Persoonlijk, klantgericht en efficiënt communiceren vanuit uw KCC / Zaaksysteem
•
1 like•735 views
'Aan de bewoners van dit pand...', een aanhef die door uw burgers niet snel als persoonlijk en klantgericht zal worden ervaren. Een aanhef die ook onnodig is, want dankzij slimme oplossingen op het gebied van correspondentie en documentcreatie, is de communicatie vanuit uw KCC / Zaaksysteem op vele fronten persoonlijker, effectiever en efficiënter in te richten. Dit alles mét borging van inhoud, opmaak en huisstijl; uw correspondentie dient immers ook uniform en foutloos te zijn. De correspondentie vanuit uw KCC / Zaaksysteem kan dus stukken beter. iWriter - MIT Office toont u graag de mogelijkheden van een persoonlijke en klantgerichte correspondentie die voldoet aan deze eisen en zaken als inhoud en huisstijl centraal weet te borgen.
!['Aan de bewoners van dit pand...' ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Similar to Persoonlijk, klantgericht en efficiënt communiceren vanuit uw KCC / Zaaksysteem
Similar to Persoonlijk, klantgericht en efficiënt communiceren vanuit uw KCC / Zaaksysteem (20)
Persoonlijk, klantgericht en efficiënt communiceren vanuit uw KCC / Zaaksysteem
- 1. “ Persoonlijk, klantgericht en efficiënt communiceren vanuit uw KCC / Zaaksysteem” Wim van Horen - iWriter
- 3. 'Aan de bewoners van dit pand...'
- 12. Documentcreatie, Sjabloonbeheer & Huisstijlbewaking
- 15. De Heusdense Manier van Werken Zaakgericht werken & documentcreatie
- 20. Zaakgericht werken, Documentcreatie en Sjabloonbeheer
- 24. Juiste aanhef vanuit de zaak Zaaktype gegevens Authentieke NAW
- 31. VIP/Doc Applicatie van het Jaar
- 32. Over iWriter
Editor's Notes
- 'Aan de bewoners van dit pand...', een aanhef die door uw burgers niet snel als persoonlijk en klantgericht zal worden ervaren. Een aanhef die ook onnodig is, want dankzij slimme oplossingen op het gebied van correspondentie en documentcreatie, is de communicatie vanuit uw KCC / Zaaksysteem op vele fronten persoonlijker, effectiever en efficiënter in te richten. Dit alles mét borging van inhoud, opmaak en huisstijl; uw correspondentie dient immers ook uniform en foutloos te zijn. De correspondentie vanuit uw KCC / Zaaksysteem kan dus stukken beter. Als overheid wilt u graag uw burgers op een klantgerichte wijze benaderen. Dit betekent ook dat uw uitingen richting uw klanten hen moeten aanspreken. De aanhef van deze presentatie is dan ook niet zomaar uit de lucht gegrepen. Vorige week nog kreeg ik van de gemeente – geen iWriter gebruiker overigens - waar ik woon een uitnodiging om deel te nemen aan een wijkplatform. “Aan de bewoners…” betrekt mij niet persoonlijk bij de kwestie en heeft mij niet uitgenodigd om verder deel te nemen. Om te beginnen wil ik u ons bedrijf voorstellen.
- 'Aan de bewoners van dit pand...', een aanhef die door uw burgers niet snel als persoonlijk en klantgericht zal worden ervaren. Een aanhef die ook onnodig is, want dankzij slimme oplossingen op het gebied van correspondentie en documentcreatie, is de communicatie vanuit uw KCC / Zaaksysteem op vele fronten persoonlijker, effectiever en efficiënter in te richten. Dit alles mét borging van inhoud, opmaak en huisstijl; uw correspondentie dient immers ook uniform en foutloos te zijn. De correspondentie vanuit uw KCC / Zaaksysteem kan dus stukken beter. Als overheid wilt u graag uw burgers op een klantgerichte wijze benaderen. Dit betekent ook dat uw uitingen richting uw klanten hen moeten aanspreken. De aanhef van deze presentatie is dan ook niet zomaar uit de lucht gegrepen. Vorige week nog kreeg ik van de gemeente – geen iWriter gebruiker overigens - waar ik woon een uitnodiging om deel te nemen aan een wijkplatform. “Aan de bewoners…” betrekt mij niet persoonlijk bij de kwestie en heeft mij niet uitgenodigd om verder deel te nemen. Om te beginnen wil ik u ons bedrijf voorstellen.
- Om een beeld te schetsen wil ik beginnen met een klein onderzoek onder de aanwezigen. Zaakgericht werken is al een aantal jaren een hot item. Bij hoeveel van u wordt er op dit ogenblik zaakgericht gewerkt? Het doorvoeren van zaakgericht werken in de hele organisatie kan een langdurig proces zijn. De hoeveelheid ingeregelde processen kan aanzienlijk verschillen. Daarom de volgende vraag: Hoeveel processen heeft u dan ingeregeld? Minder dan 25% Minder dan 50% Minder dan 75% Meer dan 75%
- Wanneer u dan een persoonlijke aanhef wilt gebruiken is het natuurlijk van belang dat de gegevens die worden getoond in het document correct en up-to-date zijn. De verhalen over brieven aan overledenen komen nog steeds voor.
- Zaakgericht werken? Voor een goede uiteenzetting over zaakgericht werken verwijzen we u graag naar sessies van desbetreffende leveranciers. Er zijn veel raakvlakken met documentcreatie waar we het hier over kunnen hebben.
- In het “ Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) ” staat een definitie van een zaak. Ter illustratie geef ik u deze hier graag mee.
- http://www.zaakgericht-werken-met-succes.nl/zaakgericht-werken-definitie Als we dan weten wat een zaak is kunnen we vervolgens even doorgaan op de definitie en doelstellingen van zaakgericht werken.
- Welke eisen en wensen komen wij als specialisten op het vlak van documentcreatie, sjabloonbeheer en huisstijlbewaking in de publieke markt tegen? Wat betekent dit nu in de praktijk wanneer u de overwegingen maakt voor een dergelijke tool voor uw organisatie? Aan welke vereisten moet worden voldaan?
- Als we beginnen met sjabloonbeheer, zijn er een aantal punten die van groot belang zijn. Snel en eenvoudig sjablonen creëren, volledig volgens uw huisstijl. Het maken van uw sjablonen binnen de vertrouwde omgeving van uw tekstverwerker met de bijbehorende functies. Open Standaarden U bent eigenaar van uw content en moet deze op eenvoudige wijze kunnen uitwisselen met uw ketenpartners en klanten Vervaardigen en beheren van ODT of DOTX/ OpenXML sjablonen en bouwstenen zonder macro- of programmeerkennis. Centraal beheer van sjablonen en huisstijl. Versiebeheer op sjablonen.
- Integratie OpenOffice Writer en Microsoft Office Word. Wanneer u kantoordocumenten aanmaakt is het belangrijk dat dit binnen de bekende tekstverwerkingsomgeving plaatsvindt. Steeds meer organisaties werken vanuit een webgeorienteerde intranetomgeving of plaatsonafhankelijk via internet, uw documentgeneratie tool moet browsergebaseerd kunnen werken. Daarnaast is het natuurlijk van belang om de verschillende soorten browsers (Firefox, Safari, Internet Explorer) te ondersteunen. Het aantal applicaties van waaruit u documentgeneratie wil opstarten (niet alleen DMS maar denk ook aan zaakgericht werken, kcc en andere procesapplicaties) is groot. Interactieve documenten zijn vaak die documenten die door een kenniswerker worden gemaakt en misschien niet in de standaard processen passen. U wilt niet afhankelijk zijn van de goede wil van gebruikers om later documenten met bijbehorende metadata terug te kunnen vinden.
- We zullen beginnen met een kort historisch overzicht, gevolgd door concrete voorbeelden hoe de Gemeente Heusden op een persoonlijke wijze vanuit haar Zaaksysteem Differs de uitdagingen rond documentcreatie heeft opgelost.
- Burger moet op elke locatie dienstverlening krijgen
- Vanuit de zaak open je een Blanco brief, Word opent zich en het invulscherm van Mitoffice komt te voorschijn. In dat scherm staat de gegevens uit de zaak al ingevuld, gegevens zoals: -Adresgegevens (gecontroleerd op juistheid) -Vanuit de zaak weet het systeem het geslacht van de persoon dus kan meneer of mevrouw in de aanhef zetten. -zaaktype gegevens (of het een aanvraag of verzoek betreft), welke vergunning
- Het is ook mogelijk een brief naar de verschillende contact personen binnen één zaak te sturen. Of een ander contact persoon in een bepaalde zaak te selecteren. Dit is handig als je een zaak hebt als zienswijze, verschillende personen kunnen dan in een zaak als contactpersoon staan. Met deze functie kun je een aantal selecteren en een soort samenvoeg bestand daarvan maken.
- Het derde screenshot daarmee kun je een soort werkkaarten maken voor bv de buitendienst. Er komen meldingen binnen en met een Mitoffice sjabloon komen de gegevens uit die meldingzaak op papier te staan. Zoals bijvoorbeeld, de naam van de melder, de melding, locatie van de melding enz
- Wanneer u meer dan 650 processen heeft ingeregeld en meer dan 3000 sjablonen binnen uw organisatie is het van belang dat binnen de context van een zaak alleen de relevante sjablonen worden getoond. Dit kan op zeer eenvoudige wijze worden ingeregeld in de beheersomgeving van Differs en wordt vervolgens volledig doorgevoerd binnen het zaaksysteem
- In de Beheeromgeving (feitelijk het zakenmagazijn) van het Differs Zaaksysteem kunnen per zaaktype de bijbehorende documenttypen worden gedefinieerd, als ook de daarbij horende sjablonen worden geselecteerd. Deze komen dan direct in alle zaken van dit type (ook de dan al lopende zaken) voor gebruikers beschikbaar (het tweede screenshot). Het groene deel zijn de zaakgegevens, blauw is het bij de zaak horende DMS-deel waar alle documenten worden opgemaakt en opgeslagen.
- Hoewel de concurrentie van andere applicaties groot was in de categorie Verbetering en Innovatie Bedrijfsproces, stak de prestatie van de gemeente Heusden en Differs er volgens de jury duidelijk bovenuit. Voor iedereen die al een tijdje meeloopt in de digitale overheid is de Heusdense Manier van Werken een begrip. Heusden was in 1997 één van de eerste gemeenten die koos voor honderd procent digitale dienstverlening inclusief de bijbehorende organisatieverandering. Een evaluatie in 2006 bracht echter aan het licht dat koers en missie van de gemeente niet overeen kwamen met de praktijk. De jury was onder de indruk van de bereidheid waarmee Heusden het eigen functioneren kritisch beoordeelde en de voortvarendheid waarmee men vervolgens aan de slag ging om de doelstelling van honderd procent digitale dienstverlening alsnog te realiseren. De keuze voor het Differs Zaaksysteem maakte het mogelijk flexibel te digitaliseren en de Documentaire Informatievoorziening te verbinden met moderne IT-mogelijkheden. Met een ‘big bang’ zijn in één keer alle werkprocessen zowel intern als extern digitaal ingericht. Een ongekende operatie die de titel Applicatie van het Jaar 2010 oplevert. De titel werd luid bejubeld door Henk Willems, burgemeester van de gemeente Heusden. In zijn dankwoord benadrukte hij dat de award voor Heusden maar weer eens aangaf dat ook gemeenten voor kunnen lopen op het vlak van de verbetering van het bedrijfsproces. Timo ten Cate, directeur van Differs, was het daar roerend mee eens.