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IAFACTORYINFORMATION ARCHITECTURE DESIGN
support de formation
conduite de projet internet, cadrage
MATERIALIZE YOUR NEXT SUCCESS
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Notre parcours initiatique… PROGRAMME
1. Conduite de projet digital
GESTION DE PROJET CONCEPTION COMMUNICATION
modulemodulemodule
introduction à la conduit de projet,
l’appel d’offre,
la recommandation,
l d gle cadrage,
la conception,
la production.p
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Le cadrage : on tente de figer le périmètre…
Bravo, vous avez gagné l’appel d’offre ! Le plus dur commence : fixer le
périmètre du projet, identifier les risques, évoquer les frontières...
Appel d’Offre
Recommandation
Animation
Evolution Cadrage
ProductionRecette
ConceptionMise en ligne
dCadrer
AjusterAjuster
Shooter !
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SOMMAIRE
LE CADRAGE
• avant-propos,
• l’organisation projet,
l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque,
• la validation des objectifs de la mission,
• le recueil du besoin et études préalables,p ,
• la note de cadrage,
• boîte à outils du chef de projet.
Lisser et contrôler le faisceau,
d f lidentifier les risques.
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Une phase de CLARIFICATION
L’objectif de la phase de cadrage est de valider l’organisation et la
méthodologie projet, de recueillir le besoin et de clarifier le périmètre.
 Une phase d’avant projet finalisée par la note de cadrage ; le cadrage permet de
• Rediscuter la proposition initiale de l’agence réalisée dans le cadre de l’appel d’offre ou suite à la demande client ;
• Mettre en place l’organisation projet et valider la méthodologie de travail (acteur, rôle, modalité) ;
• Valider le planning ; ajuster le contrat et aboutir à une signature.
• Valider et / ou ajuster la partie budgétaire en fonction du champ des possibles ;
l d ff l é b f bl à dé l• Valider et / ou affiner la partie stratégique amont, (objectifs, cibles, positionnement, moyens et actions à déployer) ;
• Recueillir le besoin côté client : approfondir la connaissance métier de l’annonceur ;
• Analyser le contexte d’utilisation : approfondir la connaissance des cibles / utilisateurs, leurs usages, leurs attentes ;
• Réaliser des études préalables (focus groupe, tests utilisateur du site existant, audit de l’existant) ;p ( g p , , ) ;
• Récolter les sources : contenus, médias à disposition ;
• Identifier le périmètre fonctionnel et amorcer le périmètre technique (pas évident dans le cadre de très grands projet) ;
Une phase cruciale à durée variable : plus le projet est
complexe, plus la phase s’allonge (~5 à 15 % du temps projet).!
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SOMMAIRE
LE CADRAGE
• avant-propos,
• l’organisation projet,
l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque,
• la validation des objectifs de la mission,
• le recueil du besoin et études préalables,p ,
• la note de cadrage,
• boîte à outils du chef de projet.
Fixer les règles du jeu, coordonner
h l ffet synchroniser les efforts.
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Les équipes : au quotidien
Il s’agit de définir qui sera en charge de
quoi ; privilégier l’interlocuteur unique !
 L’équipe projet client joue un rôle
fondamental dans la réussite du projet.
L’annonceur
• C’est elle qui, en théorie, oriente la tournure du projet
puisqu’elle est décisionnaire en matière de stratégie
(budget, priorité…) ;
 L’équipe projet client est en générale
CP / DP
 L équipe projet client est en générale
composée à minima d’un chef de projet
• A temps plein ou plus souvent à temps partiel ;
• Qui rend des comptes à sa (ses) direction(s).
Gestion de projet
CP / DPQui rend des comptes à sa (ses) direction(s).
 Définir CLAIREMENT le rôle et les
responsabilités de CHAQUE ACTEUR !
CP / DP
L’agence
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Les comités : comité de pilotage
Il s’agit de l’instance de gouvernance du projet qui se réunit ponctuellement
pour vérifier la bonne marche du projet (respect des délais, coût, CDC).
 Définit en amont du projet pour toute la durée du projet
• L’expérience montre qu’il faut veiller à mettre en place des comité de pilotage de 6 à 10 collaborateurs max.
 Composé des décideurs à fort coefficient hiérarchique
• Côté client : Directeur général / ou Directeur de la BU, Directeur Marketing, Directeur de projet, Chef de projet, etc.
• Côté agence : Directeur associé / Directeur de projet / Chef de projetg p j p j
 Fréquence de réunion ponctuelle à intervalle + ou – régulier
• Par exemple, un comité de pilotage tous les mois ou un tous les deux mois, à ajuster en cours de projet.
Le comité de pilotage est l’œil du projet, il arbitre toutes les
décisions stratégiques pour la vie du projet.!
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Les comités : comité projet
Les comités projet sont des réunions entre les profils opérationnels chargés
de la mise en œuvre du projet.
 Définit en amont du projet pour toute la durée du projet
• L’expérience montre qu’il faut veiller à mettre en place des comité projet de 3 à 6 collaborateurs max.
 Composé d’un membre décisionnaire de chaque côté (client / agence).
• Côté client : chef de projet ou directeur de projet ;
• Côté agence : chef de projet ou directeur de projet ;g p j p j ;
 Fréquence de réunion régulière
• Autant que nécessaire (plusieurs fois par mois).
L’acteur décisionnaire du comité projet côté client est votre
interlocuteur direct pour toutes les validations du projet.!
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SOMMAIRE
LE CADRAGE
• avant-propos,
• l’organisation projet,
l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risques
• la validation des objectifs de la mission,
• le recueil du besoin et études préalables,p ,
• la note de cadrage,
• boîte à outils du chef de projet.
Les 4 fantastiques
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Valider les grands jalons du planning
La période de cadrage doit permettre de passer d’un planning prévisionnel
macro à un planning effectif détaillé.
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Valider l’enveloppe budgétaire SPECIMEN
La période de cadrage doit permettre de passer d’un budget prévisionnel
macro à un budget effectif détaillé.
De la difficulté de figer le budget
en amont du projeten amont du projet
Il est parfois très complexe voire impossible de
figer, d’acter un budget en amont de la phase de
cadrage (parfois même à son issue) : en effet, la
conception du projet n’a pas encore eue lieue ;conception du projet n a pas encore eue lieue ;
or elle impute directement le coût global du
projet.
Dans les cas complexes, seule la phase de
cadrage est facturée au client en amont ; la
h d ti d ti f lphase de conception production fera alors
l’objet d’un nouveau devis complémentaires dès
lors que le périmètre fonctionnel et technique
du projet sera arrêté.
Dans les faits, le client fixe souvent une
enveloppe budgétaire globale avec laquelle il
convient de composer…
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Valider les aspects juridiques SPECIMEN
Dépôt du nom de domaine, déclaration légale du site à la CNIL mais aussi
et surtout, signature d’un contrat !
 10 points à vérifier avant de signer un contrat de création de site web
• Périmètre des prestations,
• Périmètre des documents contractuels,
• Calendrier et délais de réalisation,,
• Engagement du prestataire sur le résultat et la qualité des prestations,
• Contrôle de conformité des prestations,
• Propriété sur les différents éléments du site web,
• Cession des droits de propriété au profit du client,
• Limite de responsabilité et de réparation financière,
• Garanties,
• Conditions de réalisation de prestations complémentaires• Conditions de réalisation de prestations complémentaires.
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Evaluer les risques
Il est indispensable de connaître les risques associés au projet et de les
décrire objectivement au plus tôt.
 Les risques, une fois de plus, sont fonctions du projet et de sa nature
• Risque de dérapage au niveau du budget ?
• Une grande inconnue : la conception… et donc un impact potentiel sur le budget selon les choix de conception…
• Risque de dérapage au niveau des délais ?
• Une grande inconnue : la nouvelle techno X n’a jamais été associée au CMS Y avec un risque de temps de développement supplémentaire.
• Risque de circuit de validation longs avec incidence sur les délais.
• Risque concurrentiel ?
• La société X vous devance votre innovation et sort plus vite que vous le projet de vos rêves…
• Etc.
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SOMMAIRE
LE CADRAGE
• avant-propos,
• l’organisation projet,
l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque,
• la validation des objectifs de la mission,
• le recueil du besoin et études préalables,p ,
• la note de cadrage,
• boîte à outils du chef de projet.
Vérifier la carte d’identité,
bavant embarquement…
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Du bon usage des réunions de cadrage
A la suite de l’appel d’offres et de la négociation avec les achats, vous
voyez le client pour la première réunion dite de lancement.
 Le projet s’initialise par la réunion de lancement, le kick-off
• Il permet d’établir un premier contact entre les acteurs dirigeants du projet, d’échanger un retour formel sur la
base de la première proposition de l’agence, si cette proposition existe.
• Peuvent être abordées une multitude de thèmes en fonction de la nature du projet
• la créa, le planning, le budget, l’organisation, la méthodologie, l’organisation interne du client, le projet en lui-même, les missions,
la coopération avec les autres prestataires, l’historique, etc.
 Puis la phase de cadrage est ponctuée
par plusieurs réunions,
éles réunions de cadrage
• L’objet des réunions de cadrage est très variable :
• Affinage de la stratégie ;
• Travail sur le recueil et l’analyse du besoin ;
Répétez après moi :
je veux guérir de la
réunionite !
y
• Organisation des phases d’études si elles sont prévues ;
• Travail sur le périmètre fonctionnel et technique ;
• Ajustements des aspects planning et budgétaires.
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Qui voulait quoi, et pourquoi, qui êtes vous ? ? ?
Si vous travaillez pour un nouvel annonceur, il convient de faire
connaissance, avec son (ses) métier(s), sa culture, son organisation…
 Identifier l’origine de la demande
• Qui est à l’origine du projet ?
• Quels besoins, limites se sont faits ressentir ?
• Quelles sont les BU concernées ?
• Existe-t-il des antagonismes / des synergies ?
l l l l• Quel est le climat politique (pression…) ?
 Ecouter le client parler de lui, son métier, ses clients et ses concurrents
• Annonceur, valeur, métier, positionnement,
• Dispositif existant, limites du dispositif actuel
• Secteur concurrentiel : ce que les concurrents font mieux… , killer application…
• Cibles : attentes perceptions comportement• Cibles : attentes, perceptions, comportement
Vous êtes Evidemment censés connaître le secteur un minimum …!
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Et si on parlait de votre site, et de stratégie ?
Il est important en amont de consacrer du temps à la clarification de la
stratégie, des forces et des faiblesses du dispositif existant.
 Parler (vous) et surtout faire parler (client) du site existant (s’il existe)
• Ce qui fonctionne, ce qui génère de la satisfaction, ce qui est performant ?
• VERSUS, ce qui dysfonctionne, génère de l’insatisfaction, et n’est pas performant ?
• Ce à quoi à penser votre client pour améliorer, corriger… ?
• Essayer de voir ce que votre client apprécie comme site, en tant que professionnel mais aussi en tant que
consommateurconsommateur.
 Faire parler (client) et surtout parler (vous) des objectifs et de la stratégie
Quels sont les objectifs cognitifs affectifs connatifs ?• Quels sont les objectifs cognitifs, affectifs, connatifs ?
• Quels sont les objectifs chiffrés à atteindre (taux de transformation, recrutement, audience, etc. ?)
L’objectif consiste en quelque sorte à appréhender et vérifier
l’approche stratégique globale de l’annonceur (et son niveau).!
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Evoquer à nouveau la (les) promesse(s)…
Que va-t-pouvoir faire sur (de) ce site ? A propos des bénéficies
utilisateurs ?
 S’accorder sur les enjeux utilisateurs du dispositif, la promesse, les
principaux bénéfices utilisateurs, le niveau d’expérience offert…
L’idée est d’essayer de s’accorder sur quelques axes de
réflexions UTILISATEURS (ils devraient pouvoir faire…).!
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Se souvenir des belles… contraintes
Elles ont déjà été évoquées dans les phases d’interrogation de l’agence
ou de demande, mais il convient d’y revenir, parce qu’essentielles…
 Contraintes d’usage, contraintes graphiques et techniques, budget !
• Les contraintes d’usage point de vue contributeur :
• Ex. Il n’ y aura qu’une seule personne chargée des mises à jour
• Ex. Le site doit être consultable à très bas débits / accessibilité
• Le cadre graphique
• Les CONTRAINTES TECHNIQUES ou la fameuse FAISABILITEQ
• L’enveloppe budgétaire
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S’accorder sur les LIVRABLES !!!
Liés à la méthodologie projet bien entendu, il convient d’accorder les
violons sur la nature des livrables à fournir au client pour la prestation…
 Rappel des livrables les plus courants :
• La note de cadrage
• Le story-board accompagné de l’arborescence et de la liste des gabarits,
• Les maquettes graphiques,
• Les pages HTML,
é f f ll dé llé• Les spécifications fonctionnelles détaillées,
• Les spécifications techniques détaillées,
• Le site en pré-production (version béta),
• Le PV de recette ou bon de mise en ligne.g
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Faire accoucher du brief
Vous l’aurez remarqué (ou pas, et dans ce cas c’est grave!), une partie de
la phase de cadrage revient à balayer les thématiques du brief…
 En mode projet, vous
avez l’opportunité de profiter des réunions
de cadrage pour obtenir tous les
éléments constitutifs d’un brief
complet…
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SOMMAIRE
LE CADRAGE
• avant-propos,
• l’organisation projet,
l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque,
• la validation des objectifs de la mission,
• le recueil du besoin et études préalables,p ,
• la note de cadrage,
• boîte à outils du chef de projet.
Récolte, collecte, cueillette…
h à l’ O A Oet chasse à l’INFORMATION.
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Recueillir le besoin pour comprendre…
Certains projets, complexes, métiers, exigent un recueil des besoins
poussé qui peut passer par l’étape d’expression des besoins ; elle permet :
 D’une part, d’identifier clairement tous les BESOINS de l’ANNONCEUR en
tenant compte des spécificités :
• De l’organisation, des processus internes, de la culture de l’entreprise ;
• Des collaborateurs et de leur usage effectif des outils pour les contributeurs ;
 D’autre part, d’identifier clairement tous les BESOINS de l’UTILISATEURp ,
FINAL (des cibles)
ANNONCEUR RÉCEPTEUR <<<
BESOINS
Par le recours aux
techniques d’enquête
et d’investigation
ÉMETTEUR >>> CONSOMMATEUR
et d investigation
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Recueil du besoin chez l’annonceur
Il s’agit d’aider l’annonceur à formaliser son (ses) besoin(s) en tenant
compte des spécificités métiers, organisationnels, etc. et des délais.
 Répondre à la question Que voulons-nous / de quoi avons-nous besoin ?
• Peut paraître évident, mais tous les annonceurs ne sont pas nécessairement capables de réaliser ce travail par eux-
mêmes avant de débuter le projet, et ce, par manque de temps / ressources / recul / maturité sur le sujet web…
 Le recueil du besoin chez le client : un travail d’enquête et d’investigation
• La méthode pour recueillir le besoin consiste à rencontrer les acteurs de l’entreprise liés au projets, parfois plusieurs
f i (l i j idi l i ti i l t ) l t lié à blé tifois (le service juridique, logistique, commercial, etc.) les experts liés à une problématique ;
• Il s’agit ensuite de centraliser toutes ces informations afin de pouvoir les exploiter en phase d’analyse ;
• Les premiers éléments de stratégie posés en début de projet peuvent ainsi être avalisés / ajustés (ou pas), et la nature
du projet peut parfois varier fortement suite à cette étape.
 Peut durer 1 semaine comme 3 mois en fonction de la problématique ;
 Réalisé par votre agence ou un cabinet / prestataire / consultant / spécialisé ;
Le recueil du besoin permet d’obtenir une vision transversale
multi métier et donc globale du projet, côté annonceur.!
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Recueil du besoin utilisateur
En parallèle du recueil des besoins côté annonceur, il s’agit, en complément,
de bien appréhender les attentes des utilisateurs finaux / consommateurs.
 Vous pouvez réaliser des études sur la base des profils socioéconomiques des
consommateurs, encore faut-il les connaître avec + ou – de précision…
• Ces études peuvent avoir pour focale l’évaluation de l’existant, une étude de marché, une enquête de perception…
 3 méthodes : bricolage, études quantitatives, études qualitatives
• Bricolage : vous faites avec les moyens du bord (études à disposition sur le web, bricolage pour réaliser 2-3 interviews).g y ( p , g p )
• Quantitatif : questionnaire / sondage en ligne sur un échantillon large (étude de satisfaction, de notoriété, de perception, etc.).
• Qualitatif : entretien individuels ou en groupes sur un échantillon restreint.
• Focus groupe : rencontrer des groupes d’utilisateurs (6 à 10) clients d’une part, prospects d’autre part, et les faire s’exprimer sur leur
rapport à la marque, leurs attentes / besoins ; vous pouvez réaliser 2 à 3 sessions en fonction des moyens à disposition et des délais. Vouspp q , ; p y p
pouvez sous-traités ceci à un prestataire spécialisé.
• Test utilisateur du site existant : confronter un utilisateur au site / dispositif existant, lui demander de réaliser des tâches précises, évaluer
son degré de réussite et d’échec et affiner par un entretien semi-directif (on estime qu’un échantillon de 10 à 15 utilisateurs permet
d’identifier 80 % des problèmes d’utilisabilité d’un site).
Le recueil du besoin côté utilisateur permet d’appréhender le
contexte d’utilisation et les attentes des utilisateurs.!
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Analyse et synthèse du recueil des besoins
Suite au recueil des besoins métiers côté annonceur et des attentes
consommateurs côté utilisateur final, vous réalisez la synthèse.
 Rédiger un cahier d’expression des besoins, alimenté par le recueil du besoin
côté annonceur et côté utilisateur ;
Ok, alors,
d’une manière
générale, voici les
besoins côté
Ok, alors,
d’une manière
générale, voici les
attentes côtébesoins côté
annonceur
attentes côté
utilisateur
arbitrage
faisabilité / risques
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En parallèle, n’oubliez pas de récolter les sources
Eléments de charte graphique (logo, etc.) et / ou éditoriale,
contenus divers, photothèque / médiathèque ; brochures, films…
Indispensable pour préparer le travail de conception et la
phase de production.!
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Etudes : complément
Réaliser un benchmark concurrentiel (analyse concurrentielle) et / ou
un audit du site / du dispositif existant. Détail dans le cours de conception.
Réaliser un benchmark & un audit de l’existant vous permet de
mieux appréhender la problématique et l’activité du client.!
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SOMMAIRE
LE CADRAGE
• avant-propos,
• l’organisation projet,
l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque,
• la validation des objectifs de la mission,
• le recueil du besoin et études préalables,p ,
• la note de cadrage,
• boîte à outils du chef de projet.
formaliser tout ceci
sur une partition…
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Le contenu de la note de cadragePlan type note cadrage
 [1] Contexte et enjeux
 Rappel du contexte
 Diagnostic et fait principal
 Rappel des problématiques majeures
Une synthèse des éléments balayés durant la
phase. Un livrable majeur trop rarement utilisé !
 Rappel des objectifs
 Cibles
 perceptions, comportements / actuels et visés
 bénéfices utilisateurs visés
 [2] Etude du marché : existant VS concurrence
 Il reprend les fondamentaux du projets
• Contexte et enjeux
 [2] Etude du marché : existant VS concurrence
 Synthèse audit de l’existant (étude en annexe)
 Synthèse Benchmark concurrentiel (étude en annexe)
 [3] Recueil des besoins
 Synthèse besoins côté annonceur (étude en annexe)
• Etude du marché (analyse de l’existant et benchmark concurrentiel)
 Il synthétise l’expression des besoins
• Suite au recueil des besoins côté annonceur
 Synthèse besoins côté utilisateur (étude en annexe)
 usages, attentes et besoins par cibles
 contexte d’utilisation (où, quel équipement…)
 Sources, contenus, médias à disposition
 [4] Périmètre fonctionnel
• Suite au recueil des besoins côté utilisateur
 Il introduit le périmètre fonctionnel et technique
• 1ère réflexion sur l’arbo., idée de fonctionnalité, bonnes pratiques…[4] Périmètre fonctionnel
 [5] Périmètre technique
 [6] Organisation et méthodologie + liste des livrables
 Comité de pilotage et comité projet
 [7] Listing des acteurs, rôle, contact
• 1 réflexion sur l arbo., idée de fonctionnalité, bonnes pratiques…
• Environnement technique, technos choisies (flash…), normes…
 Il fixe les orientations méthodologiques
Organisation du projet comité acteurs (coordonnés) et rôles respectifs
[ ] g , ,
 [8] Planning détaillé
 [9] Budget détaillé
 [10] Risques
 Annexes
• Organisation du projet, comité, acteurs (coordonnés) et rôles respectifs
 Il valide clairement les aspects planning budget
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Exemple de note de cadrage SPECIMEN
Le document est à télécharger sur le site !
Note : il s’agit d’un exemple pour l’annonceur Somfy (2006).
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SOMMAIRE
LE CADRAGE
• avant-propos,
• l’organisation projet,
l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque,
• la validation des objectifs de la mission,
• le recueil du besoin et études préalables,p ,
• la note de cadrage,
• boîte à outils du chef de projet.
Quelques outils
d blindispensables.
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Préparer un conducteur de réunion SPECIMEN
Le conducteur de réunion permet d’informer les participants des objectifs et
des sujets à adresser pendant la réunion.
 Vous devez vous assurer que les objectifs
à adresser sont partagés par les participants.
 Préciser le temps à passer sur chaque sujet.
 Format : concision et liste à puces
• Client / Nom du projet /Objet de la réunion ;
• Date / Lieu ;
• Participants côté client / côté agence ;
• Durée de la réunion ;• Durée de la réunion ;
• Ordre du jour des sujets à traiter ;
• Temps à passer sur chacun des sujets pendant la réunion ;
• Personne en charge du compte-rendu ;
• Date d’envoi du compte-rendu ;
• Liste de diffusion des destinataires du compte-rendu.
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Rédiger un compte-rendu de réunion SPECIMEN
Le compte rendu de réunion permet de restituer et formaliser le contenu
de la réunion et de faire partager l’information aux participants.
 A formaliser pendant la réunion
• Faire valider les décisions au fur et à mesure en récapitulant.
 Format : pas de roman mais des liste à puces
 Retenir l‘essentiel, pas l’exhaustivité
 Structure du document
• Client / Nom du projet / Objet de la réunion ;
• Date / Lieu / Rédacteur du compte-rendu ;
• Participants côté client / côté agence ;
• Rappel de l’ordre du jour de la réunion ;
• Principales décisions ;
Listing et formalisation des points abordés et décisions ;• Listing et formalisation des points abordés et décisions ;
• Date d’envoi du compte-rendu ;
• Liste de diffusion des destinataires du compte-rendu ;
• Modalités de modification.
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Concevoir et réaliser un planning SPECIMEN
Les qualités d’un bon planning : format facile à partager avec le client,
simple à modifier, simple à manipuler, lisible, cohérent, et juste !
 Cohérence dans les dates
• Respect des délais / Dates cohérentes ;
• Temps de validation prévu pour chaque livrable ;
• Ne faire figurer que les jours ouvrés ;
• Intégration d’une élasticité (pour gérer les impondérables)
 Ordonnancement des tâches
• Découpage par phase (seules les tâches essentielles figurent) ;
• Vecteur graphique pour représenter les tâches ;
• Symbolisation des réunions, des validations ;
• Préciser qui fait quoi (tâches client Vs tâches agence) ;
 Lisibilité du document
• Simple à manipuler, permettant de lire simultanément tâches et dates ;
• Contient des niveaux de lectures ; lisibilité globale ;
• Légende.
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Réaliser un budget SPECIMEN
Il s’agit d’identifier le périmètre du chantier à chiffrer, en listant toutes
les tâches à accomplir par profil métier ainsi que leur durée respective.
 Lister toutes les tâches en col. gauche
• Regrouper les tâches par phase ou chantier spécifiqueg p p p p q
• ex. conception fonctionnelle ; production graphique…
 Lister les métiers en en-tête par pôle
• Regrouper les métiers par pôleg p p p
• ex. pôle conseil et gestion, pôle créa, pôle technique…
• Associer le tarif jour / homme hors-taxe par profil
• ex. 650 € / Jour pour un chef de projet junior…
E l l h â h é i Evaluer la charge par tâche et par métier
• Lister le nombre de jour par tâche pour chaque profil métier.
• ex. 1 jour de directeur artistique et 2 jours de graphiste pour réaliser 2 versions de page d’accueil…
Ré li l t t HORS TAXES l d d it t i d d Réaliser les totaux HORS TAXES en colonne de droite et en pied de page.
• Colonne de droite : totaliser le nombre de jours homme pour la tâche et le coût total de sa réalisation.
• Pied de page : totaliser le nombre de jours homme par profil et le coût total de son intervention.
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Nomenclature et versionning des documents
Gestion de projet : synonyme de travail collaboratif ! Vous devez absolument
adopter une charte de nommage de vos documents gérant leur évolution.
 Toujours préciser DANS votre document
• L’auteur du document initial, la version, la date, les fichiers associés à ce document (exemple : étude XXX) ;
• Les évolutions du document suite à modification : auteur de la contribution, nouvelle version, date ;
 Toujours préciser qui peut modifier et sous quelles conditions
• Vos documents sont amenés à être diffusés, mais tous les destinataires n’ont pas vocation à modifier votre document ;, p ;
veiller à bien préciser ces éléments dans votre document ou à minima dans le corps du message l’accompagnant.
• Préciser le moment où le document sera considéré comme « validé » ; exemple : les destinataires M. X et Mme Y
disposent de 48 heures dès l’envoi du document pour faire valoir leur modification.
 Adopter une charte de nommage intégrant la notion de version Adopter une charte de nommage intégrant la notion de version
• Client/Doc/Date/Version | Exemple  IUTRSCHUMAN_CR_071205-V1.0
 Penser à l’archivage…
• Si vous travaillez avec Windows, vous pouvez par exemple introduire le doc. par un numéro pour l’ordonnancement ;
• Ex. 01_ConduiteProjet_Cours1_071205 ;
• Privilégier le format AAMMJJ (AA = Année / MM = Mois / JJ = Jour) cf. ordonnancement windows.
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Merci pour votre attention
LA PROCHAINE FOIS : la conception, première approche.
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  • 4. SOMMAIRE LE CADRAGE • avant-propos, • l’organisation projet, l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque, • la validation des objectifs de la mission, • le recueil du besoin et études préalables,p , • la note de cadrage, • boîte à outils du chef de projet. Lisser et contrôler le faisceau, d f lidentifier les risques. 4 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 5. Une phase de CLARIFICATION L’objectif de la phase de cadrage est de valider l’organisation et la méthodologie projet, de recueillir le besoin et de clarifier le périmètre.  Une phase d’avant projet finalisée par la note de cadrage ; le cadrage permet de • Rediscuter la proposition initiale de l’agence réalisée dans le cadre de l’appel d’offre ou suite à la demande client ; • Mettre en place l’organisation projet et valider la méthodologie de travail (acteur, rôle, modalité) ; • Valider le planning ; ajuster le contrat et aboutir à une signature. • Valider et / ou ajuster la partie budgétaire en fonction du champ des possibles ; l d ff l é b f bl à dé l• Valider et / ou affiner la partie stratégique amont, (objectifs, cibles, positionnement, moyens et actions à déployer) ; • Recueillir le besoin côté client : approfondir la connaissance métier de l’annonceur ; • Analyser le contexte d’utilisation : approfondir la connaissance des cibles / utilisateurs, leurs usages, leurs attentes ; • Réaliser des études préalables (focus groupe, tests utilisateur du site existant, audit de l’existant) ;p ( g p , , ) ; • Récolter les sources : contenus, médias à disposition ; • Identifier le périmètre fonctionnel et amorcer le périmètre technique (pas évident dans le cadre de très grands projet) ; Une phase cruciale à durée variable : plus le projet est complexe, plus la phase s’allonge (~5 à 15 % du temps projet).! 5 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 6. SOMMAIRE LE CADRAGE • avant-propos, • l’organisation projet, l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque, • la validation des objectifs de la mission, • le recueil du besoin et études préalables,p , • la note de cadrage, • boîte à outils du chef de projet. Fixer les règles du jeu, coordonner h l ffet synchroniser les efforts. 6 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 7. Les équipes : au quotidien Il s’agit de définir qui sera en charge de quoi ; privilégier l’interlocuteur unique !  L’équipe projet client joue un rôle fondamental dans la réussite du projet. L’annonceur • C’est elle qui, en théorie, oriente la tournure du projet puisqu’elle est décisionnaire en matière de stratégie (budget, priorité…) ;  L’équipe projet client est en générale CP / DP  L équipe projet client est en générale composée à minima d’un chef de projet • A temps plein ou plus souvent à temps partiel ; • Qui rend des comptes à sa (ses) direction(s). Gestion de projet CP / DPQui rend des comptes à sa (ses) direction(s).  Définir CLAIREMENT le rôle et les responsabilités de CHAQUE ACTEUR ! CP / DP L’agence 7 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 8. Les comités : comité de pilotage Il s’agit de l’instance de gouvernance du projet qui se réunit ponctuellement pour vérifier la bonne marche du projet (respect des délais, coût, CDC).  Définit en amont du projet pour toute la durée du projet • L’expérience montre qu’il faut veiller à mettre en place des comité de pilotage de 6 à 10 collaborateurs max.  Composé des décideurs à fort coefficient hiérarchique • Côté client : Directeur général / ou Directeur de la BU, Directeur Marketing, Directeur de projet, Chef de projet, etc. • Côté agence : Directeur associé / Directeur de projet / Chef de projetg p j p j  Fréquence de réunion ponctuelle à intervalle + ou – régulier • Par exemple, un comité de pilotage tous les mois ou un tous les deux mois, à ajuster en cours de projet. Le comité de pilotage est l’œil du projet, il arbitre toutes les décisions stratégiques pour la vie du projet.! 8 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 9. Les comités : comité projet Les comités projet sont des réunions entre les profils opérationnels chargés de la mise en œuvre du projet.  Définit en amont du projet pour toute la durée du projet • L’expérience montre qu’il faut veiller à mettre en place des comité projet de 3 à 6 collaborateurs max.  Composé d’un membre décisionnaire de chaque côté (client / agence). • Côté client : chef de projet ou directeur de projet ; • Côté agence : chef de projet ou directeur de projet ;g p j p j ;  Fréquence de réunion régulière • Autant que nécessaire (plusieurs fois par mois). L’acteur décisionnaire du comité projet côté client est votre interlocuteur direct pour toutes les validations du projet.! 9 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 10. SOMMAIRE LE CADRAGE • avant-propos, • l’organisation projet, l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risques • la validation des objectifs de la mission, • le recueil du besoin et études préalables,p , • la note de cadrage, • boîte à outils du chef de projet. Les 4 fantastiques 10 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 11. Valider les grands jalons du planning La période de cadrage doit permettre de passer d’un planning prévisionnel macro à un planning effectif détaillé. 11 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 12. Valider l’enveloppe budgétaire SPECIMEN La période de cadrage doit permettre de passer d’un budget prévisionnel macro à un budget effectif détaillé. De la difficulté de figer le budget en amont du projeten amont du projet Il est parfois très complexe voire impossible de figer, d’acter un budget en amont de la phase de cadrage (parfois même à son issue) : en effet, la conception du projet n’a pas encore eue lieue ;conception du projet n a pas encore eue lieue ; or elle impute directement le coût global du projet. Dans les cas complexes, seule la phase de cadrage est facturée au client en amont ; la h d ti d ti f lphase de conception production fera alors l’objet d’un nouveau devis complémentaires dès lors que le périmètre fonctionnel et technique du projet sera arrêté. Dans les faits, le client fixe souvent une enveloppe budgétaire globale avec laquelle il convient de composer… 12 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 13. Valider les aspects juridiques SPECIMEN Dépôt du nom de domaine, déclaration légale du site à la CNIL mais aussi et surtout, signature d’un contrat !  10 points à vérifier avant de signer un contrat de création de site web • Périmètre des prestations, • Périmètre des documents contractuels, • Calendrier et délais de réalisation,, • Engagement du prestataire sur le résultat et la qualité des prestations, • Contrôle de conformité des prestations, • Propriété sur les différents éléments du site web, • Cession des droits de propriété au profit du client, • Limite de responsabilité et de réparation financière, • Garanties, • Conditions de réalisation de prestations complémentaires• Conditions de réalisation de prestations complémentaires. 13 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 14. Evaluer les risques Il est indispensable de connaître les risques associés au projet et de les décrire objectivement au plus tôt.  Les risques, une fois de plus, sont fonctions du projet et de sa nature • Risque de dérapage au niveau du budget ? • Une grande inconnue : la conception… et donc un impact potentiel sur le budget selon les choix de conception… • Risque de dérapage au niveau des délais ? • Une grande inconnue : la nouvelle techno X n’a jamais été associée au CMS Y avec un risque de temps de développement supplémentaire. • Risque de circuit de validation longs avec incidence sur les délais. • Risque concurrentiel ? • La société X vous devance votre innovation et sort plus vite que vous le projet de vos rêves… • Etc. 14 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 15. SOMMAIRE LE CADRAGE • avant-propos, • l’organisation projet, l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque, • la validation des objectifs de la mission, • le recueil du besoin et études préalables,p , • la note de cadrage, • boîte à outils du chef de projet. Vérifier la carte d’identité, bavant embarquement… 15 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 16. Du bon usage des réunions de cadrage A la suite de l’appel d’offres et de la négociation avec les achats, vous voyez le client pour la première réunion dite de lancement.  Le projet s’initialise par la réunion de lancement, le kick-off • Il permet d’établir un premier contact entre les acteurs dirigeants du projet, d’échanger un retour formel sur la base de la première proposition de l’agence, si cette proposition existe. • Peuvent être abordées une multitude de thèmes en fonction de la nature du projet • la créa, le planning, le budget, l’organisation, la méthodologie, l’organisation interne du client, le projet en lui-même, les missions, la coopération avec les autres prestataires, l’historique, etc.  Puis la phase de cadrage est ponctuée par plusieurs réunions, éles réunions de cadrage • L’objet des réunions de cadrage est très variable : • Affinage de la stratégie ; • Travail sur le recueil et l’analyse du besoin ; Répétez après moi : je veux guérir de la réunionite ! y • Organisation des phases d’études si elles sont prévues ; • Travail sur le périmètre fonctionnel et technique ; • Ajustements des aspects planning et budgétaires. 16 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 17. Qui voulait quoi, et pourquoi, qui êtes vous ? ? ? Si vous travaillez pour un nouvel annonceur, il convient de faire connaissance, avec son (ses) métier(s), sa culture, son organisation…  Identifier l’origine de la demande • Qui est à l’origine du projet ? • Quels besoins, limites se sont faits ressentir ? • Quelles sont les BU concernées ? • Existe-t-il des antagonismes / des synergies ? l l l l• Quel est le climat politique (pression…) ?  Ecouter le client parler de lui, son métier, ses clients et ses concurrents • Annonceur, valeur, métier, positionnement, • Dispositif existant, limites du dispositif actuel • Secteur concurrentiel : ce que les concurrents font mieux… , killer application… • Cibles : attentes perceptions comportement• Cibles : attentes, perceptions, comportement Vous êtes Evidemment censés connaître le secteur un minimum …! 17 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 18. Et si on parlait de votre site, et de stratégie ? Il est important en amont de consacrer du temps à la clarification de la stratégie, des forces et des faiblesses du dispositif existant.  Parler (vous) et surtout faire parler (client) du site existant (s’il existe) • Ce qui fonctionne, ce qui génère de la satisfaction, ce qui est performant ? • VERSUS, ce qui dysfonctionne, génère de l’insatisfaction, et n’est pas performant ? • Ce à quoi à penser votre client pour améliorer, corriger… ? • Essayer de voir ce que votre client apprécie comme site, en tant que professionnel mais aussi en tant que consommateurconsommateur.  Faire parler (client) et surtout parler (vous) des objectifs et de la stratégie Quels sont les objectifs cognitifs affectifs connatifs ?• Quels sont les objectifs cognitifs, affectifs, connatifs ? • Quels sont les objectifs chiffrés à atteindre (taux de transformation, recrutement, audience, etc. ?) L’objectif consiste en quelque sorte à appréhender et vérifier l’approche stratégique globale de l’annonceur (et son niveau).! 18 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 19. Evoquer à nouveau la (les) promesse(s)… Que va-t-pouvoir faire sur (de) ce site ? A propos des bénéficies utilisateurs ?  S’accorder sur les enjeux utilisateurs du dispositif, la promesse, les principaux bénéfices utilisateurs, le niveau d’expérience offert… L’idée est d’essayer de s’accorder sur quelques axes de réflexions UTILISATEURS (ils devraient pouvoir faire…).! 19 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 20. Se souvenir des belles… contraintes Elles ont déjà été évoquées dans les phases d’interrogation de l’agence ou de demande, mais il convient d’y revenir, parce qu’essentielles…  Contraintes d’usage, contraintes graphiques et techniques, budget ! • Les contraintes d’usage point de vue contributeur : • Ex. Il n’ y aura qu’une seule personne chargée des mises à jour • Ex. Le site doit être consultable à très bas débits / accessibilité • Le cadre graphique • Les CONTRAINTES TECHNIQUES ou la fameuse FAISABILITEQ • L’enveloppe budgétaire 20 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 21. S’accorder sur les LIVRABLES !!! Liés à la méthodologie projet bien entendu, il convient d’accorder les violons sur la nature des livrables à fournir au client pour la prestation…  Rappel des livrables les plus courants : • La note de cadrage • Le story-board accompagné de l’arborescence et de la liste des gabarits, • Les maquettes graphiques, • Les pages HTML, é f f ll dé llé• Les spécifications fonctionnelles détaillées, • Les spécifications techniques détaillées, • Le site en pré-production (version béta), • Le PV de recette ou bon de mise en ligne.g 21 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 22. Faire accoucher du brief Vous l’aurez remarqué (ou pas, et dans ce cas c’est grave!), une partie de la phase de cadrage revient à balayer les thématiques du brief…  En mode projet, vous avez l’opportunité de profiter des réunions de cadrage pour obtenir tous les éléments constitutifs d’un brief complet… 22 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 23. SOMMAIRE LE CADRAGE • avant-propos, • l’organisation projet, l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque, • la validation des objectifs de la mission, • le recueil du besoin et études préalables,p , • la note de cadrage, • boîte à outils du chef de projet. Récolte, collecte, cueillette… h à l’ O A Oet chasse à l’INFORMATION. 23 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 24. Recueillir le besoin pour comprendre… Certains projets, complexes, métiers, exigent un recueil des besoins poussé qui peut passer par l’étape d’expression des besoins ; elle permet :  D’une part, d’identifier clairement tous les BESOINS de l’ANNONCEUR en tenant compte des spécificités : • De l’organisation, des processus internes, de la culture de l’entreprise ; • Des collaborateurs et de leur usage effectif des outils pour les contributeurs ;  D’autre part, d’identifier clairement tous les BESOINS de l’UTILISATEURp , FINAL (des cibles) ANNONCEUR RÉCEPTEUR <<< BESOINS Par le recours aux techniques d’enquête et d’investigation ÉMETTEUR >>> CONSOMMATEUR et d investigation 24 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 25. Recueil du besoin chez l’annonceur Il s’agit d’aider l’annonceur à formaliser son (ses) besoin(s) en tenant compte des spécificités métiers, organisationnels, etc. et des délais.  Répondre à la question Que voulons-nous / de quoi avons-nous besoin ? • Peut paraître évident, mais tous les annonceurs ne sont pas nécessairement capables de réaliser ce travail par eux- mêmes avant de débuter le projet, et ce, par manque de temps / ressources / recul / maturité sur le sujet web…  Le recueil du besoin chez le client : un travail d’enquête et d’investigation • La méthode pour recueillir le besoin consiste à rencontrer les acteurs de l’entreprise liés au projets, parfois plusieurs f i (l i j idi l i ti i l t ) l t lié à blé tifois (le service juridique, logistique, commercial, etc.) les experts liés à une problématique ; • Il s’agit ensuite de centraliser toutes ces informations afin de pouvoir les exploiter en phase d’analyse ; • Les premiers éléments de stratégie posés en début de projet peuvent ainsi être avalisés / ajustés (ou pas), et la nature du projet peut parfois varier fortement suite à cette étape.  Peut durer 1 semaine comme 3 mois en fonction de la problématique ;  Réalisé par votre agence ou un cabinet / prestataire / consultant / spécialisé ; Le recueil du besoin permet d’obtenir une vision transversale multi métier et donc globale du projet, côté annonceur.! 25 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 26. Recueil du besoin utilisateur En parallèle du recueil des besoins côté annonceur, il s’agit, en complément, de bien appréhender les attentes des utilisateurs finaux / consommateurs.  Vous pouvez réaliser des études sur la base des profils socioéconomiques des consommateurs, encore faut-il les connaître avec + ou – de précision… • Ces études peuvent avoir pour focale l’évaluation de l’existant, une étude de marché, une enquête de perception…  3 méthodes : bricolage, études quantitatives, études qualitatives • Bricolage : vous faites avec les moyens du bord (études à disposition sur le web, bricolage pour réaliser 2-3 interviews).g y ( p , g p ) • Quantitatif : questionnaire / sondage en ligne sur un échantillon large (étude de satisfaction, de notoriété, de perception, etc.). • Qualitatif : entretien individuels ou en groupes sur un échantillon restreint. • Focus groupe : rencontrer des groupes d’utilisateurs (6 à 10) clients d’une part, prospects d’autre part, et les faire s’exprimer sur leur rapport à la marque, leurs attentes / besoins ; vous pouvez réaliser 2 à 3 sessions en fonction des moyens à disposition et des délais. Vouspp q , ; p y p pouvez sous-traités ceci à un prestataire spécialisé. • Test utilisateur du site existant : confronter un utilisateur au site / dispositif existant, lui demander de réaliser des tâches précises, évaluer son degré de réussite et d’échec et affiner par un entretien semi-directif (on estime qu’un échantillon de 10 à 15 utilisateurs permet d’identifier 80 % des problèmes d’utilisabilité d’un site). Le recueil du besoin côté utilisateur permet d’appréhender le contexte d’utilisation et les attentes des utilisateurs.! 26 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 27. Analyse et synthèse du recueil des besoins Suite au recueil des besoins métiers côté annonceur et des attentes consommateurs côté utilisateur final, vous réalisez la synthèse.  Rédiger un cahier d’expression des besoins, alimenté par le recueil du besoin côté annonceur et côté utilisateur ; Ok, alors, d’une manière générale, voici les besoins côté Ok, alors, d’une manière générale, voici les attentes côtébesoins côté annonceur attentes côté utilisateur arbitrage faisabilité / risques 27 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 28. En parallèle, n’oubliez pas de récolter les sources Eléments de charte graphique (logo, etc.) et / ou éditoriale, contenus divers, photothèque / médiathèque ; brochures, films… Indispensable pour préparer le travail de conception et la phase de production.! 28 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 29. Etudes : complément Réaliser un benchmark concurrentiel (analyse concurrentielle) et / ou un audit du site / du dispositif existant. Détail dans le cours de conception. Réaliser un benchmark & un audit de l’existant vous permet de mieux appréhender la problématique et l’activité du client.! 29 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 30. SOMMAIRE LE CADRAGE • avant-propos, • l’organisation projet, l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque, • la validation des objectifs de la mission, • le recueil du besoin et études préalables,p , • la note de cadrage, • boîte à outils du chef de projet. formaliser tout ceci sur une partition… 30 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 31. Le contenu de la note de cadragePlan type note cadrage  [1] Contexte et enjeux  Rappel du contexte  Diagnostic et fait principal  Rappel des problématiques majeures Une synthèse des éléments balayés durant la phase. Un livrable majeur trop rarement utilisé !  Rappel des objectifs  Cibles  perceptions, comportements / actuels et visés  bénéfices utilisateurs visés  [2] Etude du marché : existant VS concurrence  Il reprend les fondamentaux du projets • Contexte et enjeux  [2] Etude du marché : existant VS concurrence  Synthèse audit de l’existant (étude en annexe)  Synthèse Benchmark concurrentiel (étude en annexe)  [3] Recueil des besoins  Synthèse besoins côté annonceur (étude en annexe) • Etude du marché (analyse de l’existant et benchmark concurrentiel)  Il synthétise l’expression des besoins • Suite au recueil des besoins côté annonceur  Synthèse besoins côté utilisateur (étude en annexe)  usages, attentes et besoins par cibles  contexte d’utilisation (où, quel équipement…)  Sources, contenus, médias à disposition  [4] Périmètre fonctionnel • Suite au recueil des besoins côté utilisateur  Il introduit le périmètre fonctionnel et technique • 1ère réflexion sur l’arbo., idée de fonctionnalité, bonnes pratiques…[4] Périmètre fonctionnel  [5] Périmètre technique  [6] Organisation et méthodologie + liste des livrables  Comité de pilotage et comité projet  [7] Listing des acteurs, rôle, contact • 1 réflexion sur l arbo., idée de fonctionnalité, bonnes pratiques… • Environnement technique, technos choisies (flash…), normes…  Il fixe les orientations méthodologiques Organisation du projet comité acteurs (coordonnés) et rôles respectifs [ ] g , ,  [8] Planning détaillé  [9] Budget détaillé  [10] Risques  Annexes • Organisation du projet, comité, acteurs (coordonnés) et rôles respectifs  Il valide clairement les aspects planning budget 31 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 32. Exemple de note de cadrage SPECIMEN Le document est à télécharger sur le site ! Note : il s’agit d’un exemple pour l’annonceur Somfy (2006). 32 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 33. SOMMAIRE LE CADRAGE • avant-propos, • l’organisation projet, l i b d t t t i• planning, budget, contrat, risque, • la validation des objectifs de la mission, • le recueil du besoin et études préalables,p , • la note de cadrage, • boîte à outils du chef de projet. Quelques outils d blindispensables. 33 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 34. Préparer un conducteur de réunion SPECIMEN Le conducteur de réunion permet d’informer les participants des objectifs et des sujets à adresser pendant la réunion.  Vous devez vous assurer que les objectifs à adresser sont partagés par les participants.  Préciser le temps à passer sur chaque sujet.  Format : concision et liste à puces • Client / Nom du projet /Objet de la réunion ; • Date / Lieu ; • Participants côté client / côté agence ; • Durée de la réunion ;• Durée de la réunion ; • Ordre du jour des sujets à traiter ; • Temps à passer sur chacun des sujets pendant la réunion ; • Personne en charge du compte-rendu ; • Date d’envoi du compte-rendu ; • Liste de diffusion des destinataires du compte-rendu. 34 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 35. Rédiger un compte-rendu de réunion SPECIMEN Le compte rendu de réunion permet de restituer et formaliser le contenu de la réunion et de faire partager l’information aux participants.  A formaliser pendant la réunion • Faire valider les décisions au fur et à mesure en récapitulant.  Format : pas de roman mais des liste à puces  Retenir l‘essentiel, pas l’exhaustivité  Structure du document • Client / Nom du projet / Objet de la réunion ; • Date / Lieu / Rédacteur du compte-rendu ; • Participants côté client / côté agence ; • Rappel de l’ordre du jour de la réunion ; • Principales décisions ; Listing et formalisation des points abordés et décisions ;• Listing et formalisation des points abordés et décisions ; • Date d’envoi du compte-rendu ; • Liste de diffusion des destinataires du compte-rendu ; • Modalités de modification. 35 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 36. Concevoir et réaliser un planning SPECIMEN Les qualités d’un bon planning : format facile à partager avec le client, simple à modifier, simple à manipuler, lisible, cohérent, et juste !  Cohérence dans les dates • Respect des délais / Dates cohérentes ; • Temps de validation prévu pour chaque livrable ; • Ne faire figurer que les jours ouvrés ; • Intégration d’une élasticité (pour gérer les impondérables)  Ordonnancement des tâches • Découpage par phase (seules les tâches essentielles figurent) ; • Vecteur graphique pour représenter les tâches ; • Symbolisation des réunions, des validations ; • Préciser qui fait quoi (tâches client Vs tâches agence) ;  Lisibilité du document • Simple à manipuler, permettant de lire simultanément tâches et dates ; • Contient des niveaux de lectures ; lisibilité globale ; • Légende. 36 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 37. Réaliser un budget SPECIMEN Il s’agit d’identifier le périmètre du chantier à chiffrer, en listant toutes les tâches à accomplir par profil métier ainsi que leur durée respective.  Lister toutes les tâches en col. gauche • Regrouper les tâches par phase ou chantier spécifiqueg p p p p q • ex. conception fonctionnelle ; production graphique…  Lister les métiers en en-tête par pôle • Regrouper les métiers par pôleg p p p • ex. pôle conseil et gestion, pôle créa, pôle technique… • Associer le tarif jour / homme hors-taxe par profil • ex. 650 € / Jour pour un chef de projet junior… E l l h â h é i Evaluer la charge par tâche et par métier • Lister le nombre de jour par tâche pour chaque profil métier. • ex. 1 jour de directeur artistique et 2 jours de graphiste pour réaliser 2 versions de page d’accueil… Ré li l t t HORS TAXES l d d it t i d d Réaliser les totaux HORS TAXES en colonne de droite et en pied de page. • Colonne de droite : totaliser le nombre de jours homme pour la tâche et le coût total de sa réalisation. • Pied de page : totaliser le nombre de jours homme par profil et le coût total de son intervention. 37 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 38. Nomenclature et versionning des documents Gestion de projet : synonyme de travail collaboratif ! Vous devez absolument adopter une charte de nommage de vos documents gérant leur évolution.  Toujours préciser DANS votre document • L’auteur du document initial, la version, la date, les fichiers associés à ce document (exemple : étude XXX) ; • Les évolutions du document suite à modification : auteur de la contribution, nouvelle version, date ;  Toujours préciser qui peut modifier et sous quelles conditions • Vos documents sont amenés à être diffusés, mais tous les destinataires n’ont pas vocation à modifier votre document ;, p ; veiller à bien préciser ces éléments dans votre document ou à minima dans le corps du message l’accompagnant. • Préciser le moment où le document sera considéré comme « validé » ; exemple : les destinataires M. X et Mme Y disposent de 48 heures dès l’envoi du document pour faire valoir leur modification.  Adopter une charte de nommage intégrant la notion de version Adopter une charte de nommage intégrant la notion de version • Client/Doc/Date/Version | Exemple  IUTRSCHUMAN_CR_071205-V1.0  Penser à l’archivage… • Si vous travaillez avec Windows, vous pouvez par exemple introduire le doc. par un numéro pour l’ordonnancement ; • Ex. 01_ConduiteProjet_Cours1_071205 ; • Privilégier le format AAMMJJ (AA = Année / MM = Mois / JJ = Jour) cf. ordonnancement windows. 38 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 39. Merci pour votre attention LA PROCHAINE FOIS : la conception, première approche. 39 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |
  • 40. http://blog.iafactory.fr SPEAKING ABOUT INFORMATION ARCHITECTURE 40 / 39support de formation | intervention Julien MUCKENSTURM IAFACTORY | conseil en architecture de l’information | www.iafactory.fr | contact@iafactory.fr |