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Portail SIRH, Comment rendre simple des sujets RH parfois complexes ?
     Comment assurer l’automatisation des processus RH et la motivation des collaborateurs ?


Les études récentes l’attestent, les principaux enjeux des équipes RH se concentrent notamment sur
l’automatisation des processus, la réduction des coûts, le partage d’informations (plus d’informations, plus
vite…). Vaste sujet, que l’inflation de règlementations complexes (législation sociale, accords
d’entreprise…) rend encore plus nécessaire mais aussi plus ardu… Comment par exemple automatiser un
processus de suivi des temps passés dans un cadre de régimes horaires multiples ou d’écrêtage d’heures
supplémentaire tout sauf évidents ? Autrement dit, quelles solutions simples permettent de rendre les
équipes plus efficaces et les collaborateurs plus motivés dans un environnement toujours plus
complexe?

                        A problème complexe, réponse simple : le portail SIRH !

Portail de communication et de pilotage associé au système de paie de
l’entreprise, un SIRH couvre généralement les principales fonctions
suivantes : gestion automatisée des processus RH sur la base de workflows
(demandes de congés, formation, recrutement… en quelques clics..), gestion
des talents (grilles de compétences, gestion des entretiens d’évaluations…),
gestion des informations RH (espace documentaire, self service RH,
dématérialisation des contrats ou des bulletins de paie…), gestion des
plannings, absences et des temps… De nombreuses fonctions et services à
disposition des équipes RH, aux managers et collaborateurs, mais en quoi est-ce un outil simple, ou
simplificateur ? En quoi un portail SIRH répond-il aux enjeux des directions RH d’automatisation des
processus et de mobilisation des collaborateurs ?

 Si la réponse varie en fonction de l’éditeur de chaque solution et de la couverture fonctionnelle de son
logiciel, quelques critères généraux se dégagent néanmoins :

    L’ergonomie du portail SIRH :
                                      Avec le développement exponentiel des usages et applications
                                      internet, nos collaborateurs ont pris l’habitude de surfer, se renseigner
                                      et acheter en quelques clics. Ils attendent donc de leurs outils
                                      professionnels la même simplicité d’utilisation, par exemple
                                      consulter son solde de congés payés en moins de 3 clics, vérifier le
                                      planning de l’équipe et poser une demande de congés en 20
                                      secondes…
                                      Avec une prise en main intuitive, une mise en plage fluide et un
    graphisme moderne, un portail SIRH performant se distingue par une très forte capacité de
    personnalisation : prise en compte de la charte graphique de l’entreprise, personnalisation des menus
    ou du positionnement des fonctions par chaque utilisateur, personnalisation des processus (pouvoir en
    quelques clics remplacer une validation devenue inutile par une simple information par email…),
    agencement modulaire et mise en œuvre « à la carte »… plus que des gadgets graphiques, ce sont des
    éléments majeurs de la mobilisation des utilisateurs et leur bonne appréhension et utilisation de l’outil !

    La facilité d’accès aux informations RH :
    Comme votre enfant consulte la page Facebook de ses amis (trop
    régulièrement et tardivement à votre goût…), vos collaborateurs veulent
    accéder instantanément à des informations RH complètes, mises à jour
    en temps réel, et facilement accessibles : organigramme par service,
    département ou population, avec photo si vous le souhaitez (et le
    collaborateur le permet !), lien avec l’annuaire d’entreprise, espace
    documentaire structuré par domaine (procédures internes, règlement intérieur…)…
    Autre fonction simple et outil de motivation puissant : la publication automatisée de « News » internes,
    avec processus de validation par le manager RH ou le service communication, permet de communiquer
simplement, rapidement, « top down » et « bottom up » sur la vie de l’équipe, les arrivées de personnel,
    l’avancement d’un projet phare…
    Enfin, tout bon portail SIRH comporte des fonctions de recherche, simple ou avancée, permettant de
    retrouver rapidement un document, contrat de travail ou procédure interne, rechercher un collaborateur
    avec telle compétence et quelques critères contextuels…

    L’automatisation, l’accélération et la fluidité des processus RH :
                          Véritable raison d’être du portail RH, la gestion automatisée des processus
                          s’appuie sur une colonne vertébrale technologique qui fait toute la différence: les
                          workflows (un petit anglicisme élitiste de plus, mais le terme semble passé dans
                          le langage –informatique- courant). C’est le moteur de ces applications, qui sera
                          d’autant plus simple d’utilisation et d’évolution, modulaire et facilement
                          paramétrable, que le générateur de workflows sera bien pensé et puissant,
                          alimentant et contrôlant ensuite chaque processus (demandes de congés, de
                          formations… tout processus qui s’appuie sur des étapes d’information, validation,
                          notification…).

                            Ainsi, finis les processus annuels d’évaluation interminables, avec un responsable
                            RH qui passe son temps à relancer des managers débordés, à rechercher des
    fiches d’évaluations non signées, à resaisir des informations : le processus d’entretiens est tracé et visible
    par les personnes habilités, les évaluations et commentaires saisis pendant l’entretien historisés et
    réutilisables, une vision graphique permet de positionner un collaborateur par rapport à son équipe, une
    moyenne ou une population donnée…

    Le décloisonnement des informations RH :
    Si chaque DRH a sa propre vision sur l’intérêt de conserver les informations RH aux seuls services du
    personnel et directions, ou au contraire décloisonner et ouvrir, en les sécurisant, l’accès à ces
    informations, l’éventail des possibilités d’utilisation du portail SIRH est illimité : accès aux historiques
    de carrière, de formation…, grilles de compétences, métiers et postes, accès en temps réel aux différents
    compteurs de congés, CET…, graphes d’évolutions de rémunération d’un salarié ou un service, capacité
    de rechercher des informations par population….
    Corollaire d’une diffusion plus large des informations RH, la sécurité de ces données doit être totalement
    garantie : authentification par mot de passe, gestion des profils, bases hébergées, données ou bulletins de
    paie cryptés.., les moyens ne manquent pas.

Plus d’informations, plus vite, plus de capacité de décision donnée aux managers, des processus RH
fluides et fiables, les bénéfices d’un portail RH performant sont démontrés, et faciles à mettre en œuvre
(en mode licence, sur l’environnement informatique du client, ou en mode « Software as a Service », avec
paiement à l’usage en mode hébergé). Nous n’expliquerons pas ici comment l’éditeur réussit à combiner
complexité de la matière RH et simplicité d’usage du portail (au fond, son vrai savoir-faire…), mais pour
garantir le succès de votre projet de SIRH, quelques recettes ont fait leurs preuves :
             Mobilisation des utilisateurs (réunion d’information, questionnaire en ligne, petits déjeuners de
             présentation ou lancement…) ;
             Choix d’une solution simple d’utilisation et adaptée à la taille du client, lors d’une démonstration
             chaque fonction doit s’exécuter en 2 ou 3 clics ;
             Réalisation d’une maquette ou mise en place d’une équipe pilote pour valider les processus en
             cas de changement important par rapport au système existant ;
             Et si nécessaire, constitution d’une équipe projet impliquant collaborateurs, managers et
             responsable projet des services informatique, RH et métiers pour bien cadrer le projet…

    Henri Beguinot
    Directeur général
    Editeur du portail SIRH CoRHea

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  • 1. Portail SIRH, Comment rendre simple des sujets RH parfois complexes ? Comment assurer l’automatisation des processus RH et la motivation des collaborateurs ? Les études récentes l’attestent, les principaux enjeux des équipes RH se concentrent notamment sur l’automatisation des processus, la réduction des coûts, le partage d’informations (plus d’informations, plus vite…). Vaste sujet, que l’inflation de règlementations complexes (législation sociale, accords d’entreprise…) rend encore plus nécessaire mais aussi plus ardu… Comment par exemple automatiser un processus de suivi des temps passés dans un cadre de régimes horaires multiples ou d’écrêtage d’heures supplémentaire tout sauf évidents ? Autrement dit, quelles solutions simples permettent de rendre les équipes plus efficaces et les collaborateurs plus motivés dans un environnement toujours plus complexe? A problème complexe, réponse simple : le portail SIRH ! Portail de communication et de pilotage associé au système de paie de l’entreprise, un SIRH couvre généralement les principales fonctions suivantes : gestion automatisée des processus RH sur la base de workflows (demandes de congés, formation, recrutement… en quelques clics..), gestion des talents (grilles de compétences, gestion des entretiens d’évaluations…), gestion des informations RH (espace documentaire, self service RH, dématérialisation des contrats ou des bulletins de paie…), gestion des plannings, absences et des temps… De nombreuses fonctions et services à disposition des équipes RH, aux managers et collaborateurs, mais en quoi est-ce un outil simple, ou simplificateur ? En quoi un portail SIRH répond-il aux enjeux des directions RH d’automatisation des processus et de mobilisation des collaborateurs ? Si la réponse varie en fonction de l’éditeur de chaque solution et de la couverture fonctionnelle de son logiciel, quelques critères généraux se dégagent néanmoins : L’ergonomie du portail SIRH : Avec le développement exponentiel des usages et applications internet, nos collaborateurs ont pris l’habitude de surfer, se renseigner et acheter en quelques clics. Ils attendent donc de leurs outils professionnels la même simplicité d’utilisation, par exemple consulter son solde de congés payés en moins de 3 clics, vérifier le planning de l’équipe et poser une demande de congés en 20 secondes… Avec une prise en main intuitive, une mise en plage fluide et un graphisme moderne, un portail SIRH performant se distingue par une très forte capacité de personnalisation : prise en compte de la charte graphique de l’entreprise, personnalisation des menus ou du positionnement des fonctions par chaque utilisateur, personnalisation des processus (pouvoir en quelques clics remplacer une validation devenue inutile par une simple information par email…), agencement modulaire et mise en œuvre « à la carte »… plus que des gadgets graphiques, ce sont des éléments majeurs de la mobilisation des utilisateurs et leur bonne appréhension et utilisation de l’outil ! La facilité d’accès aux informations RH : Comme votre enfant consulte la page Facebook de ses amis (trop régulièrement et tardivement à votre goût…), vos collaborateurs veulent accéder instantanément à des informations RH complètes, mises à jour en temps réel, et facilement accessibles : organigramme par service, département ou population, avec photo si vous le souhaitez (et le collaborateur le permet !), lien avec l’annuaire d’entreprise, espace documentaire structuré par domaine (procédures internes, règlement intérieur…)… Autre fonction simple et outil de motivation puissant : la publication automatisée de « News » internes, avec processus de validation par le manager RH ou le service communication, permet de communiquer
  • 2. simplement, rapidement, « top down » et « bottom up » sur la vie de l’équipe, les arrivées de personnel, l’avancement d’un projet phare… Enfin, tout bon portail SIRH comporte des fonctions de recherche, simple ou avancée, permettant de retrouver rapidement un document, contrat de travail ou procédure interne, rechercher un collaborateur avec telle compétence et quelques critères contextuels… L’automatisation, l’accélération et la fluidité des processus RH : Véritable raison d’être du portail RH, la gestion automatisée des processus s’appuie sur une colonne vertébrale technologique qui fait toute la différence: les workflows (un petit anglicisme élitiste de plus, mais le terme semble passé dans le langage –informatique- courant). C’est le moteur de ces applications, qui sera d’autant plus simple d’utilisation et d’évolution, modulaire et facilement paramétrable, que le générateur de workflows sera bien pensé et puissant, alimentant et contrôlant ensuite chaque processus (demandes de congés, de formations… tout processus qui s’appuie sur des étapes d’information, validation, notification…). Ainsi, finis les processus annuels d’évaluation interminables, avec un responsable RH qui passe son temps à relancer des managers débordés, à rechercher des fiches d’évaluations non signées, à resaisir des informations : le processus d’entretiens est tracé et visible par les personnes habilités, les évaluations et commentaires saisis pendant l’entretien historisés et réutilisables, une vision graphique permet de positionner un collaborateur par rapport à son équipe, une moyenne ou une population donnée… Le décloisonnement des informations RH : Si chaque DRH a sa propre vision sur l’intérêt de conserver les informations RH aux seuls services du personnel et directions, ou au contraire décloisonner et ouvrir, en les sécurisant, l’accès à ces informations, l’éventail des possibilités d’utilisation du portail SIRH est illimité : accès aux historiques de carrière, de formation…, grilles de compétences, métiers et postes, accès en temps réel aux différents compteurs de congés, CET…, graphes d’évolutions de rémunération d’un salarié ou un service, capacité de rechercher des informations par population…. Corollaire d’une diffusion plus large des informations RH, la sécurité de ces données doit être totalement garantie : authentification par mot de passe, gestion des profils, bases hébergées, données ou bulletins de paie cryptés.., les moyens ne manquent pas. Plus d’informations, plus vite, plus de capacité de décision donnée aux managers, des processus RH fluides et fiables, les bénéfices d’un portail RH performant sont démontrés, et faciles à mettre en œuvre (en mode licence, sur l’environnement informatique du client, ou en mode « Software as a Service », avec paiement à l’usage en mode hébergé). Nous n’expliquerons pas ici comment l’éditeur réussit à combiner complexité de la matière RH et simplicité d’usage du portail (au fond, son vrai savoir-faire…), mais pour garantir le succès de votre projet de SIRH, quelques recettes ont fait leurs preuves : Mobilisation des utilisateurs (réunion d’information, questionnaire en ligne, petits déjeuners de présentation ou lancement…) ; Choix d’une solution simple d’utilisation et adaptée à la taille du client, lors d’une démonstration chaque fonction doit s’exécuter en 2 ou 3 clics ; Réalisation d’une maquette ou mise en place d’une équipe pilote pour valider les processus en cas de changement important par rapport au système existant ; Et si nécessaire, constitution d’une équipe projet impliquant collaborateurs, managers et responsable projet des services informatique, RH et métiers pour bien cadrer le projet… Henri Beguinot Directeur général Editeur du portail SIRH CoRHea