BPM Suite de GeneXus: onde podemos aplicar
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Conhece GeneXus BPM Suite e como pode ajudá-lo a otimizar seus processos de negócio? Através de exemplos de problemas reais que ocorrem nas empresas, queremos mostrar como solucioná-los focando nos processos de negocio e ver como melhorá-los com a ajuda da nossa suite de ferramentas orientadas a automatização de processos baseados em BPM e Workflow.
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- 1. #GXBR GeneXus BPM Suite, onde podemos aplicar? Eng. Eugenio García egarcia@genexus.com @ewgarcia
- 2. BPM em casos reais
- 3. #GXBR Dealer.net (Brasil) • Delalernet.ERP • Gestão do processo de vendas de veículos • +1200 usuários
- 6. #GXBR Ocean System (USA) • Detecta operações de lavagem de dinheiro • Cumpre as normas do Patriot Act • Busca padrões de conduta • Criar alerta que iniciam processos • Guia oficiais de contas
- 7. #GXBR Escritorio Nacional de Serviço Civil (Uruguai) • Gestão RH da Presidência e Ministérios • + 90.000 funcionários • O sistema resolve : • Assistência – Controle de Marcas • Incidências diárias: Atrasos, Horas Particulares, Comissões de Serviço, etc • Mudanças de Horário • Licenças Regulamentares • Licenças Médicas
- 8. #GXBR ONSC - Depoimento “Reduzimos o uso de papel e obtivemos muito mais agilidade no trâmite de solicitações, autorizações e notificações de incidências, considerando a dispersão da Unidade por diversos edifícios” TAP Ivonne Barbé Diretora de Recursos Humanos do MIEM
- 9. #GXBR Banco BHD (República Dominicana) • Aprovação de créditos comerciais e corporativos • Formalização do processo • Monitoramento de sistemas • Integração de várias plataformas
- 11. #GXBR Benefícios para a empresa • Formaliza o modo de trabalho • Ganha mais visibilidade • Ganha maior controle • Garante consistência na execução • Otimiza o tempo entre tarefas
- 12. #GXBR Mais benefícios • Melhora a gestão de riscos • Melhora a comunicação • Aumenta a produtividade • Ganha mais flexibilidade frente às mudanças • Economiza tempo e, portanto, dinheiro
- 13. #GXBR Benefícios para TI • Menos programação • Controle de fluxo separado da lógica • Mais fácil de manter • Reutilização de programas • Mais agilidade para implementar mudanças • Mais alinhado ao negócio
- 14. Genexus + bpm: qual é nossa proposta?
- 15. #GXBR BPMS: GeneXus BPM Suite Análise: GXflow Client, GXquery Automação, integração: GeneXus Modelagem: GX Business Process Modeler Execução e monitoramento: GXflow Client Web & Smart Devices
- 16. #GXBR GeneXus Business Process Modeler • Baseia-se no BPMN 2.0 • Integra os analistas de processos • Permite impactar mudanças em curso
- 17. #GXBR Automação = GeneXus Agilidade e Produtividade Automação Simples Independência da Tecnologia Desenvolvime nto de Software
- 18. #GXBR Execução e monitoramento • GXflow Workflow Engine • Workflow API • GXflow Client • Web • SD • Pronto para usar • Capacidade de personalizá- lo
- 19. #GXBR Análise, otimização • GXquery 4.0 • Reporting • Process Execution KPIs
- 20. Demo
Notas do Editor
- Se eu tivesse que definir o que é BusinnesProcess Management de uma maneira simples, diria que se trata de boas práticas que nos ajudam a organizar o caos que geralmente se produz em diferentes áreas da empresa quando são tomados determinados fluxos de trabalho para cumprir algum objetivo ou tarefa.Devemos manter nossas mentes abertas e evitar pensar que BPM é algo difícil de implementar. Vejamos alguns exemplos de empresas que o utilizam para conhecer o impacto que teve em cada caso.
- A empresa Dealer.net, de Lauro de Freitas, na Bahia, migrou seu ERP, voltado para concessionárias de automóveis, para versões mais novas de GeneXus e, nesse processo, percebeu que precisava de uma ferramenta que lhe ajudasse a formalizar e controlar todo o processo de vendas de automóveis.A empresa levou todo seu sistema para uma forte orientação a processos e conseguiu que um grupo de empresas com mais de 1.200 funcionário o utilizassem diariamente.
- A forma de trabalho de todos os funcionários mudou para esta tela onde cada um vê suas tarefas pendentes, dependendo do perfil e da empresa para a qual se está trabalhando.Ela tem fluxos para autorização de créditos, autorização de descontos, emissão de notas, aviso de chegada a um cliente, aviso de faltas no stock, entre várias outras ações.
- Para o usuário final, o uso que deram para nosso BPM é transparente e, em muitas das telas do sistema, há ações de autorizações que interagem com o motor responsável por controlar o fluxo de trabalho, mas isso para o usuário do sistema é algo natural.Para cada usuário, o mais importante é uma área de trabalho, porque aí está a lista de suas pendências e, ao executar cada tarefa, são apresentadas as telas com os dados necessários para realizar essa tarefa sem distrações e isso é o que faz com que esses processos fluam de uma forma mais ágil e menos caótica. Está claro para todos quais são suas tarefas e qual é o status de cada trâmite ou processo.Penso que a empresa Dealer.net soube entender as virtudes de aplicar os conceitos de BPM e usá-los na prática de um maneira muito boa. Inclusive sugiro a todos vocês que os procurem e falem com eles para conhecer melhor a experiência.
- O Escritório Nacional de Serviço Civil é responsável pela gestão de recursos humanos da administração central do governo do Uruguai, o que abarca a Presidência e todos os Ministérios. São aproximadamente 90.000 funcionários os potenciais usuários do sistema , neste caso, no âmbito público.O sistema foi desenvolvido com GeneXus. Aplicando a suite BPM, são resolvidos mais de 60 tipos de trâmites e incidências referente à gestão dos recursos humanos.Um exemplo foi ter automatizado a incorporação de novos funcionários, desde o momento em que é preciso designar um funcionário ao seu posto de trabalho, quando se definem com a automatização deste processo o escritório, horário de trabalho e benefícios, como a gestão de sua licença conforme o lugar a que foi designado trabalhar.Também são responsáveis pela gestão do que denominam “Presentismo do funcionário”, isto é, justificar todas as saídas no horário de trabalho e também dão opções de autogestão ao funcionar para que o funcionário possa solicitar uma licença ou pedir autorização a seu chefe para sair no horário de trabalho.
- Um dos benefícios que se destaca é a redução do uso de papel e a agilidade para realizar os diversos trâmites, posto que são muitos os funcionários e em edifícios separados, em alguns casos, distantes entre si.
- Devemos nos perguntar por que é importante automatizar os processos da empresa.Para fazer esse exercício mental, devemos nos focar em como estamos trabalhando hoje para compreender como os diferentes processos ocorrem em nossas empresas para cumprir determinados objetivos.O fato de focarmos nos processos nos dará uma melhor visibilidade deles e poderemos identificar possíveis melhoras, além de compreender o alcance para avaliar se é possível automatizá-los.Com isso, vamos conseguir automatizar esses processos para além do conhecimento que geralmente está distribuído entre os diferentes atores do processo, e seremos capazes de reproduzir o filme do início ao fim, vendo claramente quais são as tarefas e quem deve realizá-las.Após formalizar e automatizar os processos da empresa, vamos conseguir que as coisas se realizem conforme o que foi definido, obtendo a consistência que nos permitirá economizar tempos mortos que muitas vezes se dão quando é preciso realizar a passagem de uma tarefa a outra etapa, pois são as pessoas que precisam decidir como o trâmite em curso continua.Em cada caso, encontraremos motivos diferentes para ter bem definidos os benefícios que vamos obter apenas pelo fato de conseguir formalizar a forma na qual as tarefas são feitas numa organização para cumprir com os objetivos estipulados.
- Do ponto de vista da empresa ou organização, podemos afirmar com segurança que vamos melhorar um indicador que talvez pareça intangível, o stress das pessoas que participam dos processos.O fato de ter bem definido como as coisas devem ser feitas e de cada um saber exatamente que papel deve cumprir, além de conhecer como tudo se desenvolve, produz uma melhora substancial na comunicação entre os atores e agiliza muito a passagem de informação nas diferentes etapas.Algo que ajuda muito em tudo isso é a possibilidade de saber sempre em que estado o processo está e quem desenvolve a tarefa em um determinado momento. Tudo isso resulta num aumento da produtividade, posto que se economiza muito tempo de gestão e operação em determinar como se deve continuar com determinado processo. Uma consequência óbvia disso é economia de dinheiro.Outro tema importante é o ganho de controle, pois em qualquer momento, podemos saber o status dos processos e atuar proativamente, por exemplo, para delegar trabalho ou reatribuir tarefas que ainda não foram processadas.O fato de estar claro como todas as etapas de um processo estão definidas nos permite avaliar o impacto de qualquer mudança que se faça no processo, seja uma mudança para otimizar ou uma mudança obrigatória porque é preciso acrescentar novas tarefas por alteração em regulamentações. Poder medir esse risco diante de mudanças dá à empresa maior flexibilidade e, dessa forma, permite ir fazendo seu processo evoluir para mudanças ditadas pelo mercado com o quais interage.
- Do ponto de vista do desenvolvimento, os ganhos vêm porque vamos “declarar” mais e programar menos, vamos separar toda a lógica de controle de fluxos de nossa programação, o que fará com que seja muito mais compreensível o que fazemos e, portanto, muito mais fácil de manter.As regras de fluxo de negócio ficam plasmadas em um “desenho” que qualquer pessoa pode entender, o que faz com que seja muito mais simples incorporar pessoas novas à equipe de desenvolvimento, já que se facilita a tarefa de passagem de conhecimento. Também ajuda muito na documentação do que o sistema faz e, além disso, nos ajuda na reutilização de programas, uma vez que os programas que utilizamos em outras opções do sistema também podem ser usados embebidos nos processos de negócio.
- Para a modelagem de processos, contamos hoje com uma ferramenta gratuita que é GeneXus Business ProcessModeler, que nos permite integrar os analistas de processos ao ciclo de vida do desenvolvimento de software.Isso quer dizer que nas etapas de levantamento das exigências e de análises do que o sistema deve fazer, podemos usar esta ferramenta para modelar e documentar os processos para que quando chegarmos às etapas de desenvolvimento, possamos usar esses mesmos modelos dentro de GeneXus para realizar a automatização desses processos.É uma ferramenta que podemos usar para que novos prospectos entrem no mundo GeneXus.
- Um diferencial importante de nossa solução BPM comparando-as com outras do mercado é que está sentada sobre os pilares que GeneXus nos dá para o desenvolvimento de software.Através de GeneXus, obtemos agilidade e produtividade na hora de desenvolver os sistemas, se a isso somarmos a possibilidade de “desenhar” os processos e estabelecer as regras de negócio de uma forma muito mais visual, teremos mais clareza e potência no que estivermos querendo automatizar.Além disso, através de GeneXus, podemos nos integrar com qualquer sistema legado e, assim, permitir integrar informação de diversos sistemas através de um fio condutor que são os processos de Workflow definidos. Isto é, damos aos usuários uma única interface a partir da qual interagir com suas tarefas sem necessidade de entrar e sair em diferentes sistemas.
- GXflow oferece vários componentes out-of-the-box que resolvem a interface de gestão, execução e monitoramento, além do próprio motor de Workflow com o qual podemos interagir em nossos aplicativos através da Workflow API.O GXflow Cliente esta disponível tanto para ambiente web como para SmartDevices. Neste último caso, o distribuímos como XPZ para que possa ser personalizado e ajustar a imagem corporativa da empresa.Através da Workflow API, podemos personalizar e montar nossa própria interface de gestão de tarefas.O módulo de estatísticas de GXflowClient nos oferece todos os indicadores a nível de processos, tarefas, papéis e usuários que nos permitem monitorar o que passou e o que está acontecendo atualmente para avaliar a execução dos processos e tarefas em tempo real e tomar decisões para melhorar a gestão.Toda essa informação da traçabilidade da execução nos dão as estatísticas necessárias para saber onde estão os problemas ou possíveis ineficiências para ter elementos para decidir mudanças na definição dos processos e estar assim em um ciclo de melhora contínua.
- Para a análise dos dados de performance dos processos, podemos usar os diferentes dashboard que a interface de GXflow nos oferece e também temos a possibilidade usar GXquery para explorar essa informação.