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Marzo 2012

Creación de Eventos Departamentales
Creación Coordinadores Delegados
CONSIDERACIONES GENERALES
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Se recomienda usar como navegador Mozilla o Google
Chrome.

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Si va a realizar la inscripció...
CONSIDERACIONES GENERALES
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El proceso de Inscripción al Encuentro departamental debe ser
realizado por cada uno de lo...
CREACIÓN EVENTOS DEPARTAMENTALES
Ingrese a la página
www.fundacionredcolsi.org
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1. Darle click a la pestaña Eventos
AQUI
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2. Darle click a la Crear Evento +
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3. Darle click a la Crear Evento +
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4. Puede darle click al evento que está activo y ver
la información general
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4. Puede darle click al evento que está activo y ver
la información general
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4. Puede darle click al evento que está activo y ver
la información general
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Desde allí se puede administrar...
CREACIÓN COORDINADORES DELEGADOS
Creación de Coordinadores delegados (delegados
Institucionales par que puedan administrar...
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5. Darle click a la pestaña UNIVERSIDADES
AQUI
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Salen todas las instituciones activas e inactivas que han...
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5. Darle click a la pestaña UNIVERSIDADES
PASO A PASO
6. Darle click al ícono editar Universidad
PASO A PASO
7. Darle click al CREAR/EDITAR DELEGADOS
PASO A PASO
7. Darle click al CREAR/EDITAR DELEGADOS

Darle click a Nuevo + si el delegado nunca

ha participado de un Enc...
PASO A PASO
8. Darle click al BUSCAR

Se puede hacer una búsqueda por nombre o por documento, se
recomienda búsqueda por d...
PASO A PASO
8. Darle click al nombre que arroja la búsqueda y
que corresponda a la persona

Luego se puede dar click a GRA...
PASO A PASO
9. Guarde el usuario y la clave emitida por el
sistema

El sistema envía la clave pero es importante saber que...
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10. Ingreso de Coordinadores Delegados

Los coordinadores delegados una vez tengan su clave de acceso
pueden i...
RECOMENDACIONES FINALES
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El proceso de Inscripción se cierra de manera automática, por
tanto no deje para el úl...
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Guía de uso software de eventos-Creación de eventos departamentales y coordinadores delegados- Eliana Santos

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Guía de uso software de eventos-Creación de eventos departamentales y coordinadores delegados- Eliana Santos

  1. 1. Marzo 2012 Creación de Eventos Departamentales Creación Coordinadores Delegados
  2. 2. CONSIDERACIONES GENERALES  Se recomienda usar como navegador Mozilla o Google Chrome.  Si va a realizar la inscripción en equipos que sean institucionales, tenga en cuenta que tienen algunas restricciones en cuanto a la cookies o las ventanas emergentes. Si durante el proceso presenta inconvenientes la acción inicial es cambiarse de equipo, si eso no resulta COMUNÍQUESE CON LA COORDINACION PARA VERIFICAR EL PROCESO
  3. 3. CONSIDERACIONES GENERALES   El proceso de Inscripción al Encuentro departamental debe ser realizado por cada uno de los delegados institucionales, el uso de su usuario y contraseña es de uso personal e intransferible. Tenga en cuenta que el sistema no permite la Multisesión, si se trata de ingresar en otro equipo inmediatamente el sistema se cierra. Recuerde capacitar a sus delegados institucionales en el correcto uso del sistema. Para este año los proyectos que no esten debidamente registrados en el sistema no podrán participar en el Encuentro Nacional
  4. 4. CREACIÓN EVENTOS DEPARTAMENTALES
  5. 5. Ingrese a la página www.fundacionredcolsi.org
  6. 6. PASO A PASO 1. Darle click a la pestaña Eventos AQUI AQUI
  7. 7. PASO A PASO 2. Darle click a la Crear Evento +
  8. 8. PASO A PASO 3. Darle click a la Crear Evento +
  9. 9. PASO A PASO 3. Darle click a la Crear Evento +        Los campos seleccionados con color rojo son obligatorios Coloque el nombre del evento: VIII Encuentro Departamental Fecha de Inicio: Cuando inicia el evento propiamente dicho por ej 13 de mayo Fecha de Fin: cuando finaliza 14 de mayo Pais: Colombia Departamento: Santander Municipio: Bucaramanga
  10. 10. PASO A PASO 3. Darle click a la Crear Evento +     Limite de Inscripciones: Coloque la fecha hasta la cual se permitirá el registro de participantes para el ej será entonces 14 de mayo. Limite de Inscripción de Proyectos: según el cronograma interno establecido Limite para la evaluación de Proyectos: Según la fecha de terminación del encuentro seleccione un plazo prudencial que le permita revisar las evaluaciones antes de la migración (se realizará 2 semanas después). Cupos participantes y cupos proyectos: Coloque 0 para que sea ilimitado
  11. 11. PASO A PASO 3. Darle click a la Crear Evento +      Presentación: incluya una presentación corta del evento Valor: Coloque los valores ordinarios y extraordinarios Lugar: Indique la ubicación de la sede del evento Permite Particulares: Esto habilita el registro automático de participantes sin pertenecer a ninguna institución, recomendamos no habilitarlo para tener control de los participantes Adjuntos: Cargue la convocatoria en pdf, el afiche y un modelo del comprobante de pago si lo tiene
  12. 12. PASO A PASO 4. Puede darle click al evento que está activo y ver la información general
  13. 13. PASO A PASO 4. Puede darle click al evento que está activo y ver la información general
  14. 14. PASO A PASO 4. Puede darle click al evento que está activo y ver la información general  Desde allí se puede administrar todo lo relacionado con el evento     AGREGAR PARTICIPANTE AGREGAR PROYECTO AGREGAR USUARIOS: Crear usuarios en calidad de evaluadores AGREGAR EVALUADORES: Una vez ya se estableció el usuario evaluador alli puede asignarle los proyectos a evaluar por areas
  15. 15. CREACIÓN COORDINADORES DELEGADOS Creación de Coordinadores delegados (delegados Institucionales par que puedan administrar sus semilleros, registrar sus proyectos y los participantes en el evento recien creados
  16. 16. PASO A PASO 5. Darle click a la pestaña UNIVERSIDADES AQUI AQUI Salen todas las instituciones activas e inactivas que han pertenecido al Nodo
  17. 17. PASO A PASO 5. Darle click a la pestaña UNIVERSIDADES
  18. 18. PASO A PASO 6. Darle click al ícono editar Universidad
  19. 19. PASO A PASO 7. Darle click al CREAR/EDITAR DELEGADOS
  20. 20. PASO A PASO 7. Darle click al CREAR/EDITAR DELEGADOS Darle click a Nuevo + si el delegado nunca ha participado de un Encuentro Departamental o Nacional Darle click a Buscar: Si el participante ha estado registrado previamente en portal en cualquiera de las modalidades de participación
  21. 21. PASO A PASO 8. Darle click al BUSCAR Se puede hacer una búsqueda por nombre o por documento, se recomienda búsqueda por documento porque pueden haber homónimos en el sistema
  22. 22. PASO A PASO 8. Darle click al nombre que arroja la búsqueda y que corresponda a la persona Luego se puede dar click a GRABAR DELEGADO y ya sale la persona agregada en la parte inferior El sistema envía de manera automática un correo de notificación con la clave y el usuario, sin embargo también arroja la clave y el usuario para que quien la está creando pueda almacenarla y usarla ante cualquier eventualidad
  23. 23. PASO A PASO 9. Guarde el usuario y la clave emitida por el sistema El sistema envía la clave pero es importante saber que la envía al correo que la persona tenga asociada, o en ocasiones puede ser detectada como SPAM por eso se recomienda enviar posteriormente un correo a cada delegado indicando su clave y usuario para que pueda ingresar
  24. 24. PASO A PASO 10. Ingreso de Coordinadores Delegados Los coordinadores delegados una vez tengan su clave de acceso pueden ingresar a través de www.fundacionredcolsi.org/eventos A partir de ese momento pueden registrar semilleros, integrantes de semilleros, registrar participantes y proyectos asociados a su institución
  25. 25. RECOMENDACIONES FINALES     El proceso de Inscripción se cierra de manera automática, por tanto no deje para el último momento el registro de sus proyectos. Si tiene inconvenientes con el proceso, comuníquelo oportunamente a la Coordinación Nacional, así podrá prestarse oportuna asesoría para el procedimiento Revise con detenimiento que todos los proyectos estén correctamente registrados en el sistema. Se recomienda enviar un listado de excel de los proyectos registrados al coordinador nodal Finalmente, el éxito de este encuentro depende del compromiso y la disposición de todos los que somos miembros

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