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1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E
PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA
Compras Públicas
Como planejar contratações? Como apoiar os processos de negócio por meio de uma
compra? Como garantir a qualidade do que é comprado?
PRINCIPAIS DEFINIÇÕES
A contratação pública é um instrumento administrativo realizado por mecanismos de
licitação, que visa escolher a proposta mais vantajosa para a Administração, com base em
parâmetros definidos
Legalidade
Impessoalidade
Moralidade
Eficiência
Publicidade
Execução Direta
A contratação que é feita pelos
órgãos e entidades da
Administração, pelos próprios
meios
Execução Indireta
A contratação que o órgão ou
entidade contrata com terceiros
sob qualquer dos seguintes
regimes:
i) empreitada por preço global;
ii) empreitada por preço unitário;
iii) empreitada integral; e,
iv) tarefa.
1. Concorrência
2. Tomada de Preço
3. Convite
4. Concurso
5. Leilão
Lista exaustiva !
6. Pregão
6.1 Eletrônico
6.2 Presencial
MODALIDADES DE
CONTRATAÇÃO
LEI nº 10.520
DE 2002
LEI nº 8.666
DE 1993
LEI nº 9.472
DE 1997
Não é comprar mais, é comprar melhor
7. Consulta
Exceção da modalidade de
contratação
MODALIDADES DE CONTRATAÇÕES
©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015
É possível reduzir consideravelmente o tempo das
contratações sem perder a qualidade da contratação
UM BOM PROCESSO DE
CONTRATAÇÃO TEM QUE SER
DEMORADO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
INSATISFAÇÃO DOS
CLIENTES INTERNOS
Os longos processo de contratações geram
uma completa insatisfação por parte das
áreas que são suportadas por estes
processos.
AUMENTO DE COMPRAS
EMERGENCIAIS
O processo de planejamento de contratações
fica prejudicado pelo longo prazo de
contratação, gerando a necessidade da
realização de compras emergenciais com
maior frequência.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
• Quando da realização de pesquisas
acerca das percepções dos clientes
internos que tem suas atividades
suportadas pelo processo de
contratação ficou constatado (em
alguns clientes) que a variável que
mais afeta sua satisfação é o prazo
das contratações.
INSATISFAÇÃO DOS
CLIENTES INTERNOS
Os longos processo de contratações geram
uma completa insatisfação por parte das
áreas que são suportadas por estes
processos.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
O processo de planejamento de contratações
fica prejudicado pelo longo prazo de
contratação, gerando a necessidade da
realização de compras emergenciais com
maior frequência.
• A necessidade das contratações
nem sempre permitem um
planejamento adequado, e este
problema se agrava quando o
tempo de contratação é elevado,
pois exige maior previsibilidade das
áreas.
• As compras emergenciais
aumentam consideravelmente o
risco de qualidade e custo das
contratações.
AUMENTO DE COMPRAS
EMERGENCIAIS
UM BOM PROCESSO DE
CONTRATAÇÃO TEM QUE
SER DEMORADO
É possível reduzir
consideravelmente o tempo
das contratações sem perder
a qualidade da contratação
• Insucesso em iniciativas de
revisão dos procedimentos de
contratações
• Excesso de idas e vindas entre
áreas cliente e área de
contratações para realização
do certame
• Desalinhamento entre diversos
atores responsáveis pelo
processo de contrações
A ORIGEM DO MITO
Elaboração de planejamento anual de contratações
Implantação de técnicas gerenciais junto a equipe de contratações
Especialização de perfis para o principais tipos de contratações realizadas
Construção de documentos padrões para elaboração do processo de contratação
Descentralização de compras
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais
na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.
Comprove os resultados alcançados.
Caso
Compras como suporte da operação,
atendimento às demandas internas
NA DEMANDA DA ÁREA EM RELAÇÃO AO ANO ANTERIOR
70% DE AUMENTO
TRATAMENTO IGUAL PARA TODOS OS TIPOS DE COMPRAS
TUDO É URGENTE
DESESTRUTURAÇÃO, ÁREA SEM ATRIBUIÇÕES CLARAS
SUBDIMENSIONAMENTO
DE CONHECIMENTO SOBRE FORNECEDORES
FALTA
CONTEXTO ENCONTRADO
01. PLANEJAR COMPRA 04. EXECUTAR COMPRA 06. FINALIZAR COMPRA
01.02. Consolidar
Planejamento de Compras
das Áreas
02. CADASTRAR E HOMOLOGAR
FORNECEDOR
07. AVALIAR FORNECEDOR
07.02. Elaborar plano de ação
para melhorar a performance
do Fornecedor
06.01. Identificar tipo de
Pagamento01.01 Planejar Compras por
Produto (Áreas)
02.02. Cadastrar e Homologar novo Fornecedor
02.01. Identificar novo Fornecedor
03.01. Incluir Solicitação de Compra
04.01. Definir modalidade de Compra
04.02. Criar Processo de Compra
04.04. Analisar Propostas
06.03. Realizar Pagamento
01.03. Revisar Ciclo de
Planejamento
01.04. Analisar Resultados
do Ciclo e Estruturar Plano
de Demandas do próximo
ano
04.03. Solicitar Cotação
05.02. Acompanhar Embarque /
Chegada da Carga
04.05. Acompanhar Entrega
06.02. Encaminhar
solicitação de pagamento
para o financeiro
07.01. Avaliar Fornecedor
05.01. Fechar Contrato de Importação
05. IMPORTAR BENS E SERVIÇOS
ABORDAGEM APLICADA
Construir Visão
de Futuro
Entender e
Analisar
Processos
Conceber
Soluções e
Redesenhar
Processos
Implantar
Melhorias e Gerir
Mudanças
Ativar
processo e
Realizar operação
assistida
Metodologia
EloGroup
03. SOLICITAR / ANALISAR COMPRA
02.02. Solicitar preenchimento do formulário e
entrega dos atestados de capacidade técnica (se
necessário)
03.02. Analisar Solicitação de Compra
05.03. Desembaraçar Mercadoria
06.03. Finalizar Processo
DIAGNÓSTICO GERAL
TEMPO MUITO ALTO
PARA EXECUÇÃO
DAS SOLICITAÇÕES DE
COMPRAS
CLIENTES
INSATISFEITOS
FALTA DE PLANEJAMENTO
(dentro da área e
nos clientes)
FALTA DE CONTROLE E
VISIBILIDADE PARA
O CLIENTE
SLA
Definição e divulgação de SLA
para a área e para os
fornecedores
PLANEJAMENTO
Planejamento de Compras
DESCENTRALIZAÇÃO
Descentralização de Compras
PENALIDADES
Definição de Penalidades para
o Comprador no pedido de
Compras
GESTÃO DE
FORNECEDORES
Criar Gestão de Fornecedores
(Portal do Fornecedor)
ESPECIALIZAÇÃO
Especialização de
Compradores
SOLUÇÕES PROPOSTAS
SOLUÇÕES PROPOSTAS
GESTÃO DE
FORNECEDORES
Criar Gestão de Fornecedores
(Portal do Fornecedor)
Criação dos processos de Gestão
de Fornecedores, da avaliação,
categorização e ações de
desenvolvimento e prospecção de
fornecedores.
SOLUÇÕES PROPOSTAS
DESCENTRALIZAÇÃO
Descentralização de Compras
Quais compras podem ser descentralizadas?
Dispensas de serviços e materiais de consumo no valor de até 30 mil reais
(foram detalhados quais serviços e materiais de consumo, exemplo: contratar serviço
de pintura de parede, comprar uma televisão para monitoramento dos serviços, etc.).
Como?
As áreas fazem a cotação, definem o melhor fornecedor e então
encaminham a decisão à área de Compras, que irá efetuar o pedido de
compra.
Capacitação
As orientações serão passadas ao gerente da área e a comunicação das
compras descentralizadas é de responsabilidade dele.
Atendimento
SLA para efetuar o pedido de compra após a chegada dos documentos: até
3 dias.
A descentralização de compras é a
possibilidade das áreas e projetos efetuarem
algumas aquisições e contratações
diretamente, a descentralização tem como
objetivo aumentar a autonomia das áreas e
projetos para determinados tipos de
compra, agilizando o processo para o cliente
interno.
1
2
3
4
73
49
37
2012 2013 2014
Convite (dias)
60
33
26
2012 2013 2014
Consulta (dias)
27
16
13
2012 2013 2014
Dispensa (dias)
32
22
13
2012 2013 2014
Disp. Justificada (dias)
META: 40 dias META: 25 dias
META: 10 dias META: 10 dias
50%
50%
56%
60%
((
RESULTADOS ALCANÇADOS
CLIENTE
SATISFEITO!!!
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Com os recursos certos e uma boa estratégia de
fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização
descentralizada de contrato
IMPOSSIBILIDADE DE
FISCALIZAÇÃO DESCENTRALIZADA
DE CONTRATO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
REDUÇÃO DO
ALCANCE DAS POLÍTICAS
A descentralização de recursos, via de
regra, limitação no controle de sua
aplicação.
A fiscalização precária pode determinar a não
realização das políticas, no formato proposto
pelo Órgão que disponibiliza os recursos
financeiros.
BAIXO CONTROLE
SOBRE A DESTINAÇÃO
DOS RESCURSOS
$
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
BAIXO CONTROLE
SOBRE A DESTINAÇÃO
DOS RESCURSOS
A descentralização de recursos determina,
via de regra, limitação no controle de sua
aplicação.
$
• O Órgão financiador não possui
recursos humanos e financeiros
necessários para realização da
fiscalização in loco, de forma a
determinar o cumprimento integral
das condições acordadas
• Desconhecimento das condições
operacionais do ente responsável
pela aplicação dos recursos
financeiros
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
REDUÇÃO DO
ALCANCE DAS POLÍTICAS
A fiscalização precária pode determinar a
não realização das políticas, no formato
proposto pelo Órgão que disponibiliza os
recursos financeiros.
• O fracasso total ou parcial do
programa a ser implantado pode ser
definido por falhas na estratégia de
fiscalização, como por exemplo:
 Caráter meramente formal
da fiscalização;
 Processos de fiscalização
com baixa versatilidade e
integração entre os órgãos;
 Não envolvimento de grupos
da sociedade civil, quando
possível.
IMPOSSIBILIDADE DE
FISCALIZAÇÃO
DESCENTRALIZADA DE
CONTRATO
Com os recursos certos e
uma boa estratégia de
fiscalização pode-se obter
sucesso na fiscalização
descentralizada de contrato
• Limitação orçamentária
presente no rotina dos órgãos
públicos
• Insuficiência de recursos
humanos para fiscalização dos
diversos contratos,
especialmente, aqueles
descentralizados
• Falta de comprometimento do
ente beneficiado
A ORIGEM DO MITO
Contratação da Solução Integradora para as operações
da copa do mundo realizada pela SESGE - MJ!
Fiscalização do contrato do Centro de Apoio
aos Pescadores do Amazonas!
Elaboração de matriz de risco
Criação de roteiro próprio para fiscalização
Uso da tecnologia disponível
Solicitação de auxílio externo (oneroso e não oneroso)
Imposição das regras contratuais
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015
A proposta mais vantajosa para a administração pública
pode não ser a de menor preço
SEMPRE TENHO QUE
CONTRATAR O MENOR
PREÇO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
DIFICULDADE NA ENTREGA
DE VALOR DO ÓRGÃO
AUMENTO DO
GASTO PÚBLICO
$
A baixa qualidade nas contratações de bens e
serviços provocam atrasos constantes na
execução das políticas públicas.
Manutenções e retrabalhos gerados pela
baixa qualidade dos bens e prestadores de
serviço elevam consideravelmente o gasto
público.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
DIFICULDADE NA ENTREGA
DE VALOR DO ÓRGÃO
A baixa qualidade nas contratações de bens e
serviços provocam atrasos constantes na
execução das políticas públicas.
• Quando se tem uma especificação
técnica ampla, o menor preço pode
representar um produto de baixa
qualidade ou um prestador de
serviços com baixa qualificação
• O sucesso das políticas públicas
muitas vezes está diretamente
relacionado à capacidade do órgão
concretizar suas compras e
contratações de maneira tempestiva
e assertiva
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
AUMENTO DO
GASTO PÚBLICO
Manutenções e retrabalhos gerados pela
baixa qualidade dos bens e prestadores de
serviço elevam consideravelmente o gasto
público.
• Licitações mal sucedidas geram
gastos dispendiosos aos órgãos, seja
pela necessidade de novas licitações
ou pelas manutenções e ajustes
necessários durante a execução dos
contratos
$
SEMPRE TENHO QUE
CONTRATAR O MELHOR
PREÇO
A proposta mais vantajosa
para a administração pública
pode não ser a de menor
preço
• Aumento da utilização do
Pregão Eletrônico para maior
parte das licitações realizadas
• Aumento significativo na
quantidade de participantes
nas licitações (fabricantes e
fornecedores)
• Receio de sofrer impugnações
nas licitações por
“Direcionamento do objeto
licitado”, muitas vezes causado
pelo baixo conhecimento do
mercado e dos fornecedores
A ORIGEM DO MITO
Aquisição realizada pelo Corpo de Bombeiros
do DF para as operações da Copa do Mundo!
Entendimento claro e objetivo da demanda
Conhecimento dos produtos e soluções existentes no mercado
Aprimoramento da definição técnica do que se pretende contratar
Auxílio de apoio técnico qualificado
Constante qualificação das equipes
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015
Fornecedores não consolidados no mercado sempre
existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do
fornecedor que deseja contratar
NÃO CONSIGO EVITAR
OS FORNECEDORES
NÃO CONSOLIDADOS
NO MERCADO
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
CONTAMINAÇÃO
DAS LICITAÇÕES
O fornecedor não consolidado que for
habilitado e contratado provavelmente
gerará problemas durante a execução do
contrato.
ELEVAÇÃO DO RISCO
NA EXECUÇÃO
DO CONTRATO
!
A não aplicação de multas quando da
participação de fornecedores não
consolidado incentiva a continuidade da
contaminação das licitações, principalmente,
a modalidade de pregão eletrônico.
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
ELEVAÇÃO DO RISCO
NA EXECUÇÃO
DO CONTRATO
O fornecedor não consolidado que for
habilitado e contratado provavelmente
gerará problemas durante a execução do
contrato.
!
• A probabilidade de ter problemas na
execução dos contratos aumenta
consideravelmente quando
fornecedores são contratados sem a
devida comprovação de quesitos
como:
 Qualificação técnica;
 Lastro financeiro para
cumprimento das obrigações
contratuais; e,
 Capacidade de cumprimento
das garantias pós-
contratuais
MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA
CONTAMINAÇÃO
DAS LICITAÇÕES
A não aplicação de multas quando da
participação de fornecedores não
consolidado incentiva a continuidade da
contaminação das licitações, principalmente,
a modalidade de pregão eletrônico.
• Propagação de cultura errônea: o
processo licitatório permite, de
forma ampla, a recusa em manter a
proposta apresentada, bem como as
demais obrigações oriundas do
instrumento convocatório
• Necessidade de aplicação dos
princípios da razoabilidade,
proporcionalidade e prudência
• TCU vs. STJ e STF
NÃO CONSIGO EVITAR
OS FORNECEDORES NÃO
CONSOLIDADOS NO
MERCADO
Fornecedores não
consolidados no mercado
sempre existirão, mas cabe
ao órgão estipular o nível do
fornecedor que deseja
contratar
• Aumento da utilização do
Pregão Eletrônico para maior
parte das licitações realizadas
• Definição inapropriada dos
critérios de habilitação de
fornecedores
• Avaliação simplificada, ou em
alguns casos, meramente
formal das propostas e
respectivos licitantes
A ORIGEM DO MITO
Aquisição realizada pelo SESI - PA!
Utilização eficaz dos dispositivos legais para habilitação
Implementação de trabalho multidisciplinar
Realização de diligências (recentes mudanças na jurisprudência do TCU)
Aplicação de Penalidades
Constante qualificação das equipes
BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
Caso
Compras como instrumento de
execução da política pública
Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais
na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas.
Comprove os resultados alcançados.
POLÍTICA PÚBLICA NACIONAL
1
PROGRAMAS DE GOVERNO RELACIONADOS
VÁRIOS
UNIDADES FEDERATIVAS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO
27
MUNICÍPIOS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO
5.651
EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA NA PONTA
BAIXA
DE VISIBILIDADE DA EFETIVIDADE DOS INVESTIMENTOS REALIZADOS
FALTA
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ABORDAGEM APLICADA
PLANEJAR
DEMANDA DE
CONTRATAÇÃO
PLANEJAR
CONTRATAÇÃO
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FORNECEDOR
GERIR ATAS DE
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CONTRATO
GERIR IMPORTAÇÃO, ARMAZENAGEM E
DISTRIBUIÇÃO
Construir Visão
de Futuro
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testar soluções
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Metodologia
Redesenho do
Serviço Público
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RETORNO QUESTIONÁVEL
SOBRE A EXECUÇÃO DE
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DIFICULDADE NO
RELACIONAMENTO
COM OS ENTES
BAIXOS RESULTADOS
ALCANÇADOS PELA
POLÍTICA PÚBLICA
BAIXA PADRONIZAÇÃO
E QUALIDADE NAS
COMPRAS REALIZADAS
BAIXA VISIBILIDADE DA
EXECUÇÃO DA POLÍTICA
NA PONTA
BAIXO NÚMERO DE
REGISTRO DE
PREÇOS NACIONAIS
$
DIAGNÓSTICO GERAL
ENVOLVIDOS
SECRETARIA
A
• Programa A
• Programa B
• Programa C
SECRETARIA
B
• Programa D
• Programa E
• Programa F
SECRETARIA
C
• Programa G
• Programa H
• Programa I
PROCESSOS
CORPORATIVOS
PROCESSOS DE COMPRAS
PROCESSOS DE TRANSFERÊNCIA
DE RECURSOS
RESULTADOS
$
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RECURSO TRANSFERIDO
PARA EXECUÇÃO DA
POLÍTICA PÚBLICA
ATAS NACIONAIS DE
REGISTRO DE PREÇOS
PUBLICADAS
SOLUÇÕES PROPOSTAS
ACOMPANHAMENTO
DOS RESULTADOS
Criação de uma cultura de
resultado, onde haja o
monitoramento efetivo dos
impactos gerados pela
política pública
REESTRUTURAÇÃO
DO SISTEMA
Revisão das ferramentas de TI
que suportam a operação,
buscando aprimorar suas
funcionalidades assim como
torná-la mais amigável ao usuário
CRIAÇÃO DE ARPs
NACIONAIS
Padronização dos itens contratados
pelos entes por meio de ARPs
Nacionais, afim de garantir a
qualidade e a efetiva execução do
investimento pelos entes
FORTALECIMENTO DO
RELACIONAMENTO COM
OS ENTES
Estruturação de rede de
comunicação com os entes a fim de
garantir total alinhamento entre os
investimentos realizados e as
necessidades locais
DEFINIÇÃO DE
RESPONSABILIDADES
Criação de matriz de responsabilidades
que define papéis e atribuições dos
envolvidos nos processos eliminando
sobreposições e indefinições de
atividades
PRÁTICAS DE
ESPECIFICAÇÃO E
GARANTIA DE QUALIDADE
Utilização de melhores práticas para
garantir que os itens contratados
atendam a necessidade com qualidade
SOLUÇÕES PROPOSTAS
PRÁTICAS DE
ESPECIFICAÇÃO E
GARANTIA DE
QUALIDADE
Utilização de melhores
práticas para garantir que
os itens contratados
atendam a necessidade
com qualidade
UTILIZAÇÃO DE CENTROS DE REFERÊNCIA PARA
ESPECIFICAÇÃO1
CRIAÇÃO DE PADRÕES DE DESCRIÇÃO DE
MATERIAIS (PDMs)2
PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES
3
Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba

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Workshop Compras Públicas

  • 1. 1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
  • 2. Compras Públicas Como planejar contratações? Como apoiar os processos de negócio por meio de uma compra? Como garantir a qualidade do que é comprado?
  • 3. PRINCIPAIS DEFINIÇÕES A contratação pública é um instrumento administrativo realizado por mecanismos de licitação, que visa escolher a proposta mais vantajosa para a Administração, com base em parâmetros definidos Legalidade Impessoalidade Moralidade Eficiência Publicidade Execução Direta A contratação que é feita pelos órgãos e entidades da Administração, pelos próprios meios Execução Indireta A contratação que o órgão ou entidade contrata com terceiros sob qualquer dos seguintes regimes: i) empreitada por preço global; ii) empreitada por preço unitário; iii) empreitada integral; e, iv) tarefa.
  • 4. 1. Concorrência 2. Tomada de Preço 3. Convite 4. Concurso 5. Leilão Lista exaustiva ! 6. Pregão 6.1 Eletrônico 6.2 Presencial MODALIDADES DE CONTRATAÇÃO LEI nº 10.520 DE 2002 LEI nº 8.666 DE 1993 LEI nº 9.472 DE 1997 Não é comprar mais, é comprar melhor 7. Consulta Exceção da modalidade de contratação MODALIDADES DE CONTRATAÇÕES
  • 5. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE SER DEMORADO
  • 6. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das áreas que são suportadas por estes processos. AUMENTO DE COMPRAS EMERGENCIAIS O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com maior frequência.
  • 7. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA • Quando da realização de pesquisas acerca das percepções dos clientes internos que tem suas atividades suportadas pelo processo de contratação ficou constatado (em alguns clientes) que a variável que mais afeta sua satisfação é o prazo das contratações. INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERNOS Os longos processo de contratações geram uma completa insatisfação por parte das áreas que são suportadas por estes processos.
  • 8. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA O processo de planejamento de contratações fica prejudicado pelo longo prazo de contratação, gerando a necessidade da realização de compras emergenciais com maior frequência. • A necessidade das contratações nem sempre permitem um planejamento adequado, e este problema se agrava quando o tempo de contratação é elevado, pois exige maior previsibilidade das áreas. • As compras emergenciais aumentam consideravelmente o risco de qualidade e custo das contratações. AUMENTO DE COMPRAS EMERGENCIAIS
  • 9. UM BOM PROCESSO DE CONTRATAÇÃO TEM QUE SER DEMORADO É possível reduzir consideravelmente o tempo das contratações sem perder a qualidade da contratação • Insucesso em iniciativas de revisão dos procedimentos de contratações • Excesso de idas e vindas entre áreas cliente e área de contratações para realização do certame • Desalinhamento entre diversos atores responsáveis pelo processo de contrações A ORIGEM DO MITO
  • 10. Elaboração de planejamento anual de contratações Implantação de técnicas gerenciais junto a equipe de contratações Especialização de perfis para o principais tipos de contratações realizadas Construção de documentos padrões para elaboração do processo de contratação Descentralização de compras BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  • 11. Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os resultados alcançados. Caso Compras como suporte da operação, atendimento às demandas internas
  • 12. NA DEMANDA DA ÁREA EM RELAÇÃO AO ANO ANTERIOR 70% DE AUMENTO TRATAMENTO IGUAL PARA TODOS OS TIPOS DE COMPRAS TUDO É URGENTE DESESTRUTURAÇÃO, ÁREA SEM ATRIBUIÇÕES CLARAS SUBDIMENSIONAMENTO DE CONHECIMENTO SOBRE FORNECEDORES FALTA CONTEXTO ENCONTRADO
  • 13. 01. PLANEJAR COMPRA 04. EXECUTAR COMPRA 06. FINALIZAR COMPRA 01.02. Consolidar Planejamento de Compras das Áreas 02. CADASTRAR E HOMOLOGAR FORNECEDOR 07. AVALIAR FORNECEDOR 07.02. Elaborar plano de ação para melhorar a performance do Fornecedor 06.01. Identificar tipo de Pagamento01.01 Planejar Compras por Produto (Áreas) 02.02. Cadastrar e Homologar novo Fornecedor 02.01. Identificar novo Fornecedor 03.01. Incluir Solicitação de Compra 04.01. Definir modalidade de Compra 04.02. Criar Processo de Compra 04.04. Analisar Propostas 06.03. Realizar Pagamento 01.03. Revisar Ciclo de Planejamento 01.04. Analisar Resultados do Ciclo e Estruturar Plano de Demandas do próximo ano 04.03. Solicitar Cotação 05.02. Acompanhar Embarque / Chegada da Carga 04.05. Acompanhar Entrega 06.02. Encaminhar solicitação de pagamento para o financeiro 07.01. Avaliar Fornecedor 05.01. Fechar Contrato de Importação 05. IMPORTAR BENS E SERVIÇOS ABORDAGEM APLICADA Construir Visão de Futuro Entender e Analisar Processos Conceber Soluções e Redesenhar Processos Implantar Melhorias e Gerir Mudanças Ativar processo e Realizar operação assistida Metodologia EloGroup 03. SOLICITAR / ANALISAR COMPRA 02.02. Solicitar preenchimento do formulário e entrega dos atestados de capacidade técnica (se necessário) 03.02. Analisar Solicitação de Compra 05.03. Desembaraçar Mercadoria 06.03. Finalizar Processo
  • 14. DIAGNÓSTICO GERAL TEMPO MUITO ALTO PARA EXECUÇÃO DAS SOLICITAÇÕES DE COMPRAS CLIENTES INSATISFEITOS FALTA DE PLANEJAMENTO (dentro da área e nos clientes) FALTA DE CONTROLE E VISIBILIDADE PARA O CLIENTE
  • 15. SLA Definição e divulgação de SLA para a área e para os fornecedores PLANEJAMENTO Planejamento de Compras DESCENTRALIZAÇÃO Descentralização de Compras PENALIDADES Definição de Penalidades para o Comprador no pedido de Compras GESTÃO DE FORNECEDORES Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor) ESPECIALIZAÇÃO Especialização de Compradores SOLUÇÕES PROPOSTAS
  • 16. SOLUÇÕES PROPOSTAS GESTÃO DE FORNECEDORES Criar Gestão de Fornecedores (Portal do Fornecedor) Criação dos processos de Gestão de Fornecedores, da avaliação, categorização e ações de desenvolvimento e prospecção de fornecedores.
  • 17. SOLUÇÕES PROPOSTAS DESCENTRALIZAÇÃO Descentralização de Compras Quais compras podem ser descentralizadas? Dispensas de serviços e materiais de consumo no valor de até 30 mil reais (foram detalhados quais serviços e materiais de consumo, exemplo: contratar serviço de pintura de parede, comprar uma televisão para monitoramento dos serviços, etc.). Como? As áreas fazem a cotação, definem o melhor fornecedor e então encaminham a decisão à área de Compras, que irá efetuar o pedido de compra. Capacitação As orientações serão passadas ao gerente da área e a comunicação das compras descentralizadas é de responsabilidade dele. Atendimento SLA para efetuar o pedido de compra após a chegada dos documentos: até 3 dias. A descentralização de compras é a possibilidade das áreas e projetos efetuarem algumas aquisições e contratações diretamente, a descentralização tem como objetivo aumentar a autonomia das áreas e projetos para determinados tipos de compra, agilizando o processo para o cliente interno. 1 2 3 4
  • 18. 73 49 37 2012 2013 2014 Convite (dias) 60 33 26 2012 2013 2014 Consulta (dias) 27 16 13 2012 2013 2014 Dispensa (dias) 32 22 13 2012 2013 2014 Disp. Justificada (dias) META: 40 dias META: 25 dias META: 10 dias META: 10 dias 50% 50% 56% 60% (( RESULTADOS ALCANÇADOS CLIENTE SATISFEITO!!!
  • 19. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Com os recursos certos e uma boa estratégia de fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização descentralizada de contrato IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO DESCENTRALIZADA DE CONTRATO
  • 20. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS A descentralização de recursos, via de regra, limitação no controle de sua aplicação. A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto pelo Órgão que disponibiliza os recursos financeiros. BAIXO CONTROLE SOBRE A DESTINAÇÃO DOS RESCURSOS $
  • 21. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA BAIXO CONTROLE SOBRE A DESTINAÇÃO DOS RESCURSOS A descentralização de recursos determina, via de regra, limitação no controle de sua aplicação. $ • O Órgão financiador não possui recursos humanos e financeiros necessários para realização da fiscalização in loco, de forma a determinar o cumprimento integral das condições acordadas • Desconhecimento das condições operacionais do ente responsável pela aplicação dos recursos financeiros
  • 22. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA REDUÇÃO DO ALCANCE DAS POLÍTICAS A fiscalização precária pode determinar a não realização das políticas, no formato proposto pelo Órgão que disponibiliza os recursos financeiros. • O fracasso total ou parcial do programa a ser implantado pode ser definido por falhas na estratégia de fiscalização, como por exemplo:  Caráter meramente formal da fiscalização;  Processos de fiscalização com baixa versatilidade e integração entre os órgãos;  Não envolvimento de grupos da sociedade civil, quando possível.
  • 23. IMPOSSIBILIDADE DE FISCALIZAÇÃO DESCENTRALIZADA DE CONTRATO Com os recursos certos e uma boa estratégia de fiscalização pode-se obter sucesso na fiscalização descentralizada de contrato • Limitação orçamentária presente no rotina dos órgãos públicos • Insuficiência de recursos humanos para fiscalização dos diversos contratos, especialmente, aqueles descentralizados • Falta de comprometimento do ente beneficiado A ORIGEM DO MITO
  • 24. Contratação da Solução Integradora para as operações da copa do mundo realizada pela SESGE - MJ!
  • 25. Fiscalização do contrato do Centro de Apoio aos Pescadores do Amazonas!
  • 26. Elaboração de matriz de risco Criação de roteiro próprio para fiscalização Uso da tecnologia disponível Solicitação de auxílio externo (oneroso e não oneroso) Imposição das regras contratuais BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  • 27. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 A proposta mais vantajosa para a administração pública pode não ser a de menor preço SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MENOR PREÇO
  • 28. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO AUMENTO DO GASTO PÚBLICO $ A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na execução das políticas públicas. Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto público.
  • 29. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA DIFICULDADE NA ENTREGA DE VALOR DO ÓRGÃO A baixa qualidade nas contratações de bens e serviços provocam atrasos constantes na execução das políticas públicas. • Quando se tem uma especificação técnica ampla, o menor preço pode representar um produto de baixa qualidade ou um prestador de serviços com baixa qualificação • O sucesso das políticas públicas muitas vezes está diretamente relacionado à capacidade do órgão concretizar suas compras e contratações de maneira tempestiva e assertiva
  • 30. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA AUMENTO DO GASTO PÚBLICO Manutenções e retrabalhos gerados pela baixa qualidade dos bens e prestadores de serviço elevam consideravelmente o gasto público. • Licitações mal sucedidas geram gastos dispendiosos aos órgãos, seja pela necessidade de novas licitações ou pelas manutenções e ajustes necessários durante a execução dos contratos $
  • 31. SEMPRE TENHO QUE CONTRATAR O MELHOR PREÇO A proposta mais vantajosa para a administração pública pode não ser a de menor preço • Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas • Aumento significativo na quantidade de participantes nas licitações (fabricantes e fornecedores) • Receio de sofrer impugnações nas licitações por “Direcionamento do objeto licitado”, muitas vezes causado pelo baixo conhecimento do mercado e dos fornecedores A ORIGEM DO MITO
  • 32. Aquisição realizada pelo Corpo de Bombeiros do DF para as operações da Copa do Mundo!
  • 33. Entendimento claro e objetivo da demanda Conhecimento dos produtos e soluções existentes no mercado Aprimoramento da definição técnica do que se pretende contratar Auxílio de apoio técnico qualificado Constante qualificação das equipes BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  • 34. ©EloGroup| Todos os direitos reservados 2015 Fornecedores não consolidados no mercado sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do fornecedor que deseja contratar NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES NÃO CONSOLIDADOS NO MERCADO
  • 35. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA CONTAMINAÇÃO DAS LICITAÇÕES O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente gerará problemas durante a execução do contrato. ELEVAÇÃO DO RISCO NA EXECUÇÃO DO CONTRATO ! A não aplicação de multas quando da participação de fornecedores não consolidado incentiva a continuidade da contaminação das licitações, principalmente, a modalidade de pregão eletrônico.
  • 36. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA ELEVAÇÃO DO RISCO NA EXECUÇÃO DO CONTRATO O fornecedor não consolidado que for habilitado e contratado provavelmente gerará problemas durante a execução do contrato. ! • A probabilidade de ter problemas na execução dos contratos aumenta consideravelmente quando fornecedores são contratados sem a devida comprovação de quesitos como:  Qualificação técnica;  Lastro financeiro para cumprimento das obrigações contratuais; e,  Capacidade de cumprimento das garantias pós- contratuais
  • 37. MATERIALIZAÇÃO DO PROBLEMA CONTAMINAÇÃO DAS LICITAÇÕES A não aplicação de multas quando da participação de fornecedores não consolidado incentiva a continuidade da contaminação das licitações, principalmente, a modalidade de pregão eletrônico. • Propagação de cultura errônea: o processo licitatório permite, de forma ampla, a recusa em manter a proposta apresentada, bem como as demais obrigações oriundas do instrumento convocatório • Necessidade de aplicação dos princípios da razoabilidade, proporcionalidade e prudência • TCU vs. STJ e STF
  • 38. NÃO CONSIGO EVITAR OS FORNECEDORES NÃO CONSOLIDADOS NO MERCADO Fornecedores não consolidados no mercado sempre existirão, mas cabe ao órgão estipular o nível do fornecedor que deseja contratar • Aumento da utilização do Pregão Eletrônico para maior parte das licitações realizadas • Definição inapropriada dos critérios de habilitação de fornecedores • Avaliação simplificada, ou em alguns casos, meramente formal das propostas e respectivos licitantes A ORIGEM DO MITO
  • 40. Utilização eficaz dos dispositivos legais para habilitação Implementação de trabalho multidisciplinar Realização de diligências (recentes mudanças na jurisprudência do TCU) Aplicação de Penalidades Constante qualificação das equipes BOAS PRÁTICAS PARA FUGIR DO MITO
  • 41. Caso Compras como instrumento de execução da política pública Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os resultados alcançados.
  • 42. POLÍTICA PÚBLICA NACIONAL 1 PROGRAMAS DE GOVERNO RELACIONADOS VÁRIOS UNIDADES FEDERATIVAS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO 27 MUNICÍPIOS RESPONSÁVEIS POR PARTE DA EXECUÇÃO 5.651 EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA NA PONTA BAIXA DE VISIBILIDADE DA EFETIVIDADE DOS INVESTIMENTOS REALIZADOS FALTA CONTEXTO ENCONTRADO
  • 43. ABORDAGEM APLICADA PLANEJAR DEMANDA DE CONTRATAÇÃO PLANEJAR CONTRATAÇÃO SELECIONAR FORNECEDOR GERIR ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS FORMALIZAR E GERIR CONTRATO GERIR IMPORTAÇÃO, ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO Construir Visão de Futuro Realizar imersão Redesenhar Processos Desenvolver e testar soluções Escalar soluções Metodologia Redesenho do Serviço Público REALIZAR COMPRAS
  • 44. RETORNO QUESTIONÁVEL SOBRE A EXECUÇÃO DE INVESTIMENTOS DIFICULDADE NO RELACIONAMENTO COM OS ENTES BAIXOS RESULTADOS ALCANÇADOS PELA POLÍTICA PÚBLICA BAIXA PADRONIZAÇÃO E QUALIDADE NAS COMPRAS REALIZADAS BAIXA VISIBILIDADE DA EXECUÇÃO DA POLÍTICA NA PONTA BAIXO NÚMERO DE REGISTRO DE PREÇOS NACIONAIS $ DIAGNÓSTICO GERAL
  • 45. ENVOLVIDOS SECRETARIA A • Programa A • Programa B • Programa C SECRETARIA B • Programa D • Programa E • Programa F SECRETARIA C • Programa G • Programa H • Programa I PROCESSOS CORPORATIVOS PROCESSOS DE COMPRAS PROCESSOS DE TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS RESULTADOS $ NOVO MODELO DE OPERAÇÃO RECURSO TRANSFERIDO PARA EXECUÇÃO DA POLÍTICA PÚBLICA ATAS NACIONAIS DE REGISTRO DE PREÇOS PUBLICADAS
  • 46. SOLUÇÕES PROPOSTAS ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS Criação de uma cultura de resultado, onde haja o monitoramento efetivo dos impactos gerados pela política pública REESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA Revisão das ferramentas de TI que suportam a operação, buscando aprimorar suas funcionalidades assim como torná-la mais amigável ao usuário CRIAÇÃO DE ARPs NACIONAIS Padronização dos itens contratados pelos entes por meio de ARPs Nacionais, afim de garantir a qualidade e a efetiva execução do investimento pelos entes FORTALECIMENTO DO RELACIONAMENTO COM OS ENTES Estruturação de rede de comunicação com os entes a fim de garantir total alinhamento entre os investimentos realizados e as necessidades locais DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES Criação de matriz de responsabilidades que define papéis e atribuições dos envolvidos nos processos eliminando sobreposições e indefinições de atividades PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE Utilização de melhores práticas para garantir que os itens contratados atendam a necessidade com qualidade
  • 47. SOLUÇÕES PROPOSTAS PRÁTICAS DE ESPECIFICAÇÃO E GARANTIA DE QUALIDADE Utilização de melhores práticas para garantir que os itens contratados atendam a necessidade com qualidade UTILIZAÇÃO DE CENTROS DE REFERÊNCIA PARA ESPECIFICAÇÃO1 CRIAÇÃO DE PADRÕES DE DESCRIÇÃO DE MATERIAIS (PDMs)2 PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES 3
  • 48. Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Fortaleza | Curitiba