1) O documento discute a implementação de indicadores de performance (KPIs) para melhorar a gestão e o desempenho da organização.
2) É proposto um plano inicial que inclui mapear os principais indicadores, divulgá-los para todos, e vinculá-los à estratégia e avaliação de desempenho.
3) O principal objetivo é fomentar uma cultura baseada em dados que apoie o alinhamento em torno de objetivos quantitativos de curto e médio prazo.
9. riscos & cuidados
• Burocracia / indisponibilidade /
inacurácia dos dados
• Falta de visibilidade / divulgação / comunicação interna, bem como
enfoque em cobrança / demissão
• Acompanhamento & monitoração constantes
• Desvinculação com o planejamento estratégico &
avaliação de performance
• Compreensão dos líderes sobre o que (e
sobre o que NÃO É) um processo de KPIs:
mudança de cultura.
12. 1. Facilitador
• sugestão clássica: contratação de um facilitador externo com
experiência pregressa.
• opção por dedicação exclusiva de um gestor sênior para
indicadores (KPIs).
• auto-capacitação &
bibliografia
13. 2. Decisores
13
• 1o passo: este workshop !
• alinhamento
• distribuição de tarefas !
• premissas:
• tempo para entrevistas e avaliação
• alocação áreas de apoio: RH, Mkt, Design, Financeiro, TI,
braços direitos de cada Gestor
• engajamento: compreensão, comprometimento, priorização, discurso
e prática
• KPIs como ferramenta para um melhor entendimento e gestão da
organização x …
• … bando de gráficos coloridos na parede ou no report da MIH;
• .. perda de tempo e canseira para ficar medindo e analisando
números que incomodam …
14. 3. Fatores Críticos de Sucesso
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• Perspectivas de KPIs:
• Financeira
• Foco no Cliente
• Processos Internos
• Aprendizado & Crescimento
• Clima Organizacional
• Ambiente e Comunidade
15. 4. Regra 10/80/10
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• sugestão “original”: 10 RIs, 80 PIs e 10 KPIs
• abordagem realista Cnt:
• 9 RIs a priori
• prioridade Level 2, com enfoque Ultramob
• sensibilização dos Gestores para as infos críticas dos
seus respectivos Produtos & Áreas de Negócios
• interface com TI para geração de relatórios de PI e KPIs
16. 5. Forme um pequeno time
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• responsável: Fábio Póvoa
• Mkt :: Luciana Tonin: mkt interno / divulgação viral /
consolidação de infos / orquestração do processo e
envolvidos.
• Design :: Guilherme Pires: layout visual e acabamento;
• Financeiro :: Regina Santos: infos financeiras: custos,
faturamentos, repasses;
• TI :: ???: relatórios / sistemas legados / medições / TI em
geral;
• RH :: Sandra Sofner: newsletter / avaliação performance,
divulgação / afixação / Intranet / quadros;
17. 6. Simplesmente faça…
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• não vai sair perfeito da 1a vez: o importante é começar
• planeje, informe, alinhe, obtenha os dados, grude na parede,
gere buzz, acompanhe sua evolução;
• incorpore ajustes e novos indicadores NÃO ANTES dos
primeiros 3 meses
18. 7. Use sistemas legados nos 12 meses iniciais
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• não gaste dinheiro com bobagens novas e sistemas de TIs
com gráficos coloridos
• use o que já tem dentro de casa (se é que tem)
• (ab)use de PPTs, XLSs, SharePoint e Intranets;
• realidade cnT: http://reports.ti.comperantime.com
19. 8. Junte tudo em uma BD e disponibilize…
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• fontes:
• Reports Online
• Financeiro
• consolidação (output) :
• XLS na Intranet;
• Gráficos nos quadros espalhados pela empresa;
• não esperamos utilizar quaisquer BDs diferentes destas em
M+12. Novas features:
• assinaturas por email em M+2 (final Fev 09);
• Alertas / trhesholds em M+4 (final Abr 09);
20. 9. Relatórios são uma forma de arte
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• padrões comuns: linhas, barras e pizzas;
• RIs: timing MENSAL.
• Revisão da lista de RIs em Mar 09 (M+3).
• Publicação offline apurada.
• PIs / KPIs:
• Listar necessidades;
• Analisar Reports Online;
• Criticar / validar / solicitar ajustes;
• TI: alocação e desenvolvimento;
• Gestores (pós-Budget): projeção futura quantitativa (RIs);
• Extração de KPIs com base online, diária ou semanal :: a
partir de Mar 09.
27. importância
27
• visibilidade e accountability é chave ! Efeito platéia.
• quadro:
• na parede, visível, palpável !
• vide exemplos SCRUM
• locais-alvo:
1. próximo do time de Desenvolvimento
2. ao lado do respectivo Gestor / Responsável
• mídias:
• emails: indiscriminados e bloqueáveis via regra Outlook
• Intranet: sob demanda e visível apenas qdo / se acessada
• não tem hoje serviços essenciais que garantam acesso.
35. riscos & cuidados
• Burocracia / indisponibilidade /
inacurácia dos dados
• Falta de visibilidade / divulgação / comunicação interna, bem como
enfoque em cobrança / demissão
• Acompanhamento & monitoração constantes
• Desvinculação com o planejamento estratégico &
avaliação de performance
• Compreensão dos líderes sobre o que (e
sobre o que NÃO É) um processo de KPIs:
mudança de cultura.
36. riscos & cuidados
• Compreensão dos líderes sobre o que (e
sobre o que NÃO É) um processo de KPIs:
mudança de cultura.
Contexto
• Qual NÃO é o trabalho de Gestão de KPIs ?
• … correr atrás de dados … por favor, Gestores, falem comigo …
• “… estou ocupado, liga pra alguém da equipe .”
• … faz um gráfico bonito e põe no PPT / quadro / report do Board …
• … estabelecer um plano de ação pq. o KPI caiu / subiu … (o KPI é um
espelho da performance de um Produto / Área / Profissional)
Mitigação
• Planejamento
• Delegação de responsabilidades
• Utilização de ferramentas
39. riscos & cuidados
• Acompanhamento & monitoração
constantes
Mitigação
• Cultura:
• Uso intensivo nas reuniões gerenciais & G8
• Melhorias TI:
• Assinaturas por email / RSS
• Alertas SMS de Thresholds
• Ferramenta para vinculação de Estratégia, com Ações Estratégicas, com
Atividades, com Performance e com Avaliação pessoal & Remuneração.
47. Passo 1: Reports On Line
• Entrar, conhecer, pesquisar Relatórios
• Verificar se seu produto / área de negócio / plataforma
se encontra listado nos Relatórios
• Validar acurácia dos dados listados e confrontar TI
48. Passo 2: “Toró de parpites”
(aka brainstorm)
• 1a reunião de trabalho hands on com equipe: mín. 3,
máx. 6 pessoas)
• Dever de casa preliminar (Gestor)
• leitura caps. 1 (10 págs) do livro online
• opcional vídeos bibliografia (slide final)
• listagem indicadores & preenchimento planilha
• Mini-workshop (2 hs) com este conteúdo condensado
• (45 min) Passos iniciais: o que é / desmistificar
temores / mostrar divulgação / ensejar participação
/ vincular responsabilidades
• (30 min) Tipos de indicadores e gráficos
49. Passo 2: “Toró de parpites”
(aka brainstorm)
• Ação (45 mins)
• Listagem de indicadores que reflitam a
performance da área, do produto e do
profissional em si
• Não julgar se é …
• … bom ou ruim
• … fácil ou difícil de ser obtido
• Balancear entre passado, presente e chave
(RIs, PIs e KPIs)
50. Passo 2: “Toró de parpites”
(aka brainstorm)
• Consolidar indicadores correlatos
• Atingir máx. 9 RIs, 10 PIs e 5 KPIs
• Estruturar indicador:
• Nome, tipo (RI/PI/KPI), accountability, mensuração, freq.,
perspectiva BSC, origem, tipo de gráfico, forma de cálculo.
• Definir quais / quem irá acompanhar e periodicidade
• Plano de ação para KPIs
• (futuro) projeção de previsto / realizado
• Preencher planilha consolidada
51. Pendências
• TI:
• Definir ferramenta: Reports Online ou MS Reporting Services.
• Respon. Stecca. Prazos a serem definidos.
• Help Desk
• Criação usuários e senhas para empresa TODA.
• Tutorial de uso nos moldes do FTP.
• Resp. JR. Prazos a serem definidos.
• Mkt
• Planej. pré-divulgação: emails teasers + mural + quadro.
• Locais de afixação.
• Respon. Luciana. Prazos a serem definidos.
52. Pendências
• Fábio
• Consolidação & aprovação Indics. Board
• Gráficos visuais para Ris
• Especif. TI: PIs e KPIs
• Financeiro: receitas e custos cfme Indics.consolidados em bases MENSAIS
• TI: prazo Reports Online: PIs e KPIs
• Gestores
• Projeção premissas 2009
• FUTURO
• Thresholds: especif. (Fábio) e desenv. (TI) : prazos e implantação
• Estratégia (Fev): vinculação BSC + Indicadores
• RH: avaliação performance 2009 quantitativo com KPIs
• Promoção / aumento salário / stock options