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Personal Kanban depuis les tranchées - Culture Kanban 2016

  • 1. Personal Kanban depuis les tranchées Productivité (et collaboration ?) au rendez-vous Eric SIBER - @esiber – 29/06/2016 #CultureKanban #PKTrenches
  • 2. Remerciements à notre organisateur, nos sponsors et notre partenaire medias
  • 3. Personal Kanban depuis les tranchées Productivité (et collaboration ?) au rendez-vous Eric SIBER - @esiber – 29/06/2016 #CultureKanban #PKTrenches
  • 4. Personal Kanban depuis les tranchées But de la présentation
  • 5. Qui suis-je ? Dans le monde du service en IT, en Région Parisienne depuis plus de 10 ans : ● Agile Java Craftsman ● Creative Ecosystem Organizer ● Runner et Papa 2.0
  • 6. Qui suis-je ? Dans le monde du service en IT, en Région Parisienne depuis plus de 10 ans : ● Agile Java Craftsman ● Creative Ecosystem Organizer ● Runner et Papa 2.0 Sur le plan communautaire : ● Membre actif, modérateur, rédacteur et responsable bénévole Java sur Developpez.com de 2005 à 2009 ● Co-organisateur de la conférence Agile France en 2013 ● Interventions en conférence (Scrum Day, Agile Toulouse, Breizhcamp, Agile France)
  • 7. De quoi va-t-on parler ? ● Rappels et définitions ● Comment j’en suis arrivé au(x) Personal Kanban ● De l’individuel au collectif chez Novedia / VISEO Technologies ● Focus sur mon Personal Kanban Pro ● Un changement de perspective ● Personal Kanban unique : un mythe ? ● Conclusions
  • 8. Personal Kanban depuis les tranchées Rappels et définitions
  • 9. « A personal kanban board is for an individual. »
  • 10. « Personal kanban is called personal because it helps you optimize your life towards your purpose. »
  • 11. « In contrast to industrial Kanban, in Personal Kanban, the items contained in the value stream are often less defined and more often than not even the outcome is not clear. » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 12. « Un Personal Kanban est une représentation Kanban de l’état des activités d’un individu ou de plusieurs individus poursuivant un but commun. » Eric SIBER
  • 13.
  • 14. Les 5 pratiques centrales de la méthode Kanban • Visualiser • Limiter le nombre de tâches en cours • Gérer le flux • Rendre les normes de processus explicites • Utiliser des modèles pour reconnaître les opportunités d’amélioration
  • 15. « A value stream visually represents the flow of your work from its beginning through to its completion » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 16. « without visualization, prioritization is reactionary and thoughtless » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 17. « maximum effectiveness results when we limit our WIP and focus on the task before us » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 18. Personal Kanban Aggregated Personal Kanban Team Kanban Emergent Workflow Board Per Person WIP Limit Constant WIP (CONWIP) Aggregated Team Kanban Physical Space Kanban Virtual Kanban Classes of Service Capacity Allocation Liquidity optimization « Personal Kanban tracks items of importance to the individual » « Organizational Kanban tracks items of value to the organization » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 19. Source : Kanban pour l’IT
  • 21.
  • 22. Aucune fonctionnalité avancée ne sera (mal)traitée dans cette présentation
  • 23. Personal Kanban depuis les tranchées Comment j’en suis arrivé au Personal Kanban
  • 24.
  • 25. « it is better to start stopping and stop starting » Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
  • 26. Dernier Value Stream connu • Maybe / later • En attente de paiement • TODO • DOING • DONE • Revu en séance • Readme • 2014
  • 27.
  • 28.
  • 29. « Similar to a lot of other activities you do, day in and day out, you cannot just consider them done or not done, and thus the binary model does not work for all of your activities. » Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
  • 30.
  • 31. Source : Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 32. « It is only when people are confronted with the reality they live in, that actions are taken to improve it. » Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
  • 33.
  • 34.
  • 35.
  • 36. Responsable Expertise IT Objectifs du poste • Promouvoir le savoir-faire techno de Novedia en interne et en externe • Participer à la mise en place d'un environnement favorisant la communication de nos collaborateurs sur leur expertise • Identifier et challenger nos experts et nos experts en devenir Activités Gouvernance des pratiques de veille et des outils de capitalisation : (...) Accompagnement de la croissance de Novedia en effectif dans le domaine de l'expertise (...) Optimisation de la communication autour de nos expertises (...) Pilotage et centralisation des partenariats type sponsoring (...) Ces activités seront réalisées en collaboration avec l'équipe RH, l'équipe Commerciale, les Consultants Managers, les responsables de Communautés et les porteurs d'offres technos.
  • 37.
  • 38.
  • 39.
  • 40.
  • 41. Ce qui me limitait avant ?
  • 42.
  • 43. « create a sense of security and relaxation in your brain » Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
  • 44.
  • 45. My Personal Kanban : cette fois c’est le bon !
  • 47.
  • 48.
  • 49.
  • 50. Personal Kanban depuis les tranchées De l’individuel au collectif chez Novedia / VISEO Technologies
  • 51.
  • 52.
  • 53.
  • 54. « Repetitive tasks can clutter your Personal Kanban and create wasteful overhead » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 55.
  • 56. « Every time your work involves another person or something happens outside your immediate control, make sur it is reflected on your board. » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 57. Value Stream : la colonne « A replanifier »
  • 58. « Personal Kanban has to be endlessly flexible. It needs to be a system that abhors rules » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 59. « Our focus should be on avoiding emergencies, not reacting to them » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 60.
  • 61.
  • 62.
  • 63. Mon Personal Kanban au boulot : changement de perspective
  • 64. « Mon cycle de vie » versus « Le cycle de vie d’un ensemble d’activités » Quelques objectifs Améliorer la visibilité par groupe d'activités Partager un value stream Inciter à la collaboration Customer-valued work items
  • 65. Changement de perspective : billets blog
  • 66.
  • 67.
  • 69.
  • 71. Changement de perspective : les évènements
  • 72.
  • 73.
  • 74.
  • 76.
  • 77. D’autres boards créés  Relations Editeurs  Pilotage et suivi des sponsorings  Ecosystème BT (conférences, e-learning, etc.)  Notoriété BT Paris
  • 78.
  • 79.
  • 80.
  • 81.
  • 82.
  • 83.
  • 84. Personal Kanban depuis les tranchées Personal Kanban unique : un mythe ?
  • 85.
  • 87. Un unique tableau (individuel) avec toutes les facettes de sa vie Des facettes à la bande passante très hétérogène Des sujets pourtant (partiellement) partagés avec d'autres personnes (famille, travail) représentant ces facettes
  • 88.
  • 89. Personal Kanban depuis les tranchées Conclusions
  • 90. « move from doing good work to doing great work » Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
  • 91.
  • 92.
  • 93.
  • 94.
  • 95.
  • 96. « Happiness may be the best measure of success » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  • 97. • Le site des auteurs de Personal Kanban – Mapping Work | Navigating Life • Présentation par Guillaume LOURS alignée avec le livre Personal Kanban • Personal Kanban at work + Personal Kanban as an Organisational Lens (Nomad8)
  • 98. Personal Kanban depuis les tranchées Productivité (et collaboration ?) au rendez-vous Eric SIBER - @esiber – 29/06/2016 #CultureKanban #PKTrenches

Notes de l'éditeur

  1. Partager mon expérience de la mise en oeuvre du Personal Kanban dans différents environnements (toujours avec le même support – à savoir Trello), de l’évolution de la pratique, et de mes réflexions sur le sujet. Focus sur l’usage en environnement pro Ce n’est pas une présentation théorique du Personal Kanban « by the book », mais la présentation reste accessible sans véritable prérequis.
  2. Brown Bag Lunch
  3. IN PROGRESS : 2’ RESTANT : 43’
  4. Définition Personal Kanban Pas vraiment de définition « référence » sur la toile, ni dans les quelques ouvrages
  5. Définition Personal Kanban
  6. Ma définition du Personal Kanban Le personal Kanban ne se réduit pas nécessairement à un unique individu
  7. Le Personal Kanban et le Lean 5S : Seiri : supprimer l'inutile Seiton : situer les choses Seiso : (faire) scintiller Seiketsu : standardiser les règles Shitsuke : suivre et progresser
  8. Les éléments communs avec Kanban
  9. Les éléments communs avec Kanban Visualizing your work
  10. Les éléments communs avec Kanban Visualizing your work
  11. Les éléments communs avec Kanban Limiting multitasking
  12. Du Personal Kanban à l’Organizational Kanban Classification issue d’une réflexion sur la maturité des usages Kanban par David ANDERSON Personal : Items vary wildly in size, type and urgency Organizational : Predictable and Repetable Standard work item (via Classes de service) Enrichi à travers le système
  13. Du Personal Kanban à l’Organizational Kanban Personal : On suit l'état d'une activité | On suit des tâches => Processus générique Organizational : On suit un flux de travail à travers des activités spécifiques => Processus spécifique
  14. Différences dans les schémas de visualisation D’une visualisation user centric à une visualisation item centric et systémique
  15. Trello et son écosystème Utilisation standard : aucune fonctionnalité avancée ne sera maltraitée dans cette présentation
  16. IN PROGRESS : 8’ RESTANT : 37’
  17. Premier contact avec Agile France Décembre 2012
  18. Personal Kanban & Agile France 2013 message : l’importance de visualiser message : sens de parcours lors de la réunion hebdo, notion de pull + GTD
  19. Personal Kanban & Agile France 2013 message : rétrospective + évolution des colonnes
  20. Personal Kanban & Agile France 2013 message : réunion hebdo indispensable pour à la fois de synchroniser mais aussi se motiver / s’affecter des cartes pour la semaine à venir Zeigarnik Effect : désigne la tendance à mieux se rappeler une tâche qu'on a réalisée si celle-ci a été interrompue alors qu'on cherche par ailleurs à la terminer. Le fait de s'engager dans la réalisation d'une tâche crée une motivation d'achèvement qui resterait insatisfaite si la tâche est interrompue. Sous l'effet de cette motivation une tâche interrompue doit être mémorisée mieux qu'une tâche achevée.
  21. Le Personal Kanban en famille novembre 2013
  22. Le Personal Kanban en famille Comment on gérait avant notre TODO List « agile » message : limitations notamment dans la visualisation / représentation remarque : revue parfois le dimanche soir remarque : ce qu’on a perdu / non conservé (effort)
  23. Le Personal Kanban en famille Coïncidence avec la naissance de Clément ? message : le précédent modèle ne passe pas à l’échelle
  24. Le Personal Kanban en famille => TRANSITION Message : correspond à l’étape 1 de la mise en place d’un PK : le backlog Remarque : tout n’a pas été reporté (priorités + Seiri : supprimer l'inutile)
  25. Le Personal Kanban en famille Anecdote Kanban Physique mariage message : la bande passante dédiée et la fréquence des interactions font tendre vers une solution plus visuelle & kinesthésique
  26. Le Personal Kanban en famille => Notre Value Stream actuel message : les idées de côté restent « de côté » car on ne prend pas le temps de regarder (rétrospective) ensemble le kanban et d’échanger / partager message : apparition des mémos, soit une façon de fournir les informations nécessaires à la réalisation de tâches récurrentes, ou de consolider les informations pour une tâche annuelle telle la déclaration d’impôts
  27. Le Personal Kanban au boulot Au boulot = Novedia, pas le client A mis du temps à venir => novembre 2013
  28. Le Personal Kanban au boulot => Avant octobre 2012 Mails + documents + mémoire message : ma charge / bande passante n’a pendant un moment pas mis en défaut cette stratégie (aux défauts près)
  29. Le Personal Kanban au boulot => D’octobre 2012 à avril 2013 Prise de fonction Expertise IT (fiche de poste) message : augmentation de périmètre même si la bande passante ne suit pas tout de suite
  30. Le Personal Kanban au boulot => Avril 2013 Augmentation de bande passante et passage à la liste papier
  31. Le Personal Kanban au boulot => Avril 2013 Augmentation de bande passante et passage à la liste papier
  32. Le Personal Kanban au boulot => Avril 2013 Augmentation de bande passante et passage à la liste papier message : un premier pas vers la visualisation
  33. Le Personal Kanban au boulot Mode opératoire sur ma liste papier message : tentatives d’enrichissements visuels
  34. Le Personal Kanban au boulot => Limitations du mode liste papier : Mise à jour Nouveaux éléments Statut des tâches entamées message : les limites message : la recherche mail tournait à plein régime
  35. Le Personal Kanban au boulot => Novembre 2013 et passage à Trello message : on retrouve encore l’étape 1 de constitution de backlog
  36. Le Personal Kanban au boulot => Novembre 2013 et passage à Trello message : il y a eu bien plus que l’héritage de la liste papier (décharge mentale)
  37. Le Personal Kanban au boulot => Le Value Stream Initial message : ISO par rapport à la liste papier
  38. Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015 message : work life balance + Total Leadership
  39. My Personal Kanban : cette fois c’est le bon ! => Perso en janvier 2015 message : work life balance + Total Leadership
  40. Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015 message : work life balance + Total Leadership
  41. Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015 message : work life balance + Total Leadership
  42. Le Personal Kanban au boulot => Perso en janvier 2015 Apparition de notion de WIP Apparition de notion de rétrospective (Bilan à faire)
  43. IN PROGRESS : 20’ RESTANT : 25’
  44. Mon Personal Kanban au boulot : focus Nous allons parler : Des évolutions de mon Value Stream Initial Des évènements externes et de la façon dont je les ai traité De la priorisation, planification et replanification
  45. Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « journée. » La sémantique de "journée" n'était pas respectée car les cartes s'accumulaient au fil de la semaine. La colonne « Today » fait pourtant partie des recommandations dans l’ouvrage de référence. J’avais 2 options : Renommer comme je l’ai fait Rajouter une colonne « En cours »
  46. Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « Et si ... » Cause : Le backlog devient trop gros Sujets de fonds Eviter les tâches XL non importantes
  47. Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « Templates » Cause : Certaines tâches récurrentes ... dont la structure est identique (Cf. différentes checklist) ... dont le contenu n'est pour autant pas le même
  48. Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne «Suivi » Cause : Activités sans fin En attente stimuli externe non clairement identifié, ou nouvelle planification La carte devient un espace de stockage intermédiaire Les données les plus pertinentes et actualisées Les données peuvent être allégées / reportées dans d’autres documents Ex. suivi collaborateur
  49. Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « En attente » Cause : Activités bloquées En attente action interlocuteur « The Pen » dans l’ouvrage de référence
  50. Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => colonne « A replanifier » Diagnostic: Activité mise en suspens à minima jusqu'à la fin de semaine Replanification (ou non) en fin de semaine
  51. Mon Personal Kanban au boulot : Value Stream => une non-règle On peut reculer dans mon PK !
  52. Mon Personal Kanban au boulot : Les évènements externes Rappel : ce qui alimente le backlog message : intégrer au plus vite (donc le plus fréquemment possible) au backlog « Our focus should be on avoiding emergencies, not reacting to them » - Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  53. Mon Personal Kanban au boulot : Les évènements externes Si rapide à traiter, on traite => Mise à jour du Kanban si pertinent (carte existante, activité ayant plusieurs étapes) Si effort non négligeable, mise à jour du Kanban Si existant, déplacement de la carte Si non existant, création de la carte dans "To do » Planification le cas échéant si intégré dans la semaine
  54. Mon Personal Kanban au boulot : (Re)planification de fin de semaine Utilisation de la Due Date sur les cartes pour déterminer ce qui doit être replanifier à la semaine suivante Pas toujours utilisée, donc nécessite une passe complète Pourrait être amélioré si je m’oblige à mettre une Due Date systématiquement quand j’alimente la colonne "A replanifier" Replanification en fin de semaine : Passage en revue de la colonne "A replanifier" pour extraire ce qui peut être poursuivi semaine suivante Passage en revue de la colonne "En attente" pour identifier ce qui aurait pu m'échapper, le cas échéant déplacement dans la colonne "Semaine" ou "A replanifier » Passage en revue des colonnes "Templates", "To do", "Suivi" pour identifier ce qui nécessiterait d'être traité dans la semaine à venir
  55. Mon Personal Kanban au boulot : Priorisation et planification de semaine Priorisation de la colonne "Semaine" avec utilisation de la Due Date pour définir les journées ciblées pour démarrer les tâches (en tenant compte de la répartition des réunions) Le bas de la liste reprend des tâches sans échéance forte, mais qu'il serait bon d'avancer Optimisme passager lors du traitement de la colonne "To do » Cartes qui stagnent plusieurs semaines si l'alimentation avec des tâches prioritaire ne désemplit pas ... Ajustement de la planification (colonne Semaine) en cours de semaine (soir ou matin) « Personal Kanban gives us context, and shows us how that context impacts our ability to make decisions » « pushing decisionmaking to the last responsible moment » « Prioritize on-the-fly is key » Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life
  56. Mon Personal Kanban au boulot : changement de perspective Travail individuel vs. travail collectif
  57. Changement de perspective
  58. Changement de perspective => billets blogs Le Value Stream Initial (sans backlog) Combinaison avec l'usage de Yammer Catégorisation par Practice => indicateur visuel de la charge
  59. Changement de perspective => billets blogs Ajout de colonne "En projet" => enfin un backlog et la tentation de tirer le flux Ajout d'une carte "Template"
  60. Changement de perspective => billets blogs Ajout d'une carte "Template"
  61. Changement de perspective => billets blogs Représentatif d’un board Kanban classique (cf. la nature des items) même si l’ensemble du processus (aval) n’est pas couvert
  62. Changement de perspective => sponsorings Un board par sponsoring Structuration et augmentation de la collaboration au fil des sponsoring
  63. Changement de perspective => sponsorings Représentatif d’un Personal Kanban d’équipe (cf. la nature disparate des items)
  64. Changement de perspective => évènements Value Stream initial / actuel : Informations utiles En projet (contient plusieurs cartes Templates) A planifier Planifié A Archiver
  65. Changement de perspective => évènements Utilisation de la due date pour matérialiser la planification / date de l'évènement Catégorisation par type d'évènement => lissage sur le mois
  66. Changement de perspective => évènements
  67. Changement de perspective => évènements
  68. Changement de perspective => évènements Représentatif d’un board Kanban classique (cf. la nature des items) même si l’ensemble du processus (aval) n’est pas couvert
  69. Changement de perspective => dernier accélérateur Ma démission Autres board créés pendant mon préavis : Relations Editeurs Pilotage et suivi des sponsorings Ecosystème BT (conférences, e-learning, etc.) Notoriété BT Paris
  70. Changement de perspective => dernier accélérateur
  71. Changement de perspective => bilan Parler du passage d’un board unique type Personal Kanban à la cohabitation de ce même board (allégé) et de boards : Type Personal Kanban d’équipes Type Kanban avec différents niveaux de maturité
  72. Changement de perspective => difficultés Nécessite une vision commune des usages
  73. Changement de perspective => difficultés Nécessite une homogénéisation des pratiques (ex. notification)
  74. Changement de perspective => difficultés Nécessite des points de synchronisation régulier pour aligner tout le monde (cf. expérience Agile France)
  75. Changement de perspective => limites Ne fonctionne que si les individus se l'approprient et ont du temps pour y contribuer => Potentiellement plus pertinent que les plus concernés (co-)créent eux même le(s) board(s)
  76. Changement de perspective => limites Multiplication des boards : Quid de la Big Picture ? Complexité de la visualisation centrée sur l'individu Quid du WIP ? Par individu ? Par board ?
  77. IN PROGRESS : 37’ RESTANT : 8’
  78. Le mythe du Personal Kanban unique Rappel de ma situation : 3 Personal Kanban (Famille, Pro, Perso) 2 Personal KanbanPro d’équipes Entre 5 et 10 Kanbans
  79. Le mythe du Personal Kanban unique Rappel du Personal Kanban à l’Organizational Kanban : Des perspectives différentes
  80. Le mythe et ses incohérences Un unique tableau (individuel) avec toutes les facettes de sa vie Des facettes à la bande passante très hétérogène Des sujets pourtant (partiellement) partagés avec d'autres personnes (famille, travail)
  81. Le mythe : expérimentations possibles Rappel des enjeux : Visualiser Limiter le travail en cours Idées : Une carte par board "externe" dans son PK ? Une duplication de cartes et un mapping des différentes Value Stream vers celui de son PK ? Un outil pensé pour visualiser l’ensemble ? http://www.swiftkanban.com/
  82. IN PROGRESS : 41’ RESTANT : 4’ « Happiness may be the best measure of success » - Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life « We don't contain work, we process it » - Personal Kanban - Mapping Work | Navigating Life « move from doing good work to doing great work » - Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
  83. Conclusions : les clés d’une pleine productivité message : le mettre au centre (premier truc à regarder le matin, dernier truc à regarder le soir) message : l’alimenter régulièrement pour éviter que d’autres systèmes (re)prennent le dessus
  84. Conclusions : les clés d’une pleine productivité message : ne pas oublier la rétrospective
  85. Conclusions : les clés d’une pleine productivité message : ne pas hésiter à agréger des informations dans le board et dans les cartes (renforce la domination du PK sur les autres outils)
  86. Conclusions : les clés d’une pleine productivité message : vers un équilibre (work / life balance) plutôt qu’une confrontation
  87. Conclusions : La vie est faite d’interactions => message : les matérialiser sur son PK (ex. file d’attente) => message : il n’est pas interdit de partager son PK (attention néanmoins aux dérives type micro-management + portée des informations partagées si pas de partage filtré) => message : le PK peut s’appliquer à de petites équipes sur des processus / flux non standardisés (cf. Items vary wildly in size, type and urgency) « Personal kanban is called personal because it helps you optimize your life towards your purpose and not necessarily because you have to keep it hidden for everybody else. » - Personal Kanban in a nutshell - the practical guide to personal happiness
  88. Conclusions : Attention à la multiplication => message : on peut retomber dans les travers des TODO list => message : on peut perdre la maîtrise de son WIP et de la limitation de ce dernier => message : difficultés à avoir une Big Picture user centric via un management visuel (intérêt premier du PK)
  89. Conclusions
  90. Références Traduction francophone par Pascal VENIER à paraître : http://www.pascalvenier.com/?p=10367