1.
GESTIÓN DE
COSTES
COMPARTIDA
CÓMO HACER LA GESTIÓN DE LOS COSTES UN
TRABAJO Y RESPONSABILIDAD DE TODOS

2.
LA
LA GESTIÓN DE COSTES ES UN TRABAJO DE
TODOS: EN EQUIPO.
PRIMERO ES UN TRABAJO
ANÁLISIS
E INCIATIVA DE CADA TRABAJADOR.
AUNQUE EL MÉTODO ES SOBRE
TODO, COMPARTIDO.

3.
«No es suficiente tener clientes que están satisfechos. Un cliente
insatisfecho se irá. Desgraciadamente un cliente satisfecho puede
que también se vaya, con la teoría de que no puede perder mucho y sí
ganar. En los negocios el beneficio proviene de los clientes que
repiten, los clientes que presumen del producto y el servicio que dan»
Edwards Deming
Fundador de la Calidad Total
1. Todo trabajador debería preguntarse todos los días: ¿Qué he hecho para mejorar mi
trabajo? ¿Qué he hecho para aumentar los ingresos? ¿Qué he hecho para reducir los costes?
Y ¿Qué he aprendido?
2. Nadie debería hacer ascos a unos ahorros de 800.000$ al año, ni tan siquiera de 1.000$ al
año. "Un grupo de trabajadores podría estar muy orgulloso de unos cambios que habían
ahorrado 500$ al año. Se sentían importantes para el trabajo y para la compañía. La calidad
de la producción mejoró junto con su rendimiento". Este es un objetivo de trabajo de primer
orden. Cada trabajador tiene su responsabilidad en el ahorro de costes.
3. Eliminar el miedo y construir confianza, de esta manera todos podrán trabajar más
eficientemente.
4. Borrar las barreras entre los departamentos. Abolir la competición y construir un sistema de
cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la organización.

4.
PERO…¿QUÉ TENEMOS HOY?
TENEMOS A DIRECTIVOS Y EJECUTIVOS QUE TRABAJAN SOBRE EL
COSTE, RECORTAN LOS COSTES, PERO NO INVOLUCRAN A TODO EL
EQUIPO, INCLUYENDO AL PERSONAL MÁS OPERATIVO .ES MAS
BIEN UNA SITUACIÓN: ORDENO Y MANDO
SITUACIÓN
 El JEFE PIENSA
CÓMO Y DÓNDE
RECORTAR
 El GERENTE O
TRABAJADOR
OBECEDE
EJECUTANDO LA
ORDEN

5.
PROBLEMAS EN ESTA SITUACIÓN
 1.- AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MEJOR
CONOCIMIENTO.
 2.- AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MÁS COMPROMISO.
 3. - AL NO INVOLUCRAR AL RESTO, NO HAY MAYOR EVOLUCIÓN
NI APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL SOBRE EL COSTE.
 4.- TODO ES UN EFECTO CIRCULAR QUE CONLLEVA A MENOS, O
CERO INCIATIVAS, POR PARTE DE LOS TRABAJADORES.
 5.- EL RESULTADO ES TAL Y COMO DEMMING LO VIO: EL
DIRECTIVO RECORTA POR “HACHAZOS” (O IMPULSOS), PERO NO
SE HACE UNA CONTINUA EVOLUCIÓN SOBRE LA MEJOR
OPTIMIZACIÓN DEL COSTE Y AHORRO; COMO ALGO INCLUSO
CULTURAL EN LA EMPRESA; COMO UN DEBER COMPRENDIDO Y
COMPARTIDO POR TODO TRABAJADOR (O EN SU MAYORÍA)

6.
 ¿SE PUEDE INNOVAR CON RESPECTO A LA
«¿SE PUEDE HACER DE REDUCCIÓN DE COSTES? PERO, ¿QUÉ
OTRO MODO, Y QUE SIGNIFICA INNOVAR EN COSTES?
ADEMÁS DE REDUCIR
EL COSTE APORTE
 ANTES QUE EL RESULTADO NOS PREOCUPA EL
VALOR AL CLIENTE?» PROCESO: HAY UNA SERIE DE PROCESOS DE
TRABAJO SOBRE LOS QUE SE DEBE PENSAR.
¿APORTA ESTO VALOR AL CLIENTE? ¿SE PUEDE
MODIFICAR? ¿SE PUEDE ELIMINAR? ESTAS SON
PREGUNTAS QUE PARTEN NO SÓLO DE LOS
DIRECTIVOS SI NO TAMBIÉN DE NUESTROS
TRABAJADORES OPERATIVOS DE MÁS
CONFIANZA. AQUELLOS QUE SON
ESPECIALISTAS EN SU TAREA.
PREGUNTA CLAVE
EN EL TRABAJO

7.
LOS CUATRO FACTORES CLAVE
CONOCIMIENTO CONTROL Y
COMPROMISO INICIATIVA
SEGUIMIENTO

8.
Control y ahorro de costes integral por todo el equipo
CONTROL Y
CONOCIMIENTO COMPROMISO INICIATIVA
SEGUIMIENTO
ANÁLISIS RESULTADOS CONTROL DIARIO Y
MES SEMANAL DE LAS
REUNIÓN MENSUAL PARTIDAS
COMPROMISO CONTROLABLES ¿QUÉ PODEMOS
AHORRO HACER PARA
CUADRO DE MANDO CONTINUO AHORRAR?
COSTES CONOCIMIENTO
HOJA DE COSTES: DE LAS
ACCIONES PREVISIONES
O
RESULTADOS DEL
CONOCIMIENTO
LIDERAZGO. MES PARA VER CON DIRECCIÓN
INTEGRAL DE LA ¿TIENE TAMBIÉN INCIDIR EN EL AHORRO
SITUACIÓN ECONÓMICA COMPROMISO EL RESTO;
DE TODO EL HOTEL CADA MIEMBRO DEL
¿hay un equipo
Comprometido en esto?
CONOCIMIENTO ACTUALIZACIÓN
DETALLADO EN CUADRO
DE TODAS DE MANO
Y CADA UNA DE
LAS
(DE LOS AVANCES)
PARTIDAS

9.
 SOBRE LA CUENTA DE RESULTADOS DE TODO
CONOCIMIENTO EL HOTEL.
 SOBRE LA CUENTA DE RESULTADOS DE SU
DEPARTAMENTO. CONOCIMIENTO EN DETALLE
DE CADA UNA DE LAS PARTIDAS QUE LE
CORRESPONDEN DIRECTAMENTE.
 SOBRE LA INCIDENCIA DIRECTA E INDIRECTA
QUE PUEDE TENER SU INICIATIVA Y ACCIÓN
SOBRE EL AHORRO.
 SOBRE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN SU
DEPARTAMENTO.
 SOBRE LA CONTRATACIÓN Y PROVEEDORES.
QUÉ ES SUSCEPTIBLE DE MEJORA EN FUTURAS
NEGOCIACIONES.

10.
 ¿EXISTE UN COMPROMISO SOBRE EL AHORRO
COMPROMISO CONTINUO EN SUS PROCESOS DE TRABAJO?
 ¿PUEDE HABER UN COMPROMISO DE MÁS
TRABAJADORES, ADEMÁS DE LOS GERENTES,
POR ANALIZAR LA MEJORA CONTINUA DEL
PROCESO MEJORANDO EL COSTE (SIN
AFECTAR A LA CALIDAD O A LA EXPECTATIVA
DEL CLIENTE)?
 ¿PUEDE EXISTIR UN LIDERAZGO COMPARTIDO
CON RESPECTO AL AHORRO CONTINUO? EN
DEFINITIVA: TIENE QUE EXISTIR UN EQUIPO
(TOTAL) QUE TRABAJA SOBRE LOS
RESULTADOS COMPARTIDOS DE AHORRO.

11.
 CONOCIMIENTO DEL PRESUESTO POR UNIDAD
CONTROL Y DE NEGOCIO. SEGUIMIENTO SEMANAL DE LAS
SEGUIMIENTO PREVISIONES DE INGRESOS Y GASTOS ENTRE
DEPARTAMENTOS.
 CUADRO DE MANDO (CMC): HOJA EXCEL
DONDE SE ANOTAN TODAS LAS ACCIONES CON
RESPECTO AL AHORRO DEL COSTE. LAS
ACCIONES QUE SE HAN EMPRENDIDO EN CADA
DEPARTAMENTO Y LO QUE SE ESTIMARÁ COMO
AHORRO (SEMANAL, MENSUAL O ANUAL)
 REUNIONES SEMANALES MENSUALES O
TRIMESTRALES ENTRE TODO EL EQUIPO:
DIRECTIVOS, GERENTES Y PERSONAL
OPERATIVO DE MÁS CONFIANZA. REUNIÓN
ABIERTA DE REFLEXIÓN, DEBATE E IDEAS.

12.
 INDIVIDUAL: EFECTO DEL CONOCIMIENTO Y EL
INICIATIVA COMPROMISO. ES EVIDENTE QUE EL ESTILO DE
LIDERAZGO Y MANAGEMENT PREMIA AL
INICIATIVA DE CADA TRABAJADOR POR
MEJORAR EL PROCESO Y APORTAR POSIBLES
IDEAS SOBRE EL COSTE.
 EN GRUPO: LAS IDEAS E INICIATIVAS TIENEN
QUE SER ANALIZADAS Y DISCUTIDAS EN
GRUPO PREVIAMENTE. PRIMER ANÁLISIS DE
LO QUE SE PROPONE: ¿PUEDE ENCAJAR?
¿PUEDE MEJORAR LOS COSTES? ¿EXISTE
ALGÚN RIESGO POR LLEVAR ADELANTE LA
IDEA? ¿PODEMOS VALORAR EN IMPACTO
ECONÓMICO Y DE SATISFACCIÓN EN EL
CLIENTE? ¿SE CONTRADICEN?

13.
Gestión individual y en equipo del ahorro de costes
DIRECTIVOS, GERENTES Y TRABAJADORES ADMINISTRACIÓN O
DEPARTAMENTOS OPERATIVOS CONTROLLER
RESULTADOS
ACCIONES Presupuesto +
AHORRO Cuenta explotación
ACCIONES: PROCESOS
ANÁLISIS ACUALIZACIÓN EN
CUADRO DE MANDO
RENOVACIÓN CONTRATOS + (CMC )
CREATIVIDAD
NUEVOS CONTRATOS
CANCELACIÓN CONTRATOS
CUADRO DE MANDO
(CMC) ¿AHORRO?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIÓN O CONTROLLER

14.
ACCIONES
LAS CUATRO FORMAS DE
AHORRO AHORRAR Y QUIÉN ES
RESPONSABLE
DIRECTIVOS, GERENTES Y
TRABAJADORES
OPERATIVOS REVISIÓN DE LOS PROCESOS OPERATIVOS: ¿SE PUEDE
ACCIONES: PROCESOS REDUCIR EL GASTO? ¿AFECTA AL CLIENTE? ¿CÓMO SE
MODIFICA EL PROCESO?
DIRECTIVOS Y GERENTES
ADMINISTRACIÓN-
CONTROLLER
NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES. ¿SE PUEDE
RENOVACIÓN CONTRATOS REDUCIR EL GASTO? ¿AFECTA RÁ A LA CALIDAD?
DIRECTIVOS Y GERENTES
ADMINISTRACIÓN-
CONTROLLER NUEVOS PROVEEDORES. PROVEEDOR DE MEJOR O
NUEVOS CONTRATOS IGUAL CALIDAD Y COSTE MÁS BAJO.
DIRECTIVOS Y GERENTES
ADMINISTRACIÓN- ¿SE PUEDE PRESCINDIR DEL PROVEEDOR O SERVICIO
CONTROLLER
EXTERNALIZADO? ¿ES POSIBLE HACERLO SIN QUE
CANCELACIÓN CONTRATOS
AFECTE A LA CALIDAD O AL SERVICIO?

15.
EL CUADRO DE MANDO:
CUADRO DE MANDO
(CMC) HERRAMIENTA (Excel) DONDE
DEPARTAMENTO SE REGISTRAN LAS ACCIONES Y
SE CUANTIFICAN LAS
PREVISIONES DE AHORRO.

16.
Gestión del Cuadro de Mando de Costes (CMC)
COMERCIAL RESTAURANT COCINA PISOS MANTENIMIEN RECEP ADMIN
VIAJES SALARIOS SALARIOS SALARIOS ELECTRICIDA SALARIOS ELECTRICIDA
IMPRENTA ETT ETT ETT GAS CUOTAS GAS
FLORES COMISIONES AGUA
CUOTAS BEBIDA COMIDA AGUA
LENCERIA SERVICIOS
ELECTRICIDAD
COMISIONES MENAJE UTILLAJE CONSERVAC EXTERNOS
AMENITIES GASTOS
MATERIAL GAS
PUBLICIDAD ELECTRICIDA ELECTRICIDA GENERALES
REPOSIC
MINIBAR
GASTOS
TELÉFONO SERVICIOS RAPELS VARIOS
LENCERIA GAS
ELECTRICIDA EXTERNOS
AUDIOVISUAL
AGUA TELÉFONO
RAPELS
ECONOMATO-COMPRAS

17.
REUNIÓN MENSUAL DE
RESULTADOS
RESULTADOS Y PREVIONES DE
Presupuesto + INGRESOS-GASTOS
Cuenta explotación EN EQUIPO: DIRECTIVOS-
GERENTES Y TRABAJADORES
OPERATIVOS

18.
ANÁLISIS
+
CREATIVIDAD
+ +
ACCIONES: PROCESOS NUEVOS CONTRATOS
RENOVACIÓN CONTRATOS CANCELACIÓN CONTRATOS
¿AHORRO?

19.
REVISIONES Y OTRA ACCIONES
ACUALIZACIÓN EN
CUADRO DE MANDO
SEGUIMIENTO Y APRENDIZAJE
(CMC ) CONSTANTE DE LAS ACCIONES
COMPROMISO CONOCIMIENTO