La rendicontazione delle attività o la compilazione del timesheet sono compiti poco amati da chi lavora su commessa o progetto, chi rende conto a clienti o responsabili dell’uso del proprio tempo, chi lavora in un’azienda dove si fa contabilità industriale. Si dovrebbe fare giornalmente o al limite a fine settimana. Ma spesso ci si riduce a fine mese e ciò che si scrive poco rispecchia la realtà dei fatti, con inevitabili ripercussioni sulla bontà dei dati e sulle performance economiche dell’azienda. Gli applicativi di rendicontazione e timesheet non sempre sono facilmente accessibili e portano via tempo. Si deve accedere al sistema, cercare e selezionare il cliente, indicare la commessa o il progetto, ora di inizio e fine o la durata e, in funzione del proprio ruolo, il tipo di attività svolta: riunione, pulizie o manutenzione, predisposizione di un documento, audit, sviluppo software, partecipazione ad un evento, sessione di formazione, sistemazione magazzino e così via. Non sarebbe più semplice se si potesse fare tutto questo con un messaggio in linguaggio naturale o con una telefonata al sistema?

1. Optimist srl– Registro speciale Start-up Innovative (Legge n. 221/2012) della Camera di Commercio di Roma
+39 06 92949109 – info@b-optimist.com
IL PROBLEMA E L’OPPORTUNITÀ
La rendicontazione delle attività o la compilazione del timesheet sono compiti poco amati da chi lavora
su commessa o progetto, chi rende conto a clienti o responsabili dell’uso del proprio tempo, chi lavora
in un’azienda dove si fa contabilità industriale.
Si dovrebbe fare giornalmente o al limite a fine settimana. Ma spesso ci si riduce a fine mese e ciò che
si scrive poco rispecchia la realtà dei fatti, con inevitabili ripercussioni sulla bontà dei dati e sulle
performance economiche dell’azienda.
Gli applicativi di rendicontazione e timesheet non sempre sono facilmente accessibili e portano via
tempo. Si deve accedere al sistema, cercare e selezionare il cliente, indicare la commessa o il progetto,
ora di inizio e fine o la durata e, in funzione del proprio ruolo, il tipo di attività svolta: riunione, pulizie o
manutenzione, predisposizione di un documento, audit, sviluppo software, partecipazione ad un
evento, sessione di formazione, sistemazione magazzino e così via.
Non sarebbe più semplice se si potesse fare tutto questo con un messaggio in linguaggio naturale o
con una telefonata al sistema?
Time Tracker
Nato per semplificare la rendicontazione delle attività di analisi e sviluppo software, TimeTracker
soddisfa le esigenze di qualsiasi organizzazione che necessita di tracciare in maniera semplice ed
efficiente il lavoro di collaboratori, dipendenti o partner, che operano all’interno dell’organizzazione o
sul campo.
Il sistema, grazie ad un chatbot intelligente con il quale dialogare in linguaggio naturale e
implementabile su canali web, all’interno di applicazioni mobili o di comunicazione e collaborazione
aziendale (Telegram, Cisco Webex Teams, Slack, Skype for business …), memorizza e trasferisce ai
sistemi gestionali aziendali informazioni relative a clienti, progetti o commesse, tipo di attività svolte,
orari di inizio, fine o durata, raccogliendo anche note descrittive ed eventuali allegati, immagini o
documenti.
In funzione dei dati da raccogliere e del contesto all’interno del quale l’azienda opera, è possibile
comunicare le attività svolte anche con una semplice telefonata. In pochi secondi e in maniera
assolutamente naturale il collaboratore può comunicare le attività svolte come se inviasse un
messaggio WhatsApp nel gruppo degli amici: “Oggi sono intervenuto dalle 11 alle 12 sul punto vendita
Acme di Bari per manutenzione al sistema di condizionamento”. Detto, fatto! Il dato è nel sistema.

2. TIME TRACKER
Optimist srl– Registro speciale Start-up Innovative (Legge n. 221/2012) della Camera di Commercio di Roma
+39 06 92949109 – info@b-optimist.com
LA METODOLOGIA E LA PIATTAFORMA
L’estrema semplificazione degli adempimenti che affollano la quotidianità di chi opera su progetti e
commesse, spesso sul campo, in mobilità e sempre di corsa, è il segreto per ottenere che le cose
vengano fatte nei tempi e nei modi utili all’organizzazione e alle procedure.
Per ottenere la semplificazione estrema è indispensabile consentire un accesso ai sistemi tramite i
canali di comunicazione più adatti in funzione del contesto: una sistema di messaggistica alla
WhatsApp, un’area immediatamente accessibile nella intranet aziendale o all’interno di un’applicazione
mobile, ma anche un SMS o una telefonata.
L’utilizzo di un chatbot intelligente in grado di riconoscere il linguaggio naturale e la possibilità di
implementare dialoghi dinamici in funzione di ciò che dice il collaboratore consentono di raccogliere
tutte le informazioni necessarie alla gestione del processo aziendale.
Sfruttando le tecniche di storytelling e gamification si riesce a rendere il sistema gradevole ai
collaboratori ottenendo maggiore precisione e puntualità.
La piattaforma utilizzata da Optimist per la realizzazione di TimeTracker consente l’implementazione
anche di altri servizi a supporto della gestione delle risorse umane integrati ai gestionali aziendali,
potendo contare anche sulle applicazioni della suite Sm@rtC6 e sulle competenze specifiche sui temi
dell’Automazione dei processi di gestione delle risorse umane del partner I-Tel Srl (www.i-tel.it).
IL VALORE DELLA PARTNERSHIP
Optimist ha sviluppato la propria piattaforma per mettere a disposizione di service providers, software
house, system integrators, agenzie di comunicazione e società di servizi uno strumento potente
per la realizzazione di chatbot intelligenti e per l’automazione dei processi di business nelle attività
di marketing e lead generation, gestione della relazione con i clienti, ottimizzazione dei processi interni
di HR, delivery e Operations.