Gastcollege voor studenten van LIACS over het begroten van IT

1. Begroten van IT-projecten
Frank Vogelezang – Manager Pricing Office

2. 2
BEGROTEN VAN IT
• Wat is begroten
• Hoe goed kun jij begroten
• De enige zekerheid is onzekerheid
• Cost drivers voor IT projecten
• Voorspelbaarheid
• Begroten in de praktijk

3. Wat is begroten
Waarom heeft de IT zo’n slecht trackrecord op het gebied van projecten

4. 4
IT HEEFT EEN SLECHT TRACK RECORD IN PROJECTEN
Lees meer over het Chaos report op: www.cs.vu.nl/~x/chaos

5. 5
IT HEEFT EEN SLECHT TRACK RECORD IN PROJECTEN

6. 6
IT HEEFT EEN SLECHT TRACK RECORD IN PROJECTEN
Enig idee hoe dit komt?
• Vaak starten IT-projecten met een onmogelijke begroting
• Te weinig tijd en middelen
• Geen idee wat precies de bedoeling is
Zie ook profile.computable.nl/profile/fvogelezang Middeleeuwse Business Cases

7. 7
DOELSTELLING, BEGROTING, OVEREENKOMST
Doelstelling
• Wat wil de opdrachtgever met IT bereiken
• Wanneer moet het klaar zijn
Begroting
• Een voorspelling van de kosten en de doorlooptijd
• Vergezeld van een uitspraak over de waarschijnlijkheid
Overeenkomst (of aanbieding)
• Wanneer worden resultaten opgeleverd
• Tegen welke condities

8. EEN TYPISCHE IT BEGROTING 8
Doorlooptijd (of kosten of inspanning)
Waarschijnlijkheid
Tijd / Kosten

9. BEGROTINGS ON ZEKERHEID 9
Doorlooptijd (of kosten of inspanning)
0
%
100%
Waarschijnlijkheid
Tijd / Kosten

10. BEGROTINGS ON ZEKERHEID 10
Doorlooptijd (of kosten of inspanning)
0
%
100%
Waarschijnlijkheid
Doorlooptijd (of kosten of inspanning)
50/50 mediaan resultaat
90% . . . . . . . . . . . . . . . . 24 weken
75% . . . . . . . . . . . . . . . . 22 weken
50% . . . . . . . . . . . . . . . . 20 weken
10% . . . . . . . . . . . . . . . . 18 weken
0% . . . . . . . . . . . . . . . . 16 weken
. . . . . . . . 14 weken
. . . . . . . . 12 weken
. . . . . . . . 10 weken
. . . . . . . . 8 weken
. . . . . . . . 6 weken
. . . . . . . . 4 weken
. . . . . . . . 2 weken
eerste mogelijkheid
0
%
100%

11. WAT IS EEN GOEDE BEGROTING 11
Een goede begroting is een begroting die:
• een voldoende heldere kijk geeft
• op de realiteit van het project om
• de projectleiding in staat te stellen om
• gefundeerde besluiten te nemen hoe
• het project bestuurd moet worden om
• de gestelde doelen te halen.
Weet waar je vandaan komt, waar je staat en waar je heen wilt
Software Estimation: Demystifying the black art: www.SteveMcConnell.com

12. Hoe goed kun jij begroten
Een simpele quiz met verrassende vragen

13. 13
BEGROTINGS QUIZ
• 10 vragen
• Voor iedere vraag een onder- en een bovengrens aangeven
• 9 van de 10 antwoorden moeten binnen de opgegeven range liggen

14. 14
BEGROTINGS QUIZ
1. Wat is de oppervlaktetemperatuur van de zon in ºC
2. Hoeveel goederen werden er in 2009 in de Nederlandse havens verladen in tonnen
3. Hoeveel heeft de Lord of the Rings trilogie in de bioscopen opgebracht in US$
4. Wat is de oppervlakte van het Aziatisch continent in km2
5. Wat is het geboortejaar van Alexander de Grote volgens onze tijdrekening
6. Wat is het aantal boektitels in de Library of the Congress sinds 1776 in miljoenen
7. Hoe zwaar was de zwaarste blauwe vinvis ooit gewogen in tonnen
8. Hoeveel Eurobiljetten waren er in omloop eind 2009 in miljoenen
9. Wat is de breedtegraad van de gemeente Saba in ºNb
10.Wat is de totale kustlijn van de Stille Oceaan in km

15. 16
BEGROTINGS PSYCHOLOGIE
• Gemiddelde score is rond de 3, aardig in lijn met het CHAOS rapport van Standish group
• Een smallere bandbreedte staat professioneler
• Toerekenen naar de verwachting over de uitkomst

16. WEET WAT JE BEGROOT 17
• Als de vraag niet duidelijk is, kan het antwoord dat ook niet zijn
• IT-bedrijven willen te graag hun klanten van dienst zijn, maar wanneer zijn ze dat echt
• Er bestaan geen slechte leveranciers, wel ondermaatse opdrachtgevers
Joep Bröcker (KPN) : sogeti.nl/evenementen/2010/succesvol-aanbesteden-van-ict

17. De enige zekerheid in IT
is onzekerheid over wat een project gaat opleveren

18. WAT IS ERGER : ONDERSCHATTEN OF OVERSCHATTEN 19
Onderschatten is slecht, want
• het levert een slechte planning op voor vervolgtrajecten
• het project is niet op tijd af
• een project dat te laat is, wordt alleen maar erger
• te weinig tijd voor requirements en daardoor een slecht resultaat
Overschatten is slecht, want
• tijd die over is wordt altijd gevuld (wet van Parkinson)
• leidt tot lanterfanten tot vlak voor de deadline en dan stress (studentensyndroom)

19. ONDERSCHATTEN OF OVERSCHATTEN 20
Uren
Kosten
Doorlooptijd
<100% 100% >100%
Onderschatten Overschatten
Eindresultaat als een percentage van de schatting
Niet-lineaire toename door
planningsfouten en
herstel van defects
Lineaire toename
door de wet van
Parkinson

20. REQUIREMENTS : BEZINT EER GE BEGINT
Het belang van requirements:
• Hoeveel procent van een IT-budget wordt besteed aan requirements?
• Worst in class besteedt 7,5% van het IT-projectbudget aan requirements
• Best in class besteedt 28% van het IT-projectbudget aan requirements
21
BRON: Software Almanac 2006
IT Metrics Edition

21. REALISTISCHE BEGROTINGS SCENARIO’S 22
Paul Masson’s
Law
Parkinson’s
Law
Brooks’
Law
Minimale tijd
Optimale inspanning
Doorlooptijd
Inspanning
Realistisch

22. ZEKERHEID EN DE OMVANG VAN EEN IT-PROJECT 23
Omvang Eerder Op tijd Te laat Mislukt
10 FP 11% 81% 6% 2%
100 FP 6% 75% 12% 7%
1.000 FP 1% 61% 18% 20%
10.000 FP <1% 28% 24% 48%
100.000 FP - 14% 21% 65%
Capers Jones : Applied Software Measurement

23. PAUZE

24. Cost drivers
voor IT projecten

25. DE OMVANG VAN EEN IT-PROJECT ALS COST-DRIVER 26
Omvang Eerder Op tijd Te laat Mislukt
10 FP 11% 81% 6% 2%
100 FP 6% 75% 12% 7%
1.000 FP 1% 61% 18% 20%
10.000 FP <1% 28% 24% 48%
100.000 FP - 14% 21% 65%
Capers Jones : Applied Software Measurement

26. DE OMVANG VAN EEN IT-PROJECT ALS COST-DRIVER
• Wat bepaalt de omvang van een IT-project
• Regels code
• Source statements
• Aantal beslispaden
• Geheugengebruik
• Benodigde schijfruimte
• Aantal requirements
• . . . .
• Kun je daar iets mee om een project te begroten?
27

27. VERGELIJKBAARHEID VAN PROJECTEN
• Sudoku generator
• 11 functional requirements
• 2 non-functional requirements
• Online clothes shop
• 9 functional requirements
• 5 non-functional requirements
• Online tournament manager
• 6 functional requirements
• 5 non-functional requirements
• Elevator
• Beschrijvende requirements
Welke software is het snelst te realiseren?
28

28. DE OMVANG VAN EEN IT-PROJECT : FUNCTIEPUNTEN 29
ILGV
KGV
Gebruikers Transacties Gegevensverzamelingen
IF
OF
UF
24570:2005

29. DE OMVANG VAN EEN IT-PROJECT : COSMIC 30
Gebruikers Transacties Gegevensverzamelingen
Entry
eXit
Write
Read
19761:2007

30. COSMIC OP BASIS VAN EEN SEQUENCE DIAGRAM 31
Online clothes shop
Scenario a: A client registers to the shop
1 : registerUser() E
2 : find() R
3 : create() W
4 : created ?
5 : confirmation X
6 : already exists X
5 of 6 CFP

31. DE OMVANG VAN HET TEAM ALS COST-DRIVER
MEER MENSEN MAKEN MEER METERS
32
Software Estimation: Demystifying the black art: www.SteveMcConnell.com

32. 33
DE INVLOED VAN NEARSHORE EN OFFSHORE
NEARSHORE
OFFSHORE

33. 34
MET OFFSHORE/NEARSHORE TE REALISEREN BESPARINGEN
BESPARINGEN Nederland Duitsland Spanje VS UK
Verwachte besparing 37% 32% 30% 43% 38%
Gerealiseerde besparing 29% 25% 26% 38% 23%
Verschil 8% 7% 4% 5% 15%
Bron: Offshoring Research Network (ORN) RSM Erasmus Universiteit, 2008rtal
3%
5%
6%
Gemiddeld uurtarief van een IT’er in:
• Nederland € 80 – 120
• Oost-Europa € 30 – 35
• India € 15 – 28
Wat levert dat op een project aan besparing op?

34. 35
ZIJN ALLE PROJECTEN GESCHIKT VOOR OFFSHORE?
Hoog
Laag
Volwassenheid
van
de
organisatie
0
Projectgrootte in FTE per jaar
35
10 FTE 25 FTE
Offshore
partner
Nearshore
partner

35. Voorspelbaarheid
van een IT project

36. VOORSPELBAARHEID CONE OF UNCERTAINTY 37
Software Estimation: Demystifying the black art: www.SteveMcConnell.com

37. CONE OF UNCERTAINTY LINEAIR 38
0
-50
50
100
150
200 Feasibility
study
Requirements
specification
Software development
Project
closure
Onzekerheid
(%)
Time

38. VOORSPELBAARHEID IN DE PRAKTIJK 39
50
100
150
Feasibility
study
Requirements
specification
Software development
Project
closure
Size
(relative
%
of
feasibility
study
size)
Time
1,900 FP
1,600 FP
1,700 FP
Frank Vogelezang : Scope Management – Sailing the Seas of Change www.dpo.it/smef2008
Omvang

39. Begroten in de praktijk
Groeien naar voorspelbaarheid

40. 41
GROEIEN NAAR VOORSPELBAARHEID
Cost
Drivers
Ervaringscijfers
Rekenmodellen
Urencalculatie
Kostencalculatie
VRAAG PRIJS

41. GOED BEGROTEN PROCESMATIG 42
KLANTVRAAG
- Requirements
- Opleverdatum
- Doelstelling
SOLUTION
Passend bij de vraag
van de klant
KOSTEN
CALCULATIE
Op basis van expertise
KOSTEN
CALCULATIE
Op basis van model
PRICE2WIN
Intelligence vanuit de
sales
GOEDE BASIS
Beste oplossing verder
optimaliseren m.b.v.
Financial Engineering
Niet passend
Design
to budget

42. FINANCIAL ENGINEERING
DIENSTCOMPONENT x KOSTPRIJS/EENHEID
+ CONTINGENCY
+ WAARBORG
+ MARGE
WINNENDE PRIJS
43
PRICE 2 WIN

43. HOE WERKEN WE MET ERVARINGSCIJFERS 44
Bid proces
Klantvraag Aanbieding
Planning
Baseline
Uitvoering
Ervarings-
database
Product /
Dienst

44. HET EFFECT VAN GOED BEGROTEN 45
Aantal
Werkelijk
Ongestructureerd
tijd
schattingen
Aantal
Werkelijk
Met ervaringscijfers tijd
schattingen
Aantal
Werkelijk
Met ervaring
tijd
schattingen

45. 46
ZIJN ER NOG VRAGEN?
Ordina
Ringwade 1
3439 LM Nieuwegein
Tel. 030 – 663 7000
www.ordina.nl
Frank Vogelezang
frank.vogelezang@ordina.nl
06 – 22 14 30 05
@FrankVogelezang