O documento discute contratações públicas, definindo termos como contratação pública, modalidades de contratação e processos de compra. Ele também aborda problemas comuns como longos prazos para contratações e a necessidade de reduzi-los sem comprometer a qualidade.
Da Melhoria Contínua para Grandes Transformações (Ricardo Ávila – EloGroup)
Workshop Compras Públicas
1. 1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E
PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA
2. Compras Públicas
Como planejar contratações? Como apoiar os processos de negócio por meio de uma
compra? Como garantir a qualidade do que é comprado?
3. PRINCIPAIS DEFINIÇÕES
A contratação pública é um instrumento administrativo realizado por mecanismos de
licitação, que visa escolher a proposta mais vantajosa para a Administração, com base em
parâmetros definidos
Legalidade
Impessoalidade
Moralidade
Eficiência
Publicidade
Execução Direta
A contratação que é feita pelos
órgãos e entidades da
Administração, pelos próprios
meios
Execução Indireta
A contratação que o órgão ou
entidade contrata com terceiros
sob qualquer dos seguintes
regimes:
i) empreitada por preço global;
ii) empreitada por preço unitário;
iii) empreitada integral; e,
iv) tarefa.
4. 1. Concorrência
2. Tomada de Preço
3. Convite
4. Concurso
5. Leilão
Lista exaustiva !
6. Pregão
6.1 Eletrônico
6.2 Presencial
MODALIDADES DE
CONTRATAÇÃO
LEI nº 10.520
DE 2002
LEI nº 8.666
DE 1993
LEI nº 9.472
DE 1997
Não é comprar mais, é comprar melhor
7. Consulta
Exceção da modalidade de
contratação
MODALIDADES DE CONTRATAÇÕES
6. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
INSATISFAÇÃO DOS
CLIENTES INTERNOS
Os longos processo de contratações geram
uma completa insatisfação por parte das
áreas que são suportadas por estes
processos.
AUMENTO DE COMPRAS
EMERGENCIAIS
O processo de planejamento de contratações
fica prejudicado pelo longo prazo de
contratação, gerando a necessidade da
realização de compras emergenciais com
maior frequência.
7. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
• Quando da realização de pesquisas
acerca das percepções dos clientes
internos que tem suas atividades
suportadas pelo processo de
contratação ficou constatado (em
alguns clientes) que a variável que
mais afeta sua satisfação é o prazo
das contratações.
INSATISFAÇÃO DOS
CLIENTES INTERNOS
Os longos processo de contratações geram
uma completa insatisfação por parte das
áreas que são suportadas por estes
processos.
8. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
O processo de planejamento de contratações
fica prejudicado pelo longo prazo de
contratação, gerando a necessidade da
realização de compras emergenciais com
maior frequência.
• A necessidade das contratações
nem sempre permitem um
planejamento adequado, e este
problema se agrava quando o
tempo de contratação é elevado,
pois exige maior previsibilidade das
áreas.
• As compras emergenciais
aumentam consideravelmente o
risco de qualidade e custo das
contratações.
AUMENTO DE COMPRAS
EMERGENCIAIS
9. UM BOM PROCESSO DE
CONTRATAÇÃO TEM QUE
SER DEMORADO
É possível reduzir
consideravelmente o tempo
das contratações sem perder
a qualidade da contratação
• Insucesso em iniciativas de
revisão dos procedimentos de
contratações
• Excesso de idas e vindas entre
áreas cliente e área de
contratações para realização
do certame
• Desalinhamento entre diversos
atores responsáveis pelo
processo de contrações
A ORIGEM DO MITO
10. Elaboração de planejamento anual de contratações
Implantação de técnicas gerenciais junto a equipe de contratações
Especialização de perfis para o principais tipos de contratações realizadas
Construção de documentos padrões para elaboração do processo de contratação
Descentralização de compras
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
11. Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais
na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.
Comprove os resultados alcançados.
Caso
Compras como suporte da operação,
atendimento às demandas internas
12. NA DEMANDA DA ÁREA EM RELAÇÃO AO ANO ANTERIOR
70% DE AUMENTO
TRATAMENTO IGUAL PARA TODOS OS TIPOS DE COMPRAS
TUDO É URGENTE
DESESTRUTURAÇÃO, ÁREA SEM ATRIBUIÇÕES CLARAS
SUBDIMENSIONAMENTO
DE CONHECIMENTO SOBRE FORNECEDORES
FALTA
CONTEXTO ENCONTRADO
13. 01. PLANEJAR COMPRA 04. EXECUTAR COMPRA 06. FINALIZAR COMPRA
01.02. Consolidar
Planejamento de Compras
das Áreas
02. CADASTRAR E HOMOLOGAR
FORNECEDOR
07. AVALIAR FORNECEDOR
07.02. Elaborar plano de ação
para melhorar a performance
do Fornecedor
06.01. Identificar tipo de
Pagamento01.01 Planejar Compras por
Produto (Áreas)
02.02. Cadastrar e Homologar novo Fornecedor
02.01. Identificar novo Fornecedor
03.01. Incluir Solicitação de Compra
04.01. Definir modalidade de Compra
04.02. Criar Processo de Compra
04.04. Analisar Propostas
06.03. Realizar Pagamento
01.03. Revisar Ciclo de
Planejamento
01.04. Analisar Resultados
do Ciclo e Estruturar Plano
de Demandas do próximo
ano
04.03. Solicitar Cotação
05.02. Acompanhar Embarque /
Chegada da Carga
04.05. Acompanhar Entrega
06.02. Encaminhar
solicitação de pagamento
para o financeiro
07.01. Avaliar Fornecedor
05.01. Fechar Contrato de Importação
05. IMPORTAR BENS E SERVIÇOS
ABORDAGEM APLICADA
Construir Visão
de Futuro
Entender e
Analisar
Processos
Conceber
Soluções e
Redesenhar
Processos
Implantar
Melhorias e Gerir
Mudanças
Ativar
processo e
Realizar operação
assistida
Metodologia
EloGroup
03. SOLICITAR / ANALISAR COMPRA
02.02. Solicitar preenchimento do formulário e
entrega dos atestados de capacidade técnica (se
necessário)
03.02. Analisar Solicitação de Compra
05.03. Desembaraçar Mercadoria
06.03. Finalizar Processo
14. DIAGNÓSTICO GERAL
TEMPO MUITO ALTO
PARA EXECUÇÃO
DAS SOLICITAÇÕES DE
COMPRAS
CLIENTES
INSATISFEITOS
FALTA DE PLANEJAMENTO
(dentro da área e
nos clientes)
FALTA DE CONTROLE E
VISIBILIDADE PARA
O CLIENTE
15. SLA
Definição e divulgação de SLA
para a área e para os
fornecedores
PLANEJAMENTO
Planejamento de Compras
DESCENTRALIZAÇÃO
Descentralização de Compras
PENALIDADES
Definição de Penalidades para
o Comprador no pedido de
Compras
GESTÃO DE
FORNECEDORES
Criar Gestão de Fornecedores
(Portal do Fornecedor)
ESPECIALIZAÇÃO
Especialização de
Compradores
SOLUÇÕES PROPOSTAS
16. SOLUÇÕES PROPOSTAS
GESTÃO DE
FORNECEDORES
Criar Gestão de Fornecedores
(Portal do Fornecedor)
Criação dos processos de Gestão
de Fornecedores, da avaliação,
categorização e ações de
desenvolvimento e prospecção de
fornecedores.
17. SOLUÇÕES PROPOSTAS
DESCENTRALIZAÇÃO
Descentralização de Compras
Quais compras podem ser descentralizadas?
Dispensas de serviços e materiais de consumo no valor de até 30 mil reais
(foram detalhados quais serviços e materiais de consumo, exemplo: contratar serviço
de pintura de parede, comprar uma televisão para monitoramento dos serviços, etc.).
Como?
As áreas fazem a cotação, definem o melhor fornecedor e então
encaminham a decisão à área de Compras, que irá efetuar o pedido de
compra.
Capacitação
As orientações serão passadas ao gerente da área e a comunicação das
compras descentralizadas é de responsabilidade dele.
Atendimento
SLA para efetuar o pedido de compra após a chegada dos documentos: até
3 dias.
A descentralização de compras é a
possibilidade das áreas e projetos efetuarem
algumas aquisições e contratações
diretamente, a descentralização tem como
objetivo aumentar a autonomia das áreas e
projetos para determinados tipos de
compra, agilizando o processo para o cliente
interno.
1
2
3
4
20. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
REDUÇÃO DO
ALCANCE DAS POLÍTICAS
A descentralização de recursos, via de
regra, limitação no controle de sua
aplicação.
A fiscalização precária pode determinar a não
realização das políticas, no formato proposto
pelo Órgão que disponibiliza os recursos
financeiros.
BAIXO CONTROLE
SOBRE A DESTINAÇÃO
DOS RESCURSOS
$
21. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
BAIXO CONTROLE
SOBRE A DESTINAÇÃO
DOS RESCURSOS
A descentralização de recursos determina,
via de regra, limitação no controle de sua
aplicação.
$
• O Órgão financiador não possui
recursos humanos e financeiros
necessários para realização da
fiscalização in loco, de forma a
determinar o cumprimento integral
das condições acordadas
• Desconhecimento das condições
operacionais do ente responsável
pela aplicação dos recursos
financeiros
22. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
REDUÇÃO DO
ALCANCE DAS POLÍTICAS
A fiscalização precária pode determinar a
não realização das políticas, no formato
proposto pelo Órgão que disponibiliza os
recursos financeiros.
• O fracasso total ou parcial do
programa a ser implantado pode ser
definido por falhas na estratégia de
fiscalização, como por exemplo:
Caráter meramente formal
da fiscalização;
Processos de fiscalização
com baixa versatilidade e
integração entre os órgãos;
Não envolvimento de grupos
da sociedade civil, quando
possível.
23. IMPOSSIBILIDADE DE
FISCALIZAÇÃO
DESCENTRALIZADA DE
CONTRATO
Com os recursos certos e
uma boa estratégia de
fiscalização pode-se obter
sucesso na fiscalização
descentralizada de contrato
• Limitação orçamentária
presente no rotina dos órgãos
públicos
• Insuficiência de recursos
humanos para fiscalização dos
diversos contratos,
especialmente, aqueles
descentralizados
• Falta de comprometimento do
ente beneficiado
A ORIGEM DO MITO
24. Contratação da Solução Integradora para as operações
da copa do mundo realizada pela SESGE - MJ!
26. Elaboração de matriz de risco
Criação de roteiro próprio para fiscalização
Uso da tecnologia disponível
Solicitação de auxílio externo (oneroso e não oneroso)
Imposição das regras contratuais
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
28. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
DIFICULDADE NA ENTREGA
DE VALOR DO ÓRGÃO
AUMENTO DO
GASTO PÚBLICO
$
A baixa qualidade nas contratações de bens e
serviços provocam atrasos constantes na
execução das políticas públicas.
Manutenções e retrabalhos gerados pela
baixa qualidade dos bens e prestadores de
serviço elevam consideravelmente o gasto
público.
29. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
DIFICULDADE NA ENTREGA
DE VALOR DO ÓRGÃO
A baixa qualidade nas contratações de bens e
serviços provocam atrasos constantes na
execução das políticas públicas.
• Quando se tem uma especificação
técnica ampla, o menor preço pode
representar um produto de baixa
qualidade ou um prestador de
serviços com baixa qualificação
• O sucesso das políticas públicas
muitas vezes está diretamente
relacionado à capacidade do órgão
concretizar suas compras e
contratações de maneira tempestiva
e assertiva
30. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
AUMENTO DO
GASTO PÚBLICO
Manutenções e retrabalhos gerados pela
baixa qualidade dos bens e prestadores de
serviço elevam consideravelmente o gasto
público.
• Licitações mal sucedidas geram
gastos dispendiosos aos órgãos, seja
pela necessidade de novas licitações
ou pelas manutenções e ajustes
necessários durante a execução dos
contratos
$
31. SEMPRE TENHO QUE
CONTRATAR O MELHOR
PREÇO
A proposta mais vantajosa
para a administração pública
pode não ser a de menor
preço
• Aumento da utilização do
Pregão Eletrônico para maior
parte das licitações realizadas
• Aumento significativo na
quantidade de participantes
nas licitações (fabricantes e
fornecedores)
• Receio de sofrer impugnações
nas licitações por
“Direcionamento do objeto
licitado”, muitas vezes causado
pelo baixo conhecimento do
mercado e dos fornecedores
A ORIGEM DO MITO
33. Entendimento claro e objetivo da demanda
Conhecimento dos produtos e soluções existentes no mercado
Aprimoramento da definição técnica do que se pretende contratar
Auxílio de apoio técnico qualificado
Constante qualificação das equipes
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
35. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
CONTAMINAÇÃO
DAS LICITAÇÕES
O fornecedor não consolidado que for
habilitado e contratado provavelmente
gerará problemas durante a execução do
contrato.
ELEVAÇÃO DO RISCO
NA EXECUÇÃO
DO CONTRATO
!
A não aplicação de multas quando da
participação de fornecedores não
consolidado incentiva a continuidade da
contaminação das licitações, principalmente,
a modalidade de pregão eletrônico.
36. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
ELEVAÇÃO DO RISCO
NA EXECUÇÃO
DO CONTRATO
O fornecedor não consolidado que for
habilitado e contratado provavelmente
gerará problemas durante a execução do
contrato.
!
• A probabilidade de ter problemas na
execução dos contratos aumenta
consideravelmente quando
fornecedores são contratados sem a
devida comprovação de quesitos
como:
Qualificação técnica;
Lastro financeiro para
cumprimento das obrigações
contratuais; e,
Capacidade de cumprimento
das garantias pós-
contratuais
37. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
CONTAMINAÇÃO
DAS LICITAÇÕES
A não aplicação de multas quando da
participação de fornecedores não
consolidado incentiva a continuidade da
contaminação das licitações, principalmente,
a modalidade de pregão eletrônico.
• Propagação de cultura errônea: o
processo licitatório permite, de
forma ampla, a recusa em manter a
proposta apresentada, bem como as
demais obrigações oriundas do
instrumento convocatório
• Necessidade de aplicação dos
princípios da razoabilidade,
proporcionalidade e prudência
• TCU vs. STJ e STF
38. NÃO CONSIGO EVITAR
OS FORNECEDORES NÃO
CONSOLIDADOS NO
MERCADO
Fornecedores não
consolidados no mercado
sempre existirão, mas cabe
ao órgão estipular o nível do
fornecedor que deseja
contratar
• Aumento da utilização do
Pregão Eletrônico para maior
parte das licitações realizadas
• Definição inapropriada dos
critérios de habilitação de
fornecedores
• Avaliação simplificada, ou em
alguns casos, meramente
formal das propostas e
respectivos licitantes
A ORIGEM DO MITO
40. Utilização eficaz dos dispositivos legais para habilitação
Implementação de trabalho multidisciplinar
Realização de diligências (recentes mudanças na jurisprudência do TCU)
Aplicação de Penalidades
Constante qualificação das equipes
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
41. Caso
Compras como instrumento de
execução da política pública
Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais
na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.
Comprove os resultados alcançados.
42. POLÍTICA PÚBLICA NACIONAL
1
PROGRAMAS DE GOVERNO RELACIONADOS
VÁRIOS
UNIDADES FEDERATIVAS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO
27
MUNICÍPIOS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO
5.651
EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA NA PONTA
BAIXA
DE VISIBILIDADE DA EFETIVIDADE DOS INVESTIMENTOS REALIZADOS
FALTA
CONTEXTO ENCONTRADO
44. RETORNO QUESTIONÁVEL
SOBRE A EXECUÇÃO DE
INVESTIMENTOS
DIFICULDADE NO
RELACIONAMENTO
COM OS ENTES
BAIXOS RESULTADOS
ALCANÇADOS PELA
POLÍTICA PÚBLICA
BAIXA PADRONIZAÇÃO
E QUALIDADE NAS
COMPRAS REALIZADAS
BAIXA VISIBILIDADE DA
EXECUÇÃO DA POLÍTICA
NA PONTA
BAIXO NÚMERO DE
REGISTRO DE
PREÇOS NACIONAIS
$
DIAGNÓSTICO GERAL
45. ENVOLVIDOS
SECRETARIA
A
• Programa A
• Programa B
• Programa C
SECRETARIA
B
• Programa D
• Programa E
• Programa F
SECRETARIA
C
• Programa G
• Programa H
• Programa I
PROCESSOS
CORPORATIVOS
PROCESSOS DE COMPRAS
PROCESSOS DE TRANSFERÊNCIA
DE RECURSOS
RESULTADOS
$
NOVO MODELO DE OPERAÇÃO
RECURSO TRANSFERIDO
PARA EXECUÇÃO DA
POLÍTICA PÚBLICA
ATAS NACIONAIS DE
REGISTRO DE PREÇOS
PUBLICADAS
46. SOLUÇÕES PROPOSTAS
ACOMPANHAMENTO
DOS RESULTADOS
Criação de uma cultura de
resultado, onde haja o
monitoramento efetivo dos
impactos gerados pela
política pública
REESTRUTURAÇÃO
DO SISTEMA
Revisão das ferramentas de TI
que suportam a operação,
buscando aprimorar suas
funcionalidades assim como
torná-la mais amigável ao usuário
CRIAÇÃO DE ARPs
NACIONAIS
Padronização dos itens contratados
pelos entes por meio de ARPs
Nacionais, afim de garantir a
qualidade e a efetiva execução do
investimento pelos entes
FORTALECIMENTO DO
RELACIONAMENTO COM
OS ENTES
Estruturação de rede de
comunicação com os entes a fim de
garantir total alinhamento entre os
investimentos realizados e as
necessidades locais
DEFINIÇÃO DE
RESPONSABILIDADES
Criação de matriz de responsabilidades
que define papéis e atribuições dos
envolvidos nos processos eliminando
sobreposições e indefinições de
atividades
PRÁTICAS DE
ESPECIFICAÇÃO E
GARANTIA DE QUALIDADE
Utilização de melhores práticas para
garantir que os itens contratados
atendam a necessidade com qualidade
47. SOLUÇÕES PROPOSTAS
PRÁTICAS DE
ESPECIFICAÇÃO E
GARANTIA DE
QUALIDADE
Utilização de melhores
práticas para garantir que
os itens contratados
atendam a necessidade
com qualidade
UTILIZAÇÃO DE CENTROS DE REFERÊNCIA PARA
ESPECIFICAÇÃO1
CRIAÇÃO DE PADRÕES DE DESCRIÇÃO DE
MATERIAIS (PDMs)2
PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES
3
48. Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba