Retour d’expérience sur le déploiement de la messagerie sécurisée en Midi-Pyrénées Dr Monique Savoldelli, GCS Télésanté Midi-Pyrénées Laurent Dugué, GCS Télésanté Midi-Pyrénées

1. Retour d’expérience sur le déploiement
de la Messagerie Sécurisée de Santé
en Midi-Pyrénées
Pr L. LARENG - Dr M. SAVOLDELLI - L. DUGUE
11 Juin 2015
Rencontres Inter-Régionales
ASIP Santé

2. Retour d’expérience sur le déploiement
de la Messagerie Sécurisée de Santé
en Midi-Pyrénées
Contexte / Objectifs
Stratégie de déploiement

3. Messagerie Sécurisée de Santé
Contexte et Objectifs
 Contexte / Une forte expression de besoin des acteurs de santé de la région et une priorité ARS
– Le déploiement d’une solution de Messagerie Sécurisée de Santé est une priorité définie par l’ARS Midi-
Pyrénées pour le GCS Télésanté Midi-Pyrénées aux fins de répondre notamment aux besoins d’échange
d’informations de santé entre acteurs des bassins de santé et contribuer à l’optimisation du parcours de
soins des patients dans une démarche de coordination et de continuité des soins
 Objectifs
– Permettre à l'ensemble des structures et professionnels, membres du GCS, de disposer d'un service de
messagerie sécurisée aux fins de soutenir notamment le développement des échanges d’information de
santé sécurisés « ville-hôpital », entre acteurs des bassins de santé et au sens large entre la médecine
libérale et l’ensemble des acteurs des secteurs sanitaire et médico-social
 La Messagerie sécurisée de santé régionale déployée s’appuie sur la solution Medimail développée et mise
en œuvre initialement en Région à l’initiative de l’URPS Médecins.
 Le GCS Télésanté Midi-Pyrénées assure la maîtrise d’ouvrage pour le déploiement de ce projet sur la base
d’un financement octroyé par l’ARS Midi-Pyrénées / soutien fort ARS pour la mise en œuvre opérationnelle
du projet en région.
Le GCS assure au bénéfice de ses membres les missions de pilotage, contractualisation avec le prestataire
technique MIPIH, accompagnement des acteurs (phase de cadrage, lancement et suivi du projet ),
suivi du déploiement et du développement des usages.

4. Messagerie Sécurisée de Santé
Stratégie de déploiement
 Les ES fournisseurs de contenu / initier la dynamique H-V  cible V-H-V :
– Levier confirmé par la stratégie nationale
– Informations pertinentes envoyées automatiquement aux correspondants libéraux
– Envois dématérialisés  Réception plus rapide / Un attendu fort des Médecins de Ville
 Des Bassins de santé moteurs / dynamique « V-H-V »
– Un accompagnement au développement des usages ciblé sur les expérimentations en
bassin de santé
• Incitation au démarrage et suivi priorisé des ES des bassins expérimentateurs
• Accompagnement individuel des professionnels de santé libéraux participants (Support
téléphonique, Mise à disposition de documents de formation / plaquettes de type « prise
en main »…)
 Un enjeu majeur : rejoindre l’Espace de Confiance MSSanté porté par l’ASIP Santé
 Echanger de façon sécurisée sur tout le territoire national
 Instruction DGOS :
« Tous les établissements doivent rendre la messagerie électronique qu'ils utilisent
compatible avec le système des messageries sécurisées MSSanté, avant la fin 2015. »

5. • Communication vers les ES de la région pour répondre à l’instruction :
• 1) Medimail a rejoint l’espace de confiance MSSanté depuis le 31/10/2014,
information en ligne esante.gouv.fr/services/mssante/editeurs-operateurs/operateurs-mssante
• 2) Démarche juridique : la CNIL a adopté le 12 juin 2014 l’autorisation unique n°37
définissant les conditions de mise en œuvre d’une messagerie sécurisée de santé. Une
déclaration simplifiée est à remplir en ligne par l’ES.
• 3) Référencement auprès de la DGOS: inscription par l’ES sur le portail
etablissement.mssante.fr ; cette inscription confirme que l’ES est dans la démarche vis-
à-vis de la directive de la DGOS. L’ASIP Santé réoriente ensuite vers le GCS pour
l’accompagnement
• 4) Raccordement et envoi/réception de messages MSSanté
Messagerie Sécurisée de Santé
Medimail et l’espace de confiance commun MSSanté

6. Messagerie Sécurisée de Santé
Medimail et l’espace de confiance commun MSSanté
• Raccordement des établissements (mai à septembre)
 Création des domaines MSSanté pour chaque ES (fait)
• 75 noms de domaines publiés dans la liste blanche MSSanté
 Intégration de MSSanté (en cours)
• Préparation de l’annuaire MSSanté : génération des alias pour chaque adresse
Medimail éligible et création de l’adresse MSSanté correspondante
• Test d’envoi/réception de message via l’espace de confiance MSSanté (entre une
adresse MSSanté de l’ES et une adresse MSSanté de l’opérateur ASIP Santé).
 Mise en place des indicateurs MSSanté :
• mesure d’activité entre domaines MSSanté de la région et hors région de façon à
différentier les échanges MSSanté ( @ch-auch.mssante.fr <-> @ch-albi.mssante.fr )
• Ajout des adresses des libéraux (à partir de septembre)
• 7 domaines MSSanté ont été déclarés pour la ville (medecin.mp.mssante.fr, etc.)
• L’alias MSSanté est créé lors de l’authentification du PSL par CPS, la correspondance
est établie entre l’adresse Medimail et l’adresse MSSanté
• Le PSL peut alors accéder à l’annuaire MSSanté, en plus de l’annuaire régional.

7. Retour d’expérience sur le déploiement
de la Messagerie Sécurisée de Santé
en Midi-Pyrénées
Déploiement
et Développement des Usages

8. Cadrage : Analyse besoin
/ Contexte régional /
Solutions techniques
Gestion du projet en
phase pilote
 4ES pilotes (DSI) et
correspondant
technique URPS
 Et le prestataire
technique MOE
 Nécessité de faire
évoluer la solution
technique (Webmail) :
Intégration aux outils
bureautiques et
intégration forte au
DPI
Convention GCS MOA avec la
MOE sur la base de l’octroi d’un
financement régional ARS MP
2012 2013 2014 2015
Développement de la Messagerie Sécurisée de Santé
en Midi-Pyrénées / Trajectoire
174 Membres GCS Télésanté Midi-Pyrénées 2015
• 123 ES (48 ES publics, 75 ES privés) / 86% Total ES Région
• 35 personnes morales gestionnaires ESMS (+ de 300 structures)
• Fédération des réseaux de santé
• 9 URPS
• Organismes agréés (Orumip…)
Plan de Déploiement
Questionnaire structures
 Cibler le périmètre
technique et fonctionnel
 Etablir le plan
d’accompagnement
31/10/2014
Opérateur technique
MSS Régionale
devient opérateur
MSSanté
Enrichissement annuaire
Phoning / 4000 ML
Phase de cadrage et assistance au pilotage (Plan projet, Equipe, aspects SI, plan com. …)
Suivi du déploiement technique / Aspects réglementaires / Aspects organisationnels
Communication interne ES et externe (PSL correspondants)
Accompagnement Acteurs
23/12/2014
Instruction DGOS /ES
Usage MSSanté

9. Développement des Usages
Evolution mensuelle des Messages envoyés
1830
3 398

10. Développement des Usages
Evolution mensuelle des Messages envoyés
1830 4 700
15 537
30 348
49 993

11. Développement des Usages
Evolution des Messages envoyés / Quadrimestre
335 496 Messages envoyés sur 12 mois
 88% du volume cumulé sur 28 mois
45 structures opérationnelles
dont 38 ES (23 Publics/ 15 Privés)
1 intégration DPI
10 passerelles bureautiques
2 385 Comptes Annuaire validés
94 structures opérationnelles
dont 57 ES (33 Publics/ 24 Privés)
16 Réseaux de Santé
et 21 autres structures (EHPAD, MSP…)
3 intégrations DPI
22 passerelles bureautiques
6 758 Comptes Annuaire validés
109 structures opérationnelles
dont 63 ES (36 Publics/ 27 Privés)
16 Réseaux de Santé
et 30 structures (EHPAD, MSP…)
9 intégrations DPI  84 % messages envoyés
30 passerelles bureautiques
7 935 Comptes Annuaire validés

12. Comptes 2014 = 3*n-1
Messages 2014 = 8*n-1
Structures 2014 = 2*n-1

14. Retour d’expérience sur le déploiement
de la Messagerie Sécurisée de Santé
en Midi-Pyrénées
Les Travaux d’Accompagnement

15. Messagerie Sécurisée de Santé
2 niveaux d’intégration
Passerelle bureautique
Échange point à point
Intégration DPI
Envoi en masse
Crossway,
Dopasys,
Medical Objects,
Orbis,
…
Établissement

16. Usage bureautique de la Messagerie sécurisée
Via Outlook ou portail Web -> échanges point à point
2807
2734 2680
2539
1001
833 808 807
241 236 228 216 165 161 104 101
Classement des établissements de santé
par cumul des envois en avril ( >100)
Messagerie Sécurisée de Santé
Activité des structures
Messagerie sécurisée intégrée au DPI
-> envoi en masse : 84% des envois en région
dont 55% pour le CHU de Toulouse
CHU de Toulouse
27637

17. Messagerie Sécurisée de Santé
Accompagnement Projet en ES
Accompagnement réalisé par le GCS Télésanté Midi-Pyrénées pour la mise en œuvre
du projet de messagerie sécurisée en structure de santé :
• Cadrage, assistance au pilotage
– Élaboration et mise au point du plan projet pour organiser la mise en place et le suivi
(constitution d’équipe, communication, étude SI, accompagnement, …)
– Suivi du processus de mise en œuvre technique (déroulement des actions , qualité des livrables
échangés entre l’établissement, le GCS et le Mipih)
– Présentation de la Messagerie Sécurisée en phase de cadrage, CME, réunion
décisionnelle, …
– Assistance au choix technique et mise au point de solution sur mesure (concertation
éditeur, intégrateur, équipe projet, …)
• Aspects juridiques et règlementaires
– Conseils pour la mise en conformité de l’établissement vis-à-vis de la CNIL
– Aide à la rédaction des informations au patient,
– Démarche de conformité d’utilisation de l’annuaire régional
• Plan de communication
– Élaboration/adaptation des éléments de langage pour la promotion interne de l’usage de
la messagerie sécurisée
– Mise au point et suivi du plan de communication externe pour enrichissement de
l’annuaire des destinataires de l’établissement (Détails diapositive suivante)

18. Messagerie Sécurisée de Santé
Communication Hôpital -> Ville
Principales étapes de communication externe pour l’ES :
• Inventaire des destinataires
- Inventaire, sur les 12 derniers mois, des médecins ayant reçu un CR et disposant d’un
RPPS dans le DPI, les envois automatisés utilisant cette clé d’identification
- Pour les médecins n’ayant pas de RPPS renseigné dans le DPI :
- Enrichissement/vérification de la base des médecins destinataires
- Mise en place du processus d’alimentation/validation du RPPS pour les nouveaux
destinataires
- Recoupement avec l’annuaire régional -> liste des médecins non référencés
• Courrier de la direction de l’ES aux médecins correspondants
– Sur la base de la liste des médecins non référencés, un courrier, signé par la direction et
par le président de la CME, annonce la mise en œuvre de l’envoi par MSS des CR ->
incitation à l’inscription avec l’adresse du portail Medimail (annonce éventuelle d’une
opération de phoning)
• Campagne de phoning suite à l’envoi du courrier de la direction (détail diapo suivante)
• Promotion en appui sur les outils utilisés :
– Ajout en pied de page des CR, de l’incitation à s’inscrire à la MSS
– Modification des signatures Mail pour promotion des usages :
Pour recevoir un courrier plus rapidementet l’archiver dans votredossier patient,
utilisez la Messagerie Sécurisée de Santé : medimail.mipih.fr/gcsmp

19. Messagerie Sécurisée de Santé
Enrichissement de l’annuaire régional
Opération d’enrichissement de l’annuaire régional sur la base de 3 800 médecins
libéraux de Midi-Pyrénées menée le premier semestre 2014.
Le prestataire a été doté d’une application développée sur mesure pour inscrire en direct le médecin dans
le système de messagerie. Les éléments de discours ont été adaptés tout au long de la campagne d’appel.
Analyse quantitative et qualitative :
• Le taux de contacts argumentés est de 81% (3 078 destinataires joints au téléphone et
échange). Ce taux très élevé s’explique en partie par un fichier de base ciblant les destinataires
courants du CHU et par un nombre d’appels plus importants que prévus (9 appels en moyenne au lieu
des 5 initialement prévus)
• Suite à échange et argumentaire (sécurité, organisation en cabinet, projet
régional/national, …), 63% des médecins ont accepté et fourni leur adresse mail (1 924)
• Concernant la demande de ne plus recevoir de courrier papier, 27% ont donné leur accord, la
majorité souhaitant continuer à recevoir en double le courrier papier. Les médecins ont été informés
du fait qu’ils peuvent à tout moment faire leur choix dans leur profil utilisateur. Des campagnes
d’incitation au zéro papier seront menées régulièrement pour améliorer ce taux.
• Refus de la messagerie sécurisée : 815 médecins n’ont pas accepté de s’inscrire dont :
• 244 cessations d’activité (8%), 190 non équipés (6%), 348 réfractaires (11%), 33 autres
(déménagement, remplaçant, partage d’adresse, …)
• 19% n’ont pu être joints soit par indisponibilité permanente (421 - 11% plus de 9 appels), soit avec un
numéro erroné ou ayant changé (354 - 9%)

20. Messagerie Sécurisée de Santé
Supports aux professionnels de santé libéraux
Gamme de supports à destination des PSL :
• Plaquette « Comment devenir utilisateur »
• Aide en ligne : chaque zone du portail comporte un appel d’aide contextuelle
• FAQ : les questions les plus fréquentes sont documentées en ligne
• Support utilisateur de premier niveau au 0810.61.50.50
• Film de présentation
• e-learning :
Support en ligne
interactif multimédia

21. Messagerie Sécurisée de Santé
Actions générales de promotion
En complément des actions ciblées, en particulier au moment des mises en
production dans les ES, une démarche de communication plus globale est nécessaire
pour impulser et dynamiser le déploiement à l’échelle de la région.
• Information régulière des acteurs :
- envoi de documentation, lettres d’information du GCS et de l’URPS ;
- sites internet du GCS, des URPS, ASIP Santé, tv-esante, TICsante, Mipih, Vitalia ;
- presse : Techniques Hospitalières, Hospimedia, DSIH, La Dépêche du Midi, l'Express…
• Présentations en réunions :
- équipe expérimentation de bassins de santé, équipes projet ARS et PAERPA ;
- Conseils départementaux de l’ordre des médecins, réunion URPS ;
- collège des DSI, conseils d’administration, CME ;
- réunions régionales des médecins des départements d’information médicale (DIM) ;
- Faculté de médecine en master de coordonnateur de parcours de soins…
D’autres événements sont aussi l’occasion de présenter le projet et de sensibiliser au sujet des
échanges sécurisés : e-nitiatives Santé Midi-Pyrénées organisées par le GCS, Journées nationales
Athos, Université d’été de la e-santé, Village des GCS au HIT, RIR…

22. Retour d’expérience sur le déploiement
de la Messagerie Sécurisée de Santé
en Midi-Pyrénées
En synthèse

23. Echanges MSSanté / Pratiques e-santé
Leviers des coopérations des Professionnels de Santé
 Une gestation longue  Construire dans la durée
 Axe fort / Stratégie de déploiement : Initier et développer les flux ES  Médecine de Ville
« Mettre à la disposition des professionnels de santé exerçant dans le secteur ambulatoire (médical et médico-social),
dans des délais utiles et des formats adaptés, les documents de sortie de nature à favoriser une prise en charge à la fois efficiente et
de qualité des patients ayant été hospitalisés » (Instruction DGOS 23.12.2014).
- -> Initier le cercle vertueux des échanges entre les acteurs
 Les conditions clés du succès et de la pérennité des projets
 Un soutien institutionnel fort / Stratégie Régionale SI de Santé portée par l’ARS
 Une attente forte des acteurs / Soutien essentiel URPS et Engagement Fédérations Hospitalières et Réseaux de Santé
 Une méthodologie d’accompagnement structurée  Persévérer
 Adhésion des Communautés Hospitalières et des PS impliqués  Sensibilisation / Information / Communication / Formation
 Des solutions techniques adaptées:
• Contractualisation GCS MOAR avec un opérateur technique / une solution régionale
• Intégration de la solution technique dans l’environnement de travail des professionnels en ES ( Intégration au DPI / Outils
bureautiques )  Condition première au développement significatif des usages : Un investissement d’avenir
• Un outil simple pour le déploiement en masse auprès des PS Libéraux
 Définition et formalisation des Processus organisationnels / Protocoles opérationnels d’échange (Dématérialisation…)
 Accompagnement au Développement des Usages
 Un travail conduit en concertation avec l’ASIP Santé  Inscrire la démarche dans la stratégie nationale
 Le Déploiement MSSanté s’inscrit au service de la Médecine de Parcours en facilitant la
coordination et la continuité des soins
 L’ Accompagnement requis / au cœur des missions d’un GCS MOA régionale
• Capitalisation en termes de méthodologie de déploiement
• Indications / Bon usage des services supports à la coordination des soins

24. Merci pour votre attention