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PROGRAMME D’APPUI AUX SYSTEMES DE SUIVI EVALUATION DES
 PROJETS FINANCES PAR LE FIDA EN AFRIQUE DE L’OUEST ET DU
                          CENTRE
                      (PASSE/M&E)




 ATELIER DE REFLEXION & ECHANGES SUR LES
            RESULTATS DU PASSE
        Dakar du 05 au 06 mars 2012




                                                            1
Sommaire
INTRODUCTION .................................................................................................................................................. 3
   Justification ..................................................................................................................................................... 3

   Objectifs ........................................................................................................................................................... 3

   Résultats attendus ......................................................................................................................................... 3

I SESSION D’OUVERTURE ............................................................................................................................... 4
   1.1 Allocutions ................................................................................................................................................ 4

   1.2 Rappel historique du PASSE ................................................................................................................ 4

II INTRODUCTION SUR LE S&E DANS LES PROJETS DU FIDA ............................................................. 5
   2.1. Présentation de la note introductive ................................................................................................. 5

   2.2. Les discussions ...................................................................................................................................... 5

III PRESENTATION DES PRODUITS OBTENUS DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PASSE ................. 6
   3.1. Processus d’élaboration de manuel de procédure de S&E d’un projet ................................... 6

   3.2. Discussions sur l’élaboration de manuel de S&E .......................................................................... 8

   3.3. Mise en place d’une application informatique sous environnement web ............................... 9

   3.4. Recommandations ................................................................................................................................. 9

IV RECOMMANDATIONS PREMIÈRE JOURNÉE ...................................................................................... 10
V.APPUI A L’OPERATIONNALISATION DU SS&E DANS LES PROJETS ............................................. 10
   5.1 Le suivi du PTBA ................................................................................................................................... 11

       a) Présentation............................................................................................................................................ 11

       b) Discussions ............................................................................................................................................. 12

   5.2. Réalisation des enquêtes SYGRI ...................................................................................................... 12

       a) Présentation............................................................................................................................................ 12

       b) Discussions ............................................................................................................................................. 13

   5.3 Problématique de la mesure d’impact.............................................................................................. 13

       a)Présentation ............................................................................................................................................. 14

       b) Discussions ............................................................................................................................................. 14

VI. RECOMMANDATIONS DE LA DEUXIEME JOURNEE ......................................................................... 14
ANNEXES ............................................................................................................................................................... 17




                                                                                                                                                                        2
INTRODUCTION

       JUSTIFICATION
La Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO) a reçu un don du Fonds International
pour le Développement Agricole (FIDA) d’un montant total 1.400.000 $. Entré en vigueur
depuis le 16 juin 2007, ce don est destiné à appuyer le renforcement des capacités en suivi-
évaluation (S&E) des équipes de projets financés par cette agence des nations Unies en
Afrique de l’Ouest et du Centre (AOC).

Cette volonté d’appuyer le renforcement des capacités est prise en charge par le programme
dénommé “Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi Evaluation” (PASSE). Sa durée de
vie est de 4 ans. Suite à une demande de prorogation, sa date d’achèvement est fixée au 31
mars 2012. Aussi, il sera clôturé le 30 septembre prochain.

L’atelier d’échange sur les pratiques de suivi évaluation dans les projets financés par le FIDA
s’est déroulé du 05 au 06 mars 2012 au siège du FIDA, à Dakar. Donc, à quelques jours de
la date d’achèvement du PASSE.


       OBJECTIFS
Il s’agit au cours de l’atelier d’échanger sur les pratiques de S&E en vigueur dans les projets
en question. L’échange a concerné plus particulièrement les bonnes pratiques, les nouvelles
modalités de mise en œuvre du S&E, à travers le coaching des projets et le partage sur les
exigences du fonds en matière de S&E.

L’atelier a été conduit dans un esprit de partage d’expériences alternant des présentations,
des discussions, le tout sanctionné par des recommandations.


   RESULTATS ATTENDUS
   1. Partage des expériences, des bonnes pratiques et des perspectives des participants
       à l’atelier de partage ;

   2. Mise à niveau des participants sur les modalités et les bonnes pratiques en matière
       de Suivi-Evaluation, afin de maximiser l’impact des projets et programmes financés
       par le Fonds International pour le Développement de Agricole;

   3. Fourniture aux participants des documents de référence concernant le Suivi-
       Evaluation.



                                                                                             3
I SESSION D’OUVERTURE

       1.1 ALLOCUTIONS
L’atelier a été présidé par M. Amadou Daouda Dia, le « Country Program Officer (CPO) » du
FIDA basé à Dakar (Sénégal).

La première allocution a été prononcée par Mme Ndèye Coumba FALL, Directrice Exécutive
de la FRAO. Elle a souhaité la bienvenue à tous les participants, ceux qui sont venus de loin
en particulier, non sans rappeler le contexte de l’atelier marqué par l’achèvement imminent
de programme PASSE.

M. Dia a, à la suite de Mme FALL, salué les organisateurs et les participants. Il a ensuite
souligné les efforts du FIDA en matière d’appui à la consolidation des Systèmes de Suivi
Evaluation (SS&E) dans ses projets et programmes en AOC. Enfin, il a invité les différents
participants à se présenter (voir liste de présence).


       1.2 RAPPEL HISTORIQUE DU PASSE
Monsieur Ngagne Mbao est le coordonnateur PASSE&PRCG II. Il a, en ce qui le concerne,
fait un bref rappel historique de l’évolution du Programme, non sans évoquer que le PASSE :

       A travaillé à améliorer la performance et l’impact des projets et programmes financés
       par le FIDA en AOC et à asseoir une méthodologie d’enquête SYGRI pour suivre
       l’impact des projets;

       Entend s’accorder sur les résultats importants auxquels il est parvenu dans l’appui
       aux projets et programmes.

       Envisage de constituer un répertoire des compétences dans la sous-région en
       matière de S&E;

       Doit finir toutes ses activités le 31 Mars 2012 mais les projets et programme du FIDA
       vont continuer leurs activités de S&E;




                                                                                           4
II INTRODUCTION SUR LE S&E DANS LES PROJETS DU FIDA

            2.1. PRESENTATION DE LA NOTE INTRODUCTIVE
La note introductive présentée par Monsieur Cissé, facilitateur de l’atelier, ouvre la session
de la première journée de l’atelier. Son exposé a insisté sur le référentiel, les enseignements
tirés du PASSE et les questions d’opérationnalisation.

Concernant le référentiel, il a été indiqué que (i) un SS&E a pour objectif de piloter un
programme ou un projet ; (ii) le SYGRI (Système de gestion des résultats et de l’Impacts)
est, dans un SS&E, un outil de pilotage, un ensemble d’éléments cohérents qui couvre tous
les niveaux de résultats (1 ; 2 ; 3) ;

Les enseignements tirés du Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi Evaluation
concernent plus particulièrement :

    (i)         l’absence de contrôle dans l’utilisation du SYGRI, du logiciel et sur le contenu du
               questionnaire ;

    (ii)        la diversité des pratiques dans la mise en œuvre du SYGRI alors que le
               référentiel est le même pour tous les projets et programmes,

    (iii)      une absence nette des responsables de composantes dans les activités de S&E,
               et un manque de cadre formel de pilotage des projets.

Les questions d’opérationnalisation du Système de S&E font référence aux exigences
suivantes :

     (i) la mise en place d’un responsable des questions de S&E, chargé d’assurer la
            cohérence dans l’utilisation du SYGRI et le contrôle de qualité des enquêtes ;

     (ii) la détermination, au départ de l’intervention, de ce qu’il y a lieu de faire et les
            modalités de mise en œuvre ;


     2.2. LES DISCUSSIONS
Au cours des discussions, les participants ont soulevé des préoccupations portant
essentiellement sur les enseignements et sur les questions d’opérationnalisation. A la
première se rapporte une série d’interrogations et de suggestions qui sont les suivantes:


                                                                                                 5
1   Les questions de stratégie: (i) Toute stratégie de renforcement des capacités
               prend toujours du temps et les projets programmes initiés doivent prendre en
               compte cette donne ; (ii) c’est au projet de juger de la pertinence de leurs
               choix stratégiques ;

       2       Le rôle des CPM: il ne doit pas consister à faire du micro management, ni
               constituer un blocage; par contre, il est nécessaire que tous les CPM aient la
               même compréhension du S&E des projets afin de mieux assurer leurs rôles
               de veille et d’appui ;

       3       Le S&E: doit être compris par tous les acteurs en tant qu’élément de pilotage
               d’un projet ou d’un programme et non comme une opération de police; il doit
               être différencié du SYGRI qui n’est qu’une étape du S&E.

       4       Les Responsables de Suivi-Evaluation (RSE) sont souvent mal perçus : leur
               niveau de formation pose problème et ne sont pas souvent bien outillés ;

       5       Les acteurs n’insistent pas beaucoup sur la fourniture d’informations : il y a
               absence de rétro information ;

       6       Une question importante peut être réinscrite dans le PTBA et faire l’objet d’un
               avis de non objection


III PRESENTATION DES PRODUITS OBTENUS DANS LA MISE EN ŒUVRE DU
PASSE

Les produits issus de la mise en œuvre du PASSE constituent le contenu de l’atelier de
réflexion et d’échange sur les résultats du programme.

       3.1. PROCESSUS D’ELABORATION DE MANUEL DE PROCEDURE DE S&E D’UN
       PROJET

Le processus d’élaboration d’un manuel de procédure de S&E d’un projet a été abordé sous
différents regards complémentaires.

En premier lieu , M Danjo, consultant spécialiste en S&E, a présenté un exposé intitulé
“Reflection and Exchange Workshop on the results of PROSUME”. Son exposé a mis
l’accent sur le processus d’élaboration ou d’actualisation d’un manuel de procédures ; il a
souligné que ce processus doit prendre en compte:


                                                                                            6
a) L’étude de la documentation sur le projet, singulièrement les documents qui
      renseignent sur le SYGRI, le cadre logique, mais aussi sur le FIDA ;

   b) L’analyse des forces et faiblesses des différents acteurs en matière de S&E;

   c) La tenue d’atelier impliquant tous les acteurs pour se familiariser aux instruments de
      collecte de données ;

   d) L’élaboration d’un draft de manuel de suivi évaluation du projet suivant une démarche
      participative ;

   e) L’élaboration de la version finale du manuel de suivi évaluation du projet.

M. Ndiaga Samb, consultant, expert en suivi évaluation, a, quant à lui, mis l’accent sur la
démarche formelle d’élaboration d’un manuel de procédure pour les projets et programmes
du FIDA en AOC. Celle-ci retrace l’itinéraire à suivre en huit points :

   1. Cadre de référence

   2. Le système de S&E

   3. Le choix des indicateurs (en rapport avec le cadre logique)

   4. Les différentes fonctions (collectes des données, traitement, et diffusions de
      l’information)

   5. Les procédures (qui fait quoi, quand et comment)

   6. Les acteurs du système (rôle et responsabilité)

   7. Le schéma informatique du système

   8. Les outils et supports de collecte

Le dernier panéliste, M C. Konjo, également spécialiste en suivi évaluation, dans sa
présentation sur “Experiences in providing M&E support to development projects” .

Les expériences de l’expert issues de différents projets et programmes mis en œuvre au
Nigéria (NPFS, CBNRMP et RUFIN…) ont permis d’appuyer les projets et programmes dans
la préparation et le suivi du PTBA, la revue à mi parcours et de l’évaluation finale et
l’appréciation de la qualité des données. Cet appui a permis de relever un certain nombre de
résultats parmi lesquels on peut citer :

   •   L’approche CDD n’a pas été suffisamment mise en œuvre à temps ;

   •   Les bénéficiaires actuels des projets ne sont pas ceux initialement ciblés ;

   •   La productivité agricole et les intrants, à temps, n’ont pas été durablement
       développés dans certains sites comparativement à d’autres.
                                                                                          7
•   Des projets réceptionnés sont actuellement observés ou localisés pendant que
       d’autres ne sont pas observés ;

   •   Des infrastructures ne sont pas présentement fonctionnelles.

   3.2. DISCUSSIONS SUR L’ELABORATION DE MANUEL DE S&E

Les discussions ont essentiellement portées sur des clarifications et des suggestions. En
termes de suggestion :

    (i) la nécessité de faire le suivi évaluation du COSOP a été posée ;

    (ii) aussi, il a été suggéré de lier le SS&E des COSOP à ceux des projets ;

    (iii) faire des SS&E intégrés ;

    (iv) Faire l’effort de créer un cadre de concertation entre les différents projets sur les
         questions de suivi évaluation dans l’approche pays ;

    (v) Faire des supervisions conjointes, pour voir les passerelles entre les différents
        programmes ;

    (vi) Les ministères doivent s’affirmer pour la conception, la mise en œuvre, le suivi et
         l’évaluation des programmes et projets

   (vii) la question du leadership d’un SS&E est la clé du succès dans les ministères en
         particulier ;

   (viii) L’établissement de liens entre cadre logique et PTBA dans le manuel de S&E des
          projets ;

   (ix) Créer des espaces de partage et discussion sur les success story des projets

    (x) Nécessité de faire le manuel de S&E au démarrage du projet (très tôt) ;

   (xi) Lier étroitement le SE et la capitalisation

Des questions ont été aussi soulevées au cours des discussions ; elles se rapportent aux
points suivants :

   •   “comment concilier le Suivi Evaluation Participatif (SEP) et notre manière d’élaborer
       nos manuel de suivi évaluation”.

   •   Quelle stratégie d’harmonisation des méthodologies de S&E des différents bailleurs ?




                                                                                            8
3.3. MISE EN PLACE D’ UNE APPLICATION INFORMATIQUE SOUS ENVIRONNEMENT WEB

La quasi-totalité des projets financés par le FIDA en AOC ont mis en place une équipe de
S&E dirigée par un RSE ou placé sous la responsabilité d’une Unité de Gestion de Projet
(UGP). Ces équipes utilisent des logiciels de gestion tels que Ms-Project, Tec Pro et
Success qui proposent des fonctions classiques de suivi et d’évaluation et contribuent à
améliorer grandement le pilotage des projets. Ces outils présentent des caractéristiques
variables d’un logiciel à un autre (voir tableau suivant).

Types         de Avantage                             inconvénients
logiciel
Ms-project,      Planification rigoureuse          Manque de souplesse
                                                   Logiciel mono-utilisateur
                                                   Non évolutif.
Tec-Pro          Prise en compte de toutes les Utilisation en réseau local
                 généralités et standards          Consolidation de données différée
                 Complexité de paramétrages et Utilisation sous Windows uniquement.
                 interfaçage avec d’autres outils.

Success          Prise en compte de toutes les Utilisation en réseau local
                 généralités et standards          Consolidation de données différée
                 Complexité de paramétrages et Utilisation sous Windows uniquement.
                 interfaçage avec d’autres outils.

Toutefois, un logiciel standard se trouve limité lorsqu’il s’agit de prendre en compte toutes les
spécificités d’un projet ou un programme.

En outre, il n’est pas rare de constater qu’en plus de leur logiciel, les RSE utilisent un fichier
Excel ou Word permettant de réaliser des tâches que leur logiciel n’arrive pas à accomplir.

       3.4. RECOMMANDATIONS

1- Concernant la politique de gestion et de saisie des données, il y a lieu de promouvoir un
document de gestion et de saisie des données

2- Concernant l’organisation de la gestion du flux d’information :

   •   Le diagramme de circulation et de remontée des informations défini dans le manuel
       des opérations doit être suivi dans le cadre de la gestion des données du SS&E.

   •   Les superviseurs de composantes devront eux-mêmes saisir les données collectées.

   •   Les tableaux de bord doivent permettre un partage d’information entre l’UGP et les
       acteurs du terrain.

   •    Le plan de passation des marchés et son suivi est du ressort du service financier.
                                                                                                9
3- La gestion des communications et de l’exploitation consiste à veiller à ce que toutes les
communications sur les projets soient basées sur des données issues de SS&E et à
constituer une collaboration entre les acteurs internes et externes et les informer sur la
nécessité de gérer les données à partir du SS&E.




IV RECOMMANDATIONS PREMIÈRE JOURNÉE


La première journée de l’atelier s’est appesantie sur le référentiel en Suivi & Evaluation dans
les projets financés par le FIDA en Afrique de l’Ouest et du Centre. Le PASSE entendait
contribuer à la vulgarisation de ce référentiel et des principaux enseignements tirés le
programme.

Les participants ont par la suite échangé au sujet: (a) du processus d’élaboration des
manuels de procédures des SS&E, à partir d’expériences en Gambie, au Nigéria, au Tchad;
et (b) sur le processus d’informatisation des SS&E.

A l’issue de ces échanges, les recommandations suivantes ont été formulées :

1° Améliorer la prise en charge de la mise en œuvr e du S&E des projets au sein de la
 )
division AOC d’une part, et par le renforcement des échanges entre les UCP et les CPM afin
d’assurer un 1er niveau d’échange sur les aspects opérationnels, d’autre part;

2° Appuyer l’approche pays en intégrant davantage les SS&E des projets, du COSOP et
 )
des politiques sectorielles et macro-économiques ; pour ce faire, il s’agira de capitaliser les
expériences existantes (Gambie, Mali), et renforcer le leadership du pays sur cette question ;

3° Généraliser l’acquisition d’applications inform atiques sur mesure qui en améliorent la
 )
performance. Cette option va contribuer à améliorer la diffusion et la contribution à la
capitalisation des résultats obtenus par les projets spécifiquement, à l’endroit du FIDA,

3° Rendre disponible le 1er draft du manuel des pr océdures, en faire une condition de
 )
décaissement ; pour son élaboration, observer une démarche participative, prenant en
compte les Systèmes d’Informations existants.


V.APPUI A L’OPERATIONNALISATION DU SS&E DANS LES PROJETS
L’atelier a poursuivi ses travaux pendant la deuxième journée en développant de façon plus
précise sur les produits obtenus dans la mise en œuvre du programme en termes

                                                                                            10
d’opérationnalisation des SS&E des projets suivi par le PASSE. Dans cette perspective, les
questions suivantes ont été exposées et débattues:

   o Le suivi du PTBA dans les projets du Fida;

   o La réalisation des enquêtes Sygri

   o L’élaboration des fiches annuelles & des supports pour les missions de supervision et
       de RMP

L’atelier a aussi suivi avec intérêt la présentation du Dr Mbaye de l’Université Gatopn
Berger/Sénégal sur “Problématique de la mesure de l’impact”.

        5.1 LE SUIVI DU PTBA

              a) Présentation
Mme Guissé, RSE du PROMER 2, a fait un exposé centré sur la définition d’une méthode
formelle de suivi du PTBA. Celle-ci vise à donner une appréciation périodique du niveau de
mise en œuvre des activités du PTBA, grâce à la combinaison du suivi financier et du suivi
physique, et de faire une analyse comparative des résultats de ces deux formes de suivi afin
d’avoir une idée précise de l’efficience dans la mise en œuvre. L’approche consiste à:

       Harmoniser la codification analytique avec la CAF

       Reformater le PTBA

       Catégoriser les activités en type quantitatif et processus

       Identifier les phases et étapes pour les activités de type processus

       Renseigner les valeurs cibles pour les activités de type quantitatif

       Planifier les activités et ventilation des coûts par activité et par composante

       Esquisser une grille de lecture des écarts entre TRP et TRF

       Partager sur le tableau de suivi du PTBA

       Renseigner le tableau et l’analyse des écarts

       Produire une note analytique

En termes de résultats obtenus, le PROMER 2 est parvenu à délivrer des résultats sur le
niveau d’exécution physique et financier par activité, par composante et pour tout le projet et
suivant une périodicité établie, améliorer la collaboration et l’interaction entre composantes,
donner une meilleure visibilité dans l’imputation des lignes budgétaires et une meilleure prise

                                                                                            11
en charge du suivi de l’exécution des activités du projet par chaque chef de composante
grâce à la planification et au suivi de l’exécution.

Les contraintes identifiées par le PROMER 2 sont ci-dessous répertoriées. Elles se
rapportent:

       Au retard dans la saisie des données comptables

       A l’absence de feed back de la comptabilité pour l’explication des écarts

       A l’insuffisance dans l’appropriation de la méthode de renseignement des activités de
       type processus

       A la prise en charge des activités qui se chevauchent sur les 2 années

En termes de perspective, il s’agit de: (i) Organiser les échanges sur l’expérience capitalisée
pour une amélioration de l’outil et une éventuelle mise à l’échelle ; (ii) Inspirer les autres
projets financés par le FIDA.

               b) Discussions
Les discussions suscitées par l’exposé sur le suivi du PTBA dans les projets du FIDA ont mis
en évidence un certains nombre de préoccupations:

       des outils très appropriés pour l’amélioration du taux de décaissement;
       des mises en commun des composantes pour une meilleure gestion des projets;
       la correspondance entre les processus et les réalisations;
       des perspectives électroniques (environnement web) facilitant la supervision à
       distance de toutes les parties prenantes;
       la simplification de la rédaction du rapport annuel d’exécution.

Les participants ont aussi souligné que l’utilité de cet outil réside surtout dans le
commentaire des services financiers concernant les écarts, dans la discussion entre les
techniciens et les financiers, la facilitation de la planification à rebours qui donne beaucoup
de flexibilité dans la mise en œuvre et l’actualisation du PTBA

        5.2. REALISATION DES ENQUETES SYGRI

               a) Présentation
L’exposé sur la réalisation des enquêtes SYGRI a été présenté par M. Cissé, consultant,
expert en S&E et facilitateur de l’atelier. L’exposé a établi des constats sur:




                                                                                            12
•   Sur l’échantillonnage : (i) Le vocabulaire n’est pas adapté : il s’agit plutôt d’un
       échantillonnage à deux niveaux et non en grappe ;(ii) des échantillons manifestement
       inadaptés ;

    • Sur le questionnaire : des items pas pertinents (difficiles à renseigner ou à
      interpréter) ;

    • Sur la définition et le calcul de l’indice de pauvreté : (questionnement sur la
      pertinence des variables utilisées et du calcul de l’indice de pauvreté

   •   Sur le logiciel

           –   Le questionnaire et le logiciel SYGRI ont été originellement conçus en langue
               anglaise. Les versions françaises sont par moment approximatives, aussi bien
               pour le questionnaire que le logiciel lui même.

           –   Logiciel : pas de prise en compte des paramètres régionaux de l’ordinateur
               (séparateur milliers, décimal…).

           –   Les sorties sur la version française du logiciel sont fausses : il faut
               comprendre le contraire de ce qui est écrit : inversion entre « capable de lire »
               et « incapable de lire ».

           –   Comment sont calculés les effectifs de personnes sachant lire par tranche
               d’âge au niveau du ménage.

           –   Doutes sur la construction de la première tranche d’âge dans la
               comptabilisation des personnes sachant lire. Pourquoi commencer à Zéro ?

           –   Par ailleurs, il est regrettable de ne pas disposer de la possibilité de saisie sur
               plusieurs postes de travail.

           –   Plus globalement, le logiciel fonctionne comme une « boite noire » et manque
               d’explications sur l’organisation et le détail des calculs.

               b) Discussions
Difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du SYGRI :

   a. Certaines variables retenues de manière obligatoire n’ont pas toujours une pertinence
       avérée;
   b. La méthode avant et après intervention même si elle est pertinente n’est pas souvent
       appliquée, ce qui entraine un biais dans la signification des résultats obtenus ;
   c. Echantillonnage: L’absence d’un groupe témoin est la limite la plus sérieuse à l’étude
       d’impact telle que pratiquée dans le SYGRI.

5.3 PROBLEMATIQUE DE LA MESURE D’IMPACT



                                                                                               13
a)Présentation

Le terme évaluation d’impact est très précis en économie mais prête très souvent à
confusion. En effet, il est fréquent que l’on commette l’erreur de confondre « évaluation
d’impact » à un exercice qui ne l’est pas du tout. Le « problème d’évaluation » est un
problème de données manquantes.

Il y a cinq méthodes pour évaluer un programme ; il s’agit du « matching », de la double
différence, la RDD (Regression discontinuity Design), des variables instrumentales et de la
randomisation.

Chacune de ces méthodes présentent des avantages et des inconvénients en termes de
validité des hypothèses sous- jacentes, de coûts et de coordination avec l’équipe de projet.

Des conditions nécessaires pour une bonne évaluation ont aussi été définies dans l’exposé.
C’est ainsi que les programmes, dès leur démarrage, doivent mettre en place un dispositif
d’impact (penser à évaluer le programme dés le départ) et de mettre en place une enquête
de référence dans les zones bénéficiaires comme non bénéficiaires (baseline), avant le
démarrage du programme.

En conclusion, les programmes dans les pays en développement devraient être
systématiquement et rigoureusement évalués. Aussi, l’évaluation d’un programme nécessite
l’établissement d’un dialogue et d’une concertation au sein de l’équipe de programme, et le
croisement des données d’enquêtes avec d’autres sources de données. Enfin, l’approche du
FIDA ne permet pas d’avoir une évaluation juste des projets mis en place.

               b) Discussions
L’exposé sur la problématique de la mesure d’impact a suscité, de la part des participants les
interrogations suivantes :
   (i) l’évaluation d’un programme à mi parcours ;
   (ii) la question de l’échantillonnage ;
   (iii) est-il pertinent de faire l’enquête SYGRI ?


VI. RECOMMANDATIONS DE LA DEUXIEME JOURNEE


Un certain nombre de recommandations peuvent être formulées du point de vue de l’appui à
l’opérationnalisation des SS&E dans les projets financés par le FIDA dans le cadre du suivi
du PTBA, de la réalisation des enquêtes et la problématique de la mesure de l’impact :

                                                                                               14
1°) Le S&E devra être envisagé comme un dispositif organisationnel dans les programmes
en vue d’une meilleure coordination et contrôle de la mise en œuvre du SYGRI, et pour
organiser la cohérence dans la démarche en matière de S&E ainsi que dans les documents
de conception des projets.




Aussi, il y a lieu d’harmoniser les pratiques dans la mise en œuvre du SYGRI dans tous les
projets sur la base d’un référentiel commun, d’impliquer systématiquement les responsables
de composantes dans les activités de S&E et de généraliser la mise en place de cadre
formel de pilotage des projets. Il est aussi recommandé au FIDA de nommer rapidement un
RSE chargé d’organiser la cohérence dans l’opérationnalisation du SYGRI, le contrôle de
qualité dans la conduite des enquêtes et l’appui aux CPM en matière de S&E.

Il est recommandé de clarifier dés le départ les objectifs poursuivis en matière de S&E, la
démarche et l’importance de toutes ces questions d’ordre méthodologique dans le pilotage
du Projet.

2°) Il est recommandé aux unités de coordination des projets d’adopter une méthode
formelle de suivi du PTBA. Celle-ci devra permettre une appréciation périodique du niveau
d’exécution des activités du PTBA, grâce à la combinaison du suivi financier et du suivi
physique, et de faire une analyse comparative des résultats de ces deux formes de suivi afin
d’avoir une idée précise de l’efficience dans la mise en œuvre.

3°) la mesure de l’impact des projets a fait l’objet d’une attention particulière durant le
PASSE. Aussi, il y a lieu de considérer que même si la réduction de la pauvreté et la
référence aux OMD sont des références assez largement partagées dans la sous-région, le
débat sur les indicateurs de pauvreté est loin d’être clos.

Il demeure cependant que pour la mesure de la pauvreté, l’indice des biens du ménage qui
est utilisé dans les projets FIDA relève de l’approche basée sur le bien être des ménages.
Dans l’enquête SYGRI cependant certaines variables retenues de manière obligatoire n’ont
pas une pertinence avérée partout. Cette standardisation limite l’utilité des résultats obtenus.

Des pistes d’améliorations sont explorées cependant ; parmi elles, le choix aléatoire
randomisé pour tenter de résoudre l’absence de contrefactuel et le MPAT pour élargir le
choix des variables à prendre en compte dans l’analyse.

En tout état de cause, il convient d’abord de l’amélioration de la démarche de l’enquête
SYGRI sur le plan scientifique (échantillonnage, analyse statistique appropriée des données.
                                                                                              15
Dans ce domaine également, certains choix même s’ils sont justifiés contribuent dans la
démarche à la réduction de la précision des résultats souhaitées, c’est le cas de l’absence
de contrefactuel (absence de groupe témoin).




                                                                                        16
ANNEXES
     Liste des participants/atelier de réflexion et de capitalisation du PASSE du 05/06 mars 2012

N°           Nom            Prénom            Fonction                       Pays         Projet


       1.    M.Samb         Ndiaga            Expert en suivi évaluation     SENEGAL      Consultant

       2.    Mme GUISSE     Fatoumata Sané    Responsable            Suivi   SENEGAL      PROMER 2
                                              Evaluation



       3.    Mr MBAYE       SAMBA             Enseignant chercheur           SENEGAL      UGB de St louis

       4.    Sarr           Papa Léopold      Expert en développement        SENEGAL      Invité
                                              rural
       5.    Sonko          Mamadou Lamine    Expert en développement        SENEGAL      Invité
                                              rural
       6.    CISSE          Amadou            Expert en suivi évaluation     SENEGAL      Consultant

       7.    Dia            Daouda            CPO                            SENEGAL      FIDA

       8.    Mbao           Ngagne            Coordonnateur                  SENEGAL      FRAO
                                              PASSE&PRCG II
       9.    Lofigué        Karnon            Assistant de programme         SENEGAL      FRAO

       10.   Mr Kebbeh      Mohamed           Chargé de mission              SENEGAL      FRAO

       11.   Fall           Ndèye Coumba      Directrice Exécutive           SENEGAL      FRAO

       12.   Ndiaye         Adama             Responsable de programme       SENEGAL      FRAO

       13.   Fall           Ngouye            Chargé de mission              SENEGAL      FRAO

       14.   Mr. DANJO      BURANG            Monitoring and Evaluation      The GAMBIA   Consultant
                                              Specialist

       15.   Mr. KAYENWEE   CLETUS            Monitoring and Evaluation      GHANA        Consultant
                                              Specialist



       16.   KONE           Lacina            Informaticien, Statisticien    MALI         Consultant
                                              Consultant en Système
                                              d'Information

       17.   Mr. Djénépo    Abdel Kader       Responsable            Suivi   -MALI        PIDRN
                                              Evaluation



       18.   Mr. OKONJO     CHRISTOPHER       Monitoring and Evaluation      NIGERIA      Consultant
                                              Specialist



       19.   Diop           Cheikh            Interprète                     SENEGAL      Interprète

       20.   Thiam          Ibrahima          Interprète                     SENEGAL      Interprète

       21.   Sagna          Racine            Technicien                     SENEGAL      Technicien




                                                                                                            17
AGENDA PROVISOIRE DE L’ATELIER DE REFLEXION & ECHANGES SUR LES RESULTATS DU PASSE

                                     DAKAR DU 05 AU 06 MARS 2012

     Heure                                Activités                                Responsabilités
                                          Jour 1 : Lundi 05 mars 2012
8:30 – 9 :00     Inscription et installation des participants            karnon
                                                   I- Introduction
9:00 – 09 :30    Introduction sur le SE dans les projets du Fida         A.Cissé
9:30 – 10 :00    Discussions
10:00 – 10 :15                                              Pause - café
10:15 -11 : 00   Rappel historique de la démarche du PASSE               Ng. Mbao
11:00 -11 : 30   Discussions
                    II- Présentation des produits obtenus dans la mise en œuvre du PASSE
11:30 -13 : 00   Appui à la mise en place des SSE dans les projets FIDA A.Cissé (30mn)
                 selon le SYGRI                                          B.Danjo (20mn)
                 Élaboration de manuel de SE d’un projet financé par N.Samb (20mn)
                 le FIDA                                                 C.Okonjo (20mn)
13:00 -14 : 30                                               Déjeuner
14:30 -15 : 00   Discussions et recommandations                          Facilitateur
15:00 -16 : 00   Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets L. koné
                 FIDA                                                    A.K. Djenepo
                 Mise en place d’application informatique sous
                 environnement web
16:00 -16 : 15                                              Pause - café
16:15 -17 : 00   Discussions et recommandations                          Facilitateur
                                             CLOTURE DU JOUR 1
     Heure                                Activités                                Responsabilités
                                          Jour 2 : mardi 06 mars 2012
                 II - Présentation des produits obtenus dans la mise en œuvre du PASSE
9:00 – 10 :00    Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets Mme Guissé
                 FIDA :
                 Le suivi du PTBA dans les projets du Fida
10:00 – 10 :30   Discussions
10:30 – 10 :45                                              Pause - café
10:45 -11 : 30   Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets A.Cissé
                 FIDA                                                    Djenepo
                 Réalisation des enquêtes Sygri,                         Cletus
11:30 -12 : 00   Discussions et recommandations                          Facilitateur
12:00 -12 : 30   Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets A.Cissé
                 FIDA                                                    M.kebbeh
                 Elaboration des fiches annuelles & des supports pour
                 les missions de supervision et de RMP
12:30 -13 : 00   Discussions et recommandations                          Facilitateur
13:00 -14 : 30                                               Déjeuner
14:30 -15 : 00   Problématique de la mesure de l’impact                  S.Mbaye
15:00 -15 : 30   Discussions et recommandations                          Facilitateur
                 NB Pause- café en salle
15:30 -16 : 30   Echanges sur les principales conclusions de l’atelier   Facilitateur
                 Recommandations fortes
                                             CLOTURE DU JOUR 2




                                                                                                     18

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Atelier de partage sur le pratique de suivi évaluation des projets FIDA

  • 1. PROGRAMME D’APPUI AUX SYSTEMES DE SUIVI EVALUATION DES PROJETS FINANCES PAR LE FIDA EN AFRIQUE DE L’OUEST ET DU CENTRE (PASSE/M&E) ATELIER DE REFLEXION & ECHANGES SUR LES RESULTATS DU PASSE Dakar du 05 au 06 mars 2012 1
  • 2. Sommaire INTRODUCTION .................................................................................................................................................. 3 Justification ..................................................................................................................................................... 3 Objectifs ........................................................................................................................................................... 3 Résultats attendus ......................................................................................................................................... 3 I SESSION D’OUVERTURE ............................................................................................................................... 4 1.1 Allocutions ................................................................................................................................................ 4 1.2 Rappel historique du PASSE ................................................................................................................ 4 II INTRODUCTION SUR LE S&E DANS LES PROJETS DU FIDA ............................................................. 5 2.1. Présentation de la note introductive ................................................................................................. 5 2.2. Les discussions ...................................................................................................................................... 5 III PRESENTATION DES PRODUITS OBTENUS DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PASSE ................. 6 3.1. Processus d’élaboration de manuel de procédure de S&E d’un projet ................................... 6 3.2. Discussions sur l’élaboration de manuel de S&E .......................................................................... 8 3.3. Mise en place d’une application informatique sous environnement web ............................... 9 3.4. Recommandations ................................................................................................................................. 9 IV RECOMMANDATIONS PREMIÈRE JOURNÉE ...................................................................................... 10 V.APPUI A L’OPERATIONNALISATION DU SS&E DANS LES PROJETS ............................................. 10 5.1 Le suivi du PTBA ................................................................................................................................... 11 a) Présentation............................................................................................................................................ 11 b) Discussions ............................................................................................................................................. 12 5.2. Réalisation des enquêtes SYGRI ...................................................................................................... 12 a) Présentation............................................................................................................................................ 12 b) Discussions ............................................................................................................................................. 13 5.3 Problématique de la mesure d’impact.............................................................................................. 13 a)Présentation ............................................................................................................................................. 14 b) Discussions ............................................................................................................................................. 14 VI. RECOMMANDATIONS DE LA DEUXIEME JOURNEE ......................................................................... 14 ANNEXES ............................................................................................................................................................... 17 2
  • 3. INTRODUCTION JUSTIFICATION La Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO) a reçu un don du Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA) d’un montant total 1.400.000 $. Entré en vigueur depuis le 16 juin 2007, ce don est destiné à appuyer le renforcement des capacités en suivi- évaluation (S&E) des équipes de projets financés par cette agence des nations Unies en Afrique de l’Ouest et du Centre (AOC). Cette volonté d’appuyer le renforcement des capacités est prise en charge par le programme dénommé “Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi Evaluation” (PASSE). Sa durée de vie est de 4 ans. Suite à une demande de prorogation, sa date d’achèvement est fixée au 31 mars 2012. Aussi, il sera clôturé le 30 septembre prochain. L’atelier d’échange sur les pratiques de suivi évaluation dans les projets financés par le FIDA s’est déroulé du 05 au 06 mars 2012 au siège du FIDA, à Dakar. Donc, à quelques jours de la date d’achèvement du PASSE. OBJECTIFS Il s’agit au cours de l’atelier d’échanger sur les pratiques de S&E en vigueur dans les projets en question. L’échange a concerné plus particulièrement les bonnes pratiques, les nouvelles modalités de mise en œuvre du S&E, à travers le coaching des projets et le partage sur les exigences du fonds en matière de S&E. L’atelier a été conduit dans un esprit de partage d’expériences alternant des présentations, des discussions, le tout sanctionné par des recommandations. RESULTATS ATTENDUS 1. Partage des expériences, des bonnes pratiques et des perspectives des participants à l’atelier de partage ; 2. Mise à niveau des participants sur les modalités et les bonnes pratiques en matière de Suivi-Evaluation, afin de maximiser l’impact des projets et programmes financés par le Fonds International pour le Développement de Agricole; 3. Fourniture aux participants des documents de référence concernant le Suivi- Evaluation. 3
  • 4. I SESSION D’OUVERTURE 1.1 ALLOCUTIONS L’atelier a été présidé par M. Amadou Daouda Dia, le « Country Program Officer (CPO) » du FIDA basé à Dakar (Sénégal). La première allocution a été prononcée par Mme Ndèye Coumba FALL, Directrice Exécutive de la FRAO. Elle a souhaité la bienvenue à tous les participants, ceux qui sont venus de loin en particulier, non sans rappeler le contexte de l’atelier marqué par l’achèvement imminent de programme PASSE. M. Dia a, à la suite de Mme FALL, salué les organisateurs et les participants. Il a ensuite souligné les efforts du FIDA en matière d’appui à la consolidation des Systèmes de Suivi Evaluation (SS&E) dans ses projets et programmes en AOC. Enfin, il a invité les différents participants à se présenter (voir liste de présence). 1.2 RAPPEL HISTORIQUE DU PASSE Monsieur Ngagne Mbao est le coordonnateur PASSE&PRCG II. Il a, en ce qui le concerne, fait un bref rappel historique de l’évolution du Programme, non sans évoquer que le PASSE : A travaillé à améliorer la performance et l’impact des projets et programmes financés par le FIDA en AOC et à asseoir une méthodologie d’enquête SYGRI pour suivre l’impact des projets; Entend s’accorder sur les résultats importants auxquels il est parvenu dans l’appui aux projets et programmes. Envisage de constituer un répertoire des compétences dans la sous-région en matière de S&E; Doit finir toutes ses activités le 31 Mars 2012 mais les projets et programme du FIDA vont continuer leurs activités de S&E; 4
  • 5. II INTRODUCTION SUR LE S&E DANS LES PROJETS DU FIDA 2.1. PRESENTATION DE LA NOTE INTRODUCTIVE La note introductive présentée par Monsieur Cissé, facilitateur de l’atelier, ouvre la session de la première journée de l’atelier. Son exposé a insisté sur le référentiel, les enseignements tirés du PASSE et les questions d’opérationnalisation. Concernant le référentiel, il a été indiqué que (i) un SS&E a pour objectif de piloter un programme ou un projet ; (ii) le SYGRI (Système de gestion des résultats et de l’Impacts) est, dans un SS&E, un outil de pilotage, un ensemble d’éléments cohérents qui couvre tous les niveaux de résultats (1 ; 2 ; 3) ; Les enseignements tirés du Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi Evaluation concernent plus particulièrement : (i) l’absence de contrôle dans l’utilisation du SYGRI, du logiciel et sur le contenu du questionnaire ; (ii) la diversité des pratiques dans la mise en œuvre du SYGRI alors que le référentiel est le même pour tous les projets et programmes, (iii) une absence nette des responsables de composantes dans les activités de S&E, et un manque de cadre formel de pilotage des projets. Les questions d’opérationnalisation du Système de S&E font référence aux exigences suivantes : (i) la mise en place d’un responsable des questions de S&E, chargé d’assurer la cohérence dans l’utilisation du SYGRI et le contrôle de qualité des enquêtes ; (ii) la détermination, au départ de l’intervention, de ce qu’il y a lieu de faire et les modalités de mise en œuvre ; 2.2. LES DISCUSSIONS Au cours des discussions, les participants ont soulevé des préoccupations portant essentiellement sur les enseignements et sur les questions d’opérationnalisation. A la première se rapporte une série d’interrogations et de suggestions qui sont les suivantes: 5
  • 6. 1 Les questions de stratégie: (i) Toute stratégie de renforcement des capacités prend toujours du temps et les projets programmes initiés doivent prendre en compte cette donne ; (ii) c’est au projet de juger de la pertinence de leurs choix stratégiques ; 2 Le rôle des CPM: il ne doit pas consister à faire du micro management, ni constituer un blocage; par contre, il est nécessaire que tous les CPM aient la même compréhension du S&E des projets afin de mieux assurer leurs rôles de veille et d’appui ; 3 Le S&E: doit être compris par tous les acteurs en tant qu’élément de pilotage d’un projet ou d’un programme et non comme une opération de police; il doit être différencié du SYGRI qui n’est qu’une étape du S&E. 4 Les Responsables de Suivi-Evaluation (RSE) sont souvent mal perçus : leur niveau de formation pose problème et ne sont pas souvent bien outillés ; 5 Les acteurs n’insistent pas beaucoup sur la fourniture d’informations : il y a absence de rétro information ; 6 Une question importante peut être réinscrite dans le PTBA et faire l’objet d’un avis de non objection III PRESENTATION DES PRODUITS OBTENUS DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PASSE Les produits issus de la mise en œuvre du PASSE constituent le contenu de l’atelier de réflexion et d’échange sur les résultats du programme. 3.1. PROCESSUS D’ELABORATION DE MANUEL DE PROCEDURE DE S&E D’UN PROJET Le processus d’élaboration d’un manuel de procédure de S&E d’un projet a été abordé sous différents regards complémentaires. En premier lieu , M Danjo, consultant spécialiste en S&E, a présenté un exposé intitulé “Reflection and Exchange Workshop on the results of PROSUME”. Son exposé a mis l’accent sur le processus d’élaboration ou d’actualisation d’un manuel de procédures ; il a souligné que ce processus doit prendre en compte: 6
  • 7. a) L’étude de la documentation sur le projet, singulièrement les documents qui renseignent sur le SYGRI, le cadre logique, mais aussi sur le FIDA ; b) L’analyse des forces et faiblesses des différents acteurs en matière de S&E; c) La tenue d’atelier impliquant tous les acteurs pour se familiariser aux instruments de collecte de données ; d) L’élaboration d’un draft de manuel de suivi évaluation du projet suivant une démarche participative ; e) L’élaboration de la version finale du manuel de suivi évaluation du projet. M. Ndiaga Samb, consultant, expert en suivi évaluation, a, quant à lui, mis l’accent sur la démarche formelle d’élaboration d’un manuel de procédure pour les projets et programmes du FIDA en AOC. Celle-ci retrace l’itinéraire à suivre en huit points : 1. Cadre de référence 2. Le système de S&E 3. Le choix des indicateurs (en rapport avec le cadre logique) 4. Les différentes fonctions (collectes des données, traitement, et diffusions de l’information) 5. Les procédures (qui fait quoi, quand et comment) 6. Les acteurs du système (rôle et responsabilité) 7. Le schéma informatique du système 8. Les outils et supports de collecte Le dernier panéliste, M C. Konjo, également spécialiste en suivi évaluation, dans sa présentation sur “Experiences in providing M&E support to development projects” . Les expériences de l’expert issues de différents projets et programmes mis en œuvre au Nigéria (NPFS, CBNRMP et RUFIN…) ont permis d’appuyer les projets et programmes dans la préparation et le suivi du PTBA, la revue à mi parcours et de l’évaluation finale et l’appréciation de la qualité des données. Cet appui a permis de relever un certain nombre de résultats parmi lesquels on peut citer : • L’approche CDD n’a pas été suffisamment mise en œuvre à temps ; • Les bénéficiaires actuels des projets ne sont pas ceux initialement ciblés ; • La productivité agricole et les intrants, à temps, n’ont pas été durablement développés dans certains sites comparativement à d’autres. 7
  • 8. Des projets réceptionnés sont actuellement observés ou localisés pendant que d’autres ne sont pas observés ; • Des infrastructures ne sont pas présentement fonctionnelles. 3.2. DISCUSSIONS SUR L’ELABORATION DE MANUEL DE S&E Les discussions ont essentiellement portées sur des clarifications et des suggestions. En termes de suggestion : (i) la nécessité de faire le suivi évaluation du COSOP a été posée ; (ii) aussi, il a été suggéré de lier le SS&E des COSOP à ceux des projets ; (iii) faire des SS&E intégrés ; (iv) Faire l’effort de créer un cadre de concertation entre les différents projets sur les questions de suivi évaluation dans l’approche pays ; (v) Faire des supervisions conjointes, pour voir les passerelles entre les différents programmes ; (vi) Les ministères doivent s’affirmer pour la conception, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des programmes et projets (vii) la question du leadership d’un SS&E est la clé du succès dans les ministères en particulier ; (viii) L’établissement de liens entre cadre logique et PTBA dans le manuel de S&E des projets ; (ix) Créer des espaces de partage et discussion sur les success story des projets (x) Nécessité de faire le manuel de S&E au démarrage du projet (très tôt) ; (xi) Lier étroitement le SE et la capitalisation Des questions ont été aussi soulevées au cours des discussions ; elles se rapportent aux points suivants : • “comment concilier le Suivi Evaluation Participatif (SEP) et notre manière d’élaborer nos manuel de suivi évaluation”. • Quelle stratégie d’harmonisation des méthodologies de S&E des différents bailleurs ? 8
  • 9. 3.3. MISE EN PLACE D’ UNE APPLICATION INFORMATIQUE SOUS ENVIRONNEMENT WEB La quasi-totalité des projets financés par le FIDA en AOC ont mis en place une équipe de S&E dirigée par un RSE ou placé sous la responsabilité d’une Unité de Gestion de Projet (UGP). Ces équipes utilisent des logiciels de gestion tels que Ms-Project, Tec Pro et Success qui proposent des fonctions classiques de suivi et d’évaluation et contribuent à améliorer grandement le pilotage des projets. Ces outils présentent des caractéristiques variables d’un logiciel à un autre (voir tableau suivant). Types de Avantage inconvénients logiciel Ms-project, Planification rigoureuse Manque de souplesse Logiciel mono-utilisateur Non évolutif. Tec-Pro Prise en compte de toutes les Utilisation en réseau local généralités et standards Consolidation de données différée Complexité de paramétrages et Utilisation sous Windows uniquement. interfaçage avec d’autres outils. Success Prise en compte de toutes les Utilisation en réseau local généralités et standards Consolidation de données différée Complexité de paramétrages et Utilisation sous Windows uniquement. interfaçage avec d’autres outils. Toutefois, un logiciel standard se trouve limité lorsqu’il s’agit de prendre en compte toutes les spécificités d’un projet ou un programme. En outre, il n’est pas rare de constater qu’en plus de leur logiciel, les RSE utilisent un fichier Excel ou Word permettant de réaliser des tâches que leur logiciel n’arrive pas à accomplir. 3.4. RECOMMANDATIONS 1- Concernant la politique de gestion et de saisie des données, il y a lieu de promouvoir un document de gestion et de saisie des données 2- Concernant l’organisation de la gestion du flux d’information : • Le diagramme de circulation et de remontée des informations défini dans le manuel des opérations doit être suivi dans le cadre de la gestion des données du SS&E. • Les superviseurs de composantes devront eux-mêmes saisir les données collectées. • Les tableaux de bord doivent permettre un partage d’information entre l’UGP et les acteurs du terrain. • Le plan de passation des marchés et son suivi est du ressort du service financier. 9
  • 10. 3- La gestion des communications et de l’exploitation consiste à veiller à ce que toutes les communications sur les projets soient basées sur des données issues de SS&E et à constituer une collaboration entre les acteurs internes et externes et les informer sur la nécessité de gérer les données à partir du SS&E. IV RECOMMANDATIONS PREMIÈRE JOURNÉE La première journée de l’atelier s’est appesantie sur le référentiel en Suivi & Evaluation dans les projets financés par le FIDA en Afrique de l’Ouest et du Centre. Le PASSE entendait contribuer à la vulgarisation de ce référentiel et des principaux enseignements tirés le programme. Les participants ont par la suite échangé au sujet: (a) du processus d’élaboration des manuels de procédures des SS&E, à partir d’expériences en Gambie, au Nigéria, au Tchad; et (b) sur le processus d’informatisation des SS&E. A l’issue de ces échanges, les recommandations suivantes ont été formulées : 1° Améliorer la prise en charge de la mise en œuvr e du S&E des projets au sein de la ) division AOC d’une part, et par le renforcement des échanges entre les UCP et les CPM afin d’assurer un 1er niveau d’échange sur les aspects opérationnels, d’autre part; 2° Appuyer l’approche pays en intégrant davantage les SS&E des projets, du COSOP et ) des politiques sectorielles et macro-économiques ; pour ce faire, il s’agira de capitaliser les expériences existantes (Gambie, Mali), et renforcer le leadership du pays sur cette question ; 3° Généraliser l’acquisition d’applications inform atiques sur mesure qui en améliorent la ) performance. Cette option va contribuer à améliorer la diffusion et la contribution à la capitalisation des résultats obtenus par les projets spécifiquement, à l’endroit du FIDA, 3° Rendre disponible le 1er draft du manuel des pr océdures, en faire une condition de ) décaissement ; pour son élaboration, observer une démarche participative, prenant en compte les Systèmes d’Informations existants. V.APPUI A L’OPERATIONNALISATION DU SS&E DANS LES PROJETS L’atelier a poursuivi ses travaux pendant la deuxième journée en développant de façon plus précise sur les produits obtenus dans la mise en œuvre du programme en termes 10
  • 11. d’opérationnalisation des SS&E des projets suivi par le PASSE. Dans cette perspective, les questions suivantes ont été exposées et débattues: o Le suivi du PTBA dans les projets du Fida; o La réalisation des enquêtes Sygri o L’élaboration des fiches annuelles & des supports pour les missions de supervision et de RMP L’atelier a aussi suivi avec intérêt la présentation du Dr Mbaye de l’Université Gatopn Berger/Sénégal sur “Problématique de la mesure de l’impact”. 5.1 LE SUIVI DU PTBA a) Présentation Mme Guissé, RSE du PROMER 2, a fait un exposé centré sur la définition d’une méthode formelle de suivi du PTBA. Celle-ci vise à donner une appréciation périodique du niveau de mise en œuvre des activités du PTBA, grâce à la combinaison du suivi financier et du suivi physique, et de faire une analyse comparative des résultats de ces deux formes de suivi afin d’avoir une idée précise de l’efficience dans la mise en œuvre. L’approche consiste à: Harmoniser la codification analytique avec la CAF Reformater le PTBA Catégoriser les activités en type quantitatif et processus Identifier les phases et étapes pour les activités de type processus Renseigner les valeurs cibles pour les activités de type quantitatif Planifier les activités et ventilation des coûts par activité et par composante Esquisser une grille de lecture des écarts entre TRP et TRF Partager sur le tableau de suivi du PTBA Renseigner le tableau et l’analyse des écarts Produire une note analytique En termes de résultats obtenus, le PROMER 2 est parvenu à délivrer des résultats sur le niveau d’exécution physique et financier par activité, par composante et pour tout le projet et suivant une périodicité établie, améliorer la collaboration et l’interaction entre composantes, donner une meilleure visibilité dans l’imputation des lignes budgétaires et une meilleure prise 11
  • 12. en charge du suivi de l’exécution des activités du projet par chaque chef de composante grâce à la planification et au suivi de l’exécution. Les contraintes identifiées par le PROMER 2 sont ci-dessous répertoriées. Elles se rapportent: Au retard dans la saisie des données comptables A l’absence de feed back de la comptabilité pour l’explication des écarts A l’insuffisance dans l’appropriation de la méthode de renseignement des activités de type processus A la prise en charge des activités qui se chevauchent sur les 2 années En termes de perspective, il s’agit de: (i) Organiser les échanges sur l’expérience capitalisée pour une amélioration de l’outil et une éventuelle mise à l’échelle ; (ii) Inspirer les autres projets financés par le FIDA. b) Discussions Les discussions suscitées par l’exposé sur le suivi du PTBA dans les projets du FIDA ont mis en évidence un certains nombre de préoccupations: des outils très appropriés pour l’amélioration du taux de décaissement; des mises en commun des composantes pour une meilleure gestion des projets; la correspondance entre les processus et les réalisations; des perspectives électroniques (environnement web) facilitant la supervision à distance de toutes les parties prenantes; la simplification de la rédaction du rapport annuel d’exécution. Les participants ont aussi souligné que l’utilité de cet outil réside surtout dans le commentaire des services financiers concernant les écarts, dans la discussion entre les techniciens et les financiers, la facilitation de la planification à rebours qui donne beaucoup de flexibilité dans la mise en œuvre et l’actualisation du PTBA 5.2. REALISATION DES ENQUETES SYGRI a) Présentation L’exposé sur la réalisation des enquêtes SYGRI a été présenté par M. Cissé, consultant, expert en S&E et facilitateur de l’atelier. L’exposé a établi des constats sur: 12
  • 13. Sur l’échantillonnage : (i) Le vocabulaire n’est pas adapté : il s’agit plutôt d’un échantillonnage à deux niveaux et non en grappe ;(ii) des échantillons manifestement inadaptés ; • Sur le questionnaire : des items pas pertinents (difficiles à renseigner ou à interpréter) ; • Sur la définition et le calcul de l’indice de pauvreté : (questionnement sur la pertinence des variables utilisées et du calcul de l’indice de pauvreté • Sur le logiciel – Le questionnaire et le logiciel SYGRI ont été originellement conçus en langue anglaise. Les versions françaises sont par moment approximatives, aussi bien pour le questionnaire que le logiciel lui même. – Logiciel : pas de prise en compte des paramètres régionaux de l’ordinateur (séparateur milliers, décimal…). – Les sorties sur la version française du logiciel sont fausses : il faut comprendre le contraire de ce qui est écrit : inversion entre « capable de lire » et « incapable de lire ». – Comment sont calculés les effectifs de personnes sachant lire par tranche d’âge au niveau du ménage. – Doutes sur la construction de la première tranche d’âge dans la comptabilisation des personnes sachant lire. Pourquoi commencer à Zéro ? – Par ailleurs, il est regrettable de ne pas disposer de la possibilité de saisie sur plusieurs postes de travail. – Plus globalement, le logiciel fonctionne comme une « boite noire » et manque d’explications sur l’organisation et le détail des calculs. b) Discussions Difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du SYGRI : a. Certaines variables retenues de manière obligatoire n’ont pas toujours une pertinence avérée; b. La méthode avant et après intervention même si elle est pertinente n’est pas souvent appliquée, ce qui entraine un biais dans la signification des résultats obtenus ; c. Echantillonnage: L’absence d’un groupe témoin est la limite la plus sérieuse à l’étude d’impact telle que pratiquée dans le SYGRI. 5.3 PROBLEMATIQUE DE LA MESURE D’IMPACT 13
  • 14. a)Présentation Le terme évaluation d’impact est très précis en économie mais prête très souvent à confusion. En effet, il est fréquent que l’on commette l’erreur de confondre « évaluation d’impact » à un exercice qui ne l’est pas du tout. Le « problème d’évaluation » est un problème de données manquantes. Il y a cinq méthodes pour évaluer un programme ; il s’agit du « matching », de la double différence, la RDD (Regression discontinuity Design), des variables instrumentales et de la randomisation. Chacune de ces méthodes présentent des avantages et des inconvénients en termes de validité des hypothèses sous- jacentes, de coûts et de coordination avec l’équipe de projet. Des conditions nécessaires pour une bonne évaluation ont aussi été définies dans l’exposé. C’est ainsi que les programmes, dès leur démarrage, doivent mettre en place un dispositif d’impact (penser à évaluer le programme dés le départ) et de mettre en place une enquête de référence dans les zones bénéficiaires comme non bénéficiaires (baseline), avant le démarrage du programme. En conclusion, les programmes dans les pays en développement devraient être systématiquement et rigoureusement évalués. Aussi, l’évaluation d’un programme nécessite l’établissement d’un dialogue et d’une concertation au sein de l’équipe de programme, et le croisement des données d’enquêtes avec d’autres sources de données. Enfin, l’approche du FIDA ne permet pas d’avoir une évaluation juste des projets mis en place. b) Discussions L’exposé sur la problématique de la mesure d’impact a suscité, de la part des participants les interrogations suivantes : (i) l’évaluation d’un programme à mi parcours ; (ii) la question de l’échantillonnage ; (iii) est-il pertinent de faire l’enquête SYGRI ? VI. RECOMMANDATIONS DE LA DEUXIEME JOURNEE Un certain nombre de recommandations peuvent être formulées du point de vue de l’appui à l’opérationnalisation des SS&E dans les projets financés par le FIDA dans le cadre du suivi du PTBA, de la réalisation des enquêtes et la problématique de la mesure de l’impact : 14
  • 15. 1°) Le S&E devra être envisagé comme un dispositif organisationnel dans les programmes en vue d’une meilleure coordination et contrôle de la mise en œuvre du SYGRI, et pour organiser la cohérence dans la démarche en matière de S&E ainsi que dans les documents de conception des projets. Aussi, il y a lieu d’harmoniser les pratiques dans la mise en œuvre du SYGRI dans tous les projets sur la base d’un référentiel commun, d’impliquer systématiquement les responsables de composantes dans les activités de S&E et de généraliser la mise en place de cadre formel de pilotage des projets. Il est aussi recommandé au FIDA de nommer rapidement un RSE chargé d’organiser la cohérence dans l’opérationnalisation du SYGRI, le contrôle de qualité dans la conduite des enquêtes et l’appui aux CPM en matière de S&E. Il est recommandé de clarifier dés le départ les objectifs poursuivis en matière de S&E, la démarche et l’importance de toutes ces questions d’ordre méthodologique dans le pilotage du Projet. 2°) Il est recommandé aux unités de coordination des projets d’adopter une méthode formelle de suivi du PTBA. Celle-ci devra permettre une appréciation périodique du niveau d’exécution des activités du PTBA, grâce à la combinaison du suivi financier et du suivi physique, et de faire une analyse comparative des résultats de ces deux formes de suivi afin d’avoir une idée précise de l’efficience dans la mise en œuvre. 3°) la mesure de l’impact des projets a fait l’objet d’une attention particulière durant le PASSE. Aussi, il y a lieu de considérer que même si la réduction de la pauvreté et la référence aux OMD sont des références assez largement partagées dans la sous-région, le débat sur les indicateurs de pauvreté est loin d’être clos. Il demeure cependant que pour la mesure de la pauvreté, l’indice des biens du ménage qui est utilisé dans les projets FIDA relève de l’approche basée sur le bien être des ménages. Dans l’enquête SYGRI cependant certaines variables retenues de manière obligatoire n’ont pas une pertinence avérée partout. Cette standardisation limite l’utilité des résultats obtenus. Des pistes d’améliorations sont explorées cependant ; parmi elles, le choix aléatoire randomisé pour tenter de résoudre l’absence de contrefactuel et le MPAT pour élargir le choix des variables à prendre en compte dans l’analyse. En tout état de cause, il convient d’abord de l’amélioration de la démarche de l’enquête SYGRI sur le plan scientifique (échantillonnage, analyse statistique appropriée des données. 15
  • 16. Dans ce domaine également, certains choix même s’ils sont justifiés contribuent dans la démarche à la réduction de la précision des résultats souhaitées, c’est le cas de l’absence de contrefactuel (absence de groupe témoin). 16
  • 17. ANNEXES Liste des participants/atelier de réflexion et de capitalisation du PASSE du 05/06 mars 2012 N° Nom Prénom Fonction Pays Projet 1. M.Samb Ndiaga Expert en suivi évaluation SENEGAL Consultant 2. Mme GUISSE Fatoumata Sané Responsable Suivi SENEGAL PROMER 2 Evaluation 3. Mr MBAYE SAMBA Enseignant chercheur SENEGAL UGB de St louis 4. Sarr Papa Léopold Expert en développement SENEGAL Invité rural 5. Sonko Mamadou Lamine Expert en développement SENEGAL Invité rural 6. CISSE Amadou Expert en suivi évaluation SENEGAL Consultant 7. Dia Daouda CPO SENEGAL FIDA 8. Mbao Ngagne Coordonnateur SENEGAL FRAO PASSE&PRCG II 9. Lofigué Karnon Assistant de programme SENEGAL FRAO 10. Mr Kebbeh Mohamed Chargé de mission SENEGAL FRAO 11. Fall Ndèye Coumba Directrice Exécutive SENEGAL FRAO 12. Ndiaye Adama Responsable de programme SENEGAL FRAO 13. Fall Ngouye Chargé de mission SENEGAL FRAO 14. Mr. DANJO BURANG Monitoring and Evaluation The GAMBIA Consultant Specialist 15. Mr. KAYENWEE CLETUS Monitoring and Evaluation GHANA Consultant Specialist 16. KONE Lacina Informaticien, Statisticien MALI Consultant Consultant en Système d'Information 17. Mr. Djénépo Abdel Kader Responsable Suivi -MALI PIDRN Evaluation 18. Mr. OKONJO CHRISTOPHER Monitoring and Evaluation NIGERIA Consultant Specialist 19. Diop Cheikh Interprète SENEGAL Interprète 20. Thiam Ibrahima Interprète SENEGAL Interprète 21. Sagna Racine Technicien SENEGAL Technicien 17
  • 18. AGENDA PROVISOIRE DE L’ATELIER DE REFLEXION & ECHANGES SUR LES RESULTATS DU PASSE DAKAR DU 05 AU 06 MARS 2012 Heure Activités Responsabilités Jour 1 : Lundi 05 mars 2012 8:30 – 9 :00 Inscription et installation des participants karnon I- Introduction 9:00 – 09 :30 Introduction sur le SE dans les projets du Fida A.Cissé 9:30 – 10 :00 Discussions 10:00 – 10 :15 Pause - café 10:15 -11 : 00 Rappel historique de la démarche du PASSE Ng. Mbao 11:00 -11 : 30 Discussions II- Présentation des produits obtenus dans la mise en œuvre du PASSE 11:30 -13 : 00 Appui à la mise en place des SSE dans les projets FIDA A.Cissé (30mn) selon le SYGRI B.Danjo (20mn) Élaboration de manuel de SE d’un projet financé par N.Samb (20mn) le FIDA C.Okonjo (20mn) 13:00 -14 : 30 Déjeuner 14:30 -15 : 00 Discussions et recommandations Facilitateur 15:00 -16 : 00 Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets L. koné FIDA A.K. Djenepo Mise en place d’application informatique sous environnement web 16:00 -16 : 15 Pause - café 16:15 -17 : 00 Discussions et recommandations Facilitateur CLOTURE DU JOUR 1 Heure Activités Responsabilités Jour 2 : mardi 06 mars 2012 II - Présentation des produits obtenus dans la mise en œuvre du PASSE 9:00 – 10 :00 Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets Mme Guissé FIDA : Le suivi du PTBA dans les projets du Fida 10:00 – 10 :30 Discussions 10:30 – 10 :45 Pause - café 10:45 -11 : 30 Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets A.Cissé FIDA Djenepo Réalisation des enquêtes Sygri, Cletus 11:30 -12 : 00 Discussions et recommandations Facilitateur 12:00 -12 : 30 Appui à l’opérationnalisation des SSE dans les projets A.Cissé FIDA M.kebbeh Elaboration des fiches annuelles & des supports pour les missions de supervision et de RMP 12:30 -13 : 00 Discussions et recommandations Facilitateur 13:00 -14 : 30 Déjeuner 14:30 -15 : 00 Problématique de la mesure de l’impact S.Mbaye 15:00 -15 : 30 Discussions et recommandations Facilitateur NB Pause- café en salle 15:30 -16 : 30 Echanges sur les principales conclusions de l’atelier Facilitateur Recommandations fortes CLOTURE DU JOUR 2 18