2. Enfoque por procesos
El funcionamiento eficaz y eficiente de una
organización se logra más fácilmente si se identifican y
gestionan los procesos que conforman su sistema de
gestión.
Esto implica identificar lo que se requiere para realizar la
entrega del servicio:
Determinar su propósito. Es decir lo que se desea lograr con
cada uno.
Determinar objetivos mensurables y alineados con los
estratégicos y los de calidad.
3. Una vez identificado el objetivo de
cada proceso se establece:
Las actividades del proceso
Personas que involucra
Recursos requeridos
Instalaciones para que el proceso pueda operar
Documentación apropiada que permita asegurar la
operación, seguimiento y/o medición de cada proceso:
Procedimientos documentados
Formatos
Instructivos
4. De qué proceso recibe entradas y a qué proceso
alimenta con sus salidas, las cuales deberán asociarse
al objetivo que pretende, relacionado con el valor
agregado que busca alcanzar.
5. El enfoque por proceso debe conllevar a:
La reducción de tiempos y costos como consecuencia
del uso eficaz de los recursos.
Lograr resultados coherentes y predecibles
Priorizar las oportunidades de mejora.
Entregar mayor agregado a los clientes
6. El enfoque basado en procesos
permite
Definir sistemáticamente las actividades necesarias para
lograr el resultado deseado
Establecer responsabilidades y obligaciones claras frente a
la gestión de las actividades clave.
Analizar y medir la capacidad de las actividades clave.
Identificar las interfaces de las actividades clave dentro y
entre las funciones de la organización
Centrarse en los factores como recursos, métodos y
materiales que mejoran las actividades claves de la
organización.
Evaluar los riesgos, consecuencias e impactos de las
actividades en los clientes, proveedores y otras partes
interesadas.
7. El enfoque por procesos permite
Identificar los procesos que inciden en los factores claves del éxito
Identificar los clientes y proveedores de los procesos
Reducir los riesgos y variación de los procesos, actuando sobre:
Las etapas,
actividades,
flujos,
mediciones,
métodos,
personas,
información,
materiales,
equipos
y otros recursos necesarios.
Identificar y medir las entradas y salidas de los procesos.
8. Mapa de procesos
Un sistema por procesos suele ser representado por un
mapa de procesos.
Identifica y describe de manera general los procesos
que hacen parte del sistema de gestión
Describe la secuencia e interacción con otros procesos.
El mapa establece una clasificación de los procesos
9. Clasificación de los procesos
Estratégicos: Procesos destinados a determinar el norte de la
organización, a definir y controlar las políticas, los objetivos y las
estrategias generales y de calidad de la empresa. Estos procesos son
gestionados directamente por la alta dirección en su conjunto.
Operativos: Procesos destinados a llevar acabo las acciones que permitan
desarrollar las políticas, los objetivos y las estrategias definidas por la empresa
para dar servicio a los clientes.
De estos procesos se encargan los directores funcionales que deben contar con la
cooperación de los otros directores y de sus equipos humanos
De apoyo: Procesos que no están directamente ligados a las acciones de
desarrollo de las políticas.
Pero cuyo rendimiento incide directamente en el desempeño de los procesos
operativos.