Introduccción a excel

MICROSOFT OFFICE EXCEL2007
TEORIA BASICA DE EXCEL 2007
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Excel2007 es una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza
en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en
filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro).integrada en
Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como
Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de
Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te
preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz
de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y
gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno
debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y
decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más
adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa
qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes
que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que
estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías
que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de re cálculo automático te permite también hacer simulaciones
fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir

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un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el
importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por
números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.

En la celda D9 se ha calculado el IVA, debajo de la barra de herramientas puedes ver la
fórmula que se ha utilizado =D8*0,21 es decir, el producto de lo que hay en la celda D8
multiplicado por 0,21.

Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso
para aprender a utilizarlo.

También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte
de la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la
ferretería.

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Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si
sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel.

Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir
de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de
barras que se ven en las encuestas.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.

Excel se ha visto muy beneficiado por los cambios en esta versión. Sobre todo en
cuanto a su rendimiento. Las hojas de cálculo son ahora mucho más potentes. Se ha
aumentado su capacidad, y el uso de la memoria.

Excel 2007 es capaz de utilizar tanta memoria como Windows le permita, y no los
limitados 1 GB que antes podía utilizar. Del mismo modo, la capacidad de las celdas se
ha mejorado y son capaces de almacenar más información, igual que las funciones
soportan muchos más argumentos y pueden ser llamadas desde otras hojas sin límite
alguno.

Los comandos de Ordenar y Filtrar se han mejorado y ahora incluyen muchas más
opciones y tienen una mayor capacidad para manejar los datos.

Hasta el momento se han añadido 51 nuevas funciones. Y algunas de las existentes se
han visto mejoradas para que puedan trabajar con datos más grandes y tengan mayor
rendimiento.

Igual que en Word, ahora los gráficos son mucho más ricos visualmente. Y los objetos
SmartArt también están disponibles:

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Destacaríamos los nuevos formatos soportados, además de existir la opción de
guardar los documentos como PDF, también se ha desarrollado en gran medida la
integración XML en esta aplicación.

De este modo, los desarrolladores podrán crear aplicaciones que utilicen Excel como
herramienta de base de datos e integrar sus resultados y hojas de datos fácilmente
con otras aplicaciones no pertenecientes a Microsoft.

La valoración de este producto es muy buena, pues ha mejorado muchísimo su
capacidad y rendimiento y se ha convertido en una aplicación mucho más poderosa.

Algo que nos ha llamado mucho la atención es el hecho de que los formatos abiertos
de XML de la nueva versión de Office están basados en las mismas tecnologías que
utiliza el formato XML de Open Office.

Iniciar Excel2007
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que
hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el
nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

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Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación
de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir

Usar la cinta de opciones

La primera vez que inicie algunos de los programas de 2007 Microsoft Office system,
quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunos
programas se han sustituido por la cinta de opciones.

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los
comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en
grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de
actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas
fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de
imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Minimizar la cinta de opciones
La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los
comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos
lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad
(como escribir o diseñar una página). Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas
fichas sólo se muestran cuando son necesarias.

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No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de
herramientas y los menús de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante,
puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor.

Mantener siempre la cinta de opciones minimizada

1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

3. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha
que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados.
Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en
el documento de Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la
ficha Inicio y en el tamaño del texto que desee. Después, la cinta de opciones
se vuelve a minimizar.

Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo

Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre
de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta
de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones,
presione CTRL+F1.

Restaurar la cinta de opciones

1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones,
presione CTRL+F1.

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Usar el teclado para trabajar con los programas de la
cinta de opciones
Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse (ratón), los programas que utilizan la
cinta de opciones en Microsoft Office proporcionan accesos directos de teclado para
permitirle realizar tareas rápidamente sin usar el mouse.

Obtener acceso a cualquier comando con unas pocas
pulsaciones del teclado
Las claves de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente
presionando unas pocas teclas, sin importar dónde se encuentre en el programa.
Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el acceso
mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando de
dos a cuatro pulsaciones.

1. Presione y suelte la tecla ALT.

Se muestra información sobre teclas para cada función disponible en la vista
actual. El ejemplo siguiente procede de Microsoft Office Word.

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2. Presione la letra que aparece en la información sobre teclas acerca de la
función que desee utilizar.

3. En función de la tecla que presione, quizá se muestre información adicional
sobre las teclas. Por ejemplo, si está activa la ficha Inicio y presiona N, se
muestra la ficha Insertar junto con la información sobre las teclas relativa a los
grupos de esa ficha.

4. Siga presionando letras hasta que presione la letra del comando o control
específicos que desea utilizar. En algunos casos, en primer lugar debe
presionar la letra del grupo que contiene el comando:

SUGERENCIA Para cancelar la acción que esté realizando y ocultar la
información sobre teclas, presione y suelte la tecla ALT.

Cambiar el enfoque del teclado sin usar el mouse
Otra forma de usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones
es mover el enfoque entre las fichas y comandos hasta encontrar la función que se
desee usar. La tabla siguiente muestra algunas formas de desplazar el enfoque del
teclado sin usar el mouse.

Para: Presione

Seleccionar la ficha activa de la cinta de opciones y activar las teclas de ALT o F10. Presione cualquiera de estas
acceso. teclas para volver al documento y
cancelar las teclas de acceso.

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Ir a otra ficha de la cinta de opciones. ALT o F10 para seleccionar la ficha
activa y, a continuación, FLECHA
IZQUIERDA o FLECHA DERECHA

Minimizar o restaurar la cinta de opciones. CTRL+F1

Mostrar el menú contextual del comando seleccionado. MAYÚS+F10

Mover el enfoque para seleccionar cada una de las áreas siguientes de la F6
ventana:

Ficha activa de la cinta de opciones

Ver la barra de estado situada en la parte inferior de la ventana

Su documento

Mover el enfoque a cada comando de la cinta de opciones, hacia delante o ALT o F10 y, a continuación, TAB o
hacia atrás. MAYÚS+TAB

Subir, bajar ir a la izquierda o la derecha por los elementos de la cinta de FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA,
opciones. FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA

Activar el comando o el control seleccionados en la cinta de opciones. BARRA ESPACIADORA o ENTRAR

Abrir el menú o la galería seleccionados en la cinta de opciones. BARRA ESPACIADORA o ENTRAR

Activar un comando o un control de la cinta de opciones para poder modificar ENTRAR
un valor.

Terminar de modificar un valor de un control de la cinta de opciones y ENTRAR
devolver el enfoque al documento.

Obtener ayuda sobre el comando o el control seleccionado en la cinta de F1
opciones (si no hay ningún tema de la Ayuda asociado con el comando
seleccionado, en su lugar se muestra un tema de la Ayuda general acerca del
programa).

Empezando a trabajar con Excel

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En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo,
Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca
como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con
el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra
de título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el
número de éstas puede variar En función de la memoria disponible y los recursos del sistema,
Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro
de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las
hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

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La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 1.048.576 filas por 16.384 columnas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra
por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de
celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la
ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

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De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,
la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la
pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

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Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar
la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la
hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña
Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Haciendo un clic en esta pestaña se introducir una nueva hoja de cálculo.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

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Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta
de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del
libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la
celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos
FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre
él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la
misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la

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celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón
Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el
valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que
nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más
tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del
cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA
porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es
cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

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VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen,
Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + -
* / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor
lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5

- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo:
A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se
evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los
operadores.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas partes de una expresión antes que otras.

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del
paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los
operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de
comparación y por último las de operadores lógicos .

Los operadores de comparación tienen todas las mismas prioridades, es decir que son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

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COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad
(de mayor a menor):

ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)
Nota: Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a
medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones
y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que
aparece, de izquierda a derecha.

El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador
aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un
mensaje de error.

1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes
o después de cada paréntesis.

2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

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Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la
derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar
utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más
sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u
otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto
que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás
sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos
utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de
la esquina de la celda.

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Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos
visto antes.

Guardar un archivo
Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro,
en una ubicación de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicación de
almacenamiento. Debe identificar la ubicación de destino en la lista Guardar en. Por lo
demás, el proceso de guardar es el mismo sea cual sea la ubicación que elija.

Guardar un archivo
Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:

Word, Excel o PowerPoint

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.

Nota Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre.

Guardar una copia de un archivo

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1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office
system:


Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar
como.
En la lista Guardar en, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar.

Sugerencia Para guardar la copia en una carpeta diferente, haga clic en otra unidad de la lista
Guardar en o en una carpeta diferente de la lista de carpetas. Para guardar la copia en una
nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta, el .

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

3. Haga clic en Guardar.

Guardar un archivo en otro formato
1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office
system:


1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar
como.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desea
guardar el archivo.


Guardar automáticamente información de Autorrecuperación
Autorrecuperación no sustituye la tarea de guardar normalmente los archivos. Si elige no
guardar el archivo de recuperación después de abrirlo, el archivo se eliminará y los cambios no
guardados se perderán. Si guarda el archivo de recuperación, reemplazará el archivo original (a
menos que especifique un nombre de archivo nuevo). Cuanto más frecuentemente guarde los
archivos, más información se recuperará si hay un corte de energía u otro problema mientras
un archivo está abierto.

Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
EXCEL.

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3. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada.

4. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia

desea guardar los archivos.

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Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede
cerrar un documento de varias formas.

Una forma es hacer un clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Salir de
EXCEL o en la opción CERRAR.

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En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada,
Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:

Haz clic sobre el botón:

Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez
que guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de
diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con
el nombre que tenía.

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Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la
cinta de opciones que cerraría el programa Excel.

Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero
supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivo
original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que le
impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.

Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el
archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de
sólo lectura, que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre

Abrir un archivo
1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system
que se indican:

Word, Excel, PowerPoint o Access

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A.

En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que
contiene el archivo que desee abrir.

En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.

Nota De forma predeterminada, los archivos que se ven en el cuadro de diálogo Abrir son
sólo los archivos creados por el programa que se está usando. Por ejemplo, si usa Microsoft
Office Excel, no ve los archivos creados con Microsoft Office Word a menos que haga clic en
Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo.

Haga clic en el archivo y, a continuación, en Abrir.

Abrir un archivo como copia
Cuando abra un archivo como copia, el programa crea un duplicado del mismo y lo que ve es el
duplicado. Los cambios que haga se guardarán en la copia. El programa asigna a la copia un
nombre nuevo. El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del nombre de
archivo.

24

que se indican:




Seleccione el archivo del que desee abrir una copia haciendo clic en la flecha situada
junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como copia.

Nota Al abrir un archivo como copia, se crea una copia nueva del mismo en la carpeta que
contiene el archivo original.

Abrir un archivo como de sólo lectura
Al abrir un archivo en modo de sólo lectura, ve el archivo original, pero no puede guardar
cambios en él.

que se indican:






Seleccione el archivo que desee abrir en modo de sólo lectura haciendo clic en la
flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo de
sólo lectura.

Notas

Para crear un acceso directo a una carpeta de un servidor de archivos de red o de un servidor
Web, utilice Mis sitios de red en la barra Mis direcciones del cuadro de diálogo Abrir.

25

La lista Archivos usados recientemente del menú Archivo o la lista Documentos recientes que

están disponibles al hacer clic en el botón de Microsoft Office muestran una lista de los
últimos archivos abiertos. Haga clic en el nombre del archivo para abrirlo.

La carpeta Mis documentos recientes del cuadro de diálogo Abrir muestra una lista de los
archivos y carpetas abiertos.

Fórmulas y Funciones
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel2007 (o por el usuario) que opera con uno o
más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
26

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre
la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.
Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Operadores más utilizados y las precedencias de los operadores

Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los
operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre
2 argumentos.

En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE
OPERADOR REALIZA
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIÓN

27

UNIÓN /
&
CONCATENAR
Comparación IGUAL
=
QUE
Comparación
>
MAYOR QUE
Comparación
<
MENOR QUE
Comparación
>=
MAYOR IGUAL QUE
Comparación
<=
MENOR IGUAL QUE
Comparación
<>
DISTINTO

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario
teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos
argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un
ejemplo.= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) /
(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

Precedencia de los operadores
Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de
operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para
saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el
correcto.

En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.

SIMBOLO
OPERACIÓN QUE
DEL PRECEDENCIA
REALIZA
OPERADOR
^ EXPONENCIACIÓN 1
* MULTIPLICA 2
/ DIVIDE 2
+ SUMA 3
- RESTA 3
UNIÓN /
& 4
CONCATENAR
Comparación
= 5
IGUAL QUE
Comparación
> 5
MAYOR QUE
Comparación
< 5
MENOR QUE

28

Comparación
>= MAYOR IGUAL 5
QUE
Comparación
<= MENOR IGUAL 5
QUE
Comparación
<> 5
DISTINTO

Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación
que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.

Veamos pues como resolvería la formula que hemos visto como ejemplo:

Podemos que hay 10 operaciones

- 5 SUMAS

- 3 MULTIPLICACIONES

- 1 DIVISIÓN

- 1 COMPARACIÓN

Primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, después realizaría las
operaciones de MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y por último la
COMPARACIÓN.

Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú
Insertar.
Elegir la opción Función...
bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función.

29


Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función:

y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es
necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos
mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que
tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el
cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen
los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos
de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro

30

variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función
SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para
que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a
continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del
ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en
caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel
expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por
ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .

En la ficha Inicio existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función
SUMA de forma más rápida.

31

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio
(calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o
Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder ingresar al diálogo de funciones a
través de Más Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las
expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como
resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de
esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

32

MANIPULANDO CELDAS
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con
Excel2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección
más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del
ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La
forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz

gruesa blanca, tal como: .

Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar
con el botón izquierdo del ratón.

Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón
izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última
celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior
de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la
fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una hoja entera
33

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la
columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace
falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección
manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo
podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre
el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea
de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla
MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles
El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos de texto y
gráficos de documentos de Office u otros programas y pegarlos en otro documento de
Office. Por ejemplo, puede copiar texto de un mensaje de correo electrónico, datos de
un libro o una hoja de cálculo, y un gráfico de una presentación y pegarlos todos en un
documento. Al utilizar el Portapapeles de Office, puede organizar los elementos
copiados como desee en el documento.

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación
34

de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar la ficha Inicio de cinta de opciones.
Elegir la opción Copiar.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicándote la información situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
Seleccionar la ficha Inicio de la cinta de opciones.
Elegir la opción Pegar.

Nota: Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del
teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras
celdas sin necesidad de volver a copiar.

35

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con
sucesivas copias. Al copiar el elemento número 25, se elimina el primer elemento que
contenga el Portapapeles de Office.

Tras cerrar todos los programas de Office, sólo queda en el Portapapeles el último
elemento copiado. Al salir de todos los programas de Office y reiniciar el equipo, se
borran todos los elementos del Portapapeles de Office.

Activar el Portapapeles de Office

Para ver el Portapapeles de Office en el panel de tareas, proceda como se indica en
estos programas de Office:Access, Excel, Outlook, PowerPoint o Word

En la ficha Inicio en el grupo Portapapeles, haga clic en el iniciador del cuadro
de diálogo Portapapeles.

36


Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .

Si no nos interesa ver el cuadro de dialogo Portapapeles, hacer clic sobre su botón
cerrar del panel.

Puede eliminar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.

En el panel de tareas Portapapeles, siga uno de estos procedimientos:

Para eliminar un elemento, haga clic en la flecha junto al elemento que
desea eliminar y haga clic en Eliminar.

37


Para eliminar todos los elementos, haga clic en Borrar todo.

Mover o copiar celdas completas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y
sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos
siguientes:

 Para mover celdas, haga clic en Cortar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

 Para copiar celdas, haga clic en Copiar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

Sugerencia Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clic
en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda
superior izquierda del área de pegado.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

38

Mover o copiar el contenido de una celda

1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea mover o copiar.

NOTA De forma predeterminada, puede editar y seleccionar los datos
directamente en la celda haciendo doble clic en ella, pero también puede
editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de fórmulas.

2. En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar.

Cómo seleccionar caracteres en una celda

Para seleccionar el
contenido de una celda Haga lo siguiente

En una celda Haga doble clic en la celda y, después, arrastre por el
contenido de la celda que desea seleccionar.

En la barra de fórmulas Haga clic en la celda y, después, arrastre por el
contenido de la celda que desea seleccionar en la
barra de fórmulas.

Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas
de flecha para colocar el punto de inserción y, a
continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para
seleccionar el contenido.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos
siguientes:

 Para mover la selección, haga clic en Cortar .


 Para copiar la selección, haga clic en Copiar .

39

4. En la celda, haga clic donde desee pegar los caracteres o haga doble clic en
otra celda para mover o copiar los datos.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

6. Presione ENTRAR.

NOTA Si se hace doble clic o se presiona F2 para modificar la celda activa,
las teclas de desplazamiento del cursor solamente funcionarán dentro de esa
celda. Para utilizar las flechas de desplazamiento del cursor en otra celda; en
primer lugar, presione ENTRAR para completar los cambios en la celda activa.

Copiar sólo valores de celdas, formatos de celdas o fórmulas

Al pegar datos copiados, puede hacer lo siguiente:

Convertir las fórmulas de la celda en valores calculados sin sobrescribir
el formato existente.
Pegar sólo el formato de celdas, como el color de fuente o el color de
relleno (pero no el contenido de las celdas).
Pegar sólo las fórmulas (pero no los valores calculados).

1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los valores, formatos de
celda o fórmulas que desea copiar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .


40

3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado o la celda en la que
desea pegar el valor, el formato de celda o la fórmula.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo
Pegar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para pegar sólo los valores, haga clic en Pegar valores.

 Para pegar sólo los formatos de celda, haga clic en Pegado especial y, a
continuación, haga clic en Formatos bajo Pegar.

 Para pegar sólo las fórmulas, haga clic en Fórmulas.

NOTA Si las fórmulas copiadas contienen referencias de celda relativas,
Excel ajusta las referencias (y las partes relativas de las referencias de
celda mixtas) en las fórmulas duplicadas. Por ejemplo, supongamos que
la celda B8 contiene la fórmula =SUMA(B1:B7). Si copia la fórmula en la
celda C8, la fórmula duplicada hará referencia a las celdas
correspondientes de esa columna: =SUMA(C1:C7). Si las fórmulas
copiadas contienen referencias de celda absolutas, las referencias de las
fórmulas duplicadas no cambian. Si no obtiene los resultados deseados,
también puede cambiar las referencias de las fórmulas originales a
referencias de celda relativas o absolutas y volver a copiar las celdas.

41


Mover o copiar celdas completas utilizando el mouse

De manera predeterminada, la edición con arrastrar y colocar está activada, de manera
que pueda usar el mouse (ratón) para mover y copiar celdas.

1. Seleccione las celdas o el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las
celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas que
desea mover o copiar.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre el borde
de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de
movimiento , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

 Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla
CTRL mientras coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el
puntero se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o
rango de celdas hasta otra ubicación.

Copiar en celdas adyacentes utilizando el mouse

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes.
Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo
utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea
adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que
contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

42

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se
convertirá en una cruz negra.
Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,
arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará
el rango.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior
derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno
.
Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de

copiado:

Mover o copiar filas y columnas

Al mover o copiar filas y columnas, Microsoft Office Excel mueve o copia todos
los datos que éstas contienen, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes,
los comentarios, los formatos de celda y las celdas ocultas.

Se puede utilizar los comandos Cortar o Copiar para mover o copiar las filas y
columnas seleccionadas, pero esto también se puede hacer con el mouse
(ratón).

1. Seleccione la fila o columna que desea mover o copiar.


 Para mover filas o columnas, en la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Cortar .

43


 Para copiar filas o columnas, en la ficha Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Copiar .


3. Haga clic con el botón secundario del mouse en una fila o una columna
situada debajo o a la derecha del punto desde el que desea mover o
copiar la selección y, a continuación, siga uno de los procedimientos
siguientes:

 Cuando mueva filas o columnas, haga clic en Insertar celdas
cortadas en el menú contextual.

 Al copiar filas o columnas, haga clic en Insertar celdas copiadas
en el menú contextual.

Nota Si hace clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles (o
presiona CTRL+V), en lugar de hacer clic en un comando del menú contextual, se
reemplazará el contenido de las celdas de destino.

Mover o copiar filas y columnas con el mouse

1. Seleccione la fila o columna que desea mover o copiar.


 Para mover filas o columnas, sitúe el puntero en el borde de la
selección. Cuando el puntero pase a ser un puntero de
movimiento , arrastre las filas o columnas hasta la nueva
ubicación.

 Para copiar filas o columnas, mantenga presionada la tecla CTRL
mientras sitúa el puntero sobre el borde de la selección. Cuando
el puntero pase a ser un puntero de copia , arrastre las filas o
columnas hasta la nueva ubicación.

44

Importante Asegúrese de que mantiene presionada la tecla CTRL durante toda
la operación de arrastrar y colocar. Si suelta la tecla CTRL antes de soltar el
botón del mouse, las filas o columnas se moverán en lugar de copiarse.

Notas

Si utiliza el mouse para insertar columnas o filas copiadas o cortadas, se
reemplazará el contenido existente en las celdas de destino. Para
insertar filas y columnas copiadas o cortadas sin reemplazar el contenido
existente, deberá hacer clic con el botón secundario del mouse en la fila
o columna situada debajo o a la derecha del punto donde desea mover o
copiar la selección y, a continuación, hacer clic en Insertar celdas
cortadas o Insertar celdas copiadas en el menú contextual.

No se puede mover ni copiar filas y columnas no adyacentes con el
mouse.

Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación
decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a
continuación...

Escoger la opción Borrar del grupo Modificar de la Ficha Inicio, entonces
aparecerá un submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

45

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios
ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la
altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $1200, borramos
la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 2300 aparecerá tal
como lo acabamos de escribir sin formato.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a
asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en
el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $1400, borramos
la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 1400 ya que
únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o
no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000,
borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor
23000 aparecerá con el formato anterior, es decir $23.000.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las
celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de
los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda:

Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Formato de celdas

46

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más
importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y
resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

Aplicar formato a celdas

Aplicar formato a celdas utilizando cuadro de dialogo formato de celdas.

Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las
celdas seleccionadas, esta es una forma. Pasos para desplegar el cuadro de dialogo
formato de celdas:

Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los que desea
aplicar formato.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador del cuadro de
diálogo Formato de fuente de celda situado junto a Fuente.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+MAYÚS+F o
CTRL+ 1 para mostrar rápidamente la ficha Fuente del cuadro de diálogo
Formato de celdas.
otra forma para ingresar al cuadro de dialogo formato de celdas es hacer un clic
en el derecho del mouse sobre la celdas, rango o conjunto de celdas
seleccionadas, y seleccionar Formato de celdas.

47


En el cuadro de dialogo Formato de celdas se puede observar las siguientes paletas.

Número

Alineación

Fuente

Borde

Relleno
48

Protección

Número

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda.

Categoría Haga clic en una opción del cuadro Categoría y, a continuación, seleccione
las opciones para las que desea especificar un formato de una celda. Se elegirá de la
lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más
utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que
utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no ocupa por completo la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger
el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto
se encuentre algún número en la celda.

49

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de
formato.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

50


Alineación del texto

Horizontal Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para cambiar la
alineación horizontal del contenido de la celda. De forma predeterminada, Microsoft
Office Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran los
valores de errores y lógicos. La alineación horizontal predeterminada es General. El
cambio de la alineación de datos no cambia el tipo de datos.

Vertical Seleccione una opción en el cuadro Vertical para cambiar la alineación
vertical del contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto
verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación horizontal
predeterminada es General.

Sangría Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma,
en función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es
equivalente al ancho de un carácter.

Orientación Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación del
texto en las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén
disponibles si se seleccionan otras opciones de alineación.

51

Grados Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un
número positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado desde la esquina
inferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos
para girar el texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en
la celda seleccionada.

Control del texto

Ajustar texto Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneas
ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la
celda.

Reducir hasta ajustar Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente de
forma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El
tamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. No
cambia el tamaño de la fuente aplicada.

Combinar celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La
referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior
izquierda del rango original seleccionado.

De derecha a izquierda

Dirección del texto Seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar el
orden de lectura y la alineación. La configuración predeterminada es Contexto pero
puede cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

52


Fuente Seleccione el tipo de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. La
fuente predeterminada es Calibri.

Estilo de fuente Seleccione el estilo de fuente para el texto en las celdas
seleccionadas. El estilo de fuente predeterminado es Normal.

Tamaño Seleccione el tamaño de fuente para el texto de las celdas seleccionadas.
Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. El tamaño de fuente predeterminado
es 11.

Nota Los tamaños de la lista Tamaño dependerán de la fuente seleccionada y de la
impresora activa.

Subrayado Seleccione el tipo de subrayado que desea utilizar para el texto de las
celdas seleccionadas. El subrayado predeterminado es Ninguno.

Color Seleccione el color que desea utilizar para texto o celdas seleccionadas. El color
predeterminado es Automático.

Fuente normal Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la
fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

53

Efectos Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato.

Tachado Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas
seleccionadas como tachado.

Superíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas
seleccionadas como superíndice.

Subíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdas
seleccionadas como subíndice.

Vista previa Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato que
selecciona.

Borde

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Línea Seleccione una opción en Estilo para especificar el estilo y el tamaño de la línea
para un borde. Si desea cambiar un estilo de línea en un borde que ya existe,

54

seleccione la opción de estilo de línea que desea y, a continuación, haga clic en el área
del borde en el modelo Borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de línea.

Preestablecidas Seleccione una opción de borde predefinida para aplicar bordes o
quitarlos de las celdas seleccionadas.

Color Seleccione un color en la lista para cambiar el color de las celdas seleccionadas.

Borde Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los
botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.
Para quitar todos los bordes, haga clic en el botón Ninguno. También puede hacer clic
en las áreas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.

Relleno

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás.

Color de fondo Seleccione un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando
la paleta de colores.

55

Efectos de relleno Seleccione este botón para aplicar degradado, textura y rellenos
de imagen en las celdas seleccionadas.

Más colores Seleccione este botón para agregar colores que no están disponibles en
la paleta de colores.

Color de Trama Seleccione un color de primer plano en el cuadro Color de Trama
para crear una trama que utilice dos colores.

Estilo de Trama Seleccione una trama en el cuadro Estilo de Trama para aplicar
formato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los colores seleccionados
en los cuadros Color de fondo y Color de Trama.

Muestra Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que
selecciona.

Protección

Bloqueado Evita que las celdas seleccionadas se cambien, muevan, cambien de
tamaño o se eliminen. El bloqueo de celdas no tiene ningún efecto a menos que la hoja
esté protegida.

56

Oculta Oculta una fórmula de una celda para que no aparezca en la barra de fórmulas
cuando la celda está seleccionada. Si selecciona esta opción, no tiene efecto a menos
que la hoja esté protegida.

Cómo proteger una hoja

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

2. Asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas está activada.

3. En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione las
actividades que permite que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que
contiene celdas bloqueadas.

Aplicar formato a celdas utilizando las opciones de los diferentes grupos de la ficha
Inicio.

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la
que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha
para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda,
para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo
directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.

57

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado
simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el
botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre
la flecha de la derecha y elegirlo.

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en
éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón.
Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde
la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás
que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

En la ficha Inicio, en el grupo Alineación disponemos de unos botones que nos
permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más
rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas
pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y
a continuación nos centrará los datos.

Este botón nos alineará el texto en la parte superior de la celda.

Este botón nos alineará el texto para que este centrado con respeto a la parte
superior e inferior de la celda.

58

Este botón nos alineará el texto en la parte inferior de la celda.

Este botón gira el texto a un ángulo diagonal y a una orientación vertical.

En la ficha Inicio, en el grupo Numero disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

Este botón Formato de número se elige la manera en que se
mostraran los valores en una celda: porcentaje, moneda, fecha y hora, etc.

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se
convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el
tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el
símbolo €).

Este botón es para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por
100 y le añadirá el símbolo %).

Este botón es para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y
cambio de alineación).

Este botón es para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas
seleccionadas.

Este botón es para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas
seleccionadas.

Gráficos

Introducción
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación.

En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con
seleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la nueva
59

cinta de opciones de Office Excel 2007), obtendrá resultados profesionales inmediatos
cada vez que cree un gráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede guardar sus gráficos
favoritos como una plantilla de gráfico que podrá aplicar rápidamente cuando cree un
nuevo gráfico.

Crear gráficos en Excel

Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante,
debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A
continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar
en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).

1. Datos de la hoja de cálculo
2. Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma
elocuente. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre
distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de
columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando
varios tipos de gráficos en uno solo.

60


Ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas.

Tipos de gráficos disponibles

Microsoft Office Excel 2007 admite varios tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de
forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia uno existente, puede
elegir entre una amplia gama de subtipos de gráficos disponibles para cada uno de los tipos de
gráficos siguientes.

En este artículo

Gráficos de columnas

Gráficos de líneas

Gráficos circulares

Gráficos de barras

Gráficos de área

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Gráficos de cotizaciones

Gráficos de superficie

Gráficos de anillos

Gráficos de burbujas

Gráficos radiales

Gráficos de columnas

61

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un
gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período
de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Columna agrupada y columna agrupada en 3D Los gráficos de columna agrupada
comparan valores entre categorías. Un gráfico de columna agrupada muestra valores
en rectángulos verticales en 2D. Una columna agrupada en un gráfico 3D muestra sólo
los rectángulos verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.

Nota Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical y
de profundidad) que puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de columna 3D.

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que
representan:

Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos de un histograma).

Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con
entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo,
totalmente en desacuerdo).

Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo,
nombres de artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).

Columna apilada y columna apilada en 3D Los gráficos de columnas apiladas
muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la
contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas
apiladas muestra valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de
columnas apiladas en 3D muestra los rectángulos apilados verticales en formato 3D;
no muestra los datos en formato 3D.

Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y desea
destacar el total.

62

Columna 100% apilada y columna 3D apilada 100% Estos tipos de gráficos de
columnas comparan el porcentaje que cada valor contribuye a un total entre
categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectángulos
verticales 2D apilados 100%. Un gráfico de columnas 3D apiladas 100% muestra los
rectángulos 100% apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos con formato
3D. Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando tenga tres o más
series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el
total es el mismo para cada categoría.

Columnas 3D Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que puede modificar (un
eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en
los ejes horizontal y de profundidad.

Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desea comparar de una manera igual datos
entre categorías y entre la serie.

Cilindro, cono y pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están
disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, apilados 100% y en
3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan
datos exactamente de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de
gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.

Gráficos de líneas

gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo,
establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en
datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen
uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente
en el eje vertical.

Debería utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de categoría son texto, y representan
valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto es
especialmente cierto si hay varias series: para una serie, debería pensar en utilizar un gráfico
de categorías. Debería utilizar un gráfico de líneas si tiene algunas etiquetas numéricas con
espacio uniforme, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su
lugar un gráfico de dispersión.

63

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Línea y línea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de
datos individuales, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el
tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y
el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores
son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas sin marcadores.

Línea apilada y línea apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para
indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas apiladas son útiles para
mostrar la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo o categorías
ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un
gráfico de líneas apiladas sin marcadores.

Sugerencia Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en
utilizar en su lugar un gráfico de áreas apiladas.

Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores Mostrados con o sin
marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas 100%
apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor
contribuye en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores
son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.

Sugerencia Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar en
utilizar en su lugar un gráfico de áreas 100% apiladas.

Líneas 3D Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una
cinta de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de
profundidad que puede modificar.

Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de
una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie
de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular
se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.

64

Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.

Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.

Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.

No tiene más de siete categorías.

Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor
a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente los sectores de un
gráfico circular para destacarlos.

Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos
circulares con subgráfico circular o circular con subgráfico de barras con valores
definidos por el usuario extraídos del gráfico circular principal y combinados en un
segundo circular o en una barra apilada. Estos tipos de gráficos son útiles cuando
desea que los pequeños sectores del gráfico circular principal se vean mejor.

Gráfico circular seccionado y gráfico circular seccionado 3D Los gráficos circulares
seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras que destacan
valores individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato
3D. Debido a que no puede mover los sectores de un gráfico circular seccionado de
manera individual, puede que desee pensar en utilizar un gráfico circular o un gráfico
circular en un gráfico 3D en su lugar. A continuación, puede extraer los sectores
manualmente.

Gráficos de barras

gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos
individuales.

65

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.

Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los gráficos de barras agrupadas comparan
valores entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se organizan
normalmente en el eje vertical y los valores en el eje horizontal. Un gráfico de barras
agrupadas en 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los
datos en formato 3D.

Barra apilada y barra apilada en 3D Los gráficos de barras apiladas muestran la
relación de elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en
3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no muestra los datos en
formato 3D.

Barra 100% apilada y barra 100% apilada en 3D Este tipo de gráfico compara el
porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Una barra 100%
apilada en un gráfico 3D muestra los rectángulos horizontales en formato 3D; no
muestra los datos en formato 3D.

Pirámide, cono y cilindro horizontal Los gráficos de cilindros, conos y pirámides
horizontales están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados y
100% apilados proporcionados para gráficos de barras rectangulares, y muestran y
comparan datos exactamente de la misma manera. La única diferencia es que estos
tipos de gráficos muestran formas de cilindros, conos y pirámides en lugar de
rectángulos horizontales.

Gráficos de área

gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden
utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden
trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar
el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de
las partes con un todo.

66

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