Este documento describe los conceptos básicos relacionados con el archivo y almacenamiento de información en soporte informático. Explica los equipos y medios ofimáticos y telemáticos como ordenadores, impresoras, escáneres y redes. También describe las bases de datos, su estructura, funciones y ventajas. Finalmente, cubre los procedimientos de protección de datos y los conceptos de archivos y carpetas.

1. CFGM. Comunicación empresarial
Unidad 8
Archivo de la información en soporte
informático

2. 08 Archivo de la información en soporte informático
CONTENIDOS
8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
8.2. Las bases de datos para el tratamiento
de la información
8.3. Estructura y funciones de una base de datos
8.4. Procedimientos de protección de datos
8.5. Archivos y carpetas
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3. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
A. Tratamiento de datos
Si trabajas como administrativo en una empresa, tendrás que tener en
cuenta los procedimientos de comunicación que se emplean en la misma.
B. La ofimática
La ofimática comprende las herramientas informáticas necesarias para
llevar a cabo el trabajo que se desarrolla en una oficina de una forma
segura, eficaz y rápida.
Medios convencionales para plasmar datos
• Máquina de escribir convencional • Máquina electrónica
• Máquina eléctrica • Ordenador personal
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
B. La ofimática
Impresoras
Dos tipos:
• Por impacto
– Impresoras de agujas
• Sin impacto
– Inyección de tinta
– Láser
Plotter
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
B. La ofimática
Impresoras
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
B. La ofimática
Equipos de gestión empresarial
Equipos utilizados de forma habitual para la transmisión y recepción
los aquellos documentos e imágenes que surgen de la actividad comercial.
Dos tipos: autónomos y multifuncionales
Equipos autónomos
Internos
– Módem
Externos
– Fax aparato
– Escáner
– Fax-módem
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
B. La ofimática
Equipos multifuncionales
Son máquinas incluidas o incorporadas en un mismo dispositivo periférico
que ejecutan varias tareas de forma simultánea.
Los más importantes son:
• Escáner-impresora.
• Copiadora-impresora-escáner.
• Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora.
• Fax-Pcfax-escáner-copiadora-impresora-teléfono.
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8. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
C. La telemática
Se basa en la transmisión a larga distancia de información
y comunicaciones tratadas a través de ordenadores, por medio de cables
o por ondas.
Tres tipos de redes:
LAN (Local Areal Networks o Redes de Área Local)
Este tipo de redes permiten compartir informació n,
programas, software, impresoras, plotters, etc. entre los
equipos de una empresa. Los ordenadores de una empresa
está conectados entre sí por un cable pero no tienen salida al
n
exterior.
MAN (Metropolitan Area Networks)
En este caso se puede conectar la red con otras redes dentro
de la misma ciudad; tendríamos que utilizar la tecnología
de las redes.
WAN (Wide Area Networks)
Permite una conexió n a mayor distancia. Los ordenadores
conectados a una red de á ancha normalmente está
rea n
conectados a travé s de redes pú blicas, como la red de
telé fono. Tambié n pueden estar conectados a travé s
8 de líneas alquiladas o de saté lites.

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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
C. La telemática
 Correo electrónico (e-mail)
Permite enviar y recibir mensajes y todo tipo de ficheros adjuntos de una
forma rápida, práctica, segura y económica.
Está compuesta por:
• Gratuitas
Formas de obtener una cuenta de correo:
• De pago
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
C. La telemática
 Correo electrónico (e-mail)
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
C. La telemática
Equipos de comunicación sin cable
Estos sistemas utilizan la tecnología de los teléfonos móviles. El ordenador portátil dispone de una antena,
bien interior o exterior, que transmite la información a través de las ondas emitidas por las torres
de telecomunicaciones,
La videoconferencia
Ventajas: Elementos básicos y necesarios:
• Mayor rendimiento en la organización. • Un CODEC (aparato que sirve para la COmpresión y
DECompresión de vídeo).
• Mejora en la realización de proyectos. • Un ordenador multimedia.
• Reducción de costes. • Tarjeta y software de videoconferencia.
• Ahorro de tiempo. • Cámaras de vídeo.
• La videoconferencia individual o punto a punto. • Micrófonos y altavoces.
• Multiconferencia. • Mando por infrarrojos.
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
C. La telemática
La firma digital
Está compuesta por:
• La propia firma electrónica. • El certificado electrónico: un • El documento electrónico: redactado en
documento firmado electrónicamente. soporte electrónico; incorpora los datos que
estén firmados electrónicamente.
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
C. La telemática
DNI electrónico
Es el documento que acredita electrónicamente la identidad de su titular y
permite la firma electrónica de documentos.
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8.1. Medios y equipos ofimáticos y telemáticos
C. La telemática
La oficina móvil
Es el modelo de trabajo que permite a los empleados llevar a cabo
gestiones empresariales por medio de equipos informáticos desde
cualquier lugar diferente de su centro de trabajo habitual.
Los equipos más utilizados son: Entre los periféricos destacan:
• Ordenadores portátiles. • Impresoras portátiles.
• Escáneres portátiles.
• Miniordenadores.
• PDA (Personal Digital Assistant; Asistente Digital Personal).
• Tablet PC (ordenador entre el portátil y un PDA).
• Ordenadores portátiles.
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8.2. Las bases de datos para el tratamiento
de la información
Podemos definir una base de datos como un programa informático que
almacena de forma sistemática un conjunto de datos relacionados entre sí,
para posteriormente obtener la información de una forma rápida y eficaz.
Sus características son las siguientes:
a) Se organizan independientemente del soporte g) Integridad de los datos.
que las contiene y las aplicaciones utilizadas.
b) Control centralizado. h) Consultas complejas optimizadas.
c) Pueden ser utilizadas por varios usuarios y i) Seguridad de acceso y auditoría.
aplicaciones.
d) Presentan una menor redundancia. j) Respaldo y recuperación.
e) Rapidez, fiabilidad y flexibilidad. k) Acceso a través de lenguajes
de programación estándar.
f) Independencia lógica y física de los datos.
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17. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.2. Las bases de datos para el tratamiento
de la información
Ventajas de un sistema de gestión de bases de datos (SGBD)
1. Control sobre la repetición de los datos.
2. Consistencia de los datos.
3. Datos compartidos.
4. Integridad de los los datos.
5. Seguridad.
6. Accesibilidad a los datos.
7. Mejora en la productividad.
8. Mejora en el mantenimiento.
9. Copias de seguridad.
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18. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.2. Las bases de datos para el tratamiento
de la información
Desventajas de un sistema de gestión de bases de datos (SGBD)
1. Complejidad 2. Equipamiento adicional
Los SGBD son conjuntos de programas que debido Los SGBD, como las propias bases de datos, pueden
a la cantidad de funciones que ofrecen hacen que hacer que sea necesario disponer de má espacio de
s
sea necesario comprender muy bien su almacenamiento. Para obtener un mejor rendimiento
funcionamiento para poder obtener el mejor de los SGBD es necesario contar con un ordenador
rendimiento de ellos. dedicado exclusivamente a ello, así como la
implantació n de una red.
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19. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.3 Estructura y funciones de una base
de datos
Es recomendable disponer de los conocimientos básicos sobre los
objetivos y funciones de los archivos principales asociados a una base de
datos para conseguir un mejor funcionamiento del sistema.
A. Estructura
La estructura de una base
de datos hace referencia
al tipo de datos, las relaciones,
las restricciones o los vínculos
que debe cumplir la información
almacenada.
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20. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.3 Estructura y funciones de una base
de datos
Toda base de datos contiene:
• Tabla: Conjunto de registros que contienen un tipo de informació n.
Campo
(columna)
Registro
(fila)
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21. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.3 Estructura y funciones de una base de datos
Consulta
Formulario
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22. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.3 Estructura y funciones de una base de datos
Informe
Macros
Definen de una forma estructurada la acción o acciones que deseamos que
realice Access cuando pulsamos en algún objeto de nuestra base de datos.
Módulos
Son objetos que contienen procedimientos personales que a su vez son
programas escritos en Visual Basic para aplicaciones, VBA.
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23. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.3 Estructura y funciones de una base de datos
B. Funciones
1. Permitir a los usuarios almacenar datos en la base de datos.
2. Proporcionar un sistema que garantice que todo el conjunto de acciones.
3. Asegurar la actualización de los datos.
4. Prohibir el acceso.
5. Recuperar los datos.
6. Integrar un software de comunicaciones.
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24. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.4. Procedimientos de protección de datos
La ley Orgánica de Protección de Datos tiene como misión: Garantizar y proteger
los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las
personas físicas, y especialmente su honor e intimidad personal y familiar.
La Ley obliga a las entidades a:
• La adaptación de documentos.
• La adaptación de contratos: laborales, con proveedores, de compraventa, etcétera; de servicios externos:
fiscales, contables, laborales, seguridad.
• La adaptación de sistemas de información a los requerimientos legales.
• La adaptación de los procesos internos a los requerimientos legales.
Normas para proteger la información:
1. Debemos conocer qué información tenemos almacenada en nuestros archivos.
2. Reducir los archivos.
3. Desde el punto de vista de la seguridad electrónica, para una efectiva protección de la información
debemos, entre otras medidas, comprobar la vulnerabilidad de los equipos y redes, cifrar la
información más sensible, controlar el acceso a la información, tener antivirus y anti-spyware
24 actualizados, cambiar frecuentemente las contraseñas y realizar copias de seguridad a menudo.

25. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.5 Archivos y carpetas
A. Archivos informáticos
Un archivo informático es un grupo de datos estructurados que se almacena en
algún medio de escritura y al cual se puede acceder desde un ordenador para
su posterior lectura, modificación, grabación o borrado.
Partes del nombre de un archivo
Nombre del archivo En Windows, el nombre del archivo puede comprender hasta
un total de 255 caracteres excepto: / : * ? ” < > |.
Su principal función es diferenciar su contenido, permitiendo
al ordenador identificar el programa que puede abrir dicho
Extensión fichero.
Las extensiones de los ficheros son asignadas
automáticamente por el software que los creó:
.doc: documento de Word.
.xls: documento de Excel.
.bmp: dibujo.
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26. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.5 Archivos y carpetas
A. Archivos informáticos
Entre las extensiones de ficheros más comunes podemos encontrar las siguientes:
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27. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.5 Archivos y carpetas
B. Carpetas
En informática, el concepto de carpeta hace referencia al espacio en un disco duro
o unidad de almacenamiento en el que los archivos están organizados y agrupados.
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28. 08 Archivo de la información en soporte informático
8.5 Archivos y carpetas
B. Carpetas
Propiedades de una carpeta
• Oculto 2. De
1. Generales seguridad
• Compartir
3. Personalizar
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29. 08 Archivo de la información en soporte informático
Créditos:
Autores del libro del alumno
Gerardo Álvarez
Alberto Cadiñanos
Edición
Estudio177.com, Rocío Orovengua León
Fotografías:
Flickr: jepoirrier
Photobucket: Pradeep_115
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