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Dai Tempo al Tempo
                            Pillole di Formazione
                                     7 aprile 2009
  Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli
www.luigimengato.com
      info@luigimengato.com




Chi siamo: presentiamoci
1.   Il Calendario: quale usare? Come usarlo?
     Perché usarlo ?
2.    Parleremo della metodologia di
     Pianificazione del tempo e ….
3.   …. di come organizzare in modo efficace
     ed efficiente gli Appuntamenti.




Obiettivi dell’incontro
   LE LISTE: Non vi è una reale
         pianificazione del tempo, si affida alla
         capacità mnemonica della persona di
         ricordarsi di tutte le attività previste,
         avvalendosi eventualmente di liste da
         portare con sé e verificare a fine giornata.

        IL PLANNING: Questo approccio alla
         gestione del tempo prevede una
         pianificazione fiscale e razionalizzata del
         tempo, con utilizzo di agende e planning,
         esasperando il concetto di efficienza
         personale e portando a considerare il
         mondo come potenziale mezzo o ostacolo
         da superare per svolgere le proprie
         attività.


Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione


!
     
         dei valori e sulla fissazione delle priorità.
         Viene utilizzata sia per programmare la
         giornata lavorativa, sia per verificare la
         corrispondenza tra attività quotidiane e
         obiettivi a medio – lungo termine posti
         all’inizio


        GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi
         dei precedenti, cercando di esaltarne i punti
         di forza e di sopperire ai punti di debolezza.
         Parte dal presupposto che gestire il proprio
         tempo non vuol dire iper-pianificare, ma
         raggiungere un equilibrio interiore ,
         cercando di soddisfare esigenze lavorative,
         ma anche quelle sociali, fisiche e mentali.

Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
 … il termine “gestione del tempo” è in
     realtà fuorviante: il problema non consiste
       nel gestire il tempo, ma nel gestire noi
                         stessi.

    Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere
            successo” ed FrancoAngeli




La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
Performance Management
www.luigimengato.com
   http://www.forema.it/seminari/corso.php?ID=492&NEnte=1
   15 e 21 aprile 2009

Seminario “Padroni del proprio tempo”
Cosa fare



        Quando           Perchè



Performance Management
La perfezione è raggiunta
  non quando non c’è più
 niente da aggiungere, ma
 quando non c’è più niente
        da togliere.
                        Antoine De Saint-Exupery
                     (autore de Il Piccolo Principe)


Pareto & Parkinson
   Nel 1897 Pareto, studiando la
    distribuzione dei redditi, dimostrò che in
    una data regione solo pochi individui
    possedevano la maggior parte della
    ricchezza.
   Questa osservazione ispirò la cosiddetta
    "legge 80/20” (formulata da Joseph M.
    Juran) nota con il nome di principio di
    Pareto:

     l'80%    dei risultati dipende
           dal 20% delle cause
I principi: legge di Pareto
 Tempo:


   l’80 % dei risultati deriva dal 20%
    dello sforzo e del tempo impiegati;

                 Da studiare:
  Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80%
                  del tempo ?
 Qual è il 20% delle fonti che produce l’80%
                 dei risultati ?



Legge di Pareto e il tempo
   Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993),
    storico e scrittore britannico.


      Illavoro si espande fino a
     riempire il tempo disponibile
       per il suo completamento




I principi: legge di Parkinson
Limitare le Attività all’essenziale per
     abbreviare il tempo di lavoro
                 (Pareto)

                     +
  Abbreviare il tempo di lavoro per
   limitare le Attività all’essenziale
              (Parkinson)

Pareto + Parkinson
Lo strumento: il calendario
Analisi del calendario
Il vaso è pieno ?




 Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in
 seguito non ci si potrà mettere il resto.

Il tempo: una risorsa finita
Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?
  Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom):
  anno, mese, settimana, giorno, ore.

Lo strumento: il calendario
-


  ANNO



   +
         MESE
                SETTIMANA
                        GIORNO/ORA



Overview sul tempo
 Disattivare                 i promemoria di default
    ◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040



 Aprire           Outlook sul Calendario:
   http://office.microsoft.com/it-
    it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040




Consigli tecnici ……
   Appuntamenti con sé stessi
    ◦ Altri = contraenti forti
    ◦ Noi = contraenti deboli




   Definire ora di inizio ma soprattutto ora di
    fine




Consigli “metodologici” ……
Lavorare per Priorità
Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo
   Applicare il metodo LIFO invece del FIFO
   Non saper dire di NO (bisogna avere un
    “SI" più grande che ci appassiona);
   Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che
    ci divertono ma che non sono importanti
   Dare priorità a lavori facili




Errori comuni
La Pianificazione
Quando, come e cosa pianificare
   Quando:
    ◦ 1 mese prima
   Cosa fare:
    ◦   Check ed Act dell’anno trascorso
    ◦   Definire il PdA
    ◦   Studiare il tempo futuro (feste, fiere,
        anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)




Overview dell’anno
   Quando:
    ◦ Due o tre giorni prima della fine del mese
   Cosa fare:
    ◦       Check ed Act del mese trascorso
    ◦       Studiare il prossimo mese:
            Su quali categorie lavoro ?
            Quali attività importanti ?
    ◦       Pianificare le giornate (appuntamenti
            importanti, corsi, eventi, )




Overview del mese
   Quando:
    ◦ venerdì
   Cosa fare:
    ◦   Check ed Act della settimana trascorsa
    ◦   Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari,
        spostamenti, …)
    ◦   Studiare le Attività su cui lavorare
    ◦   Azioni importanti




Overview della settimana
   Quando:
    ◦ La sera, prima di chiudere la giornata
   Cosa fare:
    ◦   Check ed Act della giornata trascorsa
    ◦   Controllare le Attività non lavorate e
        riposizionarle nel tempo
    ◦   Studiare il domani (appuntamenti, orari,
        spostamenti, …)
    ◦   Studiare le Attività su cui lavorare
    ◦   Azioni importanti




Overview del giorno
   Permette l’anticipazione mentale
   Attiva il SAR
   Evita le distrazioni
   Stimola l’Eustress
   Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed
    impedisce di “cadere” sul Quadrante 1
   Scarica l’ Inconscio, libera risorse per
    Conscio e Subconscio
   Genera controllo, quindi sicurezza e
    tranquillità
   Vostri suggerimenti ….

Vantaggi della Pianificazione
valutare gli scostamenti tra quanto
     pianificato e quanto avvenuto realmente

   Cause frequenti di scostamento:
    ◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il
      piano scritto
    ◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo
    ◦ eccedere il n° di attività
    ◦ eccesso di interruzioni non gestite
    ◦ “altri” che tendono a prevaricarci
    ◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano
      veramente ?)
    ◦ scarsa leadership verso i ns. impegni


Monitorare le pianificazioni
1.   Ricordate Pareto + Parkinson
2.   Usate 1 calendario (Outlook ?)
3.   Segnate gli appuntamenti con voi stessi
4.   Definite ora inizio e ora fine
5.   Pensate, Prevedete, Pianificate (3P)




Ricetta: le 5 pillole.
   Arrivederci alla prossima pillola




              Martedì 28/04/09
               Alessandro Carli
   Fare di più …. facendo di meno: come
            delegare con successo.

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  • 1. Dai Tempo al Tempo Pillole di Formazione 7 aprile 2009 Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli
  • 2. www.luigimengato.com info@luigimengato.com Chi siamo: presentiamoci
  • 3. 1. Il Calendario: quale usare? Come usarlo? Perché usarlo ? 2. Parleremo della metodologia di Pianificazione del tempo e …. 3. …. di come organizzare in modo efficace ed efficiente gli Appuntamenti. Obiettivi dell’incontro
  • 4. LE LISTE: Non vi è una reale pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata.  IL PLANNING: Questo approccio alla gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività. Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
  • 5. LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione !  dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio  GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali. Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
  • 6.  … il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.  Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
  • 9. http://www.forema.it/seminari/corso.php?ID=492&NEnte=1  15 e 21 aprile 2009 Seminario “Padroni del proprio tempo”
  • 10. Cosa fare Quando Perchè Performance Management
  • 11. La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere. Antoine De Saint-Exupery (autore de Il Piccolo Principe) Pareto & Parkinson
  • 12. Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.  Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:  l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause I principi: legge di Pareto
  • 13.  Tempo:  l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati; Da studiare:  Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?  Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ? Legge di Pareto e il tempo
  • 14. Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.  Illavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento I principi: legge di Parkinson
  • 15. Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto) + Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale (Parkinson) Pareto + Parkinson
  • 16. Lo strumento: il calendario Analisi del calendario
  • 17. Il vaso è pieno ? Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto. Il tempo: una risorsa finita
  • 18. Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ? Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore. Lo strumento: il calendario
  • 19. - ANNO + MESE SETTIMANA GIORNO/ORA Overview sul tempo
  • 20.  Disattivare i promemoria di default ◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040  Aprire Outlook sul Calendario:  http://office.microsoft.com/it- it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040 Consigli tecnici ……
  • 21. Appuntamenti con sé stessi ◦ Altri = contraenti forti ◦ Noi = contraenti deboli  Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine Consigli “metodologici” ……
  • 23. Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo
  • 24. Applicare il metodo LIFO invece del FIFO  Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona);  Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti  Dare priorità a lavori facili Errori comuni
  • 25. La Pianificazione Quando, come e cosa pianificare
  • 26. Quando: ◦ 1 mese prima  Cosa fare: ◦ Check ed Act dell’anno trascorso ◦ Definire il PdA ◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …) Overview dell’anno
  • 27. Quando: ◦ Due o tre giorni prima della fine del mese  Cosa fare: ◦ Check ed Act del mese trascorso ◦ Studiare il prossimo mese:  Su quali categorie lavoro ?  Quali attività importanti ? ◦ Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, ) Overview del mese
  • 28. Quando: ◦ venerdì  Cosa fare: ◦ Check ed Act della settimana trascorsa ◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …) ◦ Studiare le Attività su cui lavorare ◦ Azioni importanti Overview della settimana
  • 29. Quando: ◦ La sera, prima di chiudere la giornata  Cosa fare: ◦ Check ed Act della giornata trascorsa ◦ Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo ◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …) ◦ Studiare le Attività su cui lavorare ◦ Azioni importanti Overview del giorno
  • 30. Permette l’anticipazione mentale  Attiva il SAR  Evita le distrazioni  Stimola l’Eustress  Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1  Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio  Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità  Vostri suggerimenti …. Vantaggi della Pianificazione
  • 31. valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente  Cause frequenti di scostamento: ◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto ◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo ◦ eccedere il n° di attività ◦ eccesso di interruzioni non gestite ◦ “altri” che tendono a prevaricarci ◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?) ◦ scarsa leadership verso i ns. impegni Monitorare le pianificazioni
  • 32. 1. Ricordate Pareto + Parkinson 2. Usate 1 calendario (Outlook ?) 3. Segnate gli appuntamenti con voi stessi 4. Definite ora inizio e ora fine 5. Pensate, Prevedete, Pianificate (3P) Ricetta: le 5 pillole.
  • 33. Arrivederci alla prossima pillola Martedì 28/04/09  Alessandro Carli  Fare di più …. facendo di meno: come delegare con successo.