Quel rôle pour les Archives entre records management et gestion de l'information?

Département de l'éducation, de la culture et du sport
Archives de l’Etat du Valais
Departement für Erziehung, Kultur und Sport
Staatsarchiv Wallis
Quel rôle pour les Archives entreQuel rôle pour les Archives entre
records managementrecords management etet
gestion de l'information?gestion de l'information?
L’exemple des Archives de l’Etat du ValaisL’exemple des Archives de l’Etat du Valais
Forum des archivistes genevois – séance du 8 novembre 2010Forum des archivistes genevois – séance du 8 novembre 2010

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SommaireSommaire
1. Les Archives de l’Etat du Valais
2. Vers une nouvelle définition du rôle des Archives de l’Etat du Valais
3. Le Guide de gestion des documents
4. La stratégie de mise en œuvre du records management au sein de l’Etat du Valais
5. Le projet Enterprise Content Management (ECM) au sein de l’Administration
cantonale
6.6. Vers la définition d’une politique de gestion de l’informationVers la définition d’une politique de gestion de l’information
Conclusion

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1.1.
Les Archives de l’Etat du ValaisLes Archives de l’Etat du Valais

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1. Les Archives de l’Etat du Valais1. Les Archives de l’Etat du Valais
 Origine des Archives de l’Etat du Valais remonte au XVe
siècle
 Conservation des documents écrits concernant la Patrie et ses droits
(en 1517 = 1 coffre d’archives transmis de bailli en bailli)
 En 1535, les archives sont déposées dans l’église fortifiée de Valère,
puis, en 1578, dans un local en ville de Sion
 En 1780, les archives sont transférées dans les locaux de la
Chancellerie d’Etat

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 Au XIXe
siècle, les Archives de l’Etat du Valais sont liées
institutionnellement à la Chancellerie d’Etat
 De la fin du XIXe
siècle à 1968, les Archives de l’Etat du Valais sont
liées à la Bibliothèque cantonale, puis deviennent à partir de cette date
un service indépendant
 Depuis 2005, les Archives de l’Etat du Valais sont rattachées au
Service de la culture nouvellement créé
 Service constitué d’une direction générale et de quatre unités
 Encouragement des activités culturelles
 Archives de l’Etat du Valais
 Médiathèque Valais
 Musées cantonaux

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 Les Archives de l’Etat du Valais conservent environ 12 000 ml d’archives
 Fonds conservés
 Fonds de l’Etat du Valais
 Fonds des communes municipales et bourgeoisiales et des paroisses
 Fonds de familles et d’associations privées
 Collections

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2.2.
Vers une nouvelle définition du rôleVers une nouvelle définition du rôle
des Archives de l’Etat du Valaisdes Archives de l’Etat du Valais

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2.1. Constat2.1. Constat
 Service d’archives « traditionnel » (gestion des archives définitives)
 Nécessité toutefois de redéfinir le rôle des Archives de l’Etat du Valais
 Facteurs internes
 lacunes importantes dans les fonds versés
 Facteurs externes
 conclusions d’une enquête systématique menée en 2001 auprès des unités
administratives de l’Etat du Valais
 lacunes béantes en matière de records management
 besoin avéré de soutien en matière de records management
 « concurrence » du Centre de management public
 tentatives d’associer la gestion des documents à la gestion par mandats de prestation (e-
DICS)
 mise en place d’une matrice documentaire qui ne fait malheureusement pas de gestion des
documents

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2.1. Constat2.1. Constat
 mise en place d’une matrice documentaire qui ne fait malheureusement pas de gestion des
documents

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2.2. Conclusion2.2. Conclusion
 Nouvelle définition du rôle des Archives de l’Etat du Valais
 investissement de l’amont de la chaîne documentaire
 centre de compétence en matière de gestion de l’information
 Double démarche
 définition progressive d’une méthodologie de travail à l’interne
 développement d’une stratégie globale pour mettre en œuvre une gestion
des documents cohérente et efficiente au sein de l’Administration cantonale
valaisanne

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3.3.
LeLe Guide de gestion des documentsGuide de gestion des documents

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3. Le3. Le Guide de gestion des documentsGuide de gestion des documents
 Publication d’un Guide de gestion des documents au début de l’année
2011
 Un premier point d’aboutissement dans la définition de la méthodologie
de travail mise en œuvre au sein des Archives de l’Etat du Valais
 Instrument de travail aussi simple que possible
 Diffusion prévue sous forme papier et électronique (Intranet et Internet)

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 Le Guide de gestion des documents est organisé comme suit :
1. Définir un programme de gestion des documents
2. Analyser la production et la gestion des documents
3. Rédiger les outils de gestion des documents
4. Mettre en œuvre la gestion des documents
5. Collecter un fonds d’archives
6. Traiter un fonds d’archives
7. Conserver un fonds d’archives

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 Le Guide de gestion des documents entend répondre aux attentes des
collaborateurs de l’Etat du Valais
 Le Guide de gestion des documents entend également répondre aux
exigences de la Loi sur l’information du public, la protection des
données et l’archivage du 9 octobre 2008 (LIPDA) (entrée en vigueur
au 01.01.2011)
 Art. 41 de la LIPDA
1
Les autorités, leurs membres ainsi que les fonctionnaires et employés qui en dépendent
sont tenus de gérer et de conserver d'une manière ordonnée les documents officiels.
2
Chaque autorité règle les modalités de gestion, de classement et de conservation, en
étroite collaboration et en accord avec les Archives concernées.

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1. La charte en matière de gestion des documents
 Clé de voûte des relations entre une unité administrative et les Archives de
l’Etat du Valais en matière de records management et d’archivage
 Objectifs de la charte
« En adoptant la présente charte, la direction de l’unité administrative s’engage à établir un
programme qui définit la gestion des documents et en précise les objectifs, le champ
d’application, le cadre légal et les rôles et responsabilités de chacun. »
 Cadre légal
 Champ d’application et mise en œuvre
« La présente charte concerne tous les documents produits et reçus par l’unité administrative
dans l’exercice de ses activités quotidiennes, quels qu’en soient le type et le support matériel
(papier, électronique, vidéo, audio, etc.). Sa validation implique la définition et la mise en
œuvre des procédures et des outils de gestion des documents suivants: référentiel de
classement et de gestion, bordereaux d’élimination et bordereaux de versement. »

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1. La charte en matière de gestion des documents
 Rôles et responsabilités des différents intervenants
1. Direction de l’unité administrative
2. Responsable de la gestion des documents et des archives
3. Collaborateurs de l’unité administrative
4. Archives de l’Etat du Valais
5. Archiviste contact
6. Archiviste cantonal

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3. La fiche de projet
 Objectifs d’un projet de gestion des documents
1. Analyser la production et la gestion des documents de l’unité administrative
2. Concevoir un système de classement et de gestion des documents de l’unité administrative
3. Mettre en œuvre le programme de gestion des documents au sein de l’unité administrative
 Organisation d’un projet de gestion des documents
 Chef de projet (archiviste)
 Groupe de projet (archiviste contact ; responsable de la gestion des documents et des
archives ; représentants de l’unité administrative; responsable du controlling départemental)
 Comité de pilotage (Archiviste cantonal et direction de l’unité administrative)

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 Méthode de réalisation
 Analyser la production et la gestion des documents en vigueur au sein de l’unité
administrative
 Rédiger un plan de classement
 Rédiger un calendrier de conservation
 Mettre en œuvre la gestion des documents
 Contrôler la mise en œuvre de la gestion des documents

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 Echéancier

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 Evaluation des ressources (unité administrative)

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4.4.
La stratégie de mise en œuvre duLa stratégie de mise en œuvre du
records managementrecords management

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4. Stratégie de mise en œuvre4. Stratégie de mise en œuvre
 Stratégie de diffusion organisée autour de deux axes
 Archives de l’Etat du Valais = centre de compétence par excellence en matière
de records management
 mise en œuvre systématique du records management auprès des unités
administratives qui proposent de verser leurs archives
 Projet « Présidence » (2008-2009)
 provoquer une prise de conscience parmi les décideurs sur l’importance du
records management
 montrer le rôle et les compétences des Archives de l’Etat du Valais en matière
de records management
 mettre en évidence les lacunes en matière de records management électronique

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5.5.
Le projetLe projet
Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management (ECM)(ECM)
au sein de l’Administration cantonaleau sein de l’Administration cantonale

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5. Le projet ECM au sein de l’Administration cantonale5. Le projet ECM au sein de l’Administration cantonale
 « Concept du cycle de vie du document électronique au sein de
l’Administration cantonale » remis en octobre 2008 au Conseil d’Etat
 Identification des rôles et responsabilités des différents intervenants
 les Archives de l’Etat du Valais
mettre en œuvre les procédures et les outils de gestion des documents
 le Service cantonal de l’informatique
implémenter le système de gestion des documents électroniques
 l’unité administrative
participer activement au projet (ressources humaines et financières)

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 Décision du Conseil d’Etat du 16 décembre 2008
 soutien apporté à la démarche
 mandat donné à un comité de pilotage d’élaborer pour le 31 mars 2009 « un
concept pour la mise en place et la généralisation d’un système de records
management au sein de l’Administration cantonale » et « un plan d’action pour la
mise en œuvre de ce système »
 nomination d’un comité de pilotage placé sous la présidence du Chef du Service de
la culture et composé de représentants des Archives de l’Etat du Valais, de la
Chancellerie d’Etat et du Controlling gouvernemental
 direction du projet confiée aux Archives de l’Etat du Valais

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 Rapport remis au Conseil d’Etat le 31 mars 2009 et validé le 22 mai
2009
 élargissement du périmètre du projet à l’Enterprise Content Management
 intervenants
 spécialistes de la gestion des documents (Archives de l’Etat du Valais)
doter les unités administratives de procédures et d’outils de gestion des documents efficaces, et élaborer
des directives en matière de conservation à long terme des données électroniques (formats de fichiers
pérennes, métadonnées descriptives, techniques et administratives)
 spécialistes de l’informatique (Service cantonal de l’informatique)
implémenter la solution ECM retenue
 spécialistes des processus (Controlling gouvernemental)
répertorier et analyser les flux d’information dans et entre les différentes unités de l’Administration
cantonale, ainsi qu’entre les pouvoirs (Conseil d’Etat, Grand Conseil et pouvoir judiciaire)
 spécialistes de l’accompagnement et du support aux utilisateurs (Service du
personnel et de l’organisation)
conduire le changement auprès de tous les collaborateurs

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 Rapport remis au Conseil d’Etat le 31 mars 2009
 Phase de préparation (2009-2011)
 définir un processus transversal test
 choisir une solution ECM
 évaluer les ressources humaines et financières nécessaires à la réalisation du projet
 mener plusieurs projets pilotes auprès d’unités administratives représentatives
 obtenir du Grand Conseil un crédit-cadre pour la mise en œuvre du projet à partir de
2012

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 Décision du Conseil d’Etat de ne pas retenir les montants nécessaires
à la phase de préparation pour 2010
 Définition d’un processus transversal test « processus de préparation,
de traitement et de notification des décisions du Conseil d’Etat »
 Demande du Président du Gouvernement d’informatiser le processus
d’ici le 31 décembre 2010

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 Décision du Conseil d’Etat du 12 mai 2010
 informatisation du « processus de préparation, de traitement et de notification
des décisions du Conseil d’Etat » pour le 31 décembre 2010
 nomination du Chancelier d’Etat en tant que président du comité de pilotage
 nomination d’une direction de projet composée
 représentant des Archives de l’Etat du Valais
 représentant du Controlling gouvernemental
 représentant du Service cantonal de l’informatique
 Le projet ECM devient de fait un projet gouvernemental

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 Réflexions des Archives de l’Etat du Valais en matière de records
management ont abouti à la rédaction des documents suivants
 Exigences en matière de records management et de développement de
systèmes d’information à l’Etat du Valais – présentation de la problématique
 Exigences fonctionnelles pour l’inclusion de fonctionnalités de records
management dans les systèmes d’information de l’Etat du Valais
 Modèle de métadonnées pour le records management
 Protocole de versement des archives électroniques aux Archives de l’Etat du
Valais

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 Explication des principes du records management
 Caractéristiques d’un système de records management électronique (ERMS)
 Plan de classement
 Contrôle et sécurité
 Conservation et élimination
 Capture des documents
 Identification
 Recherche, repérage et restitution
 Fonctionnalités supplémentaires

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 Méthode de réalisation (du point de vue du records management)
 Ebauche du projet
 Planification
 Analyse fonctionnelle
 Conception
 Implémentation
 Maintenance
 Evaluation
 Documentation

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Rapide bilan en matière deRapide bilan en matière de records managementrecords management
 L’introduction du records management conforte les postulats de base…
 les Archives de l’Etat du Valais doivent intervenir dans la gestion du cycle de vie des
documents, de la création à l’élimination ou à la conservation définitive de ces derniers
 le concept du records continuum est en parfaite adéquation avec le travail qu’effectue les
 ce concept se renforcera ces prochains mois avec l’archivage « en direct » sur la plate-
forme de pérennisation et d’archivage des données électroniques des dossiers des séances
du Conseil d’Etat et du Grand Conseil

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Rapide bilan en matière deRapide bilan en matière de records managementrecords management
 Mais il s’agit d’un long parcours semé d’embûches…
 absence de reconnaissance de la nécessité de déployer le records management
 mauvaise compréhension de la nature diverse de l’information et de sa gestion : document
management versus records management
 flou quant aux personnes compétentes pour concevoir et implémenter les systèmes de
records management
 mauvaise compréhension des outils informatiques à mettre en œuvre pour assurer la
gestion de l’information
 tendance à proposer des solutions techniques avant une réflexion de fond
 manque de coordination entre les divers acteurs de la gestion de l’information
 résistances et appréhension des cadres quant aux changements liés à la gestion de
l’information : contraintes liées à l’introduction de règles de records management,
documentation accrue des processus et activités, transparence

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6.6.
Vers la définition d’une politique deVers la définition d’une politique de
gestion de l’information de l’Etat du Valaisgestion de l’information de l’Etat du Valais

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6. Vers la définition d’une politique de gestion de l’information6. Vers la définition d’une politique de gestion de l’information
 Il s’agirait ainsi
 d’identifier les acteurs et les thèmes de la gestion de l’information
 de définir les rôles et responsabilités de chacun et de régler les collaborations
 de comprendre la nature, d’identifier les flux et de coordonner la gestion de
l’information produite et utilisée par l’Etat du Valais
 de proposer une politique de gestion de l’information sur laquelle fonder une
stratégie de gestion de l’information pour l’Etat du Valais
 d’établir un groupe de travail / une commission responsable de la gestion de
l’information

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 Développer des politiques spécifiques sur la base de la politique de gestion de
l’information
 Exemple de la politique de records management de l’Etat du Valais
 Champ d’application
- « Cette politique s’applique à tous les documents et les données, créés, reçus et préservés à titre de
preuve ou d’information par un collaborateur de l’Administration cantonale dans l’exercice de ses
activités quotidiennes, quels qu’en soient le type et le support.
- Elle s’applique à tous les collaborateurs et aux mandataires.
- Tous les aspects de l’activité des collaborateurs, tous les documents et les données en résultant, ainsi
que toutes les applications utilisées pour les créer – notamment le courrier électronique, les bases de
données et les sites web – y sont soumis également. Seules font exception les activités exercées par
les collaborateurs de l’Administration cantonale pour lesquelles la gestion des documents est prise en
charge par une autre autorité. »
 Objectif
- « Le records management a pour objectif de servir de base à une gestion de l’information efficace, de
manière à garantir la sécurité du droit des citoyens et la défense des intérêts de l’Etat du Valais, et à
faciliter les processus décisionnels, la reddition des comptes, la transparence et la collaboration.
- Dans ce but, il assure le respect de l’authenticité, de l’intégrité, de la fiabilité et de l’exploitabilité des
documents et des données, garantissant ainsi leur fonction de preuve et permettant la constitution des
archives. »

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 Rôles et responsabilités
 Conseil d’Etat
- valide la politique de records management de l’Etat du Valais et en gère la mise en œuvre
 Chancelier d’Etat
- est responsable de l’application de la politique de records management de l’Etat du Valais
 Archivistes contacts des Archives de l’Etat du Valais
- sont responsables de la conception, de la mise en œuvre et de la maintenance de la politique et
des programmes de records management dans l’Administration cantonale
 Responsables des unités administratives (départements, services, offices)
- veillent à l’application de la politique dans l’unité ou les unités administratives dont ils ont
la responsabilité
- fournissent les ressources nécessaires à la mise en place de cette politique, notamment
en nommant des responsables de la gestion des documents et des archives

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 Rôles et responsabilités
 Responsables de la gestion des documents et des archives
- sont les partenaires principaux des archivistes contact dans la mise en œuvre du programme de
records management au sein de leur unité administrative
 Collaborateurs
- considèrent la gestion des documents comme un élément essentiel de leur activité ;
- documentent leur activité de manière exacte et fiable, en appliquant les pratiques définies dans
cette politique
 Administrateurs des systèmes d’information
- sont responsables de la mise en œuvre et de la maintenance de la technologie nécessaire à
l’implémentation des systèmes informatiques assurant des fonctions de records management
électroniques, de manière à garantir l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité des
documents et des données

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ConclusionConclusion
 Rôle des Archives de l’Etat du Valais est clairement du côté du records
management et de la gestion de l’information
 Renforcement de la position des Archives de l’Etat du Valais comme
centre de compétence en matière de gestion de l’information
 Il reste néanmoins encore beaucoup de chemin à parcourir pour
atteindre cet idéal

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CoordonnéesCoordonnées
Alain Dubois
Archiviste paléographe
Rue des Vergers 7
1950 Sion
027 / 606 46 17
alain.dubois@admin.vs.ch

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