Check Docx es el libro de visita de obra online. Si eres arquitecto, aparejador o gestionas proyectos de arquitectura, Check Docx te permite gestionar tu libro de visita e las inspecciones online. Incluye la generación del PDF y la firma de las actas. Más información en > http://info.checkdocx.com

1. Visitas e inspecciones
de obra digitales

2. Visitas e inspecciones de obra digitales
La visita e inspección de obra es un proceso obligatorio
en toda obra y ayuda a gestionar correctamente el
avance de la obra.
Este proceso se realiza en papel por temas operativos
(la firma) pero su gestión a medio y largo plazo es
totalmente obsoleta.
- Papel complejo de utilizar como herramienta operativa
- Complejo de gestionar en equipo
- Genera lentitud y fricción
Estos problemas se ven como una oportunidad para
desarrollar una herramienta digital que solucione este
proceso desde un punto de vista práctico para los
usuarios y útil como herramienta de trabajo.
- Facilitar al máximo el seguimiento del proceso
- Permitir la firma online
- Generar un histórico indexado que se pueda buscar y
filtrar
- Agilizar el trabajo en equipo

3. La información son un activo que en
papel pierden valor
Las visitas de obra generan información de
mucho valor. Esta información gestionada
en papel solo genera más burocracia y
procesos administrativos de gestión con
poco valor añadido.
Digitalizar esta información libera un activo
para que todas las partes hagan una mejor
gestión del proyecto.

4. Versión escritorio para el técnico,
versión móvil para los asistentes
El usuario técnico que elabora el acta tenga todas las
herramientas necesarias para hacer un documento
elaborado y con todas las garantías de control sobre el
equipo involucrado, proceso de firma y revisión.
El usuario que revisa tenga una herramienta fácil de usar
y validar. A este usuario queremos darle la información
necesaria para ir a la acción concreta. Si quiere o lo
necesita tendrá acceso al historial de documentos
generados para su revisión.

5. ¿Cómo funciona?

6. 1. Una gestión integral
El proyecto se inicia con unos activos
que son las obras y las personas
involucradas en las mismas. El acceso a
la herramienta siempre es nominal por
seguridad.
Las personas que gestionamos tienen
un perfil definido de tal forma que su rol
en el proyecto queda claramente
identificado.
Las obras se gestionan como activos que
podemos activar, editar y asociar a las
personas involucradas en el proyecto.
21 3Acceder a la herramienta Dar de alta usuarios Asociar obras y personas

7. 2. Gestión multiproyecto y multiusuario
El sistema desde un inicio está diseñado
para poder gestionar múltiples
proyectos de forma simultánea.
Con personas que pueden compartir su
actividad en diferentes proyectos.
Con administradores independientes
para cada obra.

8. 3. La creación de actas y visitas
La creación de un acta es un proceso
sencillo y claro.
Podemos asignar texto, imágenes,
comentarios y estatus.
Los asuntos se van creando y se asignan
automáticamente al acta que esté activa
en ese momento.
Los asuntos pendientes se asocian
automáticamente al documento cuando
se cierra para ser firmado.

9. 4. Búsqueda y filtrado de asuntos
Los asuntos tratados en las actas se
archivan y se pueden recuperar desde el
panel de control de forma dinámica.
Se pueden buscar por palabras clave,
estado del asunto y por número de acta.

10. 6. El acta que recibe el usuario para firmar
El equipo de personas que debe
firmar el acta lo realiza de forma
independiente.
Cada uno recibe un email con
un enlace único que deben usar
para firmar el documento.
Cada usuario lo firma de forma
independiente y al terminar el
proceso, se consolida el
documento.
El formato que recibe el usuario
para firmar es una reproducción
fiel del acta original. La versión
PDF que se genera al final de
cada proceso, igualmente
preserva el formato original de
las actas.
De esta forma, si se quiere
archivar en papel, el formato es
coherente con el archivo de la
compañía.

11. 5. Control de la firma del documento
Cuando el administrador del acta la da
por cerrada, automáticamente se envía
un correo a las personas asociadas al
documento.
El proceso es seguro al ser “nominal”.
Cada persona tiene un identificador
único.
Si alguna persona no puede firmar el
documento, el administrador puede
enviar un recordatorio. El acta se puede
llegar a cerrar sin tener todas las firmas
consolidadas quedando así reflejado en
el propio documento (se pueden dar
casos de enfermedad grave, bajas,
etc…).
Se identifica a las personas que
deben firmar el documento
Una vez firmado, se identifica el
estatus

12. 6. Generación del acta en PDF
Cuando el administrador del acta la da
por cerrada, automáticamente se envía
un correo a las personas asociadas al
documento.
Las personas que están vinculadas al
documento, reciben un email con un
enlace a ese documento.
Lo pueden revisar y firmar.
Una vez todas las personas firman, se
consolida el documento y envía un PDF
definitivo a todas las partes.
El proceso es seguro al ser “nominal”.
Cada persona tiene un identificador
único.

13. 7. Seguridad y control
El administrador del sistema es la
persona que tiene el control de la
herramienta.
La apertura y cerrado de actas siempre
depende de su control.
Si hay un conflicto con un asunto en un
acta, el puede volver a editarlo para
generar un nuevo proceso de firma.

14. 8. Archivo e histórico
Todas las actas se quedan guardadas en
el servidor y el acceso a las mismas está
siempre disponible por cualquier usuario
del proyecto.
De esta forma, la gestión de la
información pasa a ser un activo del
proyecto.
Los controles y filtrado se pueden seguir
desarrollando para dar un paso más en
la gestión del proyecto y que sirvan como
alertas en cuanto un asunto tenga una
cierta antigüedad o poder ver los asuntos
pendientes en base a los perfiles
asignados al proyecto.

15. Las actas e inspecciones
que se generan se
guardan en la nube de
forma segura.
De esa forma en caso de conflicto, cada usuario tiene una copia y el
sistema almacena otra.

16. Equipo
Eduardo
CEO PhD
Math
2 empresa
creada
César
COO
2 empresas
creadas
Paco
CTO
Vaughan
y Acens

17. Gracias
Visitas e inspecciones
de obra digitales
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