1.
1
Workday Advanced Compensation
Vorbereitung für die Verdienst&Bonus-Kampagne
Überblick der Vergütungsprüfungsprozess
Risiken und Risikovermeidung
To do’s vor, während und nach Einleitung
Erworbene Erfahrungen
Struktur zur Unterstützung der
Vergütungskampagne
Hinweise zur Kommunikation

2.
2
VOR DER EINFÜHRUNG
Planung der Auftragsüberprüfung / Rollout Überprüfung von
Budget und Leistungsfaktoren
Umfang und Ergebnis der Kampagne
Geschäftsprozess und Dashboard anpassen
Währungsumstellung beibehalten
Anpassung bestehender Berichte / Erstellung neuer Berichte
WÄHREND DER KAMPAGNE
Verwalten von Sondersituationen (Urlaub)
Verdienstbescheinigungen/Parallelveranstaltung einrichten
Transaktionen einfrieren
Manager-Unterstützung
Kampagnenfortschritt überwachen
Zugriff auf Support-Rollen
BEI DER EINFÜHRUNG
Konfigurieren der einbezogenen Bevölkerung
Benutzer angleichen / schulen
Daten laden (Scorecards,
Leistungsüberprüfung)
ABSCHLUSS DER KAMPAGNE
Vorziehen und abschließen
Ergebnisse mitteilen
Verdienstbescheinigung ausstellen
Checkliste für die nächste Kampagne aktualisieren
Überblick – Vergütungsüberprüfungsprozess

3.
3
1
Die Verdienstkampagne erste Mal nach der Einführung
durchführen.
Risiko: fehlende Dashboards für die
Prozessüberwachung und fehlende Berichte.
Risikovermeidung: Standard/Custom Dashboards für
Kunden konfigurieren.
Beispiel: Risiko und Risikovermeidung

4.
4
2
Der Vergütungs&Benefit Experte hat seit der letzten
Kampagne gewechselt.
Risiko: geringe Kenntnisse über Arbeitsweise und
Problemlösung/Wiederholung von Fehlern trotz der
gezogene Kenntnisse aus der letzten Kampagne.
Risikovermeidung: Durchführung von End-to-End-Tests
vor der eigentlichen Kampagne.
Beispiel: Risiko und Risikovermeidung

5.
5
3
Workday Vergütungsdaten sind nicht in die lokale
Gehaltsabrechnung integriert.
Risiko: Workday Vergütungsdaten sind möglicherweise
nicht zu 100 % aktualisiert.
Risikovermeidung: Datenvalidierung und outbound-
Schnitstellen von Workday.
Beispiel: Risiko und Risikovermeidung

6.
Beschlüsse vor der Kampagne
Bonus Aktien Prozess
• Konfiguration planen /
Änderungen an der
bestehenden
Konfiguration
• Rundungsregeln
• Karenzzeit
• Zeit basierte anteilige
Berechnung
• Einschluss/Ausschluss
der Bevölkerung
aufgrund von
Planzuordnungen
• Profilzieländerungen
Verdienst
• Konfiguration planen /
Änderungen an der
bestehenden Konfiguration
• Rundungsregeln
• Karenzzeit
• Zeit basierte anteilige
Berechnung
• Einschluss/Ausschluss der
Bevölkerung aufgrund von
Planzuordnungen
• Profilzieländerungen
• Leistungsfaktoren
• Scorecard-Änderungen
• Matrixbezogene
Konfigurationen
• Konfiguration planen /
Änderungen an der
bestehenden
Konfiguration
• Rundungsregeln
• Karenzzeit
• Zeit basierte anteilige
Berechnung
• Einschluss/Ausschluss
der Bevölkerung
aufgrund von
Planzuordnungen
• Profilzieländerungen
• Vesting Zeitpläne
• Verfallsregeln
• Aktienzuteilungsoptionen
• Konfiguration der geteilten
Teilnahme
• Änderungen der Grid-
Konfiguration
• Teilnahmeregelsätze für
parallele und abbrechende
Ereignisse
• Validierungsregeln innerhalb
des Prozesses
• Vergütungsrundenübersicht
• Prozessüberprüfer und
Genehmigende
6

7.
Vor der Prozess
Einleitung
Prämie Ausnahme
• Gibt es
Ausnahmen vom
Zeitpunkt des
Beginns des
Zuschlags?
Wenn ja, für wen?
• Einbeziehung von
historischen
Feldern (Anstieg
im letzten Jahr)
• Berechnete
Felder
Aktualisierungen
• Pauschalbeträge
• Zusätzliche
Anpassungen
• Beförderungen
Durchführung von
Testläufen in der
Sandbox einige
Wochen vor dem
eigentlichen Start
• Tranchen
Prozentsatz
• Berechnung der
aufgeschobenen
Bonuszahlungen
Leistungsüberprüfung
wirkt sich auf den Prozess
der
Vergütungsüberprüfung
aus
• Ergebnisse der
Scorekarte
• Bewertungen der
Mitarbeiterbeurteilung
• Gesetzlich
vorgeschriebener
Mindestprozentsatz
7

8.
Einleitung des Prozesses
Schritt 1: Einleitung
Starten Sie den Vergütungsprüfungsprozess durch Auswahl der richtigen Prozessdaten.
Sicherstellen, dass die richtigen Felder ausgewählt und die richtigen Pläne in den
Prozess einbezogen werden.
Optionen für die Vergütungsprüfung, um Teilnahmeregelsätze einzubeziehen.
8

9.
Einleitung des Prozesses
Schritt 2: Verwaltung der betroffenen Mitarbeiter
Benachrichtigung an den Inbox der wartenden Person senden.
Ausgewählte Ereignisse stornieren.
9

10.
Einleitung des Prozesses
Schritt 3: Pool konfigurieren
Verwalten von Pool-Kontrollen (Zurückhaltung / Überschuss / Restpool-Anzeige).
Pauschalbetrag/Beförderung/zusätzlicher Anpassungspool wählen.
Poolbetrag verteilen.
10

11.
Einleitung des Prozesses
Schritt 4: Starten und Überprüfen
Starten Sie den Prozess und verfolgen Sie den Prozessfortschritt mit Hilfe von Berichten.
Mitarbeiter in den Prozess einbeziehen oder ausschließen.
Abschluss des Prozesses und Abschluss der Prozessüberprüfung.
11

12.
Während der Kampagne
Vergütungsadmin
• End-to-End-
Prozessmanagement
• Vorziehen und Abschließen
• Freigabe der
Verdienstbescheinigung
Managers
• Posteingang erhalten
• Angemessene
Gehaltserhöhung gewähren
• Den Prozess einreichen
Manager’s Manager
• Angemessene
Gehaltserhöhungen für ihr Team
vorsehen
• Bearbeiten untergeordnete Sup
Orgs
• Genehmigen / Zurücksenden /
Ablehnen des Vorschlags für die
unterste Stufe
• Ausfüllen im Namen der
untergeordneten Organisationen
• Einreichen des Prozesses zur
Genehmigung durch die nächste
Stufe.
HR Partner /
Vergütungspartner
• Überprüfung des Prozesses
• Ändern Sie die Prämien, falls
erforderlich
• Kommunikation mit
Managern bei Fragen zu
Prämien
• Aktualisierung oder
Nachverfolgung von
Prämienänderungen
12

13.
Abschluss der Kampagne
Kommunikation der
Erfolge / Abgabe von
Leistungserklärungen
Überwachen der
Gehaltsabrechnung-
Schnittstelle für
Aktualisierungen von
Einmalzahlungen und
Erhöhungen
Erfolgreich
abgeschlossene
Beförderungen
einschließlich
Stellenwechsel
Dokument-
Checkliste für
die nächste
Kampagne
• Aufschiebungsprämie, die zu
geeigneten Zeitpunkten
ausgezahlt wird
• Umwandlung der
Aktienzuteilung in Aktien
• Aktienzuteilung zur
Genehmigung durch den
Vorstand
• Zukünftige Zahlungspläne und
True-up-Prozess
Elemente überwachen
13

14.
14
Erworbene Erfahrungen
X
Komplexe Konfiguration
(aufgeschobene Aktien/
fortlaufende Berechnung/
Stufen), die zum Laden
der Ergebnisse führt,
anstatt den Prozess
abzuschließen.
Lösung: Neuen Bonusplan
erstellen, der einen Teil
des Gesamtbonus als
Bargeld und den Rest als
Anteil auf Basis der
progressiven Berechnung
auszahlt.
Organisationen mit der
gleichen Hierarchiestufe
führen zu einer
Endlosschleife, so dass
der Prozess nicht
abgeschlossen werden
kann.
Lösung: Die Erstellung
einer Dummy-Top-Sup-
Organisation mit Comp-
Admin als Manager
ermöglicht es den
Organisationen mit der
gleichen Ebene, den
Prozess einzureichen.
01 02

15.
15
Struktur zur Unterstützung der Vergütungskampagne
Partnerfirma
(z.B.
ClouDevOps)
Vergütungsberater
Berater für Berichtswesen
Integrationsberater
Kunde
Unternehmen
(z.B.
Workday-
Kunde)
HRIS Gruppe
HR Ansprechpartners
Vergütung Fachexperte
1st-Line-Manager

16.
16
Hinweise zur Kommunikation
Informieren Ihre
Manager und/oder
HR-Partner im
Voraus über die
bevorstehenden
Schritte und
Meilensteine der
Kampagne.
Sie haben Zeit für
Fragen und
Vorbereitung.

17.
17
Hinweise zur Kommunikation
Anstoßen einer
Workday-
Benachrichtigung an
die erforderlichen
Funktionen, wenn der
Prozess eingeleitet
wird.
Eine zusätzliche E-
Mail mit weiteren
Anweisungen ist
immer hilfreich.
Ein virtueller Raum zu
einem bestimmten
Zeitpunkt ist eine gute
Möglichkeit,
Erfahrungen und
Kenntnisse zwischen
Managern und HR
auszutauschen.

18.
18
Hinweise zur Kommunikation
Senden während des
Prozesses eine E-
Mail/Benachrichtigung an
den erwarteten Person, um
alle laufenden Transaktionen
abzuschließen, die sich auf
den Prozess der
Vergütungsprüfung des
Mitarbeiters auswirken.
Testen die Standard-
Vergütungsübersicht von
Workday und entdecken die
Möglichkeiten zur Anpassung
der Übersicht, um die beste
Wirkung zu erzielen und
Unklarheiten zu vermeiden.

19.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
19
Ansprechpartner
Joël Van Ormelingen
Managing Partner
+32 4 98 51 97 23
joel.van.ormelingen@cloudevops.eu