Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

شرح برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية

17 146 vues

Publié le

ملف يشرح برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية لأرشفة المستندات والوثائق

Publié dans : Développement personnel
  • Soyez le premier à commenter

شرح برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية

  1. 1. ‫المحتوى‬ ‫رقم الصفحة‬ ‫طريقة تسجيل الدخول الى برنامج وثق ...................................................... 2‬ ‫الواجهة الرئيسية لبرنامج وثق ................................................................ 3‬ ‫منطقة الصالحيات .................................................................................. 4‬ ‫اضافة مجموعة جديدة ...................................................................... 2‬ ‫ضم المستخدمين الى مجموعات ............................ ..................................‬ ‫2‬ ‫تصاريح االستخدام ..............................................................................‬ ‫6‬ ‫أرشفة ملف جديد ..................................................................................‬ ‫7‬ ‫أرشيف الملفات ...................................................................................‬ ‫9‬ ‫مجلدات األرشيف ................................................................................. 10‬ ‫اضافة مجلد جديد ................................................................................. 10‬ ‫صندوق الرسائل الصادرة والواردة ........................................................... 11‬ ‫ارسال رسالة جديدة ..................................................................... ......... 00‬ ‫صندوق البريد الوارد .............................................................................. 00‬ ‫صندوق البريد الصادر ........................................................................... 00‬ ‫االعدادات الرئيسية للنظام ...................................................................... 21‬ ‫تحكم االعدادات الرئيسية ......................................................................‬ ‫20‬ ‫تحكم المستخدمين ...............................................................................‬ ‫20‬ ‫مفردات النظام ................................................................................... 30‬ ‫سجل المراسالت واالشعارات ...................................................................‬ ‫41‬ ‫سجل المراسالت البريدية ........................................................................ 40‬ ‫سجل المراسالت ‪15 ......................................................................... SMS‬‬ ‫1‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  2. 2. ‫برنامج وثق لألرشفة االلكترونية‬ ‫( شرح االستخدام )‬ ‫طريقة تسجيل الدخول الى برنامج وثق :‬ ‫0- نقوم بفتح صفحة انترنت فارغة ونضع رابط البرنامج الذي يزودكم به الفريق التقني عند تركيب البرنامج‬ ‫على السيرفر الداخلي لديكم او على سيرفر االون الين‬ ‫5- ستظهر لنا صفحة تسجيل الدخول يوضع هنا اسم المستخدم وكلمة المرور.‬ ‫0- نختار لغة العرض المناسبة ( العربية , اإلنجليزية )‬ ‫2‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  3. 3. ‫الواجهة الرئيسية لبرنامج وثق‬ ‫بعد الدخول الى الحساب تظهر لنا الواجهة الرئيسية لبرنامج وثق فيها العديد من الخيارات والخصائص للتحكم‬ ‫بالبرنامج , و تتميز الواجهة ببسطاتها وسهولة استخدامها وسوف نقوم بشرح مختصر للعناصر الموجودة بها وال حقاً‬ ‫سوف نقوم بشرحها بالتفصيل .‬ ‫أرشفة ملفات جديدة : عند الضغط على أرشفة ملفات جديد تستطيع أرشفة الملفات التي ترغب في إدخالها الى‬ ‫برنامج األرشفة االلكترونية.‬ ‫أرشيف الملفات : في هذه الخانة تستطيع عرض جميع الملفات المؤرشفة حسب تصنيفاتها ليسهل عليكم مراجعة‬ ‫الملفات المؤرشفة , مثال (عرض كل الملفات , عرض الملفات الفواتير ,أرشيف الملفات الصادرة .. )‬ ‫مجلدات األرشيف : في هذه الخانة تستطيع اضافة وتعديل المجلدات داخل برنامج وثق وتسميتها بالشكل الذي يناسب‬ ‫طبيعة عملكم.‬ ‫صندوق الرسائل الواردة والصادرة : يوجد نظام مراسالت داخلي بين األعضاء المسجلين في البرنامج ، ومن هنا‬ ‫يستطيع العضو متابعة رسائله الداخلية ومراسلة باقي األعضاء.‬ ‫االعدادات الرئيسية للنظام : يوجد العديد من االعدادات الخاصة بالنظام حيث يقوم مسؤول النظام بالتحكم بها.‬ ‫سجل المراسالت واالشعارات : يستطيع كل مستخدم التعرف على المراسالت الجديدة واالشعارات التي تأتي عن‬ ‫طريق ( البريد االلكتروني , ‪ ) SMS‬باإلضافة الى التحكم بالقوالب الجاهزة لكل منهما.‬ ‫منطقة الصالحيات : في هذه الخانة يقوم مسؤول النظام بإعطاء الصالحيات للمستخدمين الموجودين داخل البرنامج.‬ ‫3‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  4. 4. ‫منطقة الصالحيات‬ ‫يمكن ادارة الصالحيات بالتفصيل في برنامج وثق من هذه الخانة من قبل مسؤول النظام , وذلك حسب طبيعة عمل‬ ‫المستخدمين حيث يقوم مسؤول النظام بإنشاء مجموعات ويضم داخلها المستخدمين الذين يرغب بإضافتهم اليها ثم‬ ‫يطبق الصالحيات على هذه المجموعة فيكون كل مستخدم داخل هذه المجموعة ينطبق عليه الصالحيات المعطاة‬ ‫للمجموعة.‬ ‫4‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  5. 5. ‫اضافة مجموعة جديد‬ ‫0- نقوم بالضغط على منطقة الصالحيات في الواجهة الرئيسية.‬ ‫2- نقوم بالضغط على " اضافة مجموعة "‬ ‫3- نقوم بكتابة اسم المجموعة ثم الضغط على زر " حفظ "‬ ‫( يمكن حذف المجموعة وتعديل اسم المجموعة متى شئتم من نفس هذه النافذة )‬ ‫ضم المستخدمين الى المجموعات‬ ‫0- نقوم بالضغط على " ضم األعضاء لمجموعات " فيظهر لدينا أسماء المستخدمين وفي األعلى أسماء‬ ‫المجموعات التي تم إضافتها حيث يكفي فقط وضع عالمة (√) داخل المربع الخاص بالمجموعة ليكون هذه‬ ‫المستخدم ضمنها ( يمكن المستخدم وضعه في أكثر من مجموعة )‬ ‫5‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  6. 6. ‫تصاريح االستخدام‬ ‫نستطيع تحديد صالحيات لكل مجموعة وذلك من خالل الضغط على اسم المجموعة ثم اختيار الصالحيات التي نريد‬ ‫تطبيقها على هذه المجموعة وذلك بوضع عالمة (√) على الصالحية التي نريد منحها للمجموعة.‬ ‫6‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  7. 7. ‫ارشفة ملفات جديدة‬ ‫ألرشفة ملفات جديدة نقوم بالتالي :‬ ‫1- من الواجهة الرئيسية نقوم بالضغط على " أرشفة ملفات جديدة " وستظهر لنا النافذة التالية:‬ ‫7‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  8. 8. ‫2- نقوم بتعبئة الخانات التالية :‬ ‫ترقيم الملف : هنا نضع ترقيم للملف بشكل يدوي اذا كان لديكم سياسة ترقم خاص بكم أو تركه فارغ ليقوم‬ ‫النظام بالترقيم بشكل تلقائي.‬ ‫المجلد الرئيسي : نقوم بتحديد المجلد الرئيسي الذي نرغب ان يحفظ فيه الملف الذي نريد أرشفته.‬ ‫(يمكن اضافة المجلدات من قبل مسؤول النظام بعدد النهائي )‬ ‫تابع للمجلد : في حال المجلد الرئيسي المختار يحوي مجلدات فرعية نختار المجلد الفرعي الذي نرعب‬ ‫بوضع الملف الذي نريد أرشفته داخله.‬ ‫وصف الملف : نضع وصفا ً للملف الذي نريد أرشفته ، ويفضل كتابته لسهولة البحث عنه الحقاً.‬ ‫نوع الملف: يمكن اختيار نوع الملف ( صادر , وارد . .. ) .‬ ‫تاريخ الملف : يوضع التاريخ لالرشيف بشكل اتوماتيكي لليوم الحالي , مع امكانية تغير التاريخ يدوياً.‬ ‫مبلغ الفاتورة : اذا كان الملف الذي نريد أرشفته فاتورة نضع مبلغ الفاتورة وسوف يقوم النظام بجمع جميع‬ ‫ملفات الفواتير بشكل تلقائي عند عرض الملفات المفوترة .‬ ‫مالحظات : اذا كان هناك أي مالحظات حول الملف نقوم بكتابتها هنا.‬ ‫اهمية الملف : نختار اهمية الملف ( هام , مستعجل , سري , .. ).‬ ‫جهة الورود : نختار جهة الورود ( جهة داخلية , جهة خارجية , اخرى .. ).‬ ‫إضافة ملفات: عند الضغط على اضافة ملفات نقوم باختيار مكان وجود الملفات التي نريد أرشفتها وسوف‬ ‫تظهر لكم في المربع في االسفل الملفات التي تم رفعها.‬ ‫يمكن تفعيل او عدم تفعيل الملف وذلك بوضع / ازالة عالمة (√) نهاية الصفحة‬ ‫8‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  9. 9. ‫أرشيف الملفات‬ ‫عند الضغط على " أرشيف الملفات "‬ ‫نستطيع عرض الملفات حسب التصنيفات التالية :‬ ‫1- عرض كل الملفات : هنا يتم عرض جميع الملفات المؤرشفة.‬ ‫2- ارشيف الملفات الفواتير : يتم عرض جميع الملفات التي تحوي على فواتير ويقوم البرنامج بجمع مبالغ‬ ‫الفواتير تلقائيا ً شرط كتابة مبلغ الفاتورة عند أرشفتها.‬ ‫3- ارشيف الملفات المفعلة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة التي تم تفعيلها .‬ ‫4- ارشيف الملفات غير المفعلة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة التي لم يتم تفعيلها بعد.‬ ‫5- ارشيف الملفات الصادرة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة الصادرة.‬ ‫6- ارشيف الملفات الواردة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة الواردة.‬ ‫9‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  10. 10. ‫مجلدات األرشيف‬ ‫نستطيع في هذه الخانة التحكم بالمجلدات الموجودة داخل البرنامج من خالل " اضافة " و " تعديل " و " حذف "‬ ‫المجلدات‬ ‫اضافة مجلد جديد :‬ ‫0- نقوم بالضغط على " اضافة "‬ ‫2- اذا كان المجلد الذي تقوم بإنشائه غير تابع ألي مجلد نقوم بترك " تابع لمجلد" فارغ , أما اذا كان المجلد‬ ‫الذي نقوم بإنشائه تابع لمجلد أخر نقوم باختيار المجلد من " تابع لمجلد "‬ ‫3- نقوم بوضع وصف مختصر للمجلد بما قد يحوي من ملفات.‬ ‫ويمكن ايضا ً تعديل اسم المجلد و وصفه متى شئتم من خالل اختيار المجلد والضغط على " تحرير المنتقى"‬ ‫01‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  11. 11. ‫صندوق الرسائل الصادرة والواردة‬ ‫يوجد داخل برنامج األرشفة االلكترونية نظام رسائل بين األعضاء ، بحيث يمكن لألعضاء المراسلة داخل البرنامج.‬ ‫ارسال رسالة جديدة‬ ‫الرسال رسالة جديدة نقوم بالتالي :‬ ‫0- الضغط على " ارسال رسالة جديدة "‬ ‫2- نقوم باختيار المستلمين من االسماء الموجودة في األعلى‬ ‫3- نقوم بكتابة عنوان الرسالة في الخانة المخصصة لها.‬ ‫4- نقوم بكتابة الرسالة في " محتوى الرسالة "‬ ‫5- لو اردنا ارفاق ملفات مع الرسالة نستطيع ذلك من خالل الضغط على " ارفاق ملفات ".‬ ‫6- يمكن اختيار ( اشعار بريدي , اشعار ‪ ) SMS‬وذلك من اجل اشعار المستلم بوجود رسالة له.‬ ‫صندوق البريد الوارد‬ ‫عند الضغط على صندوق البريد الوارد يظهر لك جميع الرسائل المرسلة لك.‬ ‫صندوق البريد الصادر‬ ‫عند الضغط على صندوق البريد الصادر يظهر لك جميع الرسائل التي أرسلتها الى مستخدمين آخرين.‬ ‫11‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  12. 12. ‫االعدادات الرئيسية للنظام‬ ‫هنا يمكن التحكم باالعدادات الرئيسية للنظام بشكل عام‬ ‫تحكم االعدادات الرئيسية‬ ‫نستطيع اضافة االعدادات الرئيسية للنظام وتسميتها باالسم الذي نرغب باللغة العربية واالنجليزية ووضع وصف لها‬ ‫إن وجد‬ ‫تحكم المستخدمين‬ ‫يمكننا التحكم بالمستخدمين من خالل هذا التبويب بحيث نستطيع اضافة مستخدمين للنظام من خالل الضغط على زر‬ ‫" اضافة " وستظهر لنا الشاشة التالية :‬ ‫21‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  13. 13. ‫نقوم بملء الخانات التالية :‬ ‫اسم المستخدم : نضع اسم المستخدم الذي نرغب في إنشائه.‬ ‫صالحية المجلدات : نختار ماهي المجلدات التي يستطيع المستخدم مشاهدتها.‬ ‫االسم بالكامل : نضع اسم المستخدم بالكامل.‬ ‫الهاتف : نضع رقم هاتف المستخدم.‬ ‫البريد االلكتروني: نضع البريد االلكتروني للمستخدم.‬ ‫النوع : رجل , مرأة‬ ‫المسمى الوظيفي : نضع ما هو المسمى الوظيفي للمستخدم.‬ ‫صورة شخصية : نضع صورة شخصية للمستخدم (اختياري).‬ ‫مالحظات : نكتب مالحظات (اختياري).‬ ‫تنشيط : تنشيط أو عدم تنشيط العضوية.‬ ‫مفردات النظام‬ ‫نستطيع اضافة وتعديل مفردات النظام كاملة حسب النوع من خالل هذا التبويب وكتابته باللغة العربية أو االنجليزية .‬ ‫ويمكن التحكم ايضا ً بالدول والمدن وكتابتها باللغة العربية واالنجليزية‬ ‫31‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  14. 14. ‫سجل المراسالت واالشعارات‬ ‫يمكن إضافة وتعديل سجل المراسالت البريدية و سجل المراسالت ‪ SMS‬من خالل مكان واحد.‬ ‫سجل المراسالت البريدية‬ ‫إلضافة سجل جديد نقوم بالضغط على " اضافة "‬ ‫41‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  15. 15. ‫1-‬ ‫2-‬ ‫3-‬ ‫4-‬ ‫5-‬ ‫6-‬ ‫7-‬ ‫8-‬ ‫اسم عملية االرسال : نضع اسم عملية االرسال الذي توضح نوعية االشعار.‬ ‫عناوين المرسل لهم: نضع البريد االلكتروني للمستخدمين المرسل لهم.‬ ‫الى المجموعات : نختار المجموعات التي نريد.‬ ‫اسم المرسل لهم : نضع اسماء االشخاص المرسل لهم.‬ ‫الرسالة من : نضع اسم الشخصي‬ ‫العنوان: نضع عنوان الرسالة‬ ‫ثم كتابة الرسالة‬ ‫بريد استقبال الردود : نضع البريد الذي نرغب باستقبال الردود عليه‬ ‫سجل المراسالت ‪SMS‬‬ ‫إلضافة سجل جديد نقوم بالتالي :‬ ‫51‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬
  16. 16. ‫1-‬ ‫2-‬ ‫3-‬ ‫4-‬ ‫5-‬ ‫6-‬ ‫7-‬ ‫اسم عملية االرسال : نضع اسم لعملية االرسال.‬ ‫أرقام الهواتف المرسل لهم : نضع ارقام الهواتف الذين نرغب باالرسال لهم.‬ ‫المجموعات : نختار المجموعات‬ ‫اسم المرسل : نضع االسم الشخصي‬ ‫الرسالة : نكتب الرسالة هنا .‬ ‫اللغة : نختار اللغة العربية أو االنجليزية‬ ‫نختار زمن االرسال وذلك بوضع االرسال بعد عدد الثواني المختارة‬ ‫تحكم قوالب المراسالت‬ ‫يمكن التحكم بقوالب المراسالت البريدية و ‪ SMS‬من خالل هذه الخانة كما في الصورة :‬ ‫تم بعون هللا‬ ‫هل تحتاج إلى مساعدة ! يمكنك كتابة تذكرة دعم فني من خالل الرابط‬ ‫2=‪http://www.innokeen.com/arabic/submitticket.php?step=2&deptid‬‬ ‫أو االتصال بنا على الرقم الموحد 951339929‬ ‫61‬ ‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

×