Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

Tietosuoja varhaiskasvatuksessa

1 462 vues

Publié le

FCG:n järjestämä webinaari, 25.4.2019, Harto Pönkä, Innowise

Publié dans : Formation
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Tietosuoja varhaiskasvatuksessa

  1. 1. Tietosuoja varhais- kasvatuksessa Harto Pönkä 25.4.2019 Kuva: PixabayKuva: Pixabay
  2. 2. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen myötä tietosuojasta pitää huolehtia kaikissa tilanteissa, joissa henkilötietoja käsitellään. Ja se pitää pystyä osoittamaan. GDPR
  3. 3. Kuva: Matthew Henry @ Unsplash Tietosuojalla suojataan ihmisten oikeutta yksityisyyteen (tunnistettavuus). Tietoturvalla suojataan henkilö- ja muitakin tietoja laittomalta käytöltä. Suojaustoimenpiteet suhteutetaan riskiarvioon tietoturvauhista.
  4. 4. Kuva: Kuntaliitto ja VM, Arjen tietosuojaa, 22.6. 2017, http://vm.fi/documents/10623/4914009/Arjen+tietosuoja+- koulutusmateriaali/8d13c7db-0f52-44ee-954a-74f24feade73 Huom: IP-osoite ei yksinään mahdollista tunnistamista, jolloin se ei ole henkilötieto.
  5. 5. Arkaluontoiset henkilötiedot Erityisten henkilötietoryhmien käsittely on pääasiassa kielletty ilman suostumusta tai laista tulevaa perustetta. • rotu tai etninen alkuperä • poliittiset mielipiteet • uskonnollinen tai filosofinen vakaumus • ammattiliiton jäsenyys • terveyttä koskevat tiedot • seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen • geneettiset ja biometriset tiedot henkilön tunnistamista varten Lähde: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR), 2016/679, artikla 9, http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FIN&toc=OJ:L:2016:119:FULL#d1e2034-1-1
  6. 6. Arkaluontoisia tietoja saa käsitellä, jos… • rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa eikä mikään laki sitä estä • käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan ja sosiaalisen suojelun alalla • käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi, jos rekisteröity on estynyt antamasta suostumustaan • käsittely suoritetaan poliittisen, filosofisen, uskonnollisen tai ammattiliittotoimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai vastaavan toiminnan yhteydessä ja käsittely koskee niiden jäseniä • käsittely koskee henkilötietoja, jotka rekisteröity on saattanut julkisiksi • käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi • käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä lain nojalla; • käsittely on tarpeen ennalta ehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten, työntekijän työkyvyn arvioimiseksi, lääketieteellisiä diagnooseja varten, terveys- tai sosiaalihuollollisen hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi taikka terveys- tai sosiaalihuollon palvelujen ja järjestelmien hallintoa varten lain perusteella • käsittely on tarpeen kansanterveyteen liittyvän yleisen edun vuoksi jne. lain perusteella • käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten lain nojalla Lähde: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR), 2016/679, artikla 9, http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FIN&toc=OJ:L:2016:119:FULL#d1e2034-1-1
  7. 7. Kuva: Kuntaliitto ja VM, Arjen tietosuojaa, 22.6. 2017, http://vm.fi/documents/10623/4914009/Arjen+tietosuoja+- koulutusmateriaali/8d13c7db-0f52-44ee-954a-74f24feade73
  8. 8. 4 artikla 6) ’rekisterillä’ mitä tahansa jäsenneltyä henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein, oli tietojoukko sitten keskitetty, hajautettu tai toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu, Lähde: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR), 2016/679, http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FIN Rekisteri ja rekisterinpitäjä 7) ’rekisterinpitäjällä’ luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot; jos tällaisen käsittelyn tarkoitukset ja keinot määritellään unionin tai jäsenvaltioiden lainsäädännössä, rekisterinpitäjä tai tämän nimittämistä koskevat erityiset kriteerit voidaan vahvistaa unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti,
  9. 9. • Yksityisen henkilön yksinomaan henkilökohtaiseen tai kotitalouttaan koskevaan toimintaan ei sovelleta GDPR:n vaatimuksia. – Epäselvää on, voiko tämä koskea myös henkilötietojen julkaisua verkossa. – Yksityishenkilöt voivat muodostaa ja jakaa keskenään esim. yhteystietolistan. • Henkilötietojen käsittelyyn journalistisen, akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten ei sovelleta useimpia GDPR:n vaatimuksia. • Kunnan toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen ei ole yleensä katsottu yksinään muodostavan henkilörekisteriä. – Tavallisesti esityslistojen ja pöytäkirjojen sisältämät henkilötiedot sisältyvät jo kunnan muihin henkilörekistereihin. – On arvioitava tapauskohtaisesti, mitä henkilötietoja voidaan julkaista verkossa osana esityslistaa tai pöytäkirjaa. Tavallisia poikkeuksia Lähteet: Tietosuojalaki, https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20181050 ja Kuntaliiton yleiskirje 15/2017: https://www.kuntaliitto.fi/yleiskirjeet/2017/kunnan-verkkotiedottaminen-seka-henkilotietojen-kasittely-ja-julkisuus- kuntalain#henkilotiedot-ja-verkkotiedottaminen
  10. 10. Henkilötietojen käsittelyn lähtökohtia
  11. 11. • Vastuu GDPR:n mukaisen selosteen ja informoinnin teosta on varhaiskasvatuksen järjestämisestä vastaavalla taholla, joka on rekisterinpitäjä. – Kunnallinen vaka-järjestäjä – Yksityinen vaka-järjestäjä • Varhaiskasvatuksen järjestäjä voi määrätä päiväkodin johdon huolehtimaan GDPR:n vaatimusten käytännön toteuttamisesta. • Vastuu henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen informoinnista on lopulta myös jokaisella työntekijällä. GDPR:n määräykset – kenen vastuulla? Vaka- järjestäjä Päiväkoti Päiväkodin johto Muu henkilöstö Lapset ja huoltajat
  12. 12. • Henkilötietojen käsittely voi perustua: – Henkilön suostumukseen – Sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena – Rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen – Elintärkeiden etujen suojaamiseen (esim. hätätilanne) – Julkisen tehtävän hoitamiseen tai yleiseen etuun – Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun (esim. asiakassuhde tai työsuhde) • Arkaluonteisia henkilötietoja saa käsitellä vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella ja tietyissä poikkeustapauksissa. • Aiemmin kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä myöhemmin – yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, – tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia – tai tilastollisia tarkoituksia varten Oikeusperusteet Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, 2018, Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet, http://tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus/ohjeitarekisterinpitajalle/kasittelyperusteet.html#rekisterinpitajanoikeutettuetu
  13. 13. Lähde: Varhaiskasvatuslaki, https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20180540 Varhaiskasvatuksen järjestäminen perustuu varhaiskasvatuslakiin. Lisäksi on huomioitava mm. julkisuuslaki, hallintolaki, tietosuojalaki ja tietenkin GDPR. Varhaiskasvatuksen lakiperuste
  14. 14. • Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen • Suostumusta ei voi antaa: – Vaikenemalla – Valmiiksi rastitetulla ruudulla – Jättämättä jotakin tekemättä • Rekisterinpitäjän on voitava osoittaa suostumuksen olemassaolo • 1.1.2019 voimaan tulleen tietosuojalain mukaan yli 13-vuotias voi antaa itse suostumuksen henkilötietojen käsittelylle tietoyhteiskunnan palveluissa (esim. verkko-, some- ja mobiilipalvelut). Suostumuksen antaminen Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Oikeusministeriö, 2017, Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen? http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/1Em8rT7IF/Miten_valmistautu a_EUn_tietosuoja-asetukseen.pdf
  15. 15. Varhaiskasvatuksen rekistereitä Kunnan varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda (kunnat, OPH, AVI:t, Kela, muut viranomaiset) Yksityisten palveluntuottajien rekisterit Lapset Huoltajat Henkilöstö Lapset Huoltajat Henkilöstö Varhaiskasvatuslain 70 §:n mukaiset tiedot OPH:n oppijanumerorekisteri
  16. 16. • Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (vrt. rekisteriseloste) – Seloste henkilötietojen käsittelystä on organisaation omaan käyttöön – Ei tarvitse julkaista, mutta saa jos haluaa  – Yksi seloste riittää kunhan se sisältää kaikki henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja niihin liittyvät rekisteröityjen ryhmät/rekisterit – Keskeinen osa GDPR:n osoitusvelvollisuuden täyttämistä – Laatimismuoto vapaa kunhan sisältää tarvittavat tiedot • Rekisteröityjen informointi (vrt. tietosuojaseloste) – Kuten rekisterinpitäjän seloste, mutta sisältää myös rekisteröityjen oikeudet – Pidetään saatavilla / julkaistaan • Henkilötietojen käsittelijän seloste käsittelytoimista – Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja käsittelytoimista rekisterinpitäjittäin GDPR:n mukaiset selosteet Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, 2018, https://tietosuoja.fi/seloste-kasittelytoimista
  17. 17. Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, 2018, https://tietosuoja.fi/rekisterinpitajan-seloste-kasittelytoimista Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista • Yli 250 työntekijän organisaatio  seloste on pakollinen • Alle 250 työntekijän organisaatio  seloste on tehtävä, jos henkilötietojen käsittely ei ole satunnaista, toiminta aiheuttaa todennäköisesti riskejä rekisteröidyille tai jos käsitellään rikoksiin tai rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja • Selosteen ei ole pakko olla taulukko – kyseessä on Tietosuojavaltuutetun malli
  18. 18. • Mitä tietoja käsitellään ja mihin tarkoituksiin, säilytysaika, kenelle luovutetaan, rekisteröidyn oikeudet jne. – Taulukko annettavista tiedoista: https://bit.ly/2NgtlqQ • Informointi on tehtävä tilanteessa, jossa tietoja kerätään rekisteröidyltä. Jos henkilötiedot saadaan tai kerätään muulla tavalla, tulee informointi tehdä viimeistään kuukauden kuluessa. • Informoinnin muoto on vapaa, mutta se on tehtävä selkeästi: – Tiedon on oltava tiivistä, läpinäkyvää, helposti ymmärrettävää ja helposti saatavilla. – Selkeä ja yksinkertainen kieli on erityisen tärkeää, kun informoidaan lapsia. • Tieto on annettava kirjallisesti viestintäkanavan mukaisessa muodossa. Rekisteröidyn pyynnöstä voidaan informoida myös puheella. Tiedot on annettava maksutta. • Käytännössä helpointa on, että informointi on nettisivuilla, josta se voidaan linkittää eri viestintäkanaviin ja esimerkiksi ilmoittautumislomakkeille • Informointi ei ole suostumus, eikä rekisteröidyn tarvitse vahvistaa sen lukemista Informointi (tietosuojaseloste) Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, 2018, https://tietosuoja.fi/seloste-kasittelytoimista ja https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-informointi
  19. 19. Oulun kaupungin tietosuojasivusto: https://www.ouka.fi/tietosuoja (17.9.2018) Tunne työhösi liittyvät tietosuojaselosteet, jotta osaat kertoa niistä!
  20. 20. Mäntsälän kunnan varhaiskasvatuksen tietosuojaseloste: https://www.mantsala.fi/tied ostot/palvelut/paivahoito/201 9/varhaiskasvatuksen_rekiste riseloste_tammikuu2019.pdf
  21. 21. • Vardaan tallennetaan tai siirretään sähköisesti eli luovutetaan varhaiskasvatuslain 70 §:n mukaiset tiedot varhaiskasvatuksen järjestäjän omista rekistereistä – Lapsesta: nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot sekä vaka-palveluihin liittyviä tietoja • OPH:n oppijanumerorekisteristä siirretään ja yhdistetään lapseen liittyvät tiedot – nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot • Varhaiskasvatuspalvelujen tuottajien tulee rekisterinpitäjinä informoida rekisteröityjä Vardaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä • Rekisteröidyillä ja näiden huoltajilla on normaalit GDPR:n mukaiset oikeudet mm. tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen • Varda-palvelun tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/ Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda Lisätietoa: CSC, https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatuksen+tietovaranto
  22. 22. Mäntsälän kunnan Varda- tietovarannon tietosuojaseloste: https://www.mantsala.fi/tied ostot/palvelut/paivahoito/201 9/vaka_varda_rekisteriseloste _tammikuu2019.pdf
  23. 23. • Oikeus saada läpinäkyvää tietoa henkilötietojen käsittelystä (informointivelvollisuus) • Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus) • Oikeus tietojen oikaisemiseen • Oikeus tietojen poistamiseen / oikeus tulla unohdetuksi • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen mm. oikeusturvan vuoksi tai jos rekisteröity kiistää tietojen oikeellisuuden • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun oikeusperusteena on suostumus tai sopimus • Vastustamisoikeus (kielto-oikeus), esim. suoramarkkinointi • Oikeus kieltäytyä automatisoiduista päätöksistä ja profiloinnista Rekisteröidyn oikeudet Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Oikeusministeriö, 2017, Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen? http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/1Em8rT7IF/Miten_valmistautu a_EUn_tietosuoja-asetukseen.pdf
  24. 24. Mihin ja miten tietoja saa käyttää?
  25. 25. • Käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys • Käyttötarkoitussidonnaisuus – Henkilötietoja saa käyttää vain alkuperäisiin ja niiden kanssa yhteensopiviin tarkoituksiin – Kuitenkin myös arkistointi-, tutkimus- ja tilastointikäyttö on yleensä sallittua • Tietojen minimointi – Kerätään ja käsitellään vain tarkoitukseen olennaisia henkilötietoja • Tietojen täsmällisyys – Tietojen päivittäminen, tarkistaminen, virheiden korjaus • Tietojen säilytyksen rajoittaminen – Tietoja säilytetään vain tarvittavan ajan • Tietojen eheys ja luottamuksellisuus – Suojaustoimenpiteet, käytön valvonta, varmuuskopiointi • Rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus Tietosuojaperiaatteet Lisätietoa: Tietosuoja-asetuksen 5 artikla, http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FIN&toc=OJ:L:2016:119:FULL#d1e1793-1-1
  26. 26. • Seloste käsittelytoimista eli henkilötietojen käsittelyn yleinen kuvaus (30 art.) • Tietosuojaperiaatteiden sisäänrakennettu toteutuminen omassa toiminnassa (5 art. + 25 art.) • Mahdolliset tietosuojaa koskevat laajemmat toimintaperiaatteet (24.2 art.) • Informointikäytännöt (12-14 art.) • Käsittelyn oikeusperustetta koskevat arviot (6‒10 art.) – Jos käsitellään suostumuksen perusteella, suostumuksen dokumentaatio (7 art. + 8 art.) – Jos käsitellään rekisterinpitäjän tai sivullisen oikeutetun edunperusteella, tasapainotesti (6.1.f art.) • Muut sisäiset ja ulkoiset ohjeistukset (12, 13, 14, 24, 25, 28, 29, 32 art.) – Riskiarvioita koskeva dokumentaatio sekä toteutetut tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet – Ohjeet henkilötietoja käsitteleville työntekijöille ja henkilötietojen käsittelijöille – Sisäiset tarkastukset ja auditoinnit • Vaikutustenarviointeja (35 art.)ja ennakkokuulemista (36 art.) koskeva dokumentaatio • Henkilötietojen tietoturvaloukkausten dokumentointi (33 + 34 art.) ja tätä koskeva prosessi • Tietosuojavastaavan asemaan ja tehtäviin liittyvä dokumentaatio (37-39 art.) • Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset (28 artikla) • Yhteisrekisterinpitäjien vastuualueet (29 art.) • Mahdollinen johtavan valvontaviranomaisen määrittämistä koskeva dokumentaatio (56 art.) • Henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin koskeva dokumentaatio (5 luku) Rekisterinpitäjän osoitettavat asiat Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Osoita noudattavasi tietosuojasäännöksiä, https://tietosuoja.fi/osoitusvelvollisuus (13.3.2019)
  27. 27. Mitä henkilötietojen käsittelyssä tulee huomioida?
  28. 28. Rekisterinpitäjä  tarkoitukset  tiedot Tarkoitukset ja keinot Rekisteriin kerätyt henkilötiedot Rekisterinpitäjä(t) Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot Rekisterinpitäjän tulee käsitellä vain tarkoituksiin tarkoituksenmukaisia henkilötietoja (määrä, laatu, säilytysaika, saatavilla olo) Oikeus- peruste
  29. 29. Käyttötarkoitussidonnaisuus Alkuperäiseen yhteensopivat muut tarkoitukset, joita voi kohtuudella odottaa Yleisen edun mukaiset arkistointitarkoitukset, tieteelliset tai historialliset tutkimustarkoitukset tai tilastolliset tarkoitukset Muut tarkoitukset OK EI Muut tarkoitukset, joihin on saatu suostumus OK OK Rekisteriin kerätyt henkilötiedot Alkuperäiset tarkoitukset
  30. 30. Samat tiedot ja tarkoitus = sama rekisteri Rekisteriin kerätyt henkilötiedot Alkuperäiset tarkoitukset Rekisteri ei tarkoita vain yhtä tietojärjestelmää tai tietojen säilytyspaikkaa. Rekisteri voi olla hajautettu ja siitä voidaan ottaa osia käyttöön.
  31. 31. Asiakirjojen ja tietojen arkistointiaikoja Varhaiskasvatussuunnitelmat ja varhaiskasvatuksessa syntyvät lasta koskevat lausunnot ja arvioinnit liitteineen Pysyvästi (päätös 2.1.2019 , aiemmin 10 v.) Esiopetuksen ja oppivelvollisten luettelot, rekisterit, päätökset ja vastaavat Oppivelvollisuusaika + 10 v Yksilölliset esiopetussuunnitelmat 10 v (muutos valmisteilla, jatkossa pysyvästi?) Oppilaiden koulua ja luokkia koskevat luettelot tai rekisterit 50 v Aineiden valintaa ja opetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat 10 v Henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevat suunnitelmat, HOJKS 10 v Oppilasrekisterit Henkilötiedot ja arvosanat: pysyvästi Muut tiedot: oppivelvollisuusaika + 10 v Koekysymykset ja -vastaukset, esseet, muut lukuvuosi- ja väliarviointeihin tarvittavat tiedot Lukuvuosi Lukuvuosi-, väli- ja jaksotodistukset liitteineen Oppivelvollisuusaika Perusopetuksen ja lukion päättötodistukset, erotodistukset Säilytetään pysyvästi, mikäli arvosanatietoja ei ole siirretty arviointirekisteriin, jolloin 50 v Oppilaiden palkitsemiseen liittyvät rekisterit, luettelot palkintojen saajista Pysyvästi Lähteet: Kuntaliitto, 2010, http://shop.kunnat.net/download.php?filename=uploads/p20100317121323115.pdf, Arkistolaitos, 2003, http://www.arkisto.fi/fi/saeilytettaevaet-kunnalliset-opetustoimen-asiakirjat
  32. 32. • Tietoja ei saa käyttää vastoin niiden alkuperäistä tarkoitusta tai tavoilla, joita rekisteröity ei voi odottaa. • Jokainen työntekijä saa käsitellä (ja nähdä) vain niitä henkilötietoja, jotka liittyvät hänen työtehtäviinsä. • Henkilötietoja käsitellään niin, etteivät sivulliset näe niitä. • Henkilötietoja ei julkaista tai luovuteta ilman, että rekisteröidyltä on siihen suostumus. • Tietojen säilytyksessä noudatetaan fyysistä tietoturvaa, esim. valvotaan tiloja ja laitteita sekä lukitaan ovet. • Tietojärjestelmissä käytetään henkilökohtaisia tunnuksia sekä huolehditaan käyttöoikeuksista ja seurannasta (lokit). • Työnantaja huolehtii henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksesta, koulutuksesta ja vaitiolovelvollisuudesta työntekijöille. Henkilötietojen käsittelyn perusteita
  33. 33. Lähde: Varhaiskasvatuslaki, https://www.finlex.fi/fi/laki/al kup/2018/20180540 Salassapito varhais- kasvatuksessa
  34. 34. - Saako päiväkodin naulakossa olla oppilaiden nimiä? Entä kuvia? - Saako esikoululaisten nimiä näkyä opetustiloissa? - Ovatko koulun oppilaiden nimet, luokka-asteet salassa pidettäviä? Kysymys: saako lasten nimiä kertoa? • Etunimi ei yleensä yksinään riitä henkilön tunnistamiseen. • Kuvien esittämiseen muuten kuin oppilasryhmän kesken tarvitaan suostumus. • Tieto lapsen osallistumisesta päivähoitoon on julkinen (uusi varhaiskasvatuslaki). • Tieto lapsen osallistumisesta esiopetukseen on julkinen. • Tieto siitä, että henkilö on koulun oppilas, on julkinen ellei tiedon antamisella paljastu muulla perusteella salassa pidettävä seikka (sairaus, vammaisuus tms.) • Jos henkilötiedot ovat julkisia, niitä voidaan antaa pyytäjälle suullisesti ja paikan päällä nähtäväksi ja jäljennettäväksi. Sen sijaan henkilötietoja saa luovuttaa kopiona, tulosteena tai sähköisesti vain sellaiselle, joka itsekin voisi tallettaa ja käyttää samoja henkilötietoja. (JulkiL 16 §) • Oppilaiden henkilötietoja ei saa ilman suostumusta antaa sellaiselle taholle, jolla ei ole oikeutta käsitellä kyseisiä tietoja (esim. yritysten markkinointikäyttöön) Lähde: OPH, 2018, Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa, https://www.oph.fi/download/191819_julkisuus_ja_tiedonhallinta_opetustoimessa.pdf
  35. 35. Henkilötietojen näkyminen toiminnassa Opetuksen/varhaiskasvatuksen järjestämiseen liittyvä toiminta tiloineen (henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen mukaisesti) Saman opetus- /lapsiryhmän kesken Koko nimi: ok Koulun email: ok Puh.nro: ok (laitelupa) Kuvat ja videot: ok Muut: lupa Muille ryhmille toiminnan yhteydessä Koko nimi: ok Koulun email: ok Puh.nro: ei sähk. Kuvat ja videot: lupa Muut: lupa Ulkopuolisille henkilöille ja tahoille Etunimi: ok Koko nimi: ei sähk. Koulun email: ei sähk. Puh.nro: ei sähk. Kuvat ja videot: lupa Muut: lupa Muille opettajille ja henkilöstölle Koko nimi: ok Koulun email ja puh.nrot: ok Muut tarpeelliset/välttämättömät: ok Ohjeellinen. Periaate: henkilötiedot voivat näkyä niille, jotka tietävät ne jo, voivat muutenkin saada ne tai joilla on oikeus saada ne. Pelkkä etunimi ei yleensä riitä henkilön tunnistamiseen. Oleellista on, ettei henkilötietoja julkaista niille, joilla ei ole oikeutta saada niitä.
  36. 36. - Monella päiväkodilla/eskarilla on sijaisia varten ollut kansio, josta löytyy esim. ryhmäjaot, mutta myös allergiat ja muuta tärkeää, mutta salassa pidettävää. - Voiko sijaiskansioissa olla enää henkilötietoja GDPR:n takia? Kysymys: henkilötiedot sijaiskansiossa • Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on varhaiskasvatuksen järjestäminen. Kaikki siihen liittyvät toimet ovat lähtökohtaisesti hyväksyttäviä. • Lasten henkilötiedot tulee olla saatavilla vain niille, joiden työtehtäville ne ovat tarpeellisia. Käytännössä koko henkilökunta on sellaisessa asemassa, että heillä voi jossakin tilanteessa olla tarve saada lapsen henkilötietoja. • Lapsen salassa pidettäviä tietoja (terveys, tukitoimet ym.) saa luovuttaa vain niille henkilöille, joille ne ovat työtehtäviensä puolesta välttämättömiä. • Sijaiskansiot ovat hyväksyttäviä ja ne voivat sisältää lapsen turvallisuuden kannalta tarpeellisia terveystietoja. Samalla on huolehdittava siitä, etteivät tiedot päädy ulkopuolisten käyttöön. • Sijaiskansioihin kirjattavat tiedot ja anto sijaisten käyttöön on syytä ohjeistaa. Soveltaen mm. OPH, 2018, Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa, https://www.oph.fi/download/191819_julkisuus_ja_tiedonhallinta_opetustoimessa.pdf
  37. 37. Listan teko huoltajien toimesta: • Huoltajat voivat laatia ja jakaa yhteystietolistan itsenäisesti esimerkiksi vanhempainillassa, jolloin kyse on yksityishenkilöiden rekisteristä, josta koulu ei ole vastuussa. Listan teko koulun/päiväkodin toimesta: • Huoltajille voidaan kertoa yhteystietolistan teosta, ja pyydetään ilmoittamaan ne tiedot, jotka he haluavat jakaa muille huoltajille. Tietojen anto koulun/päiväkodin rekisteristä: • Jos yksittäinen huoltaja pyytää toisen huoltajan yhteystietoja, tiedot voi antaa, jos ne ovat julkisia, eli esimerkiksi puhelinnumero ei ole salainen. – Rekisteröidyt voivat kieltää yhteystietojensa luovuttamisen muille. • Salassa pidettäviä yhteystietoja ei voi luovuttaa ilman huoltajan suostumusta. Salassapito tai turvakielto tulee merkitä rekisteriin. Yhteystietojen jakaminen koteihin Lähde: OPH, 2013, Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa, http://www.oph.fi/download/152370_julkisuus_ja_tietosuoja_opetustoimessa.pdf
  38. 38. Lähde: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621
  39. 39. • Henkilötietojen julkaisu netissä on niiden sähköistä luovuttamista kenen tahansa käyttöön – älä tee ilman suostumusta! • Pyydä huoltajan suostumus aina, kun julkaistaan alaikäisen henkilötietoja. • Henkilötietoja ja lasta koskevia päätöksiä voidaan julkaista netissä vain suostumuksella, vaikka tiedot olisivat periaatteessa julkisia. • Tunnistamisen mahdollistava valokuva tai video on henkilötieto, jonka julkaisuun tarvitaan suostumus. Henkilötietojen julkaisu netissä Lähde: OPH, 2013, Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa, http://www.oph.fi/download/152370_julkisuus_ja_tietosuoja_opetustoimessa.pdf
  40. 40. Henkilötietojen julkaisu netissä: • Pyydä suostumus, jos julkaiset tai luovutat ulkopuolisille yksityishenkilöiden henkilötietoja • Työntekijöiden työhön liittyvät henkilötiedot voi yleensä julkaista Voi lähettää normaalissa sähköpostissa: • Tavanomaiset henkilötiedot (nimi, yhteystiedot jne.) • Edellytys: henkilökohtaiset sähköpostilaatikot ja tietoturva kunnossa Lähetä suojatussa sähköpostissa tai muussa turvallisessa viestintäkanavassa esim. suojatussa extranetissä: • Arkaluontoisia henkilötietoja • Lain mukaan salassa pidettäviä tietoja ja asiakirjoja Yksityiset laitteet ja sosiaalisen median palvelut: • Tee linjaus, saako yksityisiä laitteita ja sometunnuksia käyttää työssä • Ohjeista somepalvelujen käyttö työhön liittyvässä yhteydenpidossa Henkilötiedot digitaalisessa viestinnässä Lähteet: Tietosuojavaltuutetun päätös, 2008, http://www.tietosuoja.fi/fi/index/ratkaisut/saakohenkilotietojalahettaasahkopostilla.html
  41. 41. - Saako opettaja esitellä lasten testivastauksia kahvipöydässä työtovereilleen? - Vaarantuuko lasten tietosuoja, jos samalla arvioidaan lasten ominaisuuksia ääneen? Kysymys: kahvipöytäkeskustelut? • Lapsen tuen tarvetta, tukitoimia ja niiden toteuttamista koskevat tiedot sekä lapsen henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä (varhaiskasvatuslaki 40 §). • Lapsen varhaiskasvatuksesta vastaavilla henkilöillä ja tuen tarpeen, tukitoimenpiteiden tai niiden toteuttamisen arviointiin osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä varhaiskasvatuksen järjestäjälle ja tuottajalle sellaiset tiedot, jotka ovat varhaiskasvatuksen järjestämisen, tuottamisen ja tuen arvioinnin kannalta välttämättömiä (varhaiskasvatuslaki 41 §). • Myös mm. terveystiedot sekä tiedot kokeista ja psykologisista testeistä ovat salassa pidettäviä. • Varhaiskasvatuksen järjestäjän on syytä ohjeistaa henkilöstöä salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä.
  42. 42. - Saako päiväkodissa olla esillä kuvia henkilökunnasta, joissa on myös heidän etunimensä? - Mitä tietoja koulun tai päiväkodin henkilöstöstä voi julkaista? - Saako oppilas kuvata opettajaa tunnilla? Kysymys: mitä saa kertoa työntekijöistä? • Opettaja toimii työroolissaan julkisesti. Tiedot oppilaitoksen henkilöstön nimistä, asemasta, työtehtävistä ja yhteystiedoista ovat julkisia. • Opettajan muita henkilötietoja kuten kuvia ja yksityisiä osoite- ja yhteystietoja ei saa julkaista ilman hänen suostumustaan. • Samoin kuin oppilaiden myös henkilöstön ja näiden perheenjäsenten henkilökohtaisiin oloihin ja taloudelliseen asemaan liittyvät tiedot ovat salassapidettäviä (perusopetuslaki). • Tietoa työntekijän sairaslomasta ei saa kertoa ilman henkilön suostumusta. • Oppilas saa ottaa valokuvan tai videon oppitunnilla, jos opettaja on antanut siihen luvan. Opetukseen liittymätön kuvaaminen ja videoiminen voidaan järjestyssäännöissä kieltää opetusta ja oppimista häiritsevänä. Lähde: OPH, 2018, Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa, https://www.oph.fi/download/191819_julkisuus_ja_tiedonhallinta_opetustoimessa.pdf
  43. 43. Taiteellinen, kirjallinen, akateeminen tai journalistinen sisältö Julkinen henkilötieto Ei-julkinen henkilötieto (esim. turvakielto, salainen puh.nro) Arkaluonteiset henkilötiedot/ erityiset henkilötietoryhmät Salassapidettävät tiedot ja asiakirjat Suullisesti tai paikanpäällä näytettynä Kyllä Kyllä Ei Ei Ei Sähköisesti, kopiona tai tulosteena Kyllä Kyllä, jos saajalla on oikeus käsitellä henkilötietoja Ei Ei Ei Suojattuna sähköisesti (sähköposti tai verkkopalvelun yksityisviesti) Kyllä Kyllä, jos saajalla on oikeus käsitellä henkilötietoja Ei Ei Ei Julkisesti (netti, some tai ilmoitustaulu) Kyllä Ei. Mahdollista tapauskohtaisesti tiedottamisessa, esityslistoissa ja pöytäkirjoissa. Ei Ei Ei Nyrkkisääntö: muita kuin julkisia henkilötietoja ei saa luovuttaa ilman rekisteröidyn suostumusta tai nimenomaista luovuttamisen mahdollistavaa lakipykälää. Lähteet: GDPR, julkisuuslaki 16 § sekä Kuntaliiton Yleiskirje 15/2017, https://www.kuntaliitto.fi/yleiskirjeet/2017/kunnan-verkkotiedottaminen-seka-henkilotietojen-kasittely-ja-julkisuus-kuntalain
  44. 44. Kuvaaminen ja kuvausluvat
  45. 45. - Saako varhaiskasvatuksen tai opetuksen tilanteissa ottaa valokuvia ja videoita sekä esittää niitä opetustilanteessa? - Saako varhaiskasvatus- tai opetusryhmän sisällä esittää oppilaiden tekemiä tuotoksia muille? Kysymys: kuvaaminen ryhmän kesken • Varhaiskasvatus- ja opetustilanteessa voidaan ottaa valo- ja videokuvia sekä näyttää niitä pedagogisessa tarkoituksessa saman ryhmän kesken. • Oppilaiden tekemiä tuotoksia voidaan esittää saman ryhmän kesken. Tuotoksia voidaan myös valo- ja videokuvata opetustarkoituksessa. • Kuvia ja videoita voidaan tallentaa esimerkiksi lapsen henkilökohtaiseen portfolioon tai kasvun kansioon. Tällöin täytyy huolehtia, että tallenteiden säilytys ja käyttö täyttävät henkilötietojen käsittelyn vaatimukset. • Mikäli oppilaasta otettuja kuvia ja videoita tai hänen tuotoksiaan aiotaan esittää julkisesti esim. vanhempainillassa, julkisessa tilassa tai netissä, tulee siihen pyytää lupa oppilaalta ja hänen huoltajaltaan. • Kuvaamisesta, tallenteista sekä tallenteiden ja tuotosten julkaisusta on hyvä tehdä ohjeistus henkilöstölle sekä informoida huoltajia.
  46. 46. - Saako koulun/päiväkodin tapahtumissa ottaa kuvia ja videoita esimerkiksi nettisivuilla julkaistavaksi? - Syntyykö tapahtumien kuvista tai videosta henkilötietorekisteri? - Pitääkö kuvaaminen kieltää tapahtuman vierailijoilta? Kysymys: tapahtumissa kuvaaminen • Koulun/päiväkodin tapahtuma ei ole yksityinen tilaisuus, joten kuvaaminen on lähtökohtaisesti sallittua. • Jos kuvaaminen tapahtuu koulun/päiväkodin toimesta, tulee kuvien julkaisulle pyytää suostumus niissä olevilta oppijoilta ja alaikäisten huoltajilta. • Tapahtuman kuvaaminen ei synnytä henkilötietorekisteriä, jos kuvaaminen tehdään vain toimituksellisia tai taiteellisia tarkoituksia varten. • Koulu/päiväkoti ei ole vastuussa tapahtuman vierailijoiden tekemästä kuvaamisesta tai kuvien julkaisusta, eikä sillä ole oikeutta sitä kieltää. • Kuvien julkaisusta säädetään laissa. Esimerkiksi yksityiselämää loukkaavia kuvia ei saa julkaista ja kuvien kaupalliseen käyttöön tarvitaan lupa. Sen sijaan kuvien julkaisu toimitukselliseen tarkoitukseen on ok.
  47. 47. Lähde: Savonlinnan kaupunki, https://www.savonlinna.fi/filebank/11763- Lapsen_kuvauslupa_varhaiskasvatuksessa.docx Kaiken kattava kuvauslupa
  48. 48. Lähde: Oulun kaupunki, https://www.ouka.fi/documents/112792/1 31455/Perustietolomake+- +uusittu+2018.pdf/aa3ea99d-a026-4d00- b9ef-29eca0f9fc74 Rajattu kuvauslupa
  49. 49. Lähde: Mediakasvatusseura, https://mediakasvatus.com/materiaali/kuvauslupa/ Tekijänoikeus-, kuvaus- ja henkilötietojen julkaisulupa
  50. 50. Ulkopuoliset henkilötietojen käsittelijät
  51. 51. Tietojen anto ulkopuoliselle taholle?
  52. 52. Henkilötietojen käsittely toisen lukuun Henkilötietojen käsittelijä käyttää luovutettuja tietoja sovittuun tarkoitukseen Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja tiettyä tarkoitusta varten Seloste käsittelytoimista ja rekisteröidyn informointi (13 ja 30 artiklat) Seloste rekisterinpitäjän lukuun suoritettavista käsittelytoimista (30 artikla) Sopimus ja ohjeet henkilötietojen käsittelystä (28 artikla) Rekisteröity Valvontaviranomainen
  53. 53. • Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä tulee olla sopimus tai muu oikeudellinen asiakirja, jossa vahvistetaan – käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus, – henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät, – rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet. • Erityisesti tulee sopia, että henkilötietojen käsittelijä – käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti – varmistaa, että henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus – toteuttaa tietosuoja-asetuksen vaatimukset käsittelyn turvallisuudesta (32 artikla) – ei käytä toisia henkilötietojen käsittelijöitä ilman ennakkolupaa – auttaa rekisterinpitäjää täyttämään tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteet – rekisterinpitäjän valinnan mukaan poistaa tai palauttaa käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistaa olemassa olevat jäljennökset – antaa rekisterinpitäjälle tarvittavat tiedot osoitusvelvollisuuden noudattamisesta, sallii rekisterinpitäjän tekemän valvonnan ja mahdolliset tarkastukset. Sopimus henkilötietojen käsittelystä Lisätietoa: Tietosuoja-asetuksen 28 artikla, http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FIN&toc=OJ:L:2016:119:FULL#d1e3130-1-1
  54. 54. Miten GDPR toteutuu Wilmassa? • Vastuu Primuksen ja Wilman tiedoista on opetuksen järjestäjällä • GDPR-informointia ei ole viety Wilman toimintoihin • Wilman tukisivuston ohjeistukset ovat osin vanhentuneita • Wilmassa ei ole toimintoa tietojen tarkistukseen tai siirtoon • Toistaiseksi on epäselvää, pitääkö Wilma-viestit toimittaa pyynnöstä
  55. 55. Verkkopalvelujen tietosuoja ja käyttöehdot
  56. 56. Organisaatioiden käyttöön tehdyissä pilvipalveluissa organisaatio on yleensä rekisterinpitäjä käyttäjilleen ja palvelun ylläpitäjä henkilötietojen käsittelijä. Kuva: Pixabay
  57. 57. Verkkopalvelujen kolme tyyppiä REKISTERINPITÄJÄ Palvelun käyttöönsä tilannut organisaatio HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ Ulkopuolinen palveluntarjoaja REKISTERINPITÄJÄ Palvelun omistava ja siitä vastaava organisaatio KÄYTTÄJÄT & DATA Palveluun tallennetut sisällöt ja henkilötiedot REKISTERINPITÄJÄ Ulkopuolinen palveluntarjoaja KÄYTTÄJÄT & DATA Palveluun tallennetut sisällöt ja henkilötiedot KÄYTTÄJÄT & DATA Palveluun tallennetut sisällöt ja henkilötiedot OMAT PALVELUT SOPIMUSPALVELUT ULKOPUOLISET PALVELUT Sopimus henkilö- tietojen käsittelystä Käyttöehtosopimus tai suostumus Henkilötiedot pysyvät organisaation omassa hallinnassa Henkilötietoja päätyy ulkopuoliselle rekisterinpitäjälle Palvelua käyttävä organisaatio
  58. 58. - Voiko yhteistä Excel-taulukkoa pitää missään pilvipalvelussa, esim. organisaation G Suitessa tai 0ffice 365:ssa? - Voiko Google Driven lomakekyselyitä käyttää henkilötietojen keräämisessä? • Periaatteessa estettä esim. Microsoftin ja Googlen organisaatioille tarkoitettujen pilvipalvelujen käytölle henkilötietojen käsittelyssä ei ole estettä. – Pilvipalvelujen ylläpitäjät ovat henkilötietojen käsittelijöitä ja siitä on oltava sopimus. – Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle on mahdollista mm. Privacy shield-järjestelmän ja EU- komission mallisopimuslausekkeiden perusteella. • Pilvipalveluissa on pidettävä huolta, että pääsyoikeudet henkilötietoihin on määritelty työtehtävien mukaisesti. Ei yhteiskäyttötunnuksia. • Jos esim. Google-lomakkeella kerätään henkilötietoja, on sitä varten oltava tietosuojaseloste ja se tulee linkittää lomakkeelle. Tietojaan antavien henkilöiden tulee voida tietää etukäteen, miten heidän tietojaan käytetään. • Organisaation kannattaa ohjeistaa, saako esim. yksityistä Google-tunnusta ja sen alaista Google Drive -palvelua käyttää työssä henkilötietojen käsittelyssä. Kysymys: henkilötiedot pilvipalveluissa
  59. 59. Ulkopuoliset verkkopalvelut opetuksessa?
  60. 60. Kuvakaappaus: Googlen tietosuojakäytäntö, https://policies.google.com/privacy/update?hl=fi (14.5.2018) Tunne ulkopuolisten verkkopalvelujen käyttöehdot ja yksityisyyskäytännöt!
  61. 61. Tarkistuslista: • Missä maassa palvelu sijaitsee? Suosi EU:ssa sijaitsevia. • Mikä on palvelun ikäraja? • Mitä henkilötietoja rekisteröitymisen ja palvelun käytössä tallennetaan? • Saako sama käyttäjä luoda palveluun useita käyttäjätunnuksia? • Miten käyttäjä voi hallita henkilötietojaan palvelussa? • Voidaanko tietojasi luovuttaa muille tai käyttää esimerkiksi mainontaan? • Mitä oikeuksia palvelu saa tekemiisi sisältöihin kuten teksteihisi ja valokuviisi? Voidaanko niitä käyttää muualla? • Mihin voit olla yhteydessä, jos palvelun käytössä ilmenee ongelmia? • Miten voit lopettaa palvelun käytön? Mitä tekemillesi sisällöille ja muille sinusta kerätyille tiedoille tehdään siinä tapauksessa? Palvelun käyttöehdot = sopimus
  62. 62. • Yhdysvalloissa ei ole vastaavaa tiukkaa henkilötietojen käytön sääntelyä kuin EU-maissa. Tämän vuoksi yhdysvaltalaisten verkkopalvelujen käytössä opetuksessa tulee olla erityisen varovainen. • Henkilötietoja voidaan siirtää Privacy shield –järjestelmään sitoutuneille tahoille – Privacy shield on toistaiseksi voimassa ja mahdollistaa laillisesti EU-kansalaisten henkilötietojen siirron ja käsittelyn yhdysvaltalaisissa palveluissa. – Privacy shield on kohdannut kritiikkiä ja on epäilty, että se tulee kaatumaan myöhemmin EU- tuomioistuimessa • Toinen lainmukainen vaihtoehto on, että yhdysvaltalainen palveluntarjoaja sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä EU-komission ns. mallisopimuslausekkeisiin – Esimerkiksi Google ja Microsoft toimivat näin • Opetuksessa voidaan käyttää myös suoraan yhdysvaltalaisia palveluita huoltajien luvalla tai mikäli niiden käyttö ei edellytä henkilötietojen antamista Yhdysvaltalaiset verkkopalvelut
  63. 63. WhatsApp vahva salaus automaattisesti Facebook Messenger salaus pitää kytkeä päälle Skype salattu, mutta viestejä on periaatteessa mahdollista seurata Pikaviestit ja ryhmäkeskustelut
  64. 64. Pikaviestipalvelujen tietosuoja Lähde: Amnesty, For your eyes only?, 2016, https://www.amnesty.org/download/Documents/POL4049852016ENGLISH.PDF
  65. 65. WhatsApp Business -sovellus • Android-versio tammikuussa 2018, iOS-versio huhtikuussa 2019 • Asennettu yli 50 miljoonaa kertaa • Kuten WhatsApp-sovellus, mutta voi luoda profiilin yritykselle/organisaatiolle • Sisältää GDPR:n mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä • Keskustelun aloitus linkin kautta • Automaattiset aloitusviestit, pikavastaukset, tilastot • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.wh atsapp.w4b • iOS: https://itunes.apple.com/app/whatsapp- business/id1386412985?mt=8
  66. 66. WhatsAppin käyttö alle 16-vuotiailla • WhatsAppin käyttöehtojen tarkoittama ”käyttäjä” on se, joka rekisteröi tunnuksen ja hyväksyy käyttöehdot. Jos huoltaja hyväksyy käyttöehdot, hän on sopimuksen osapuoli. • Huoltaja saa antaa hallitsemansa WhatsApp- tunnuksen lapsen käyttöön ikärajan sitä estämättä. Käyttöehdoissa ei tätä kielletä. • Lapsen kännykän käyttö perustuu muutenkin huoltajan tekemiin sopimuksiin ja palveluihin, jotka tämä on antanut lapsen käytettäväksi (esim. puhelinliittymä ja Google-tunnus). • Lapsen kännykän käyttö tapahtuu huoltajan luvalla, valvonnassa ja vastuulla. • Lapsen kännykän ja sen sovellusten opetuskäyttöön tarvitaan huoltajan lupa. • Luvan antaminen on vapaaehtoista: sitä ei voida edellyttää eikä siihen pidä painostaa. • Perusteet käyttää WhatsAppia opetuksessa on hyvä käydä läpi opettajien, huoltajien ja lasten kanssa. Lue lisää blogistani: https://harto.wordpress.com/2018/05/18/whatsappin- ikarajasta-opetuskaytosta-ja-gdprsta-viela-kerran/
  67. 67. GDPR vs. viestintäsalaisuus? • Vain lähettäjä ja vastaanottaja saavat lukea henkilölle osoitetun viestin • Työnantajalla voi joskus olla oikeus lukea työntekijän työhön liittyviä viestejä • On epäselvää, koskevatko GDPR:n määräykset niitä tietoja, jotka ovat työntekijöiden henkilökohtaisissa sähköpostilaatikoissa ja vastaavissa • Työnantajan tulisi ohjeistuksilla huolehtia, että GDPR:n mukaiset rekisteröityjen oikeudet toteutuvat viestintäsalaisuuden sitä estämättä
  68. 68. Lähde: Tivi, 10.8.2017, https://www.tivi.fi/Kaikki_uutiset/viranomaiset-kayttavat-pikaviestimia-onko-viestinta-julkista-enta-turvallista-6667958
  69. 69. Tiedotus (kirjallinen, taiteellinen, akateeminen ja journalistinen sisältö) Yhteydenpito rekisteröityihin Henkilötietojen säilytys Rekisteröityjen sähköinen asiointi Organisaation omat verkkopalvelut (kotisivut, intra) Ok Ok, jos käyttöoikeudet ovat oikein. Ok, jos käyttöoikeudet ovat oikein. Ok, jos käyttöoikeudet ovat oikein. Orgranisaation hallinnoimat verkkopalvelut (pilvipalvelut ja muut sopimuspalvelut) Ok Ok, jos käyttöoikeudet ovat oikein ja on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Ok, jos käyttöoikeudet ovat oikein ja on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Ok, jos käyttöoikeudet ovat oikein ja on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Organisaation hallinnoimat profiilit julkisissa somepalveluissa Ok Ok, jos käyttöoikeudet ovat oikein, ohjeistus on kunnossa ja rekisteröidyltä on suostumus. Ei. Viestien osalta tilanne on epäselvä. Ei Työntekijöiden henkilökohtaiset profiilit julkisissa somepalveluissa Ok Ok, jos ohjeistus on kunnossa ja rekisteröidyltä on suostumus. Ei. Viestien osalta tilanne on epäselvä. Ei Nyrkkisääntö: somepalvelujen käyttö rekisteröityä koskevien tietojen käsittelyssä ja yhteydenpidossa voi perustua vain rekisteröidyn suostumukseen (aloitteeseen). Kunnan tulee huolehtia siitä, ettei henkilötietoja ilman rekisteröidyn suostumusta tallenneta verkko-/somepalveluihin, jotka eivät ole sen hallinnassa.
  70. 70. Pitääkö Facebook-ryhmästä tehdä rekisteriseloste? Kuvakaappaus: https://www.facebook.com/groups/237930856866/members/ (4.4.2018)
  71. 71. • Joissakin tilanteissa Facebook-sivun ylläpitäjä voidaan katsoa yhteisrekisterinpitäjäksi Facebookin kanssa. • Facebook on henkilötietojen käsittelijä mm. organisaatioiden mainos- ja analytiikkatyökalujen yhteydessä. • Facebook on asettanut sivujen ylläpitäjille lisäehtoja, jotka tulivat voimaan 28.9.2018. – Katso ”Sivun kävijätietojen hallinnoija -lisäys”: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum# • Käytännön toimenpiteet: – Tunnista Facebook-sivun rekisterinpitäjä ja käsittelyn oikeusperuste. Ilmoita sivun tiedoissa siitä vastaava organisaatio. – Lisää tietosuojaseloste Facebook-sivun tietoihin privacy policy -kohtaan. – Jos saat sivun kävijöiltä tai viranomaisilta GDPR:n mukaisia pyyntöjä, välitä ne viipymättä Facebookille tällä lomakkeella: https://www.facebook.com/help/contact/308592359910928 Facebook-sivun ylläpitäjän asema
  72. 72. • Muista varovaisuus henkilötietojen tallentamisessa somepalveluihin. – Useita somepalveluita voi käyttää ilman henkilötietojen antamista. – Henkilötietojen tallentamiseen muihin kuin rekisterinpitäjän hallinnoimiin verkkopalveluihin tarvitaan rekisteröityjen suostumus tai aloite. • Somepalvelujen opetuskäyttöön on syytä sopia yhteinen toimintamalli. – Työ- vai henkilökohtainen sähköpostiosoite tunnuksen luonnissa? – Millä edellytyksin oppilaiden henkilötietoja voidaan viedä palveluun? – Miten huolehditaan, ettei oppilaiden henkilötietoja ”unohdu” palveluun? • Tunne käyttämiesi palvelujen käyttöehdot ja yksityisyyskäytännöt (privacy policy). • Kertakirjautumista kannattaa käyttää aina, kun mahdollista: esim. MPASSid ja Google-tunnuksella kirjautuminen muihin palveluihin. • Yksityisten käyttäjätunnusten käyttö työtehtäviin on syytä ohjeistaa. • WhatsAppin työkäyttöön on suositeltavaa olla työpuhelin. Somepalvelut ja tietosuoja
  73. 73. Riskien arviointi ja vastuu tietosuojasta
  74. 74. Riskiarviossa huomioitavaa Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, https://tietosuoja.fi/arvioi-riskit
  75. 75. Henkilötietoihin kohdistuvan riskin taso Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto, https://tietosuoja.fi/arvioi-riskit Jos riski arvioidaan korkeaksi, on tehtävä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, jossa tarkastellaan toimenpiteitä, joilla voidaan pienentää riskiä (35 artikla).
  76. 76. Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi Vähimmäisvaatimukset: 1. Kuvaus suunnitelluista henkilötietojen käsittelytoimista ja käsittelyn tarkoituksista 2. Arvio käsittelytoimien tarpeellisuudesta ja oikeasuhteisuudesta 3. Arvio rekisteröityjen oikeuksia ja vapauksia koskevista riskeistä 4. Suunnitellut toimenpiteet riskeihin puuttumiseksi sekä sen osoittamiseksi, että tietosuoja-asetusta on noudatettu. (GDPR:n 35 artiklan 7 kohta ja johdanto-osan 84 ja 90 kappale) Lähde: Tietosuojatyöryhmä, 2017, http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/ibVehxmcp/Ohjeet_tietosuojaa _koskevasta_vaikutustenarvioinnista.pdf
  77. 77. Hallinto ja toimintakulttuuri •Tietosuoja ja sen läpinäkyvyys on keskeinen osa toimintaperiaatteita •Tietoturvapolitiikka ja sen käytännöt on määritelty •Seloste käsittelytoimista ja informointi rekisteröidyille tehty •Rekisteröityjen pyyntöihin on varauduttu Henkilöstön toimintamallit •Henkilöstön roolit ja vastuut on määritelty •Salassapitovelvollisuus •Koulutukset ja uusien työntekijöiden perehdytys •Työsuhteiden päättymiselle on toimintamalli •Tietoturvaloukkausten raportointiin on toimintamalli Henkilötietojen käyttö ja hallinta •Henkilötietojen käsittelylle on selvät ohjeistukset •Suostumukset ja kiellot huomioitu toiminnassa •Tietosuoja on huomioitu mm. netin, sähköpostin ja somen käyttöohjeissa •Rekisteröidyt voivat hallita itse tietojaan •Tietojen tuhoaminen tehdään turvallisesti Tilojen valvonta •Tiloihin pääsy on valvottua ja avaimista pidetään kirjaa •Ulkopuolisten pääsy henkilöstön työpisteisiin on estetty •Mahdollisesta kameravalvonnasta on rekisteri ja siitä ilmoitetaan •Tarvittaessa tilojen turvaluokitukset Rekisteröityjen tunnistaminen •Rekisteröidyt tunnistetaan, kun tietoja kerätään •Rekisteröidyt tunnistetaan, kun he käyttävät oikeuksiaan •Asiointi tapahtuu ennalta nimettyjen henkilöiden kanssa Käyttäjätunnukset ja oikeudet •Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset •Roolien mukaiset käyttöoikeudet ja niiden tarkistaminen työtehtävien muuttuessa •Salasanoille ja vastaaville on laatuvaatimukset •Järjestelmien oletussalasanat on vaihdettu Ulkopuoliset toimijat •Ulkopuolisista toimijoista pidetään kirjaa •Sopimus ja ohjeet henkilötietojen käsittelystä •Ulkopuolisten palveluntarjoajien vastuut on määritelty •Ulkopuoliset toimijat tuntevat rekisterinpitäjän toimintamallit ja ohjeet Laitteet ja tallennusvälineet •Tietokoneista ja mobiililaitteista pidetään kirjaa •Tietoturva- ja muut päivitykset kunnossa •Virustorjunnasta ja palomuureista on huolehdittu •Siirrettävien tallennusvälineiden (muistitikut, ym.) ja henkilökohtaisten laitteiden käytöstä on tehty ohjeistus Palvelimet ja verkkoyhteydet •Palvelintiloissa on pääsynvalvonta •Langattomien verkkojen liikenne on salattu •Erilliset vierasverkot •Palvelimien ohjelmistopäivitykset kunnossa •Palvelimien varmuuskopiointi on kunnossa •Palvelinohjelmistojen lokitiedot on suojattu Pilvipalvelut •Pilvipalvelujen käyttö henkilötietojen käsittelyssä on ohjeistettu •Informointi ja suostumukset kunnossa •Sopimuksissa on määritelty palvelutaso ja palveluntarjoajan vastuut •Palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan GDPR:n vaatimuksia Tekniset ja organisatoriset suojatoimet
  78. 78. • Tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan henkilötietojen… – vahingossa tapahtuvaa tai lainvastaista tuhoamista – häviämistä – muuttamista – luvaton luovuttamista tai pääsyä tietoihin • Rekisterinpitäjällä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksista tietosuojaviranomaiselle ja rekisteröidylle, jos siitä todennäköisesti aiheutuu korkea riski rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille • Ilmoitus valvontaviranomaiselle 72 h kuluessa loukkauksen havaitsemisesta • Rekisterinpitäjän on dokumentoitava kaikki tietoturvaloukkaukset, niihin liittyvät seikat, vaikutukset ja korjaavat toimet • Henkilötietojen käsittelijän on tehtävä ilmoitus tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä • Esimerkkejä tietoturvaloukkauksista: https://bit.ly/2x9I4dA Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Oikeusministeriö, 2017, Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen? http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/1Em8rT7IF/Miten_valmistautu a_EUn_tietosuoja-asetukseen.pdf
  79. 79. Havainto Rekisterinpitäjä havaitsee tai saa tietoonsa tietoturvaloukkauksen. Dokumentointi Kaikki tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset ja korjaavat toimet dokumentoidaan. Riskiarvio Aiheuttaako tietoturvaloukkaus todennäköisesti riskin henkilöiden oikeuksille ja vapauksille? Ei Ilmoituksia ei edellytetä Kyllä Ilmoitus valvontaviranomaiselle Yleensä ilmoitus tehdään rekisterinpitäjän päätoimipaikan maan valvontaviranomaiselle. Ilmoitus rekisteröidyille Ilmoitetaan kohteena oleville henkilöille ja annetaan tarvittaessa ohjeita, miten he voivat suojautua seurauksilta. Ilmoitusvelvollisuus tietoturva- loukkauksista Lähde: Tietosuojatyöryhmä, Suuntaviivat asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksen ilmoittamisesta, 2017, https://tietosuoja.fi/documents/6927448/8316711/ Tietoturvaloukkauksen+ilmoittaminen+fi/9c0f2f46 -33b1-4b01-9a50- 9320d59bd605/Tietoturvaloukkauksen+ilmoittami nen+fi.pdf
  80. 80. Esimerkkejä tietoturvaloukkauksista Lähde: Tietosuojatyöryhmä, Suuntaviivat asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksen ilmoittamisesta, 2017, https://tietosuoja.fi/documents/6927448/8316711/Tietoturvaloukkauksen+ilmoittaminen+fi/9c0f2f46-33b1-4b01-9a50- 9320d59bd605/Tietoturvaloukkauksen+ilmoittaminen+fi.pdf Tapahtuma Ilmoitus valvontaviranomaiselle? Ilmoitus rekisteröidyille? Rekisterinpitäjä on tallentanut salatun varmuuskopion henkilötietoja sisältävästä arkistosta USB-muistitikulle. Muistitikku varastetaan murron yhteydessä. Ei Ei Rekisterinpitäjä ylläpitää verkkopalvelua. Palveluun tehdyn verkkohyökkäyksen seurauksena henkilöiden henkilötietoja varastetaan. Kyllä, jos henkilöille todennäköisesti aiheutuu seurauksia. Kyllä, jos henkilöille todennäköisesti aiheutuvien seurausten vakavuus on suuri. Henkilötietojen käsittelijänä toimiva pilvipalvelu havaitsee virheen koodissa, jolla hallitaan käyttövaltuuksia. Vian vaikutuksesta käyttäjät voivat nähdä toistensa tietoja palvelussa. Kyllä, kun rekisterinpitäjät ovat saaneet tiedon henkilötietojen käsittelijältä. Ei, jos henkilöille ei todennäköisesti aiheudu korkeaa riskiä. Suuren opiskelijamäärän henkilötiedot lähetetään erehdyksessä väärälle postituslistalle, jolla on yli tuhat vastaanottajaa. Kyllä Kyllä, mahdollisten seurausten vakavuudesta riippuen.
  81. 81. Kenellä on vastuu tietosuojasta? Lähde: Kuntaliitto ja VM, Arjen tietosuojaa, 22.6. 2017, http://vm.fi/documents/10623/4914009/Arjen+tietosuoja+- koulutusmateriaali/8d13c7db-0f52-44ee-954a-74f24feade73 Rekisterinpitäjä - Vastuussa rekisterin henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta - Voi olla yksi tai useampi henkilö, yritys tai muu organisaatio Organisaation johto ja esimiehet - Kokonaisvastuu henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta - Esimerkin näyttäminen Tietosuojavastaava - Vastaa neuvonnasta, kehittämisestä ja seurannasta sekä yhteydenpidosta valvontaviranomaiseen Henkilöstö - Jokainen on vastuussa toiminnastaan - Ohjeiden noudattaminen - Ongelmista ilmoittaminen
  82. 82. Opastettu reitti Tutkimaton polku
  83. 83. • Organisaatiossa olevat rekisterit/käsiteltävät henkilötiedot, seloste käsittelytoimista ja informointi rekisteröidyille • Rekisteröityjen tärkeimmät oikeudet • Henkilötietojen turvallinen säilytys, tietoturva • Eri työtehtäviin sisältyvä henkilötietojen käsittely • Henkilötietojen käsittelyn yleiset tietosuojaperiaatteet • Henkilötietojen käsittelyn seuranta- ja valvontatavat (merkinnät käsittelytoimista, tietojärjestelmin lokit) • Uusien rekistereiden teossa huomioitavat asiat ja niihin liittyvä yhteinen toimintamalli • Sopimukset henkilötietojen käsittelystä silloin, kun tietoja käsittelee ulkopuolinen taho • Salassapito • Ongelmista ja tietovuodoista ilmoittaminen • Mistä saa lisätietoa, keneltä voi kysyä, mahdollinen tietosuojavastaava Mitä asioita kannattaa ohjeistaa?
  84. 84. Tietosuojasta huolehditaan, jotta jokainen tietäisi, mitä tietoja hänestä kerätään ja miten niitä voidaan käyttää.
  85. 85. Keskustelu & kysymykset
  86. 86. Harto Pönkä http://twitter.com/hponka/ http://slideshare.com/hponka http://harto.wordpress.com/ http://www.innowise.fi/ Kiitos!

×