3. 1. Il Calendario: quale usare? Come usarlo?
Perché usarlo ?
2. Parleremo della metodologia di
Pianificazione del tempo e ….
3. …. di come organizzare in modo efficace
ed efficiente gli Appuntamenti.
Obiettivi dell’incontro
4. LE LISTE: Non vi è una reale
pianificazione del tempo, si affida alla
capacità mnemonica della persona di
ricordarsi di tutte le attività previste,
avvalendosi eventualmente di liste da
portare con sé e verificare a fine giornata.
IL PLANNING: Questo approccio alla
gestione del tempo prevede una
pianificazione fiscale e razionalizzata del
tempo, con utilizzo di agende e planning,
esasperando il concetto di efficienza
personale e portando a considerare il
mondo come potenziale mezzo o ostacolo
da superare per svolgere le proprie
attività.
Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
5. LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione
!
dei valori e sulla fissazione delle priorità.
Viene utilizzata sia per programmare la
giornata lavorativa, sia per verificare la
corrispondenza tra attività quotidiane e
obiettivi a medio – lungo termine posti
all’inizio
GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi
dei precedenti, cercando di esaltarne i punti
di forza e di sopperire ai punti di debolezza.
Parte dal presupposto che gestire il proprio
tempo non vuol dire iper-pianificare, ma
raggiungere un equilibrio interiore ,
cercando di soddisfare esigenze lavorative,
ma anche quelle sociali, fisiche e mentali.
Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
6. … il termine “gestione del tempo” è in
realtà fuorviante: il problema non consiste
nel gestire il tempo, ma nel gestire noi
stessi.
Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere
successo” ed FrancoAngeli
La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
9. http://www.forema.it/seminari/corso.php?ID=492&NEnte=1
15 e 21 aprile 2009
Seminario “Padroni del proprio tempo”
10. Cosa fare
Quando Perchè
Performance Management
11. La perfezione è raggiunta
non quando non c’è più
niente da aggiungere, ma
quando non c’è più niente
da togliere.
Antoine De Saint-Exupery
(autore de Il Piccolo Principe)
Pareto & Parkinson
12. Nel 1897 Pareto, studiando la
distribuzione dei redditi, dimostrò che in
una data regione solo pochi individui
possedevano la maggior parte della
ricchezza.
Questa osservazione ispirò la cosiddetta
"legge 80/20” (formulata da Joseph M.
Juran) nota con il nome di principio di
Pareto:
l'80% dei risultati dipende
dal 20% delle cause
I principi: legge di Pareto
13. Tempo:
l’80 % dei risultati deriva dal 20%
dello sforzo e del tempo impiegati;
Da studiare:
Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80%
del tempo ?
Qual è il 20% delle fonti che produce l’80%
dei risultati ?
Legge di Pareto e il tempo
14. Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993),
storico e scrittore britannico.
Illavoro si espande fino a
riempire il tempo disponibile
per il suo completamento
I principi: legge di Parkinson
15. Limitare le Attività all’essenziale per
abbreviare il tempo di lavoro
(Pareto)
+
Abbreviare il tempo di lavoro per
limitare le Attività all’essenziale
(Parkinson)
Pareto + Parkinson
17. Il vaso è pieno ?
Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in
seguito non ci si potrà mettere il resto.
Il tempo: una risorsa finita
18. Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?
Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom):
anno, mese, settimana, giorno, ore.
Lo strumento: il calendario
19. -
ANNO
+
MESE
SETTIMANA
GIORNO/ORA
Overview sul tempo
20. Disattivare i promemoria di default
◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040
Aprire Outlook sul Calendario:
http://office.microsoft.com/it-
it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
Consigli tecnici ……
21. Appuntamenti con sé stessi
◦ Altri = contraenti forti
◦ Noi = contraenti deboli
Definire ora di inizio ma soprattutto ora di
fine
Consigli “metodologici” ……
24. Applicare il metodo LIFO invece del FIFO
Non saper dire di NO (bisogna avere un
“SI" più grande che ci appassiona);
Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che
ci divertono ma che non sono importanti
Dare priorità a lavori facili
Errori comuni
26. Quando:
◦ 1 mese prima
Cosa fare:
◦ Check ed Act dell’anno trascorso
◦ Definire il PdA
◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere,
anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)
Overview dell’anno
27. Quando:
◦ Due o tre giorni prima della fine del mese
Cosa fare:
◦ Check ed Act del mese trascorso
◦ Studiare il prossimo mese:
Su quali categorie lavoro ?
Quali attività importanti ?
◦ Pianificare le giornate (appuntamenti
importanti, corsi, eventi, )
Overview del mese
28. Quando:
◦ venerdì
Cosa fare:
◦ Check ed Act della settimana trascorsa
◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview della settimana
29. Quando:
◦ La sera, prima di chiudere la giornata
Cosa fare:
◦ Check ed Act della giornata trascorsa
◦ Controllare le Attività non lavorate e
riposizionarle nel tempo
◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview del giorno
30. Permette l’anticipazione mentale
Attiva il SAR
Evita le distrazioni
Stimola l’Eustress
Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed
impedisce di “cadere” sul Quadrante 1
Scarica l’ Inconscio, libera risorse per
Conscio e Subconscio
Genera controllo, quindi sicurezza e
tranquillità
Vostri suggerimenti ….
Vantaggi della Pianificazione
31. valutare gli scostamenti tra quanto
pianificato e quanto avvenuto realmente
Cause frequenti di scostamento:
◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il
piano scritto
◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo
◦ eccedere il n° di attività
◦ eccesso di interruzioni non gestite
◦ “altri” che tendono a prevaricarci
◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano
veramente ?)
◦ scarsa leadership verso i ns. impegni
Monitorare le pianificazioni
32. 1. Ricordate Pareto + Parkinson
2. Usate 1 calendario (Outlook ?)
3. Segnate gli appuntamenti con voi stessi
4. Definite ora inizio e ora fine
5. Pensate, Prevedete, Pianificate (3P)
Ricetta: le 5 pillole.
33. Arrivederci alla prossima pillola
Martedì 28/04/09
Alessandro Carli
Fare di più …. facendo di meno: come
delegare con successo.