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Gestion de la qualite avec ECM M-Files

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  1. 1. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved ECM et Gestion de la qualité
  2. 2. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved Intégrateur PLM-MES Revendeur Intégrateur GED-ECM Spécialiste Formation aéroportuaire Spécialiste Trading algorithmique Création en 2012 Chiffres 2017 consolidés des 4 BU • 42 Consultants • 4,7 M € de CA
  3. 3. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved Editeur de logiciel indépendant pour la gestion intelligente et ergonomique de l'information Siège mondial en Finlande avec : Un capital stable (fondateur et Partech) 400 employés, dont 280 en Europe 550 partenaires (conseil, licences et intégration) dans 100 pays Une technologie révolutionnaire reconnue Pilotage par métadonnées dynamiques, connecteurs IML et IA Un accés total en mobilité online et offline 8000 clients et une croissance organique de 40% M-Files dans le monde
  4. 4. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Editeur de logiciel indépendant pour la gestion intelligente et ergonomique de l'information Siège mondial en Finlande avec : Un capital stable (fondateur et Partech) 400 employés, dont 280 en Europe 550 partenaires (conseil, licences et intégration) dans 100 pays Une technologie révolutionnaire reconnue Pilotage par métadonnées dynamiques, connecteurs IML et IA Un accés total en mobilité online et offline 8000 clients et une croissance organique de 40% M-Files dans le monde
  5. 5. Exemples de références
  6. 6. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Analystes ECM : Ce qu'ils pensent de M-Files NUCLEUS RESEARCH GARTNER FORRESTER
  7. 7. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Solutions pour tous Secteurs d'Activité Fabrication Santé Finances Energie Immobilier Public AEC Assurance Education Transports Juridique Agro et Pharma
  8. 8. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Solutions pour diverses applications Gestion Documentaire Gestion de Projet Demat Factures RH Gestion de la Qualité Ventes Juridique Gestiondes Equipements
  9. 9. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Principes Généraux : Le classement DYNAMIQUE LA GESTION DE CONTENU organisée par S’AGIT OÙDE QUOI IL IL EST RANGÉ au lieu de TYPE DE DOCUMENT CLIENT DATE AUTORISATIONS
  10. 10. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Principes Généraux : Les objets M-Files gère votre documentation, mais pas seulement. Il peut gérer vos projets, clients, produits, machines, équipements, employés, …….
  11. 11. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Principes Généraux : Les vues Les vues permettent de visualiser et de trier vos documents suivant les critères que vous choisissez. Avec M-Files, vous n’êtes plus dépendant d’un système de répertoires / sous répertoires rigide et figé et d’une ventilation unique, grâce aux vues, vous pouvez ventiler vos documents selon différents axes, selon votre besoin. Vue des factures sans ventilation Ventilation des factures par fournisseur, par année, par tranche de montant, par étape de traitement
  12. 12. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Principes Généraux : Intégration Office + Outlook GLISSEZ/DEPOSEZ LES EMAILS & PIECES JOINTES DANS LES DOSSIERS VIRTUELS M-FILES ▪ Les Dossiers Virtuels reconnaissent automatiquement de quoi il s’agit et qui est concerné par le document/mail CETTE FONCTIONNALITE EST CONSTRUITE DIRECTEMENT DANS MICROSOFT OUTLOOK Sauvegardez DIRECTEMENT DEPUIS OUTLOOK CREEZ VOS DOCUMENTS DANS WORD, EXCEL, POWERPOINT, ET PUBLIEZ LES DIRECTEMENT DANS M-FILES M-FILES GERE AUTOMATIQUEMENT LE VERSIONNING
  13. 13. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Principes Généraux : Connecteurs Network Folders La migration des données peut parfois être un chantier très fastidieux et être un frein à la mise en place d’une solution ECM. Grâce aux connecteurs, cette migration n’est plus une obligation, ou elle peut devenir progressive. D’autre part, plusieurs ECM peuvent être amenés à cohabiter. Grâce à M-Files, vous pouvez gérer l’ensemble de votre patrimoine documentaire, même si il n’est pas stocké physiquement dans la base de données M-Files. Vous pouvez gérer un projet dans M-Files qui regroupe des documents stockés dans SharePoint, dans un répertoire Windows, dans le Cloud, …. Depuis l’appli M-Files, vous pouvez visualiser et valider sur votre smartphone un document stocké dans un autre ECM. M-Files peut ainsi devenir le cockpit global de gestion documentaire de votre entreprise et éliminer les silos d’informations.
  14. 14. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Gestion des autorisations dynamiques Organiser l'information en fonction des besoins utilisateurs Digitalisation des processus metier Suppression des silos - Intégration à d'autres systèmes Les migrations sont couteuses Résistance des utilisateurs à saisir les metadonnées IML supprime les freins à l'utilisation de M-Files Un nouveau logiciel Moteur de recherche de l’entreprise Proposition de valeurs de l’IML et M-Files Principes Généraux : Intelligent Metadata Layer
  15. 15. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Principes Généraux : Accès hors-ligneACCÈS
  16. 16. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved Principes Généraux : Intégration dans votre SI • Différents types de connexions permettent d’interfacer M-Files avec d’autres applications • SAP, via une interface Talend(Clients, fournisseurs, OTP, commandes…) • ODBC (lecture dans une base externe) • XML (fichier plat formaté) et import de fichier type pdf indexes (CAO) • Développement spécifique API, webservice API Rest • Un scanner externe peut également alimenter M-Files en documents PDF (fonctions OCR, RAD)
  17. 17. Kpass – Copyright 2017 – all right reserved M-Files et la gestion de la qualité M-Files possède tous les ingrédients de base pour satisfaire les services qualité des entreprises : - Traçabilité - Workflow - Gestion des accès, des autorisations - Versionning - Gestion d’objets (équipements, machines, sites, ateliers, clients, …) - Signature électronique - Audit trail - Reporting Pour aller plus loin, KPASS a développé des Briks, modules métier dédiés à la gestion de la qualité. Ces modules ont été développés en partenariat avec nos clients industriels et sont aujourd’hui utilisés par plus de 1000 utilisateurs. - Gestion du SMQ - Gestion des événements QSSE - Gestion de la formation
  18. 18. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved BriKs La suite d’outils Kpass intégrée à M-Files Kpass – Copyright 2018 – all right reserved Résultat de notre expertise autour de l’intégration des solutions M-Files auprès de nos clients, plus de 1 200 licences en France, cette suite d’outils se positionne comme un complément indispensable à toutes les entreprises utilisatrices de M-Files et à leurs collaborateurs, pour les aider dans leurs travaux quotidiens, de gestion de la qualité, des échanges au sein de leur entreprise ou avec leurs partenaires. Objectifs Nos BriKs simplifient votre travail et vous permettent de décupler la puissance de M-Files. Elles aident à réduire encore les coûts opérationnels et l’élimination des erreurs. • Clarification des processus • Simplification des tâches fastidieuses • Automatisation des tâches répétitives • Intégration transparente des tâches dans le flux de travail • Facilité d’utilisation
  19. 19. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved • Brik SMQ Les documents de votre Système Qualité toujours sous votre contrôle. A partir de vos modèles de documents, cet outil permet de remplir le cartouche de suivi en lien avec les validations faites dans M-Files. Il vous aide à gérer les revues périodiques des processus. Il vous permet de suivre les liens entre vos documents et les normes externes. Il assure l’utilisation des bons modèles pour les nouveaux enregistrements par les utilisateurs finaux.
  20. 20. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved • Brik SMQ Revue des processus et des documents associés Vos utilisateurs peuvent annoter les documents Cockpit de Synthèse du SMQ Valider, Appliquer Réviser vos documents avec une traçabilité conforme ISO Mettez à disposition de vos utilisateurs automatiquement la dernière version sécurisée Création d’enregistrement à partir des Formulaires vierges issus des documents applicables Kpass Modules M-Files : Système de Management de la Qualité Créer, classifier et lier vos documents qualité #Audit #Audit Trail #Signature électronique #certification #ISO #Documents applicables #Revue de processus #Traçabilité #
  21. 21. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved • Brik Evénement QSSE La capture, le traitement et le suivi de vos événements Qualité, Sécurité, Santé, Environnement entièrement dématérialisés A partir de vos PCs, vos tablettes ou Smartphone saisissez sur l’instant vos évènements, documentez les avec des photos. Vos responsables les analysent et les orientent vers les bons processus en quelques clics. Toutes les actions, causes, impacts sont tracés dans M-Files et les utilisateurs informés de l’avancement de leurs remontées du terrain.
  22. 22. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved Brik Evénement QSSE Analyse et orientation Simple Suivi des Actions Déclaration Événement QSSE Complexe - Analyse - Cause - Impact Plan d’actions suite à Audit, Evt QSSE, … Kpass Modules M-Files : Événement Qualité-Santé-Sécurité-Environnement #Non Conformité #Réclamation Client #Audit Internes, #Clients, Réglementaire #Capture at the first touch #Déviation #CAPA Traitement KPI Indicateurs Clés de Performance
  23. 23. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved • Brik Formation Vous devez suivre, réaliser des formations, habilitations, gérer le recyclage périodique, les confirmations de prise de connaissance Vous permettre de suivre les compétences, formations, habilitation de votre personnel interne et externe Organiser des formations, envoyer les convocations , signer les feuilles de présence, avoir des dossiers du personnel à jour et facilement consultables
  24. 24. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved Brik Formation #Formation #Convocation #Habilitation #Permis #Plan de formation #Recyclage Dossiers du Personnel Personnel Habilité Formé BI Globale Personnel habilité, date de renouvellement. .. Catalogue des formations Stages des Habilitations Formations Carte d’Habilitation personnelle Signée Kpass Modules M-Files : Formation-Carte Habilitation-BI Auto Formation avec Signature Electronique
  25. 25. Kpass – Copyright 2018 – all right reserved KPASS | Solutions Kpass – Copyright 2018 – all right reserved Des questions ? Une démonstration ? Frédéric WIBAUT Développement commercial + 33 (0)670 05 53 92 frederic.wibaut@kpassgroup.com www.kpasssolutions.com Un test de 30 jours gratuit de M-Files ? Suivez ce lien

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