Programme DMP en ESRestitution des ateliers14 juin 2012
Objectif des ateliers 1) Objectif:    capitaliser sur votre expérience de déploiement du DMP pour accélérer le    lancemen...
Groupe 1 : établissements        spécialisés en psychiatrieProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
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Groupe 2 : cliniquesProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
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Groupe X : lesMoyens et outils pour Facteurs clés                10 étapes (suite)                                        ...
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Groupe 3 : ES publics > 850 litsProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
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Groupe 4 : autres ESProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
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Groupe 4 : Quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire passer à un nouvel établissement ? Maximum 5 messages ...
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Groupe 5 : Comment diffuser au mieux cette information ? • Communication nationale grand public • Intégration du DMP dans ...
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2011-06-14 ASIP Santé DMP en ES "Restitution des ateliers du matin"

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Capitaliser sur votre expérience pour accélérer le lancement de nouveaux établissements
Travaux en groupe

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2011-06-14 ASIP Santé DMP en ES "Restitution des ateliers du matin"

  1. 1. Programme DMP en ESRestitution des ateliers14 juin 2012
  2. 2. Objectif des ateliers 1) Objectif: capitaliser sur votre expérience de déploiement du DMP pour accélérer le lancement de nouveaux établissements 2) Démarche : répondre aux 3 questions suivantes : - Quelles sont les 10 étapes indispensables pour réussir le projet DMP en établissement ? (axes : stratégie, organisation, communication et formation, technique,…) Pour chaque étape : préciser les moyens et outils indispensables, facteurs clés de succès, points de vigilance. - Au global, quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire passer à un nouvel établissement ? - Comment diffuser au mieux cette information ?Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  3. 3. Groupe 1 : établissements spécialisés en psychiatrieProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  4. 4. Groupe 1 : les 10 étapes Moyens et outils pour Facteurs clés deN° Action à mener Points de vigilance réussir succès • La psy ne VEUT pas être spécifique, sa patientèle l’est1 Intégrer la spécificité • Pédagogie particulière du DMP « Protéger » la patientèle est • Communiquer sur les de la psychiatrie spécifique protections du système (masquage/suppression/ destruction) et le secret médical • Décision « affichée et portée » Projet d’ES porté par2 Information • Porté la direction administrativement et médicalement • Passage obligé par les • Le chef de service instances doit être motivé • Réflexion sur le contenu du DMP • Sélection de • Un partage des données psy qui : écrire les comptes-rendus certaines nécessite une bonne confiance différemment pathologies par les du médecin • Ne pas éluder les spécificités médecins • Non partage des données qui psychiatriques et réfléchir au • Concevoir risqueraient d’affecter le patient Informer et motiver meilleur moment pour les traiter l’information • Des psychiatres qui ne souhaitent et de quelle façon préalable à la3 la communauté pas communiquer à d’autres • Travailler la communication création de manière médicale (CME) spécialistes ou aux patients ville/hôpital, partage des données différente : • Problèmes de mise en œuvre de psy • Aider le patient la CME : réflexe de protection du • Vérifier que les médecins à choisir de patient : comment va-t-il réagir à appliquent (même avant l’arrivée créer le DMP l’information directement accessible du DMP) la loi de 2002 • Valider avec via le DMP ? • Organiser le dialogue interne via lui le dépôt Programme DMP en établissement – 14 juin 2012 des réunions d’un document pluridisciplinaires régulières
  5. 5. Groupe 1 : les 10 étapes (suite)N° Action à mener Moyens et outils pour réussir Facteurs clés de succès Points de vigilance • Communiquer entre tous les S’assurer du bon fonctionnement Absence de carte Vitale Mise en place acteurs4 • Régler les problèmes technique (organisationnel et technique) des des patients en psychiatrie et technique CPS question des ayants-droits en concertation avec l’éditeur • Chemin d’information: • Brochures d’info • Elargir la possibilité de • Infirmiers : 1er niveau d’info • Selon l’ES : beaucoup de création du DMP aux différents • Secrétaires/ bureau des points d’entrée : trouver soignants : former infirmiers, Organisation admissions informent et un moyen d’informer le5 créent le DMP secrétaires médicales, etc. patient sans secrétaires cible • Intégrer le temps de création • Décision de création vient médicales/chargés pour les ressources (secrétariats du psychiatre d’accueil et admissions) • Définir les rôles de chacun dans l’alimentation du DMP • Le patient psy peut craindre que ses données médicales soient Modalités • Ne pas faire du DMP un partagées avec des automatisme personnes qui ne le d’information Information préalable à l’ouverture6 • Prioriser les patients qui seront prennent pas en charge particulières des en capacité de décider de la du DMP directement (ex: patients création du DMP pharmaciens) • Beaucoup de patients incapables de gérer leur DMP Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  6. 6. Groupe 1 : les 10 étapes (suite 2)N° Action à mener Moyens et outils pour réussir Facteurs clés de succès Points de vigilance Associer tout le monde en7 Associer les acteurs transversal : CE, CA, patients, etc.8 • Envisager l’organisation d’une prise en main à distance • 2 types de formations : technique Informer et former les et DMP9 équipes • Sur l’Intranet : partage de documents, comptes-rendus de réunions, supports de formation… Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  7. 7. Groupe 1 : Quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire passer à un nouvel établissement ? • Assumer la spécificité de la patientèle en psychiatrie • Mener une réflexion permanente sur les implications/impacts • Dégager de la ressource dédiée • Donner du temps aux responsable du projet DMP dans leur établissement • A minima 1 ETP à 50% sur les 2 premiers mois • Difficile à faire à effectif constant • Beaucoup de formation et d’information pour la mise en place • De nombreuses réunions : réunion par pôle, plusieurs réunions complémentaires demandées • Ressource avec profil conduite du changement et capacité de gestion du projetProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  8. 8. Groupe 1 : Comment diffuser au mieux cette information ?Préciser les canaux et supports d’informationExemple : via les Fédérations Hospitalières (journée SIS et magazine de laFédération), via les MOA régionales (…), envoi direct aux ES (…), site web.. • Canaux « habituels » de communication et d’information (Intranet…) • Le plus important : échange présentiel • Communication sur le DMP par ARS/MOARProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  9. 9. Groupe 2 : cliniquesProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  10. 10. Groupe 2 : les 10 étapes Moyens et outils pour Facteurs clés Points deN° Action à mener réussir de succès vigilance Présentation par Sécuriser les un médecin en praticiens sur la Présenter le projet Supports techniques et coordination confidentialité et en CME dans le1 informatique. Films avec le directeur sur la facilité cadre d’une CME d’action informatique ; d’alimenter et sur courante Les films la pérennité du d’animation. projet.Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  11. 11. Groupe 2 : les 10 étapes (suite) Moyens et outils pour Facteurs clés Points de N° Action à mener réussir de succès vigilance A minima un médecin, un responsable informatique, une direction et un secrétaire DMP, Nommer une Profil de l’équipe équipe d’actions : volontaire, DMP, établir un plan motivé, d’actions: identifier connaissance de les ressources l’environnement Trouver les 2 humaines et de l’ES, budgets techniques, définir le approche planning; commerciale; coordination avec la Accompagneme maîtrise d’ouvrage nt du projet par régionale la maîtrise d’ouvrageProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012 régionale (relations
  12. 12. Groupe 2 : les 10 étapes (suite) Moyens et outils pour Facteurs clés Points de N° Action à mener réussir de succès vigilance Mobiliser les Journée porte ouverte secrétaires pour tous les participants médicales et les Choisir le bon Communication de l’ES, films, brochures chargés moment (hors interne auprès des 3 et affiches, information d’accueil; certification HAS PS et ensemble des dans les bulletins de Création pour les ou mise en œuvre salariés salaire, diffusion du film chargés d’accueil du DPI) dans chaque chambre de leur propre DMPProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  13. 13. Groupe X : lesMoyens et outils pour Facteurs clés 10 étapes (suite) Points de N° Action à mener réussir de succès vigilance Anticiper l’alimentation du DMP avec l’éditeur; réflexion à mener sur les process Mise en oeuvre Ergonomie du (organisation du technique : Se rapprocher de son logiciel partie 4 circuit trajectoire vers la éditeur alimentation. d’information du DMP compatibilité Stockage de l’NS patient à la création et de la production du document à l’alimentation du DMPProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  14. 14. Groupe « cliniques » : Comment diffuser au mieux cette information ?Préciser les canaux et supports d’information • Relancer les ES pour nommer un correspondant du DMP. Relais d’information par l’ARS ou co-signature ARS/ASIP. • Organiser une journée d’information/formation pour accompagner le correspondant DMP (soit par l’ASIP ou relais régional ou un des 33 établissements pour partager son expérience) • Formation continue des PS (dans le cadre de la formation continue en présence de l’équipe projet) • Communication via des témoignages/des films. Présenter les usages (à quoi cela sert pour les PS ? Les patients ?)Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  15. 15. Groupe 3 : ES publics > 850 litsProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  16. 16. Groupe menerles 10 étapesN° Action à 3 : Moyens et outils pour Facteurs clés Points de réussir de succès vigilance -implication de la cellule com dans le groupe projet -Communication - membre de l’ASIP ville-hopital/outil Santé, représentant de de coordination CME et directoire pour - implication de définir axes stratégiques Sponsor de la la DSI + médecin1 - Impliquer la com au direction qui porte les niveau de la direction arguments pour positionner le DMP majeurs = -Définir le qui fait quoi binôme (copil et groupe projet) médical/techniqu eProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  17. 17. Moyens et outils pour Facteurs clés Points de N° Action à mener réussir de succès vigilance - ne pas décevoir -pilotage médical les PS par une -Faire du lobbying en convaincre le corps non 2 individuel (PS par PS) médical alimentation/consu - En officiel via la CME ltationProgramme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011
  18. 18. Groupe 3 : les 10 étapes (suite) Moyens et outils pour Facteurs clés Points deN° Action à mener réussir de succès vigilance -lancer le déploiement à - commencer par l’hopital en même temps que des filières de soins gérer la durée du le déploiement les PSL - Gestion du temps3 projet -PSL alimente par la : conviction un par -déception DMP vide synthèse un - Hôpitaux produit CR - alimentation qui n’arrive pas -affichage DMP définir les règles du - faire un état des lieux4 jeu avec les éditeurs - - compatible ne veut rien dire - gérer le risque technique - dissocier l’information et la - discours type création - PSL = -les services informent les prescripteur du - zone à forte patients consentement du DMP affluence (admission) -Agents qui font l’information5 patient sans dépenser sur l’ES mais également sur - Multiplier les - engagement sur trop d’énergie points de contacts d’autres projets : ex le DMP, livret d’accueil… et de possibilités de FIDES - définir un discours type créationProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  19. 19. Groupe 3 : les 10 étapes (suite) Moyens et outils pour Facteurs clés Points deN° Action à mener réussir de succès vigilance - agents d’accueil - admission difficile à motiver au -Services - plusieurs départ (FIDES…) création à différents - Accueil de proximité dans6 endroits les services dans les occurrences pour - Direction de la proposer la création clientèle doit être chambres impliquée dès le - Par les PS départ - plusieurs sessions plénières sur le DMP dans différents points de l’hopital -Délocalisation pour la création : pour le personnel - information vers de l’hopital mais pour la ville les secrétariats - informer largement également médicaux (réunion - s’assurer de la7 au sein de l’hopital / -Création lors de de secrétaires) synergie avec les com interne manifestations à l’hopital - Information par grandes missions -Rabattage vers kiosque soignants et non quand info par les services direction (2 points centralisés) - courrier à tous les chefs de service pour information de déploiement du DMPProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  20. 20. Groupe 3 : les 10 étapes (suite) Moyens et outils pour Facteurs clés Points deN° Action à mener réussir de succès vigilance - communication ex point presse -> - discours - qui8 externe/régional création monte en flèche simple communique? impliquer les - exprime des - que ca devienne9 représentants des - intégrer dans le copil besoins et font un élément usagers avancer le projet bloquant -Automatique avec possibilité de décochage - Alimentation peut10 alimentation - définir à l’avancer les - poser pb quand règles d’alimentations éditeurs non pretsProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  21. 21. Groupe 3 : Quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire passer à un nouvel établissement ? Maximum 5 messages • Convaincre la direction • Convaincre le corps médical • Gérer la durée du projet pour éviter les déceptions • Création et alimentation : implication des usagers • Ne pas démarrer seul dans une région /un territoireProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  22. 22. Groupe 3 : Comment diffuser au mieux cette information ?Préciser les canaux et supports d’information • Presse grand public • Communication un par un aves les PS • Réunion de services, courrier envoyé à tous les chefs de service, • Courrier de CME aux correspondants (PSL…) • Profiter de toutes les manifestations au sein de l’hopitalProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  23. 23. Groupe 4 : autres ESProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  24. 24. Groupe 4 : les 10 étapes Moyens et outils pour Facteurs clés Points deN° Action à mener réussir de succès vigilance0 Comprendre le DMP - Objectif : se rapprocher des PSL du bassin  Sensibiliser/Convai CPOM1 ncre la direction, - Valoriser l’image de CME l’ES : amélioration des relations ville/hopital - bonne représentation Constituer l’équipe du corps médical projet Mettre les - Comité intégrant un2 pluridisciplinaire : usages au centre représentant des PSL et définition des rôles du débat un représentant des et responsabilités usages Sensibiliser et réunions d’information,3 informer les PS CME interne DMP en établissement – 14 juin 2012 Programme
  25. 25. Groupe 4 : les 10 étapes (suite) Moyens et outils pour Facteurs clés Points deN° Action à mener réussir de succès vigilance - Etat des lieux des ressources (checklist) - Analyse des forces et S’assurer avant faiblesses lancement de la Mise en capacité4 - Analyse de la capacité de l’ES organisationnelle géographie de à mettre en place l’établissement et de le projet son impact sur les flux de patients Mise en capacité Création d’une GAM5 technique DMP compatible - Les ambassadeurs/référents Organiser les6 font de l’information formations directement au chevet du patientProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  26. 26. Moyens et outils pour Facteurs clés Points de N° Action à mener réussir de succès vigilance - Transfert de Passer du compétences, 7 lancement à la procédures routine formalisées S’armer pour - Ateliers dédiés Capacité à répondre aux - Degrés d’autorisation, répondre aux 8 questions sur solutions de questions/crainte l’alimentation débrayage ? s des médecins - Plan de com - 2eme vague de Communiquer dès communication interne 9 que l’ES est en - Communication externe capacité d’alimenter vers le bassin - Communication national vis-à-vis Pérenniser et - communication interne des patients 10 maintenir la - Valorisation RH des - Développer dynamique acteurs l’usage chez les libérauxProgramme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011
  27. 27. Groupe 4 : Quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire passer à un nouvel établissement ? Maximum 5 messages • Intégrer la médecin de ville dès l’amont (donner du sens à l’usage, valoriser l’ES dans le bassin, lien Hôpital Numérique) • Intégrer la consultation dès l’amont • Définir en amont les modalités d’alimentation du DMP • Organiser la montée en charge progressive (ex : services pilotes) • S’assurer des ressources disponiblesProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  28. 28. Groupe 4 : Comment diffuser au mieux cette information ? • Implication de l’ARS : un engagement institutionnel qui a du poids (intégration dans les CPOM + intégration du DMP dans les projets de CHT + communication vers les ES) • Implication du GCS : engagement opérationnel • Utiliser les Fédérations (FHF, FHP etc.)Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  29. 29. Groupe 5 : HAD et clinique néphrologique, spécificités sur le projet DMP?Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  30. 30. Groupe 5 : les 10 étapes Moyens et outils pour Facteurs clés de Points deN° Action à mener réussir succès vigilance Partager une Constituer une même Organisation du1 équipe projet Formation, démonstration compréhension et projet, pluridisciplinaire une même vision cadencement du projet Relation éditeurs Effets de bord Régler les 1 personne compétente et Soutien ASIP (bien analyser les2 problématiques impliquée au service Santé incidences en techniques informatique équipement…) Considérer le Informer largement Tous les moyens DMP comme un Personne ne doit3 l’ensemble des disponibles : réunions, véritable projet se sentir exclu personnels newsletters, intranet d’établissement Préciser le périmètre Tenir compte des4 en tenant compte des profils patients (ex. spécificités soins palliatifs)Programme DMP en établissement – 14 juin 2012
  31. 31. Groupe 5 : les 10 étapes (suite) Moyens et outils pour Facteurs clés de Points deN° Action à mener réussir succès vigilance Formaliser la Implication des Tenir compte des procédure médecins et des spécificités (ex.5 d’information et de soignants dans équipement à création (qui informe? l’information des domicile) qui crée ? où ?) patients Formation d’un référent Appropriation et Remotiver Sensibiliser et former capable de décliner les adaptation des régulièrement les6 les personnes formations outils fournis par acteurs impliqués impliquées Utilisation des outils ASIP l’ASIP Santé Définir les Bien identifier les Adopter une documents et la documents et leur7 Validation en CME démarche procédure mode progressive d’alimentation d’alimentation Réunions mensuelles Communiquer les8 Evaluer le projet Suivre le nombre de DMP résultats créés et alimentésProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  32. 32. Groupe 5 : Quels sont les messages clés que vous souhaiteriez faire passer à un nouvel établissement ? • En routine, la création du DMP ne pose pas de difficultés (peu de refus, peu de temps …) • Savoir se projeter à long terme, rester optimiste et savoir dès le début que les bénéfices ne seront pas immédiats • Le DMP améliore l’image de l’ES auprès des autres ES, des libéraux, des patients • Si vous vous lancez, il faut dès le départ constituer une équipe projet compétente et motivéeProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012
  33. 33. Groupe 5 : Comment diffuser au mieux cette information ? • Communication nationale grand public • Intégration du DMP dans l’accréditation des ES à moyen terme avec une des étapes préalables de soutien • Témoignages dans Magazines Fédérations • Montrer le DMPProgramme DMP en établissement – 14 juin 2012

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