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Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 2015/11/25

「Questetra BPM Suite」は、Drag&Dropの簡単操作で、業務ルールや業務の流れを設定し、業務プロセスを定義することができるツールです。プログラミングやシステムの知識がなくても、ブラウザだけで、誰でも簡単に業務システムを作成できます。

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Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 2015/11/25

  1. 1. 1Copyright © Questetra,Inc. All right Reserved. Questetra ハンズオンセミナー ビギナー向け業務プロセス設計 Wifi に接続し、今日利用する Questetra BPM Suite に ログインできることを確認してください。
  2. 2. 事前準備 Questetra BPM Suite にいるユーザ数を確認してください。 – (右上のユーザ名)→「システム設定」 – 1ユーザしかいない場合は、 別に1ユーザを追加してください
  3. 3. アジェンダ 1. 既成のプロセスモデルで試す 2. プロセスモデルの設計 3. 他の人に仕事を 4. タスク処理画面の高度な設定 5. 処理画面の設定で、組織を活用する 6. 処理担当者で、上司を設定する 7. フローを分岐させる 8. (タスクの締め切りと通知) 9. (自動処理)
  4. 4. Questetra BPM Suite の基本概念① プロセスモデル • 組織が特定の業務を遂 行する上において、守る べきルール • 「業務ルール」「規定」な ど プロセス(インスタンス) • ルールに従って実際に行 われる、一連の仕事 • 特定の「稟議」「申請」「案 件」「問い合わせ対応」な ど 従うべきルール ルールにそって動く 実際の業務
  5. 5. 既成のプロセスモデルで試す 既成のプロセスモデルを使って、 システム上での業務の進め方を体験していただきます
  6. 6. 体験用のプロセスモデルをインポート 1/2 1. (右上のユーザ名) →「プロセスモデル設定」 2. 「アーカイブから新規作成」 →「アーカイブのダウンロードURL を指定」で、以下の URL を指定 して「インポート」 http://goo.gl/Rb9aDa 3. 以下は無変更で、そのまま「新 規作成」 – プロパティの編集 – プロセスモデル内で使用されてい る組織の関連付けを行ってくださ い
  7. 7. 体験用のプロセスモデルをインポート 2/2 5. 「開発中のバージョン1のリリース」を押してください 6. バージョンメモは空のまま、「リリース」を押してください 既成のプロセスモデル(業務)をインポートし、 使用できる状態にしました
  8. 8. プロセスモデルを見る 1/2 開始イベント/終了イベント プロセスを新規開始することのできるポイント/終了するポイントを表す タスク 人が処理すると定めた工程 システムが処理する(自動処理)される工程もあるが、アイコンが異なる
  9. 9. プロセスモデルを見る 2/2 スイムレーン 同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングする スイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する フロー 工程の前後関係を表す 1つの工程から複数のフローが出ている(分岐)する場合もある
  10. 10. プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 1/4 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧から「作業依頼フロー」 を見つけて、左から2つ目の ボタン – 「作業依頼フロー」の「1.依頼 作業の入力」の処理画面が開 きます 3. 「依頼先」で他のユーザBを指 定 →他を入力して、「『1.依頼 作業の入力』処理完了」
  11. 11. プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 2/4 4. 先に「依頼先」で指定したユーザBで ログイン – 別のブラウザを使うと楽です 5. 「マイタスク」(左メニュー) →一覧から「作業依頼フロー」の 「2.再確認/完了報告」を見つけて 左から2つ目のボタン →「2.再確認/完了報告」の処理画 面が開きます 6. 処理画面で何か入力して「再確認」 – 「完了」を押さないで 7. 最初のユーザでログイン 8. 「マイタスク」(左サイド) →一覧に「作業依頼フロー」の「1. 再確認への対応」があることを確認
  12. 12. プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 3/4 9. 「1x. 再確認への対応」の 虫眼鏡ボタン 10. 以下の情報が表示されています – 概要 – 関連する会話(社内SNS) – 処理記録および現在の状態 – プロセスデータ(入力データ) – 状態
  13. 13. プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 4/4 トークン 特定のプロセスにおいて、どの工程まで業務が進んでいるか表す 原則、1つのプロセスに1つだが、複数になる場合もある 全てのトークンが終了イベントに到達すると、プロセスは終了する • 先ほど見たプロセスモデルと同じであることを確認してください • 個々のプロセスは、プロセスモデルに従って動作します • 1つ1つのタスクを処理していけば、トークンが動いていきます • タスクにあるアイコンは、直近の処理担当者を表します。 各ユーザがアイコンを設定していると、それぞれのアイコンになります。
  14. 14. Questetra BPM Suite の基本概念② プロセスモデル • 組織が特定の業務を遂行する上に おいて、守るべきルール • 「業務ルール」「規定」など タスク • プロセスモデル内で、 人が処理すると定めた工程 • 自動処理される工程もある – イベント、サービスタスクなど プロセス(インスタンス) • ルールに従って実際に行われる、 一連の仕事 • 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い 合わせ対応」など トークン • 特定のプロセスにおいて、どの工程 まで業務が進んでいるか表す 従うべきルール ルールにそって動く 実際の業務
  15. 15. プロセスモデルの設計 単純なプロセスモデルの設計を通じて、 プロセスモデルの作成方法を体験していただきます
  16. 16. Questetra BPM Suite の基本概念③ プロセスモデルの3要素 • プロセス図(業務フロー図) – 工程、および工程の前後関係 • データ項目(タスク処理画面) – 取り扱うデータ – タスク処理画面(入力画面) • 処理担当者 – 誰が各タスクを処理するか
  17. 17. タスク処理画面を作る 1/2 1. (右上のユーザ名) →「プロセスモデル設定」 2. 「プロセスモデル新規作成」 3. プロセスモデル名は任意で、 そのまま「新規作成」
  18. 18. タスク処理画面を作る① • 以下のプロセス図を作成してください • http://youtu.be/jHK9juTN0eg • モデラー内でも、「ファイル」→「チュートリアル」から参照可能です • タスクをダブルクリックして、名前を変更
  19. 19. プロセスモデルを見る (改めて) スイムレーン 同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングする スイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する タスク 人が処理すると定めた工程 システムが処理する(自動処理)される工程もあるが、アイコンが異なる 開始イベント/終了イベント プロセスを新規開始することのできるポイント/終了するポイントを表す フロー 工程の前後関係を表す 1つの工程から複数のフローが出ている(分岐)する場合もある
  20. 20. タスク処理画面を作る 1/5 • プロセスデータ項目で以下を追加 – 数値 – 日付
  21. 21. タスク処理画面を作る 2/5 • データ編集許可設定を、以下のように – “入力”タスクは、全データを「編集可」に – “確認”タスクは、全データを「表示のみ」に
  22. 22. • 「保存」→「閉じる」 • 「開発中のバージョン1の リリース」 • プロセスを開始できる状 態になったので、 プロセスを開始します タスク処理画面を作る 3/5
  23. 23. プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 4/5 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧からプロセスモデルを見つ けて、プロセスを開始&先頭タ スクを処理 3. 次の工程「確認」に進んでいる はずなので、それを探します 「ワークフロー」→「マイタスク」 4. 一覧から先に開始したプロセス の「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理 定義したデータ項目が、タスク処理画面に表示される 設定に応じて、「入力」「確認」での、各項目の編集可否が変わる
  24. 24. タスク処理画面を作る 5/5 • データ編集許可設定 – 編集可 :値の閲覧可能。および編集可能 – 表示のみ:値の閲覧可能。編集はできない。 – 「-」 (なし):値の閲覧も、項目の閲覧もできない。 • データの種類 – 文字(単一行/複数行) – 数値 – 選択(ラジオ/チェック/セレクトボックス/検索セレクト) – 日付(年月日/年月/月日/年)/日時 – ファイル – ユーザ/組織 – 掲示板 – テーブル
  25. 25. Questetra BPM Suite の基本概念④ • プロセスモデルに バージョンの概念 • 各プロセスは、開始したタイミン グのプロセスモデルのバージョン に紐付いている – プロセスは、その時点での最新 バージョンでしか開始できない • リリースすると、 開発中だったものが 最新バージョンになる バージョン1 バージョン2 バージョン3(最新) バージョン3(開発中) リリース
  26. 26. 他の人に仕事を 処理担当者の設定を変更し、 他ユーザに仕事がまわるようにします
  27. 27. 他の人に仕事を 1/10 先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動 ① ② ③
  28. 28. 他の人に仕事を 2/10 以下のプロセス図に変更してください 1. スイムレーンをドラック&ドロップで追加 2. 「確認」「終了」を追加したスイムレーンに、 ドラッグ&ドロップで移動 3. スイムレーンの名称変更 – プロパティダイアログから変更
  29. 29. 他の人に仕事を 3/10 • 処理担当者の設定画面に移動 • “担当者2” にて、以下の設定 – 「ユーザ: 〇〇」を選択して、「編集」ボタン • 他のユーザに変更して「確定」 – 「候補者の表示」で、選択したユーザが 表示されることを確認 プロセスモデル保存後、 「開発中のバージョン○のリリース」
  30. 30. 他の人に仕事を 4/10 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧からプロセスモデルを見つ けて、プロセスを開始&先頭タ スクを処理 3. 別ユーザでログインしなおして、 「ワークフロー」→「マイタスク」 4. 一覧から先に開始したプロセス の「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理 担当者設定で指定したユーザに、「確認」タスクが割りあたるようになる
  31. 31. 少し脱線 「開始したプロセス」を見る • 「開始したプロセス」か「処理したタスク」 • タスクとプロセスの違いは 工程のレベルで見るか、全体で見るかの違い • プロセス(インスタンス)には、「工程名」や「締め切り」の 属性はない • 「マイタスク」「引き受け待ち」は、「工程のレベル」で 見ている。「全体のレベル」で見ていない。
  32. 32. 他の人に仕事を 5/10 再びプロセスモデルを編集します ① ② ③
  33. 33. “担当者2” にて、設定を「追加」 • 先ほどとは異なるユーザを選択して「確定」 他の人に仕事を 6/10 プロセスモデル保存後、 「開発中のバージョン○のリリース」
  34. 34. 他の人に仕事を 7/10 1. 「ワークフロー」 →「新規開始」 2. 一覧からプロセスモデルを見つ けて、プロセスを開始&先頭タ スクを処理 3. プロセスモデルで指定した、 2人のユーザそれぞれで ログイン 「マイタスク」ではなく、「引き受け待ち」に「確認」タスクが入る
  35. 35. Questetra BPM Suite の基本概念⑤ • 設定に該当するユーザ が1人しかいない場合 • 仕事は、自動的にそのユ ーザのものとなる • 設定に該当するユーザ が2人以上いる場合 • 仕事は「誰かが引き受け てくれるのを待つ」(引き 受け待ち)状態に – 対象ユーザに依頼メール • 仕事は、引き受けたユー ザのものとなる
  36. 36. 他の人に仕事を 8/10 1. 「引き受け待ち」にある 「確認」タスクで、虫眼鏡アイコン 2. 「詳細」ページの 「処理記録および現在の状態」 から、「候補者」ボタン – 処理担当の候補者が表示される – プロセスモデルで指定した 2人のユーザ 3. 「引き受ける」 または「引き受けて処理開始」 からタスク処理が可能 引き受けた時点で、他の候補者の「引き受け待ち」リストからは消える
  37. 37. 他の人に仕事を 9/10 • 現在、もう1人のユーザではプロセスを開始できない • 開始イベントのあるスイムレーンでは、担当者設定の意味が異なる • 「該当業務のプロセスを開始できるのは誰か」という意味に • それ以外のスイムレーンでは、 「そのスイムレーンで発生した仕事を処理できるのは誰か」 担当者1の「担当者設定」で、もう1人のユーザを追加してやると、 そのユーザもプロセスを開始できるようになる
  38. 38. 他の人に仕事を 10/10 • 組織で指定 – 〇〇に直接所属するリーダまたはスタッフ/リーダ – 〇〇の下位組織に所属するリーダまたはスタッフ/リーダ • ユーザで指定 • プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ/組織 • スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織のリーダなど • ロールで指定
  39. 39. タスク処理画面の高度な設定 入力チェックやレイアウトなど、 タスク処理画面のカスタマイズを体験していただきます
  40. 40. タスク処理画面の高度な設定 1/10 先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動 ① ② ③
  41. 41. タスク処理画面の高度な設定 2/10 データ項目は全データタイプを1つずつ追加(すでにある数値と日付以外) この時点では、順番は気にしなくて良いです 編集許可設定は、「入力」タスクではすべて「編集可」 「ガイドパネル」のみ「表示のみ」 「確認」タスクでは、すべて「表示のみ」
  42. 42. 少し脱線 フォームプレビュー 右上にある「フォームプレビュー」ボタンから、タスク処理画面の確認ができ ます。 – 別ウィンドウで開きます 工程ごとに、どのようなフォームになるか、イメージをつかむことができます。 同様のボタンは、ヒューマンタスクのプロパティダイアログにもあります。
  43. 43. タスク処理画面の高度な設定 3/10 • 段組設定を変更 • 項目の順番も変更 • 複数の項目を選択し、まとめて段組設定/順番変更もできます
  44. 44. タスク処理画面の高度な設定 4/10 • 「数値」データを変更 • 「必須」に • 「説明」を追加 – 10以上20以下にしてください • 接頭文字を「$」に • 最小値を “10” に • 最大値を “20” に
  45. 45. タスク処理画面の高度な設定 5/10 • 「選択」データを変更 • 表示ラベルを「はい」と「いいえ」に • 初期値を「いいえ」に • 表示ラベルが変わっても、選択肢 ID が同じであれば、検索や集計で同じ 選択肢と扱われる
  46. 46. タスク処理画面の高度な設定 6/10 • 「ユーザ」データを変更 • 「必須」に • 初期値を「プロセス開始ユーザ」に(編集ボタンを押した先で変更) • 初期値は、プロセスを開始したタイミングで設定される値 – ここでは、プロセスを開始したユーザが設定されるという意味
  47. 47. タスク処理画面の高度な設定 7/10 • 「ガイドパネル」データを変更 • ガイドパネルは、入力フィールドを持たず、「説明」のみを設定できる 特殊なデータタイプ • 説明には HTML を記述可能 – お勧めしませんが、Javascript も記載可能
  48. 48. タスク処理画面の高度な設定 8/10 • 「テーブル」データを変更 • 最大行数を “3” に。(編集ボタンから) • 「テーブル項目を追加」で、数値を3つ追加 • テーブル項目名を変更「文字」「数字1」「数字2」「数字3」 • 「文字」を「必須」に • 「数字3」の編集ボタンから(次へ続く)
  49. 49. タスク処理画面の高度な設定 9/10 • 「数字3」のテーブル項目を変更 • 「ふたつの項目の積が入る 数字1×数字2」に • 「テーブルの下に集計が表示される」に
  50. 50. タスク処理画面の高度な設定 10/10 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」 タスク処理画面の動きを確認してください • 「数値」の入力値チェック • 「選択」の選択肢と初期値 • 「ユーザ」の UI と初期値 • 「組織」「ファイル」「掲示板」の UI • 「ガイドパネル」の説明 • 「テーブル」での自動演算
  51. 51. 処理担当者の設定で、組織を活用する 処理担当者の設定で、もっともよく使用する組織の設定を、 体験いただきます
  52. 52. ユーザと組織・ロール • Questetra には「ユーザ」「組織」「ロール」の概念 – 組織とロールは、複数のユーザをグループ化するためのもの – 組織とロールは、プロセスモデルの担当者設定で使用する • 組織はツリー構造で、ルートは1つ – 企業の組織構造を、そのまま反映させる前提 • ロールはツリー構造を持たない – 企業の組織とは異なった、グループを作るためのもの – 例えば組織横断的なグループなど、組織を補助する目的 • 全ユーザは、いずれかの組織に所属しなければならない – 所属しなければ、ワークフローの各機能が使用できない • 組織への所属に際して、「リーダ」「スタッフ」の属性がある – 「リーダ」「スタッフ」の属性も、プロセスモデルの「担当者設定」で使用 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
  53. 53. ユーザと組織 • https://seminar-ja.questetra.net • SouthPole@questetra.com でログイン – パスワードは ‘s’ が8つ • 所属は右の通り • 全ユーザ @questetra.com • 1人目がリーダ • 営業部 – Hawaii • 営業1課 – Galapagos – Oahu • 営業2課 – Solomon – Midway 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部 • 全社 – SouthPole • 管理部 – Sumatera – Maldives • 開発部 – Canarias – SaintHelena
  54. 54. 処理担当者の設定で、組織を活用する プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください • タスクやスイムレーンの名称変更を忘れずに
  55. 55. 担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を 「管理部に直接所属するリーダまたはスタッフ」に。 「候補者の表示」で、設定に該当するユーザを確認できます。 処理担当者の設定で、組織を活用する
  56. 56. 担当者設定で、「申請者」 のスイムレーンの設定を 「全社に直接所属するリーダまたはスタッフ」に。 「候補者の表示」では、サウスポールしかでない 処理担当者の設定で、組織を活用する
  57. 57. 処理担当者の設定で、組織を活用する • 「組織:全社 に直接所属しているリーダまたはスタッフ」は 「全社」組織に所属しているユーザ“のみ”が対象 • 「組織: 全社より下位組織に所属しているリーダまたはスタッフ」は 「開発部」「営業部」「管理部」…に所属しているユーザが対象 – 「全社」は除かれる • この2つを組み合わせると、全ユーザが対象になる 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
  58. 58. 担当者設定で、「申請者」 のスイムレーンの設定を以下に • 「組織:全社に直接所属するリーダまたはスタッフ」 • 「組織:全社より下位組織に所属するリーダまたはスタッフ」 処理担当者の設定で、組織を活用する 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、 Hawaii@questetra.com でプロセスを開始してください パスワードは ‘h’ が 8つ
  59. 59. 処理担当者で、上司を設定する 申請系の業務でよく登場する「上司」を、 どのように実現するかお話しします
  60. 60. 担当者設定の種類 • 組織で指定 – 〇〇に直接所属するリーダまたはスタッフ/リーダ – 〇〇の下位組織に所属するリーダまたはスタッフ/リーダ • ユーザで指定 • プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ/組織 • スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織のリーダなど • ロールで指定 – ロール〇〇に所属する人
  61. 61. 課題 次のような、簡単な出張の申請業務を、クエステトラ上に実装してください (先のプロセスモデルを改良してください) 申請内容は • 申請者(代理申請はNG) • 出張期間(開始日と終了日) • 費用 • 内容(出張先など) 必ず、上司の承認が必要 最後は、費用の前払いを行うため、管理部が確認する つまり「申請」「上司の承認」「管理部による確認」の3ステップ 「上司の承認」の処理担当者の設定以外について、取り組んでください (差し戻しできないとか、細かいことは無視してください)
  62. 62. 「上司の承認」の処理担当者設定 以下、2つの方法、それぞれで試してみます • プロセスデータで指定 – 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ/組織 • スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織のリーダなど
  63. 63. 1. 「上司」に相当するユーザ型データ項目を追加 2. 「申請」タスクで、追加したデータ項目を「編集可」に 3. 担当者設定で追加したデータ項目を指定 「上司」をプロセスデータで指定 1/2 「上司の承認」は、 データで指定した ユーザに割りあたることを 確認してください
  64. 64. 「上司」をプロセスデータで指定 2/2 ○ • 解りやすい • あらゆる場合に対応できる × • 厳格にルールを適応できない – 間違った「承認者」を指定することも可能
  65. 65. 「上司」の処理担当者の設定を 「スイムレーン:『申請者』のタスクを処理した人と 同じ組織のリーダ」に 先ほど追加したユーザ型のデータ項目を削除してください 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 1/4
  66. 66. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 2/4 • Oahu@questetra.com – パスワードは ‘o’ 8つ • Galapagos@questetra.com – パスワードは ‘g’ 8つ • Midway@questetra.com – パスワードは ‘m’ 8つ • Solomon@questetra.com – パスワードは ‘s’ 8つ • 営業部 – Hawaii • 営業1課 – Galapagos – Oahu • 営業2課 – Solomon – Midway 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部 • 全社 – SouthPole • 管理部 – Sumatera – Maldives • 開発部 – Canarias – SaintHelena Oahu で申請すると、 Galapagos が承認者に Midway で申請すると、 Solomon が承認者になる
  67. 67. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 3/4 「同じ組織のリーダ」を指定したが、他に5パターン 営業2課のユーザから見ると • 同じ組織(営業2課) • 親組織(営業部) • より上位組織(営業部と全社) それぞれ「リーダまたはスタッフ」「リーダ」の2パターン 全部で 3×2=6パターン 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
  68. 68. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で 4/4 ○ • 厳格にルールを適応できる × • 「同じ組織のリーダ」という指定だと、リーダの人が申請する と、自分自身が「上司として承認」することになる (そのような業務ルールであれば、問題ない) – リーダの申請に対して、「親組織のリーダ」に承認させるためには、 プロセスモデルを分けるなどの工夫が必要 • 「部長」や「課長」といった特定のポジションを指定できない – 組織にレベルの概念が無いため – さらに複雑な設定を行えば可能
  69. 69. 「上司の承認」の設定についてのまとめ • プロセスデータで指定 • スイムレーンを用いた相対的な指定 • (スイムレーンを用いた相対的な指定 とロールの組み合わせ) • (厳密に、承認者を計算する方法) 現状、「これさえ知っておけば完璧」「設定も簡単」という方法は ありません。 最初は、厳密性よりも、設定が容易な方をお勧めします。 厳 密 で 穴 が 少 な い 設 定 が 容 易
  70. 70. フローを分岐させる トークンの行き先をかえる分岐について、 体験いただきます。
  71. 71. フローを分岐させる 1/7 大きく2種類ありますが、まず1つ目 タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する方法です。 先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動してください。 ① ② ③
  72. 72. フローを分岐させる 2/7 上司が「却下」できるようにします 以下のように、プロセス図に変更してください 1. 終了イベントを上司のスイムレーンに追加 2. 承認タスクから終了イベントへのフローを追加
  73. 73. フローを分岐させる 3/7 1. 「承認」タスクの「分岐」設定に移動 2. 「分岐タイプ」はそのまま 3. 「遷移先の決定」の「ボタン名」を変更 • 「前払い」へ遷移するボタンを「承認」に • 「終了」へ遷移するボタンを「却下」に 分岐条件で設定した2つのボタンが表示される いずれかのボタンを押すとタスクが完了し、設定した先にトークンが移動する
  74. 74. フローを分岐させる 4/7 データの値に応じて、分岐させることも可能です。 再びプロセスモデルの編集画面に移動してください。 ① ② ③
  75. 75. フローを分岐させる 5/7 金額が100万円を超える場合は、社長の確認も必要にします 以下のように、プロセス図に変更してください 1. 「社長」のスイムレーンを追加 2. 「社長」のスイムレーンに「確認」タスクを追加 3. 「排他ゲートウェイ」と「結合ゲートウェイ」を追加し、「承認」タスクと「前 払い」タスクの間を、以下の形になるように – Advanced パレットに、2つのゲートウェイがあります
  76. 76. フローを分岐させる 6/7 1. 「分岐」ゲートウェイのプロパティに移動 2. 分岐タイプはそのまま 3. (名前なし)へ遷移する条件を削除(「ー」ボタンで) 4. 「デフォルトフロー」の遷移先を(名前なし)に • (名前なし)の遷移先とは、統合ゲートウェイ
  77. 77. フローを分岐させる 7/7 5. 遷移先が「確認」である条件式の条件名を編集「100万円以上」 6. 同じ行の条件式のアイコンをクリック 7. 「条件式設定」で「詳細な条件を設定する」を選択 8. 「費用」「右の値以上」を選択し、「1000000」を入力 9. 「閉じる」で条件式が「費用>= 1000000」になっていることを確認 「費用」が1000000以上であれば、「確認」タスクへトークンが自動的に移動
  78. 78. 分岐のまとめ タスクでの分岐 • タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する • 最初に条件を満たした、1つのフローのみにトークンを流す( と同じ) ゲートウェイでの分岐 • 最初に条件を満たした、1つのフローのみにトークンを流す • トークンを複製し、全てのフローにトークンを流す • トークンを複製し、条件を満たしたフローのみにトークンを流す • 複数のフローを1つに集約する トークンが複数になっている場合は、1つにまとめる
  79. 79. タスクの締め切りと通知 タスクの締め切りの設定方法、 およびQuestetra 標準の通知機能についてお話します
  80. 80. 標準の通知機能 • いくつかのタイミングで通知 – オファーされた時(「引き受け待ち」のタスクが発生したとき) – 割り当てられた時(「マイタスク」が発生したとき) – 締め切り1日前/1時間前/締め切り後○時間おき • 通知方法が2種類 – メール/Questetra BPM Suite上 – ユーザ自身が受け取りタイミングを制御 – プロセスモデルの設計者が、ユーザの設定を無視して通知する方法も
  81. 81. タスクの締め切り • タスクごとに「締め切り日時」を設定可能 – 一覧表示や、通知で活用される • 締め切り日時の指定方法 – データ項目で指定 – プロセスが開始してから – タスクが発生してから • 該当タスクにトークンが 到達してから • 締め切り時の処理 – 何もしない(通知するだけ) – タスクを異常終了させる (トークンはタイマー境界イベントに移動)
  82. 82. タスクの締め切り みなさんのQuestetra BPM Suite に戻ってください 「タスク処理画面の高度な設定」で作成したプロセスモデルを再編集します ① ② ③
  83. 83. タスクの締め切り 1. 「確認」タスクの「締め切り/通知」設定に移動 2. 「締め切り日時」を、「日時」データで指定された日時に 3. 締め切り到達時の処理はそのまま 以下を確認してください • 締め切り時にメール通知がされること • マイタスクや引き受け待ちの一覧で、 締め切り日時が表示されること
  84. 84. ユーザの設定を上書きしての通知 • ユーザが「受け取らない」設定にして いても、メール通知することができる • 通知が必須である ヒューマンタスクで使用 • 設定はユーザ側の通知受信の設定 に対応 – オファーされた時 – 割り当てられた時 – 締め切り1日前/1時間前/ 締め切り後○時間おき ユーザの設定に関わらず、 メール通知される
  85. 85. 自動処理 多数ある自動処理の工程のうち、 メール送信とPDF生成について体験いただきます
  86. 86. Questetra BPM Suite には、自動処理を行う アイテムが多数ある プロセスを自動開始するアイテム 定期的にプロセスを開始する等 トークンが到達したら、自動処理を行うアイテム 外部サービスに HTTP リクエストを投げる等 自動処理のアイテム
  87. 87. プロセスの途中で、メールを送る 1/3 「タスク処理画面の高度な設定」 を再編集し、以下のプロセス図に してください • 「送信」で使用しているアイテムは、 「メッセージ送信中間イベント(メール)」 • Advanced のタブ内にあります • トークンが到達すると、自動的にメールを送信
  88. 88. プロセスの途中で、メールを送る 2/3 • 「送信」の設定を以下の通りに • アンダーバーがついている変数の部分は、「データ埋込」のところから選択して、 コピー&ペースト • 宛先にある固定アドレスは、適当なものを プロセスを動かして、変数の部分が置き換わって、 メールが届くことを確認してください
  89. 89. プロセスの途中で、メールを送る 3/3 メッセージ送信中間イベントを、標準の通知機能の代わりに 使うことも可能だが、一長一短ある 「標準の通知機能」のメリット/デメリット • タスクの処理担当者に、メールを送ることができる • セキュリティを考慮した内容になっている (見えるべきでないデータが、メールに含まれることはない) • メールの内容を、細かくカスタマイズすることができない 「メッセージ送信中間イベント」のメリット/デメリット • メールの内容を、細かくカスタマイズすることができる • セキュリティの考慮は、設計者任せ • 標準の通知機能でできることの中に、実現できないこともある
  90. 90. プロセスの途中で、PDF の自動生成 1/4 「タスク処理画面の高度な設定」 を再編集し、以下のプロセス図に 変更してください • 「サービス」で使用しているアイテムは、 「サービスタスク(PDF生成)」 • Advanced のタブ内にあります • トークンが到達すると、テンプレートのPDF に データを埋め込み、新しい PDF を作成
  91. 91. プロセスの途中で、PDFを自動生成 2/4 「サービス」の設定を以下の通りに • 「テンプレートとするPDFフォーム」は、「プロセスモデルファイル」を選択し 「sample.pdf」を入力 • 「PDFファイルを保存するファイル型データ項目」は「ファイル」 • 「保存する際のファイル名を指定する文字型データ項目」は「文字」 • 「自動生成」ボタンを押し、ファイルを保存 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」 プロセスの新規開始は待ってください
  92. 92. プロセスの途中で、PDFを自動生成 3/4 自動生成された PDF は以下のようなもの • PDF のフィールドに、データが埋め込まれる • これをベースに、独自のPDF テンプレートを作成しても構わない
  93. 93. プロセスの途中で、PDFを自動生成 4/4 • 詳細ページの 「プロセスモデル」メニューから 「プロセスモデルファイルの管理」 • 「プロセスモデルファイルの管理」ページで、ファイルを保存 – 種類は「サービスタスク(PDF生成) で使用する PDFフォーム」 – ファイル名は「sample.pdf」 – ファイルは、先ほどダウンロード したファイル プロセスを動かして、データが埋め込まれた PDF が 作成されることを確認してください
  94. 94. まとめ プロセスモデル • 組織が特定の業務を遂行する上に おいて、守るべきルール • 「業務ルール」「規定」など タスク • プロセスモデル内で、人が処理する と定めた工程 プロセス(インスタンス) • ルールに従って実際に行われる、一連の 仕事 • 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わ せ対応」など トークン • 特定のプロセスにおいて、どの工程 まで業務が進んでいるか表す 従うべきルール ルールにそって動く 実際の業務 プロセスモデル(3要素)の実装が肝 •プロセス図 •データ項目 •処理担当者

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