1. 1/28
3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3
GESTION DEL PROYECTO
3.2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EGP/EDCC
Manta-Ecuador
2013

2. 3/28
Ciclo de Gestión del Proyecto - Fase 1
PREPARACION DE LA EJECUCION
PREPARACION
DE LA
EJECUCION
1
ORGANIZACIÓN
Y
PROGRAMACION
• Objetivos de la PREPARACION DE
LA EJECUCION:
– Marcar RUMBO
– Fijar PARAMETROS de
desempeño
– Propiciar CAPACIDAD de
ejecución
• CARTA DE NAVEGACION: C4
• ORGANIZACIÓN
• PROGRAMACION

3. Preparación de la Ejecución
• Organización
– ¿Quién va hacer qué?
– ¿Con quiénes?
• Programación
– ¿Que se va a hacer?
– ¿Cuánto?
– ¿Cuándo?
– ¿Con qué?
4/28

4. 5/28
ORGANIZACIÓN
1. Estructura organizativa de un
proyecto:
a. Relaciones institucionales
b. Composición interna

5. 6/28
IDENTIFICAR ELEMENTOS Y ACTORES
RELACIONADOS CON EL PROYECTO

6. 7/28
Proyecto y Entorno
Interacciones de la
gerencia
 El cliente-usuario
 La comunidad
 La autoridad
gubernamental
 Proveedores
 Contratistas y
subcontratistas
 Interventor (Supervisor)
 Consultores
 Entidad financieras
 Organismos reguladores
 Medio ambiente

7. Definir estrategias y
responsabilidades de Relación:
8/28
Análisis de valor frente a áreas de interés
Expectativa
*
Fuerza
=
Indice
5
*
5
=
25
4
*
4
=
16
3
*
3
=
9
2
*
2
=
4
1
*
1
=
1
Expectativa: apreciación de la importancia que el involucrado le atribuye
al área de interés considerada.
• Positiva (+) si el involucrado percibe beneficios por parte del proyecto
• Negativa (-) si se percibe que el proyecto traslada costos o lesiona intereses
Fuerza: Capacidad de influir de alguna forma en el proyecto

8. 9/28
Análisis de valor frente
a áreas de interés
Ejemplo
Involucrado
Interés
Expectativa *
Fuerza = Indice
Observaciones
*
4
=
20
Alto interés y apoyo a este
objetivo
-4
*
4
=
-16
Oposición con capacidad
e intervenir
1. Incrementada cobertura
-2
*
5
=
-10
Oposición con alto poder al aumento de
cobertura sin contratar más profesores
2. Incrementado valor
matrículas
+4
*
3
=
12
Hay interés si el incremento del valor
significa contratación de más profesores
1. Incrementada cobertura
+5
2. Incrementado valor
matrículas
Padres de familia
Profesores

9. 10/28
Mapa de relaciones
 Identificar elementos, actores e
“involucrados”
 Categorizar y priorizar relaciones
 Definir intervenciones y responsables en la
gestión de las relaciones
 El ML ayuda a identificar relaciones:Finalidad Medios
Indicadores Supuestos
FinalidadMedios
Finalidad
IndicadoresSostenibilidad
Supuestos
Propósito
Propósito Supuestos
Propósito
Finalidad
IndicadoresMedios
Componentes
ComponentesMedios
Componentes
Propósito
Supuestos
Actividades
Presupuesto
Actividades
Componentes
Fin = Impactos esperados: TerritorioComunidad, Marco institucional
Propósito y Componentes: Usuarios
Componentes y Actividades: Contratistas
Supuestos (actores colaterales, apoyos,
oposición)

10. 11/28
Categorizar y definir:
importancia e intensidad de cada relación
+12
-20
Proyecto
(U.E.)
+25
+10
-4
+8

11. 12/28
Relaciones Estratégicas
de la Gerencia de Proyecto
AUTORIDADES
DE GOBIERNO
FINANCISTA
/ SOCIOS
UNIDAD
EJECUTORA
Gerencia de P.
Gerencias de C.
CONTRATISTAS,
PROVEEDORES
INVOLUCRADOS

12. 13/28
PASOS PARA EL DISEÑO DE LA
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
1. Identificar el trabajo a realizar
(Componentes y Actividades)
2. Agrupar el Trabajo en conjuntos coherentes
3. Definir responsabilidades, delegaciones y
autorizaciones (“empowerment”)
4. Establecer relaciones entre grupos de
trabajo
5. Definir inserción institucional

13. 14/28
Estructura Analítica del Proyecto
EAP *
PROPOSITO
COMPONENTE 1
ACTIVIDAD 1
Tarea 1
COMPONENTE 2
COMPONENTE 3
ACTIVIDAD 2
Tarea 2
Tarea 3
* Work Breakdown Structure (WBS)

14. 15/28
Organización
Identificación de actividades
Ejemplo: Construcción del Parque Comunal (1/2)
Actividad
Elaborar plan
Adquirir dotación
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas
Hacer drenajes
Descripción
Actualización del plan, programación, aprobación
del presupuesto y autorización de recursos
Consecución y transporte de los juegos, implementos
y mobiliario para instalar el parque
Consecución y transporte de la maquinaria y de las
herramientas para las obras
Consecución y transporte de los materiales
de construcción
Reclutamiento, selección y contratación del recurso
humano para ejecutar los trabajos
Selección, adquisición y transporte de las plantas que
serán sembradas en el parque
Obras de canalización y desagües del terreno

15. 16/28
Organización
Identificación de actividades
Ejemplo: Construcción del Parque Comunal (2/2)
Actividad
Hacer hoyos y eras
Realizar construcción
Descripción
Apertura de huecos y preparación de eras y canteros
para la siembra de plantas
Realización de las obras físicas del parque
Plantar
Siembra de las plantas y configuración de jardines
Instalar
Colocación e instalación de juegos y mobiliario
Realizar promoción
Capacitar
Realizar acabado
Divulgación, convocatoria y activación de mecanismos
de participación de la comunidad
Diseño, preparación y ejecución de eventos de
capacitación para el manejo y cuidado del parque
Limpieza, terminado y retoques de las instalaciones

16. 17/28
ORGANIZACIÓN A PARTIR DE LA
ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO
Ejemplo: Construcción del Parque Comunal
OBJETIVO:
CONSTRUCCION
PARQUE
COMUNAL
PREPARACION
(*)
PLAN
RECURSOS
E INSUMOS
DOTACION
CONSTRUCCION
JARDINERIA
EDUCACION
COMUNITARIA
OBRAS
EQUIPO
PROMOCION
CAPACITACION
PLANTAS
DRENAJE
PLANTACION
CONSTRUCCION
MATERIALES
MANO DE OBRA
INSTALACION
ACABADO
Combinación de 2 criterios de organización:
•Por producto (por componentes)
•Funcional (por actividades afines)

17. 18/28
ESTRUCTURA DEL PROYECTO
Y RESPONSABILIDADES
Primer nivel
OBJETIVO: CONSTRUCCION PARQUE COMUNAL
Responsable: Gerente del Proyecto
Segundo nivel
PREPARACION
Responsable: Gerente
RECURSOS E INSUMOS
Responsable: Secretaria
Tercer nivel
CONSTRUCCION
Responsable: Gerente
JARDINERIA
Responsable: Jardinero
CAPACITACION
Responsable: Trabajadora social
OBRAS CIVILES
Responsable: Maestro
Cuarto nivel
Los ejecutores del cuarto nivel (actividades básicas)
responden ante los asignados
como responsables en el nivel inmediatamente superior

18. 19/28
Diseño de la organización del proyecto
Principios y requisitos
1.
2.
3.
4.
Temporal
Flexible y Versátil
Agilidad en la toma de decisiones
Énfasis en control de gestión
sobre la ejecución contratada
5. Dimensión correspondiente con
naturaleza y alcance gerencial

19. 20/28
Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo
objetivo contractual es Entrega de Componentes
Concepto
Indicador
Verificación
Supuesto
Fin
Propósito
RESULTADO
DE GESTION
Componente
Actividad
Ambito de responsabilidad directa
Elementos referenciales, bajo observación

20. 21/28
Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo
objetivo contractual es Cumplimiento de Atención
Concepto
Indicador
Verificación
Supuesto
Fin
RESULTADO
DE GESTION
Propósito
Componente
Actividad
Ambito de responsabilidad directa
Elementos referenciales, bajo observación

21. 22/28
Ámbito de control de las Gerencias de Componentes
Concepto
Fin
Propósito
RESULTADO
DE GESTION
Componente 1
Componente 2
Componente n
Actividades C1
Actividades C2
Actividades Cn
Indicador
Verificación
Supuesto

22. 23/28
MODALIDADES DE ORGANIZACIÓN E
INSERCION INSTITUCIONAL
Dirección Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Area Funcional j
1. Organización por Proyecto
2. Organización Matricial
3. Organización
Interinstitucional

23. 24/28
Organización por Proyecto
Dirección Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Proyecto
Asignación de tareas específicas al proyecto dentro de la Organización

24. 25/28
Organización Matricial
Dirección Superior
Area Funcional 1
Area Funcional 2
Proyecto
Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto
y de tareas de las Areas Funcionales de la Organización

25. 26/28
Organización Interinstitucional
Organismo 1
Organismo 1
Organismo
Organismo2 2
Organismo
Organismoj j
Organismo Matriz
Proyecto
Asignación de tareas al proyecto en las Areas Funcionales
de los Organismos involucrados o comprometidos, con una
Dirección de Proyecto radicada en la institución responsable

26. 27/28
CIERRE
Facilidad en el USO vs mejor PROTECCION
de la Información

27. 28/28
- GRACIAS Contacto ponente
Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/DCC
bazurto.jose@gmail.com
Manta – Ecuador
2013