El documento presenta los servicios de asesoría integral que una empresa ofrece a otras empresas e instituciones para participar en exposiciones profesionales. La asesoría incluye definir objetivos, diseñar el stand, seleccionar productos, desarrollar mensajes y medios de comunicación, programar actividades, capacitar al personal, y proveer herramientas de seguimiento y evaluación, con el fin de maximizar la efectividad de la participación en la exposición. Se ofrecen dos paquetes de servicios, uno integral que incluye consultoría

1. presenta sus servicios dirigidos a empresas e instituciones
Asesoría integral para la participación en exposiciones
Introducción
Las exposiciones profesionales representan uno de los medios más efectivos y eficientes para lograr la
comunicación directa con profesionales involucrados en procesos de toma de decisiones dentro de mercados
corporativos especializados. Con una inversión moderada, su empresa puede conectarse con los profesionales
más activos de industrias específicas, obteniendo resultados fuera de serie si logra manejarse convenientemente.
Esta es la forma de mercadeo más directo que existe, y se presta para desarrollar simultáneamente una amplia
variedad de estrategias beneficiosas para el desarrollo de su negocio, ya que este contacto permite interactuar
con su grupo objetivo sin intermediarios, demostrar en vivo las características de sus productos y medir todas las
reacciones de los visitantes de la exposición.
La concentración de la oferta y la demanda en los dos a cuatro días que dura una exposición atraen a los
visitantes de una manera muy similar al funcionamiento de un centro comercial especializado, y su actitud es
particularmente receptiva hacia los mensajes de los expositores, ya que vienen con el claro objetivo de
actualizarse profesionalmente y evaluar inversiones en tecnología, productos y servicios.
Resultados esperados
Para lograr la máxima efectividad, las empresas deben prepararse apropiadamente, tanto conceptual como
operativamente para manejar la complejidad que implica la participación en exposiciones, y el servicio que se
ofrece a continuación facilitará que su empresa logre sus objetivos, al apoyarse en la asesoría profesional de
especialistas que le ayudarán a definir sus metas e implementar las acciones para alcanzarlas.
Los beneficios concretos que obtienen las empresas que utilizan estos servicios son:
 Máxima efectividad de su participación en las exposiciones a través de:
o Adecuada planificación e implementación, apoyada por profesionales del área.
o Adiestramiento del personal de atención con técnicas y herramientas específicas.
o Seguimiento a contactos, potenciales clientes y usuarios regulares.
 Metas y objetivos medibles, apoyados con instrumentos ajustados a la tarea y soporte profesional.
 Estabilidad de sus operaciones al no desviar la atención de su personal interno en eventos puntuales.
Propuesta de servicios
El paquete de asesoría incluye la preparación integral de su empresa para participar en una exposición
profesional. Este apoyo debe ser interactivo y enfocado, involucrando al personal de la compañía para lograr los
mejores resultados de esta oportunidad de contacto directo con el mercado objetivo.
Definición de los objetivos de la empresa en su participación
Planteamiento de los objetivos estratégicos de acuerdo a las metas generales de la empresa y el ciclo de vida de
sus principales productos.
 Análisis del marco filosófico y estratégico de la empresa, sus mercados y productos.
o Matriz DOFA.
o Análisis competitivo.
o Misión, visión, valores.
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2.  Expresión de los objetivos y sus indicadores de acuerdo a los entes involucrados.
o Casa matriz.
o Empresa local.
o Departamentos participantes.
o Productos específicos a exhibir.
 Estudio de objetivos generales, potencial y capacidad de generación de actividades en la exposición.
o Ventas directas e indirectas.
o Relación con los clientes.
o Desarrollo de canales.
o Investigación de mercados.
o Construcción de marca.
o Relaciones públicas.
 Jerarquización de objetivos para la exposición.
o Medición de prioridades.
o Mecanismos de evaluación y control.
Selección de los espacios y acondicionamiento del stand
Apoyo en la decisión de ubicación, área y diseño del stand, de acuerdo a los objetivos establecidos para la
participación en la exposición.
 Evaluación de las exhibiciones y demostraciones a presentar.
 Apoyo para la importación temporal o definitiva de piezas y equipos.
 Soporte en el diseño y distribución de los espacios para maximizar el aprovechamiento del stand.
 Evaluación de proveedores para construcción y decoración.
Definición del portafolio de productos
Interacción con la empresa para la selección de los productos a exhibir en base a las prioridades definidas.
 Definición de la cantidad de estaciones de atención, según el portafolio, el personal y el stand.
 Medición de las jerarquías de acuerdo a las capacidades de relación interactiva en la exposición.
 Generación de directrices para el plan de atención.
Determinación de mensajes y medios
Interacción con ventas y mercadeo para definir los mensajes y las herramientas de comunicación a utilizar.
 Establecer un mensaje principal para el evento y los correspondientes a estaciones de atención.
 Recomendación de los medios más efectivos y eficientes para comunicar los mensajes de la exposición.
o Previos a la exposición: Mercadeo directo, publicidad, invitaciones, distribución de pases.
o En el stand: Volantes, folletos, catálogos, muestras, promocionales, obsequios, atenciones.
o Medios propios de la exposición: Directorio, patrocinios, muestreos y publicidad fuera del stand.
o Eventos dentro del evento: Entrenamientos, conferencias, charlas comerciales, presentaciones.
 Revisión de campañas permanentes de la empresa y evaluación de oportunidades para apoyar el evento.
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3. Programación de actividades a realizar durante la exposición
Asesoría en la selección y programación de las actividades a desarrollar, de acuerdo a los objetivos planteados.
 Desarrollo de un menú estratégico y selección de las actividades a realizar.
 Definir horarios para demostraciones, presentaciones, charlas y conferencias.
 Preparación de turnos para el personal de atención y el libro de actividades del stand.
 Plan de montaje, decoración y desmontaje.
Definición del equipo de atención al público
De acuerdo con la disponibilidad de personal interno y la conveniencia de incorporar personal externo.
 Evaluación cruzada del personal y sus capacidades contra los objetivos.
 Medir la necesidad de personal externo, definir cantidad y perfil ideal.
 Apoyo en la selección del equipo de atención, reclutamiento.
 Definición de la imagen visual y funcional del grupo, uniformes y herramientas personales.
Entrenamiento especializado del equipo seleccionado
Capacitación del personal para manejar las distintas facetas de la promoción en el stand.
 Comunicación de metas generales, qué se exhibe, cómo se exhibe y objetivos personales.
 Apoyo en el diseño y comunicación de planes de incentivos para el equipo de atención al público.
 Adiestramiento en técnicas de ventas adaptadas a la promoción ferial y a los objetivos definidos.
 Producción de herramientas de apoyo, medición y control.
Preparación de herramientas, plan de seguimiento y evaluación
Apoyo en la recolección de datos y acciones de seguimiento.
 Diseño de material para la captura de datos en el stand.
 Propuestas para el manejo de los datos recolectados.
 Sugerencias para la evaluación de su participación en el evento.
Soporte general
Seguimiento a las actividades que regularmente son parte de la labor de la empresa expositora, llegando a
ofrecer soluciones “llave en mano”.
 Ubicación de proveedores y presupuestos.
 Reclutamiento y selección de personal externo para la atención del stand.
 Negociación de paquetes de patrocinio, medios y oportunidades de comunicación.
 Coordinación del diseño y producción del stand, impresos, material gráfico y obsequios promocionales.
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4. Metodología prevista
Actividades Participan Plazo Momento apropiado Observaciones
Discusiones preliminares  Dirección y 3 horas Ideal: Antes de decidir la  Revisión de directrices generales, calendarios
gerencia de la participación, hasta 18 de actividades, enfoque, presupuesto
empresa meses antes del evento estimado
 Asesor Límite recomendado: 9 a 3  Se establece la dirección preliminar y los
meses antes parámetros básicos de trabajo
 Entrega del cuestionario inicial
Briefing inicial  Dirección y 3a5 Ideal: Antes de decidir la  Cuestionario suministrado por el asesor,
gerencia de la días participación respondido por gerentes de la empresa
empresa hábiles Límite recomendado: 9 a 3  Material de inicio para la discusión, enviado al
meses antes asesor
Preparación de  Asesor 2a5 Al recibir el cuestionario  Recomendaciones en tipo de exposición,
propuestas preliminares días ubicación, tamaño y acondicionamiento del
hábiles stand, establecimiento de metas y medición de
resultados
 Colaboración con agencias y otros asesores
del cliente
Discusión del briefing y  Dirección y 3 horas Ideal: Antes de decidir la  En base a los resultados el asesor prepara
las propuestas gerencia de la participación propuestas de mensajes, diseño, medios y
preliminares empresa Típico: 6 a 3 meses antes, actividades
 Asesor para poder implementar la  Colaboración con agencias y otros asesores
pre promoción del cliente
Afinación de propuestas  Asesor 2a5 Luego de la discusión del  Formalización de pautas básicas
preliminares días briefing y las propuestas  Recomendaciones específicas de planes,
Preparación de hábiles preliminares mensajes, medios y canales de comunicación
propuestas  Colaboración con agencias y otros asesores
comunicacionales del cliente
Discusión de planes  Empresa 3 horas Ideal: Antes de decidir la  En base a los resultados el asesor prepara
comunicacionales  Asesor participación propuestas de actividades, personal y
Típico: 6 a 3 meses antes herramientas
 Colaboración con agencias y otros asesores
Afinación de planes  Asesor 2a5 Luego de la discusión del  Formalización de pautas básicas
comunicacionales días briefing  Recomendaciones específicas de planes,
Preparación de plan de hábiles mensajes, medios y canales de comunicación
actividades  Colaboración con agencias y otros asesores
Programación de  Empresa 3 horas Ideal: Antes de decidir la  Actividades de promoción, demostraciones,
actividades  Asesor participación adiestramiento, charlas y conferencias
Estrategia de personal Típico: 4 a 2 meses antes  Cantidad y calidad de los integrantes del
Herramientas de apoyo equipo de atención del stand
 Herramientas para recolección de datos y
control de la operación
 En base a los resultados el asesor adapta el
programa de adiestramiento
Programa definitivo de  Asesor 2a5 Luego de la discusión del  Ajustes del curso de adiestramiento al
actividades días programa y la selección de programa específico
Adaptación del curso de hábiles personal  Preparación e impresión de manuales
adiestramiento
Adiestramiento del  Todo el equipo 4 horas Ideal: entre una semana y  En las oficinas de la empresa o en local
personal de atención del de atención del un día antes de la apertura externo
stand stand  Se recomienda que la gerencia esté
 Asesor representada en el stand y en el curso
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5. Paquetes sugeridos
El cliente podrá seleccionar los servicios de acuerdo a sus expectativas y necesidades específicas para definir el
alcance del proyecto. Solicite una cotización sin compromiso.
Paquete sugerido 1: Plan Integral, consultoría + adiestramiento
 Paquete de servicios de 20 horas de consultoría particular y la preparación de herramientas según las
necesidades específicas de la empresa, incluyendo la adaptación de contenidos y desarrollo / producción
de materiales para una sesión de adiestramiento de 4 horas con el personal de atención al público.
 Servicios incluidos en el plan integral:
o Informes de contacto y seguimiento del proyecto.
o Carpeta con los planes operativos específicos desarrollados para el cliente.
o Archivos de las herramientas de recolección de datos y control de la operación.
o Carpeta de coordinación de las actividades relacionadas con la exposición.
o Material de apoyo del curso hasta 10 participantes: manuales y certificado.
o Coordinación logística de espacios, equipos y refrigerios, en caso de que el curso se realice fuera
de las oficinas del cliente.
 Servicios no incluidos
o Salones, equipo audiovisual y refrigerios de los cursos, si se dictan en salones externos.
o Copias adicionales del manual del curso de adiestramiento.
o Desplazamiento, alojamiento y gastos fuera la ciudad de Caracas.
Paquete sugerido 2: Adiestramiento del equipo de atención al público
 Sesión de 4 horas de capacitación para el personal de atención al visitante, sin el paquete de consultoría
estratégica. Incluye una sesión de briefing con el cliente, la recolección de información, la adaptación del
curso, y el desarrollo y producción del material de apoyo para 10 participantes.
Otros servicios
 Coordinación de suministros y servicios: Aplicable a la negociación de alquiler de espacios y mobiliario,
servicios de alimentación y bebidas, material de apoyo para los cursos o para la exposición. Importe
equivalente al 10% del valor neto de las compras manejadas, contra factura de proveedores.
Términos de contratación de servicios
La contratación de los servicios se hará en base a los siguientes parámetros
 El convenio será directamente entre la empresa contratante y la firma ExpoConsultoresTM, representada
por José Antonio Maldonado, en calidad de director de proyectos.
 Los servicios adicionales coordinados por ExpoConsultores – diseño y producción gráfica,
acondicionamiento de stands, medios y material publicitario, personal de apoyo y otros servicios – serán
aprobados y autorizados por un representante de la empresa y pagados directamente al proveedor.
A continuación la propuesta típica de formalización de contratación y manejo financiero:
 Inicial de 40% a la aprobación de la propuesta para comenzar el desarrollo de la propuesta específica.
 Un pago intermedio de 30%, y un pago final de 30%, acompañado de los gastos adicionales aprobados,
previo a los cursos de adiestramiento y la entrega de la carpeta de control.
 Comisiones de coordinación de compras, al momento la cancelación al proveedor.
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