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(…le français suit)
                  Performance Measurement Working Group
                            Record of Decisions
        Thursday, November 20th 2008, 1:00PM-2:00PM (Ottawa Time)

Champion: Marcel Lebleu
Members:                                   Regrets:
Campbell, Angela –CHLTN                    Bachynsky, Valerie -HLFAX
Gaudet, Charles – MNCTN                    Court, Brent –TRNTO
Hansen, Christian -VNCVR                   Rutherford, Jane – STJNS
Hatzipanayis, Charles –WNNPG               Pannu, Dee –EDMTN
Johnson, Sheila – BSR
Kucherepa, Peter -RGINA
Lamoureux, Adèle – PDC
Mathieu, Paule, MNTRL
Racicot, Elise -MNTRL –TD
Skoryk, Trisha - BSR
Thibeault, Josée–BSR
Vogtle, Janice -TRNTO -TD
Willmott, Michael –EDMTN
1. Roll Call
2. Agenda Review
No change/addition to the Agenda
3. New PMWG structure
Marcel thanks the current members who contributed to date to the PMWG. To
improve the decision making and the RO representation, the WG will be
downsized and the new structure will be as follow:
       - 1 representative from each region as opposed to 1 rep per office. The
new PMWG will be composed of 5 ROs representatives with Christian Hansen
for Pacific; Michael Willmott for PNR; Janice Vogtle for Ontario; Élise Racicot for
Québec and; Jane Rutherford for Atlantic.
       - The role of the RO reps remains the same i.e to represent the interest of
his/her region and to consult with his/her respective office and brings feedback to
the working group for discussion and final decision. Once final decision is
taken, the PMWG rep provides information and communicates with their
management and colleagues in their respective RO.
      - 1 representative from PDC (Adèle Lamoureux from Strategic Trade
Planning and Performance Management). Adèle’s role is to keep the PMWG in
line with the departmental performance requirements.
       - Finally, we will have representatives from BSR (WTD) with Sheila Josée
and Trish. Their role is to coordinate the PMWG activities and to summarize the
performance measurement data into a National roll up and to analyse the data.


4. Current Indicators
Important to report on all indicators including those on partners.

5. New Indicators
So far, the PMWG has concentrated on the “trade” side and with the Integrative
Trade approach, the group should now look at the investment and innovation
components.

Some work has been done in terms of tracking on investment by the TRIO
Investment sub-working in terms of client relationship but we need to look at what
we should used to report on the performance initiative.
In the next couples of weeks, we will work closely with investment and innovation
on a collaborative approach to use TRIO as the tools to report on PM indicators.

6. Future Plan for Next Fiscal Year
The PMWG plan for next FY is as follow:
       - We will roll up and analyse the PM annual data.
       - We will interpret the data i.e. do they tell our story?
       - In a face-to-face meeting (approximately around April)
              - we will review / validate the indicators
              - we will set National objectives / targets for the new FY


7. Next Steps: International Business Development (IBD) Framework
A new version of IBD Framework is currently being developed by PDC Strategic
Trade Planning and Performance Management. Next conf call, we will ask Adèle
Lamoureux to provide us with the status on this Framework and explain how the
ROs fit into this framework.
We can use this document to begin our discussions on investment indicators for
ROs.
8. Other
First quarter results will be sent to ROs shortly.
Next conference call is scheduled for December 18th, 2008.
Groupe de travail sur la mesure du rendement
                  Compte rendu des décisions
          Le jeudi 20 novembre 2008, de 13 h à 14 h (heure d’Ottawa)

Champion: Marcel Lebleu
Membres :                                  Absents :
Campbell, Angela –CHLTN                    Bachynsky, Valerie -HLFAX
Gaudet, Charles – MNCTN                    Court, Brent –TRNTO
Hansen, Christian -VNCVR                   Rutherford, Jane – STJNS
Hatzipanayis, Charles –WNNPG               Pannu, Dee –EDMTN
Johnson, Sheila – BSR
Kucherepa, Peter -RGINA
Lamoureux, Adèle – PDC
Mathieu, Paule, MNTRL
Racicot, Elise -MNTRL –TD
Skoryk, Trisha - BSR
Thibeault, Josée–BSR
Vogtle, Janice -TRNTO -TD
Willmott, Michael –EDMTN
8. Présence
9. Examen de l’ordre du jour
Aucun changement/ajout à l’ordre du jour
10. Nouvelle structure du GTMR
Marcel remercie les membres actuels qui ont contribué jusqu’à présent au
GTMR. Afin d’améliorer la prise de décision ainsi que la représentativité des BR,
le groupe de travail sera réduit et la nouvelle structure sera comme suit :
      - 1 représentant par région plutôt que 1 représentant par bureau. Le
        nouveau GTMR sera donc composé de 5 représentants des BR dont
        Christian Hansen pour le Pacifique; Michael Willmott for RPN; Janice
        Vogtle pour l’Ontario; Élise Racicot pour le Québec et Jane Rutherford
        pour l’Atlantique.
      - Le rôle des représentants des BR demeure inchangé i.e. qu’ils
        représentent l’intérêt de leur région, consulte leur bureau et rapporte la
        rétroaction au groupe de travail pour fin de discussion et décision finale.
        Une fois que la décision finale est prise, chaque représentant du
        GTMR informe et communique l’information à sa gestion et à ses
        collègues dans leur bureau régional respectif.
      - 1 représentante de PDC (Adèle Lamoureux de la Direction de la
planification stratégique commerciale et de la gestion du rendement). Le
        rôle d’Adèle est de s’assurer que le GTMR demeure en ligne avec les
        exigences de rendement du Ministère.
       - Finalement, nous aurons les représentantes de BSR avec Sheila Josée
         et Trish. Leur rôle est de coordonner le GTMR et de compiler et analyser
         les données de la mesure du rendement et ce, au niveau national.


11. Indicateurs actuels
On rappelle qu’il est important de présenter des données pour tous les
indicateurs incluant ceux sur les partenaires.
12. Nouveaux indicateurs
Jusqu’à présent, le GTMR s’est concentré sur le volet “commerce’’ et avec la
nouvelle approche du commerce intégré, le groupe devrait maintenant voir aux
composantes de l’investissement et de l’innovation.
Du travail a été fait en matière de suivi sur l’investissement par le sous groupe de
travail Investissement TRIO en termes de relation avec le client : nous devons
maintenant voir ce que nous pouvons utiliser pour faire des rapports pour
l’initiative sur la mesure du rendement.
13. Plan pour le prochain exercice financier
Le plan du GTMR, pour le prochain exercice financier, va comme suit :
       - Nous compilerons et analyserons les données annuelles sur la MR.
       - Nous ferons l’interprétation des données i.e. est-ce qu’elles rapportent
         bien notre histoire?
       - Une rencontre face-à-face (environ vers e mois d’avril)
              -   Nous ferons l’examen/validation des indicateurs
              -   Mous établirons les objectifs/cibles pour le nouvel exercice
                  financier
14. Prochaine étape : cadre de référence en matière du DCI (Développement
    du Commerce International)
PDC travaille actuellement à l’élaboration d’une nouvelle version du cadre de
référence en matière du DCI. Pour la prochaine téléconférence, Adèle
Lamoureux nous informera de l’état d’avancement de la nouvelle version et nous
expliquera comment les BR s’intègre dans ce cadre.
Nous pouvons utiliser ce document pour initier nos discussions sur les
indicateurs d’investissement des BR.
15. Autres
Les résultats du premier trimestre seront distribués sous peu.


Prochaine téléconférence est prévue pour le 18 décembre 2008.

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  • 1. (…le français suit) Performance Measurement Working Group Record of Decisions Thursday, November 20th 2008, 1:00PM-2:00PM (Ottawa Time) Champion: Marcel Lebleu Members: Regrets: Campbell, Angela –CHLTN Bachynsky, Valerie -HLFAX Gaudet, Charles – MNCTN Court, Brent –TRNTO Hansen, Christian -VNCVR Rutherford, Jane – STJNS Hatzipanayis, Charles –WNNPG Pannu, Dee –EDMTN Johnson, Sheila – BSR Kucherepa, Peter -RGINA Lamoureux, Adèle – PDC Mathieu, Paule, MNTRL Racicot, Elise -MNTRL –TD Skoryk, Trisha - BSR Thibeault, Josée–BSR Vogtle, Janice -TRNTO -TD Willmott, Michael –EDMTN 1. Roll Call 2. Agenda Review No change/addition to the Agenda 3. New PMWG structure Marcel thanks the current members who contributed to date to the PMWG. To improve the decision making and the RO representation, the WG will be downsized and the new structure will be as follow: - 1 representative from each region as opposed to 1 rep per office. The new PMWG will be composed of 5 ROs representatives with Christian Hansen for Pacific; Michael Willmott for PNR; Janice Vogtle for Ontario; Élise Racicot for Québec and; Jane Rutherford for Atlantic. - The role of the RO reps remains the same i.e to represent the interest of his/her region and to consult with his/her respective office and brings feedback to the working group for discussion and final decision. Once final decision is taken, the PMWG rep provides information and communicates with their management and colleagues in their respective RO. - 1 representative from PDC (Adèle Lamoureux from Strategic Trade Planning and Performance Management). Adèle’s role is to keep the PMWG in
  • 2. line with the departmental performance requirements. - Finally, we will have representatives from BSR (WTD) with Sheila Josée and Trish. Their role is to coordinate the PMWG activities and to summarize the performance measurement data into a National roll up and to analyse the data. 4. Current Indicators Important to report on all indicators including those on partners. 5. New Indicators So far, the PMWG has concentrated on the “trade” side and with the Integrative Trade approach, the group should now look at the investment and innovation components. Some work has been done in terms of tracking on investment by the TRIO Investment sub-working in terms of client relationship but we need to look at what we should used to report on the performance initiative. In the next couples of weeks, we will work closely with investment and innovation on a collaborative approach to use TRIO as the tools to report on PM indicators. 6. Future Plan for Next Fiscal Year The PMWG plan for next FY is as follow: - We will roll up and analyse the PM annual data. - We will interpret the data i.e. do they tell our story? - In a face-to-face meeting (approximately around April) - we will review / validate the indicators - we will set National objectives / targets for the new FY 7. Next Steps: International Business Development (IBD) Framework A new version of IBD Framework is currently being developed by PDC Strategic Trade Planning and Performance Management. Next conf call, we will ask Adèle Lamoureux to provide us with the status on this Framework and explain how the ROs fit into this framework. We can use this document to begin our discussions on investment indicators for ROs. 8. Other First quarter results will be sent to ROs shortly.
  • 3. Next conference call is scheduled for December 18th, 2008.
  • 4. Groupe de travail sur la mesure du rendement Compte rendu des décisions Le jeudi 20 novembre 2008, de 13 h à 14 h (heure d’Ottawa) Champion: Marcel Lebleu Membres : Absents : Campbell, Angela –CHLTN Bachynsky, Valerie -HLFAX Gaudet, Charles – MNCTN Court, Brent –TRNTO Hansen, Christian -VNCVR Rutherford, Jane – STJNS Hatzipanayis, Charles –WNNPG Pannu, Dee –EDMTN Johnson, Sheila – BSR Kucherepa, Peter -RGINA Lamoureux, Adèle – PDC Mathieu, Paule, MNTRL Racicot, Elise -MNTRL –TD Skoryk, Trisha - BSR Thibeault, Josée–BSR Vogtle, Janice -TRNTO -TD Willmott, Michael –EDMTN 8. Présence 9. Examen de l’ordre du jour Aucun changement/ajout à l’ordre du jour 10. Nouvelle structure du GTMR Marcel remercie les membres actuels qui ont contribué jusqu’à présent au GTMR. Afin d’améliorer la prise de décision ainsi que la représentativité des BR, le groupe de travail sera réduit et la nouvelle structure sera comme suit : - 1 représentant par région plutôt que 1 représentant par bureau. Le nouveau GTMR sera donc composé de 5 représentants des BR dont Christian Hansen pour le Pacifique; Michael Willmott for RPN; Janice Vogtle pour l’Ontario; Élise Racicot pour le Québec et Jane Rutherford pour l’Atlantique. - Le rôle des représentants des BR demeure inchangé i.e. qu’ils représentent l’intérêt de leur région, consulte leur bureau et rapporte la rétroaction au groupe de travail pour fin de discussion et décision finale. Une fois que la décision finale est prise, chaque représentant du GTMR informe et communique l’information à sa gestion et à ses collègues dans leur bureau régional respectif. - 1 représentante de PDC (Adèle Lamoureux de la Direction de la
  • 5. planification stratégique commerciale et de la gestion du rendement). Le rôle d’Adèle est de s’assurer que le GTMR demeure en ligne avec les exigences de rendement du Ministère. - Finalement, nous aurons les représentantes de BSR avec Sheila Josée et Trish. Leur rôle est de coordonner le GTMR et de compiler et analyser les données de la mesure du rendement et ce, au niveau national. 11. Indicateurs actuels On rappelle qu’il est important de présenter des données pour tous les indicateurs incluant ceux sur les partenaires. 12. Nouveaux indicateurs Jusqu’à présent, le GTMR s’est concentré sur le volet “commerce’’ et avec la nouvelle approche du commerce intégré, le groupe devrait maintenant voir aux composantes de l’investissement et de l’innovation. Du travail a été fait en matière de suivi sur l’investissement par le sous groupe de travail Investissement TRIO en termes de relation avec le client : nous devons maintenant voir ce que nous pouvons utiliser pour faire des rapports pour l’initiative sur la mesure du rendement. 13. Plan pour le prochain exercice financier Le plan du GTMR, pour le prochain exercice financier, va comme suit : - Nous compilerons et analyserons les données annuelles sur la MR. - Nous ferons l’interprétation des données i.e. est-ce qu’elles rapportent bien notre histoire? - Une rencontre face-à-face (environ vers e mois d’avril) - Nous ferons l’examen/validation des indicateurs - Mous établirons les objectifs/cibles pour le nouvel exercice financier 14. Prochaine étape : cadre de référence en matière du DCI (Développement du Commerce International) PDC travaille actuellement à l’élaboration d’une nouvelle version du cadre de référence en matière du DCI. Pour la prochaine téléconférence, Adèle Lamoureux nous informera de l’état d’avancement de la nouvelle version et nous expliquera comment les BR s’intègre dans ce cadre.
  • 6. Nous pouvons utiliser ce document pour initier nos discussions sur les indicateurs d’investissement des BR. 15. Autres Les résultats du premier trimestre seront distribués sous peu. Prochaine téléconférence est prévue pour le 18 décembre 2008.