Sistemas y Procedimientos Administrativos

1. Los Manuales
Realizado por:
López, Fernando
C.I: 22.718.877
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”
INGENIERA DE SISTEMAS

2. ¿Qué es un procedimiento?
Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder,
que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está
vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.
Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos
predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser
único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos
procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas
diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

3. ¿Qué es una norma?
Se conoce como norma a la regla o un conjunto de estas, una ley,
una pauta o un principio que se impone, se adopta y se debe seguir para
realizar correctamente una acción o también para guiar, dirigir o ajustar la
conducta o el comportamiento de los individuos.

4. ¿Qué es un manual?
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el
quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las
acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de
la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de
las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un
tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de
un ámbito predeterminado de aplicación.

5. ¿Cuál es la necesidad de los manuales en las
empresas?
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera
detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones.
Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la
organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña
histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.

6. Estructura de un Manual de Procedimientos
Los Manuales de Métodos y Procedimientos forman la base del Manual de
Organización que se conforma de varios elementos que son motivo de otro curso, lo importante
aquí es que la base de dicho Manual son los Manuales de Métodos y Procedimientos por lo
que es vital que estos se elaboren de manera correcta ya que son de suma importancia para las
decisiones Directivas de la Empresa.
Dicho lo cual estos deben tener una estructura definida a fin de poder ser evaluados o
consultados por todos aquellos que tengan injerencia desde un nivel micro (Empleado) hasta los
niveles de evaluación macro (Directivos) de una manera uniforme y consistente a fin de evitar
confusiones en cuanto su interpretación.
Un Manual de Métodos y Procedimientos debe contener de manera capitular lo siguiente:
1.- Nombre del Puesto
2.- Referencia organizacional
3.- Listado de Métodos y/o Procedimientos
4.- Marco Jurídico
5.- Objetivos
6.- Políticas y Normas…

7. * 7.- Investigación Básica para documentar Métodos y Procedimientos
7.1.- Recopilación de Información
7.2.- Integración de la Información
7.3.- Análisis de la Información
8.- Descripción de los Métodos y Procedimientos
9.- Diagramación.
10.- Formas e Instructivos
11.- InformaciónGeneral
12.- Glosario deTérminos
NOTA: EL PUNTO 7 ES METODOLOGICO, NO FORMA PARTE DEL
MANUAL DE METODOSY PROCEDIMIENTOS PERO ES LA
REFERENCIA PRINCIPAL DE RESPALDO PARA LA GENERACION DE
LOS MISMOS.

8. ¿ Por qué los manuales son un instrumento de
comunicación en las empresas?
Muchas empresas cuando empiezan a operar consideran que las herramientas administrativas como
medios de comunicación no son importantes para su buen funcionamiento, sin embargo, conforme van creciendo a
pesar de contar con estas, no les dan el uso adecuado por falta de conocimiento en su operación, por falta de tiempo
para revisarlas, la inversión costosa para elaborarlas o actualizarlas, por la experiencia recabada durante los años de
trabajo que consideran ya no son necesarios, entre otros factores.
Todo esto trae como consecuencia la mala comunicación por la falta de una guía o instructivo que
capacite y oriente al personal que labora en las diversas actividades que implica la empresa, para alcanzar un mejor
desempeño. Sin embargo ¿Cuáles son estas herramientas de comunicación administrativas? ¿Cómo se clasifican las
herramientas de comunicación? Y ¿Cuál es la función de cada una de ellas? Estas son algunas preguntas que
permitirán a las empresas conocer e identificar cuáles son los medios de comunicación que pueden implementar y
cuál es el objetivo de cada uno de ellos para alcanzar mejores resultados.
Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la mayor eficiencia y
eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como
la de las unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de
comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la
moderna administración, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento.