Webinar sobre gestión del tiempo basado en el modelo GTD

GTD: Estrategias y herramientas para
mejorar la productividad personal

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¿Qué vamos a ver?
• Introducción a la Gestión del Tiempo
• Comportamientos a evitar
• GTD y la productividad personal

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Antes de empezar...

¿Qué expectativas tenemos
cuando hablamos de
mejorar el tiempo?

[3]

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Antes de empezar...
‘Aprender a combinar trabajo de despacho e incidencias
(interrupciones)’
‘Evitar que los planes y previsiones no se cumplan’
‘Gestionar múltiples tareas y funciones’
‘Organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral’
‘Saber por donde empezar’
‘Desahogar la acumulación de tareas pendientes’
‘Utilizar herramientas y pautas’
‘Ofrecer mejor servicio a mi cliente, una respuesta ágil’
‘Diferenciar mi tiempo laboral y el personal - Conciliar’
[4]

[4]

Introducción a la gestión del tiempo
Personas tan significadas como Obama tienen el mismo tiempo que
nosotros.
60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un día
Y 168 horas en una semana

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto
tenemos… sino de cómo lo utilizamos.
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[6]

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¿Qué es exactamente la gestión
del tiempo?

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Es la gestión de nuestras propias actividades para
asegurarnos que se desarrollarán en el tiempo
disponible o determinado, ya que el tiempo es
un recurso escaso y continuo.

[8]

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Comportamientos a evitar
Barreras iniciales
(1) Falta de objetivos
(2) Actividades sin programar

[9]

[9]

Principales factores de fracaso
(1) Falta de objetivos
¿HEMOS ESTABLECIDO Y CONOCEMOS LOS OBJETIVOS?
CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS.
Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros
objetivos podemos mejorar.

[10]

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Principales factores de fracaso
(2) Actividades sin programar
¿HEMOS PROGRAMADO CORRECTAMENTE LAS ACCIONES A LLEVAR A
CABO?
DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE
FLEXIBLE.
El calendario debe de trabajar para ti, no al contrario. Debe reflejar
aquello exclusivamente importante para ti.
[11]

[11]

Factores de fracaso
(1) Miedo a cambiar los propios hábitos.
(2) Incertidumbre sobre cómo y cuándo empezar.
(3) Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro
debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos
como es…).
(4) Falta de voluntad.
[12]

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Perfiles improductivos
Chapucero: La prisa y la
presión llevan a finalizar
una tarea de forma
prematura. Trabajo
mediocre.
Perfeccionista: Quiere
hacer las cosas a la
perfección y se dedica
más tiempo del requerido.

Lo peor y lo mejor son
enemigos de lo bueno.
Hay que mantener el
nivel de eficacia, es decir,
alcanzar la suficiente
calidad pero sin obsesión.

[13]

[13]

Complaciente: Acepta
trabajos no interesantes
con el fin de satisfacer a
los demás.

Se debe aprender a decir
NO. Cuando la última
opción sea realizar la
tarea, se debe apuntar el
tanto.

Adicto al riesgo: Apura
hasta el final. Exponerse
a no conseguir algo
añade excitación a su
vida laboral.

Si alguien de tu entorno
necesita riesgo ofrécelo
con más tareas. Si eres
tú, establece plazos
cortos.
[14]

[14]

Laboradicto: Vive por y
para su trabajo. Abarca
demasiado y no delega.
Orgullo y frustración al
mismo tiempo.

La sobrecarga de
tareas puede hacer
perder la calidad de los
resultados. La acción
solo es inteligente
cuando precede una
mínima reflexión.

[15]

[15]

GTD y la productividad personal
Método GTD (Getting Things Done) - Consigue que las
cosas se hagan...
GTD se basa en el principio de que una
persona necesita borrar de su mente todas las
tareas que tiene pendientes guardándolas en
un lugar específico. De este modo, se libera a
la mente del trabajo de recordar todo lo que
hay que hacer, y se puede concentrar en la
efectiva realización de aquellas tareas.
[16]

[16]


www.wunderlistusers.com

[17]

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Las fases:
RECOPILAR
PROCESAR
ORGANIZAR
HACER
REVISAR

[18]

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1. RECOPILAR...
(a) Depositar en "cubos" externos, todo aquello que
necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.
(b) Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían
vaciarse al menos una vez por semana.
(c) Objetivo: vaciar mi mente.
(d) Un cubo es el soporte: gestor de email, gestor de tareas,
listas de notas, libretas…

[19]

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2. PROCESAR...
(a) Regla de los 2 minutos: "Si una tarea requiere menos de
dos minutos, hazla inmediatamente".
(b) Los 2 minutos son orientativos.

[20]

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(1) Empezar siempre por el principio.
(2) No procesar más de un elemento a la vez.
(3) No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
(4) Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
 Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
 Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
 Posponer. (programa)
(1) Si un elemento no requiere una acción:
 Archívalo como referencia.
 Deséchalo si no es procedente.
 Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
[21]

[21]

3. ORGANIZAR...
(a) Se proponen dos instrumentos:
 Agenda: sólo para tareas, citas o reuniones con fechas bien
determinadas.
 Lista de tareas… TODO list.
(a) ¿Cómo organizamos nuestras listas de tareas? Grupos
homogéneos:
 Acciones próximas
 Proyectos
 En espera
 Algún día/Quizás

[22]

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¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
(1) Acciones próximas: Para todo elemento que requiere tu
atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para
redactar un informe, necesito una reunión previa con X
(hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar…
(2) Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no
están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones
Próximas.
[23]

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¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
(1) En espera: Para acciones que has delegado y estás en
espera del retorno.
(2) Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las
que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…

[24]

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4. HACER...
(a) Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar,
y poco a hacer.
(b) La organización y planificación debe ser sencilla, debe
promover la acción y desincentivar la dejadez y
saturación.

[25]

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5. REVISAR...
(a) Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y
amigable.
(b) Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD. (A
continuación veremos ejemplos de herramientas)
(c) Se propone un orden alfabético… como sistema más
simple de acceso al seguimiento.

[26]

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Las fases:
RECOPILAR
PROCESAR
ORGANIZAR
HACER
REVISAR

[27]

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Apps

Remember
Evernote

the milk

Trello

Wunderlist

Facilethings

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GRACIAS!!
Javier Cantos
<javier.cantos@lafabricadeltiempo.es>
@javycc
@fabricadtiempo

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