Projektportfolio Management

www.gotscharek-company.com
PROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENT
Projektportfolio-Management – PPM / Hintergrund, Nutzen, Lösungsansätze
1Projektportfolio-Management

Projektportfolio-Management 2
Inhalt.
 Trends und Herausforderungen
 Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs
 Hintergrund zu Projektportfolio Management – Was genau ist PPM?
 Warum ist das Thema wichtig?
 Projektportfolio-Management – Benefits
 Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements
 Relevante Standards und Rahmenwerke
 Anhang

Trends und Herausforderungen

Trends & Herausforderungen.
Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern.
 Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie
 Investition in die richtigen Themen
 Terminierung schwacher Projekte
 An den richtigen Projekten arbeiten
 Vermeidung von Projekt-Redundanzen
 Optimale Ressourcenallokation
 Steigerung der Einspareffekte
Dynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften
 Kürzere Lebenszyklen
 Hochdynamische Umfelder
 Fusion, Übernahme, etc.
 Kürzere Reaktionszeiten
 Bedarfe Markt & Kunden
 Richtige Leistungen zum
richtigen Zeitpunkt
 Kundenerwartung bzgl.
attraktiver Preise
 Sinkende Budgets
 Knappe Mitarbeiter-
kapazitäten
 Inhaltliche Interdependenzen
 Gemeinsame personelle &
finanzielle Ressourcen
 Risiken
 Unzureichende Transparenz
Erfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und Kostensenkung
Optimale Planung und Steuerung des gesamten Projektportfolios
Unternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzen
Projekt
Portfolio
Management

Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs.
Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 2007 der TU Berlin.
Quelle: MPM-Studie 2007; Technische Universität Berlin
Befragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolios
lag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 20 und 200 Projekten
 Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch
 Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab
 Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform
 32 % beklagen Doppelarbeiten
Aber…
45% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio-
Managements auf den Geschäftserfolg

Hintergrund zum Projektportfolio Management - PPM

Hintergrund zu Projektportfolio-Management – Was genau ist PPM?
Projektportfolio-Management als strategisches Instrument.
 A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are grouped
together to facilitate effective management of work to meet strategic business
objectives.
 The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent or
directly related.
 These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured,
ranked, and prioritized.
Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI
Projektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung und
Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-,
Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens.

Projektportfolio-Management im Kontext.
Portfolios selektieren die „Richtigen“ Programme und Projekte.

Warum ist das Thema wichtig?
Jede Organisation hat ein Portfolio.
Jede Organisation hat ein Portfolio, vielen ist dies jedoch nicht
bewusst und viele managen ihr Portfolio äußerst schlecht.

Benefits

Projektportfolio-Management – Benefits (1/2).
Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management.
Nach einer Untersuchung der IDC – www.idc.com – in 2008 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation,
Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt.
 Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 25%
 Kostenreduktion je Projekt um 37%
 Verringerung redundanter Projekte um 78%
 Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14%
 Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 59%

Projektportfolio-Management – Benefits (2/2).
Nutzen von Projektportfolio-Management.
 Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie
 Investition in die richtigen Themen
 Terminierung schwacher Projekte
 An den richtigen Projekten arbeiten
 Vermeidung von Projekt-Redundanzen
 Optimale Ressourcenallokation
 Steigerung der Einspareffekte

Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements

Projektportfolio-Management – Kernbestandteile
Prozesse, Methoden und Tools bilden die Basis für ein effektives PPM.
Prozesse
Methoden
Tools
Project
Portfolio
Management
Org. Strategy
& Objectives
(IT) – Demand
Assessment
(IT) – Demand
Prioritization &
Selection
(IT)–Programm
& Project
Management
Resource
Management
(IT) –
Governance
SCORING MODEL Evaluation
List of Criteria
%
Weight
Low
Mediu
m
High Score Total
Business Case - Return on
Invest 20 0 5 10 10 2
Degree of strategic alignment 20 0 5 10 10 2
Time needed 10 0 5 10 5 0,5
External Support needed 10 0 5 10 5 0,5
Probabality of Success 10 0 5 10 10 1
Budget needed 5 0 5 10 0 0
Time needed 5 0 5 10 5 0,25
Availability of skilled staff 5 0 5 10 5 0,25
Risks 10 0 5 10 5 0,5
Legal/Regulatory obligation /
Compliance 5 0 5 10 10 0,5
TOTAL WEIGHT = 100% TOTAL SCORE 7,5
Ideen,
Projektvorschläge
(Strategiekonform)
Auswahl &
Verdichtung
Abstimmung &
Koordinierung
G
A
T
E
Meilensteine
Anreize für erfolgr.
Projektabschluss
z.B. Clarity, CA

Kernbestandteil Prozesse (1/2).
Überprüfung der Prozesse und Strategien in folgenden Bereichen.
Project
Portfolio
Management
Org.
Strategy &
Objectives
Demand
Assessment
Demand
Prioritization &
Selection
Programm
& Project
Management
Resource
Management
Governance

Kernbestandteil Prozesse(2/2).
Strategie /
Ziel-
setzungen
Vorbereitung Planung Nutzenschöpfung
Werthaltige
Programme
& Projekte
Identifi-
kation
Kategori-
sierung
Umsetzung
Autori-
sierung
Priori-
sierung
Aus-
balan-
cierung
Evalu-
ierung
Selektion
Strategic
Change
Monitoring
&
Steuerung
Per-
formance
Review
 Strategie & Zielsetzungen
 Projekte/Ideen-Inventar
 Balancierungs-Kriterien
 Rollen, Skills, Team
 Identifikation von
Projekten & Ideen
 Kriterien für das Aus-
balancieren festlegen
 Business (Strat. Ausricht.)
 Risiken
 Finanzen (ROI, NPV,…)
 Markt
 weitere
 Rollen, Aufgaben, Skills &
Verantwortlichkeiten
 Sponsor
 Portfolio Mgmnt. Team
AktivitätenErgebnisse
 Zusammenstellung der Nutzenversprechen und
Wertbeiträge je Projekt (Value Propositions)
 Bewertung jedes einzelnen Projekts
 Validierung und Auswahl der Projekte
 Einordnung der Projekte zu Kategorien
 Obligatorisch
 Businesskritisch
 Hohe, mittlere, niedrige Priorität
 Priorisierung auf Basis eines multikriteriellen
Ranking-Modells
 Ressourcenkapazitätsanalyse
 Planung und Allokation von Budgets
Budgetinduzierte Streichung von Projekten
 Ausbalancieren des Portfolios
 Wertbeiträge, Business Cases
 Geklärte Ressourcenkapazitäten
 Projekt-Scores, Projekt-Rankings, Prior. Projekte
 Allokierte Budgets (Strategic Buckets)
Veränderungsmanagement
 Autorisierung
und Freigabe
von Projekten
 Ressourcenzu-
weisung und
Freigabe
 Festlegung der
Portfolio-Meilen-
steine und des
Aktivitätenablaufs
 Kommunikation
Entscheidungen
 Genehm. Projekte
 Ressourcen sind
verfügbar
 Meilensteine
 Performance Metriken
 Entwicklung der Nutzenschöpfung
 Portfolioveränderungen
 Portfolio-Status
 Management und Steuerung
der Ressourcen und
Portfolioaktivitäten
 Monatliches Review der Port-
folio-Performance durch Port-
foliomanager
 Reporting der Portfolio-
Performance anhand
definierter Metriken an das
Management
 Berücksichtigung von operativen
und strategischen Änderungen

Kernbestandteil Methoden – Beispiel: Auswahl der Projekte.
Anspruch und Praxiswirklichkeit.
Der Idealfall Die Praxis
?
GATE
Projektideen werden
nicht identifiziert
Ideen,
Projektvorschläge
(Strategiekonform)
Auswahl &
Verdichtung
Abstimmung &
Koordinierung
GATE Meilensteine
Anreize für erfolgr.
Projektabschluss
Auswahl-
entscheidungen
nicht transparent
Offizielle Entscheidungs-
wege werden verlassen
Abhängigkeiten & Synergien
werden nicht erkannt
Quelle: MPM-Studie 2005; Technische Universität Berlin
Projekte werden gestoppt,
Ressourcen freigesetzt
U-Boot
Projekte

Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM.
 CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement,
Demand-Management, etc.
 Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management,
Global Standard, 2nd Edition, PMI
 PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement
 OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegrade
einer Organisation bzgl. Programm-/
Projekt- und Projektportfolio-Management

Gotscharek & Company – Kontakt.
Wolfgang Gotscharek
Gotscharek & Company GmbH
Begonienweg 1
D-63456 Hanau
Tel. + 49 6181 66 27 90
Fax + 49 6181 66 27 44
E-mail: info@gotscharek-company.com

Projektportfolio Management

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

En vedette

En vedette (20)

Similaire à Projektportfolio Management

Similaire à Projektportfolio Management (20)

Projektportfolio Management