Sistema para administración de obras: organizador de las tareas administrativas y compras relacionadas con el desarrollo de obras de construcción

1. MICROSAP OBRA

2. Concepto y opciones de uso

9. Etapa 1, diseño de obra Itemizados de Obra se ejemplifica el uso orientado al esquema de múltiples contratistas por obra

10. El proceso comienza con la carga de un Itemizado de Obra, conteniendo la totalidad de los items que van a formar parte de la Obra, organizados en tres niveles: Contrato, Rubro, Marca. Para cada ítem se enuncia su descripción formal, cantidad, unidad y comentarios aclaratorios.

11. Etapa 2, selección de contratistas Cotizaciones se ejemplifica el uso orientado al esquema de múltiples contratistas por obra

12. Una vez cargado el itemizado de obra, a medida que se van sucediendo las etapas de desarrollo, se generan “Cotizaciones”, subconjuntos del itemizado que se decide ejecutar. Las Cotizaciones constituyen el módulo central de MS Obra, y poseen distintos estados en una secuencia lógica que puede avanzar o retroceder, acompañando el desarrollo de la obra o disparando procesos reales dentro de la misma, como el pago de certificados o la emisión de documentos.

13. Etapa 2, selección de contratistas Detalles de una cotización / inicio se ejemplifica el uso orientado al esquema de múltiples contratistas por obra

14. El detalle de cada Cotización se divide en secciones. La primera de ellas “datos básicos” contiene datos identificatorios, fechas en las cuales se estima el desarrollo (y las fechas reales, a medida que se van registrando), datos generales y los “botones de acción” que permiten avanzar o retroceder los estados de la Cotización. Las acciones pueden encontrarse o no disponibles según el nivel de permisos del usuario que accede a la Cotización.

15. La segunda sección “items” detalla el subconjunto del itemizado que fue asignado a esta Cotización.

17. La cuarta sección “certificados” contiene la estimación inicial de fechas de corte y pago de certificados de avance. En el desarrollo de la obra puede haber cambios que impliquen anular certificados (porque la ejecución se cancela antes de llegar al 100% o porque falló la estimación inicial) o agregar nuevos certificados. Estas operaciones están previstas. Las secciones “cotizaciones”, “avances”, “novedades” y “adjuntos” se muestran más adelante en esta presentación.

18. Como se mencionaba antes, los botones de acción disparan cambios de estado. La primer acción formal de una Cotización es realizar el “llamado a cotizar” a los Contratistas invitados a participar. Esta acción (y cualquier otra) sólo puede ser realizada por usuarios con nivel de permisos adecuados. En cada acción que implica un cambio de estado, el usuario puede agregar comentarios que considere necesarios.

19. La novedad del cambio de acción y los comentarios se envían por mail a los Auditores especificados en la sección tres. Cada Contratista especificado en la sección tres recibe un mail de invitación con la tabla de ítems y condiciones correspondientes. El mail enviado contiene un link, nombre de usuario y contraseña para ingresar a la Cotización y volcar su propuesta

20. Como resultado de la acción disparada, la Cotización cambió su estado (en este caso, se pasó del estado 26 al 30), se habilitan botones distintos y una leyenda orienta al usuario sobre lo que sucede a continuación. Los botones que contengan un * se marcan así porque para acceder se requiere un nivel de permisos mayor, ya que no corresponden a acciones naturales del desarrollo de la Cotización.

21. Cada uno de los Contratistas, por su parte, haciendo uso de sus link, usuarios y contraseñas, acceden a una pantalla donde en cinco pasos conocen las tareas a desarrollar, especifican sus valores cotizados, corrigen las condiciones en que realizarían su trabajo y confirman su propuesta, que es incorporada a la base de datos de MS Obra.

22. Cuando se reciben cotizaciones de Contratistas la Cotización nuevamente cambia su estado (en este caso, se pasó del estado 30 al 34), y se habilitan botones distintos. El cierre de este llamado a cotizar es la siguiente acción natural.

23. En la sección “Cotizaciones” se puede ver, en este punto, para cada ítem la cotización ofrecida por cada Contratista invitado. Actualmente MS Obra muestra hasta 8 juegos de cotizaciones. Se habilitan botones de radio para especificar selecciones o bien la posibilidad de seleccionar masivamente la propuesta de uno de los Contratistas. Un botón “Guardar selección definitiva” funciona en este caso de forma similar a los botones de acción ya que llevará al siguiente estado: informar la Adjudicación de esta Cotización.

24. Al disparar la Adjudicación de la Cotización, cada Contratista recibe por mail un informe sobre su situación: la planilla de cotización que él envió se devuelve con casilleros pintados de verde en los casos en que fue seleccionado.

25. Existen ocasiones en que no todos los ítems recibieron alguna cotización satisfactoria, en esos casos los ítems son liberados de su Cotización y vuelven al Itemizado general, a la espera de ser incluidos en una nueva Cotización o quedar cancelados. El siguiente grupo de estados se centra en la impresión de documentos: Itemizados, Contratos, Cert. de Acopio, Acta de Inicio de Obras. Si el usuario posee un nivel de permisos mayor, puede saltear las impresiones de documentación.

26. Las impresiones se vinculan a cada Contratista. Al clickear sobre el botón... … se abre el documento en un popup; en este caso el itemizado, que en realidad es un itemizado “por Contratista” porque como ya vimos antes, para MS Obra el itemizado es algo más amplio y general. Como característica particular, el sistema está diseñado para llevar un registro formal de lo impreso y firmado. En la parte inferior de la impresión se encuentra el botón “imprimir para firmar”, que inicia el proceso de registro. 1. Se guarda en una tabla de sólo lectura la imagen HTML de lo impreso, que permanecerá inalterable a eventuales cambios posteriores. 2. Se guarda en esa misma tabla un vínculo a un scaneo JPG, conteniendo el documento y las firmas.

27. Etapa 3, avance de obra Detalles de una cotización / avances se ejemplifica el uso orientado al esquema de múltiples contratistas por obra

28. Una vez realizadas las impresiones, se prevee comenzar con la carga de avances de obra, utilizando la sección “Avances”. Aquí se organiza en columnas cada uno de los certificados programados. Actualmente MS Obra muestra hasta 24 certificados de avance. Los usuarios que cuentan con permisos suficientes pueden completar cuadros con porcentajes de avance. Una serie de botones constituyen una mini-secuencia de estados de avances para cada certificado: Carga inicial, Preaprobación D/O, Preaprobación Estudio, Aprobación Comitente y Pago realizado. A medida que se avanza en estos estados, MS Obra informa por mail a los Auditores, los pagos que se deben preparar.

29. El instrumento para realizar dichos pagos es el “Certificado de Obra” que se vincula a cada Contratista y a cada Certificado. Al clickear el botón… … se abre el documento en un popup. El Certificado de Obra posee un resumen de toda la información que explica el pago realizado, considerando Acopios, Reparos sobre acopios y certificados, condiciones de IVA, multas aplicadas, etc. Nuevamente en la parte inferior de la impresión se encuentra el botón “imprimir para firmar”, que inicia el proceso de registro. 1. Se guarda en una tabla de sólo lectura la imagen HTML de lo impreso, que permanecerá inalterable a eventuales cambios posteriores. 2. Se guarda en esa misma tabla un vínculo a un scaneo JPG, conteniendo el documento y las firmas.

30. Una vez cerrados los Certificados (por haber avanzado hasta el 100% o por haber cancelado en algún punto intermedio de ejecución) los estados finales de la Cotización se orientan a la impresión de documentos de cierre: Recepción provisoria, Observación de deficiencias, Recepción definitiva.

31. Reportes…

32. El reporte Detalle de estados muestra en una vista general el estado de cada Cotización, su monto estimado y contratado, contratista principal, fechas de las etapas principales y estados

33. El reporte Detalle de fechas pone énfasis en los desvíos de fechas, simbolizando de distintas maneras los desvíos en etapas concretadas (naranja) de desvíos en etapas que aún no se concretan, habiendo vencido ya su fecha prevista (ícono rojo)

35. El reporte Cashflow reúne en una sola vista los estimados de cada cotización, desarrollados a lo largo del tiempo de certificados previstos + los montos reales por avances certificados. En negrita se diferencia avances en proceso de aprobación de los avances ya pagados. Se totaliza por mes y por cotización.

36. En resumen…