del cliente para
entregarla, en caso de que no sea un OFE
Debe ser en formato XML (UBL), firmada digitalmente,
con su CUFE asignado
DIAN emite autorización a software propio o de
terceros también autorizados para su generación
Entrega electrónica, representación gráfica digital o
física
Se debe garantizar autenticidad e integridad del
documento
Se debe solicitar resolución a la DIAN
para emitir
N/A
N/A
N/A
Entrega electrónica y física
Se debe garantizar autenticidad e
integridad del documento

3. Cumple con el estándar
definido por la DIAN el cual
es basado en UBL (Universal
Business Language).
Contiene cada
uno de los datos
de la factura.
Está firmado digitalmente
según el estándar XAdES
EPES, correspondiente a un
formato de firma avanzado
para XML.
Dentro de los datos se
incluye un Código Único
de Facturación
Electrónica (CUFE) el
cual se calcula a partir
algunos datos de la
factura.
FACTURA ELECTRÓNICA (FORMATO XML)
Este formato se remite a la DIAN

4. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DIGITAL
Contiene cada uno de
los datos de la factura.
Dentro de los datos se
incluye un Código Único de
Facturación Electrónica
(CUFE) el cual se calcula a
partir algunos datos de la
factura.
Se emite en formato
impreso o digital.
Formato de fácil y
amplio acceso
garantizando lectura,
copia, descarga o
impresión de forma
gratuita.

5. Firma de la factura de firma y política de firma (Art. 7)
Toda factura electrónica deberá incorporar
firma que permita garantizar:
• Autenticidad
• Integridad
• No repudio
Acorde con la
política de firma
de la DIAN
Las características y especificaciones técnicas
se encuentran en el anexo técnico 2
RESOLUCIÓN 019 DE 2016 ART. 7

6. Acuse de recibo de la factura (Art. 4)
El adquirente informa al OFE de la entrega
de la factura electrónica
Por sus propios medios
tecnológicos
Por medio del formato
establecido por la DIAN
(Alternativo)
En documento separado
físico o electrónico
Por sus propios medios
tecnológicos
Formato electrónico de generación
(XML), el adquirente deberá informar:
Representación gráfica digital o
impresa, el adquirente podrá:
Por medios tecnológicos que
ofrezca el OFE
Obligatorio Optativo
DECRETO 2242 DE 2015: ART 4

7. Aceptación (Art 2.2.2.53.5. )
- Gestión del acuse de recibo por parte
del proveedor tecnológico.
- Proveedores, Sistema DIAN y Registro
prestan los servicios de aceptación
Por sus propios medios
tecnológicos
Por medio del formato
establecido por la DIAN
(Alternativo)
3 días hábiles
No reclamaciones ante
el contenido
Expresa Tácita
Por medios tecnológicos que
ofrezca el OFE
Formato
electrónico
de
generación
(TV)
Formato
electrónico
de
generación
(TV)
DECRETO 2242 DE 2015: ART. 4

8. El adquirente
verificará las
siguientes
condiciones:
1. Formato XML estándar
3. Firma digital y su validez
De acuerdo a estas
verificaciones, el
adquirente podrá
rechazar la factura
Informará:
Por sus propios medios
tecnológicos
Los que disponga el OFE.
Formato alternativo de DIAN
(solo para el formato electrónico
de generación XML).
2. Requisitos art. 617 E.T.,
salvo lit. a), h), i), pre-
impresión; discriminación
impuesto del consumo.
El OFE anulará
mediante nota de
Crédito y expedirá
nueva F.E.
Formato electrónico
de generación (XML)
Representación
gráfica digital o
impresa
El adquirente
verificará las
siguientes
condiciones:
1. Requisitos art. 617 E.T.,
salvo lit. a), h), i), pre-
impresión; discriminación
impuesto del consumo.
DECRETO 2242 DE 2015: ART 5
Verificación y rechazo
de la F.E.(Art. 5)

9. Conservación de la facturación electrónica (Art. 6)
Formato electrónico de generación
(XML): Factura, notas débito y crédito
Representación gráfica digital o impresa
Para efectos fiscales, la factura se debe
conservar
Conservar en el mismo formato
electrónico de generación, tanto el OFE
como el adquirente
Se deberán conservar según el termino
establecido del art. 632 del estatuto
tributario: al menos 5 años
También se deben conservar las
constancias de recibo y rechazo
Conservada en el mismo formato de
generación por el adquirente
DECRETO 2242 DE 2015: ART. 6

10. MODELO DE EMISIÓN Y RECEPCIÓN
PROVEEDOR
Persona natural o
jurídica que envía
facturas electrónicas a
un cliente que cuenta
con sistema de
facturación
electrónica propio o
de un operador
tecnológico.
CLIENTE
Entidad
correspondiente a un
facturador electrónico
el cual emitirá o recibirá
facturas electrónicas,
notas debito o notas
crédito.
ADQUIRIENTE
Persona natural o
jurídica que recibe
facturas electrónicas,
notas debito o notas
crédito. Esta persona
pueda aceptar o
rechazar la facturas.
MODELO DE EMISIÓN MODELO DE RECEPCIÓN
SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

11. MODELO DE EMISIÓN
ERP
Notificación del XML a la DIAN
Factura en formato
XML definido por la
DIAN
Representación
grafica de la factura
Notificación de las facturas al adquirente
por correo electrónico
Envío de la factura a sistema de
facturación electrónica si el adquirente
cuenta con uno
Adquirente
Envío de la factura impresa en caso que el
adquirente no pueda recibir la factura en
medios electrónicos
Envío de la factura al
adquirente
Sistema de
facturació
n avalado
por la
DIAN
Antes de 48
horas después
de emitida la
factura

12. MODELO DE RECEPCIÓN
ERP
Receptor de factura
Notificación del XML a la DIAN
Sistema de facturación
avalado por la DIAN
del proveedor
Sistema de facturación
avalado por la DIAN
del facturador
electrónico
Registro de los datos
contables extraídos del
XML
Consulta de la
representación gráfica
Antes de 48
horas después
de emitida la
factura